Contoh surat penawaran kerja
Apakah Anda seorang manajer perekrutan, perekrut atau personel SDM, Anda mungkin bertanggung jawab untuk menulis surat janji temu. Ini adalah dokumen formal yang menyatakan syarat dan ketentuan peran baru seorang karyawan. Mempelajari cara menulis surat janji temu dapat membantu Anda mengonfirmasi posisi anggota tim baru secara efektif dan profesional. Dalam artikel ini, kami menjelaskan apa itu surat penawaran kerja, daftar langkah-langkah untuk membantu Anda menulisnya dan menyediakan template dan beberapa contoh yang dapat Anda rujuk saat membuat draf Anda sendiri.
Apa itu surat penawaran kerja?
Surat penawaran kerja adalah dokumen formal yang secara resmi menawarkan pekerjaan kepada seorang kandidat. Profesional SDM, seperti manajer perekrutan atau perekrut, mengirimkan dokumen ini ke karyawan yang ideal setelah wawancara berhasil atau setelah menegosiasikan tawaran pekerjaan. Biasanya, profesional SDM menawarkan pekerjaan terlebih dahulu, dan kandidat memiliki waktu tertentu untuk meninjau tawaran tersebut dan menegosiasikan syarat dan ketentuan, seperti gaji dan tunjangan. Kemudian, mereka dapat mengirim surat penunjukan resmi.
Surat itu adalah dokumen terpisah yang menegaskan syarat dan ketentuan anggota tim baru. Anda dapat mengirim ini setelah seorang karyawan secara resmi menerima peran tersebut dan menegosiasikan keuntungan mereka. Anda dapat menyesuaikan surat janji kerja untuk perusahaan Anda dan peran yang Anda isi. Berikut adalah beberapa hal yang mungkin Anda sertakan dalam dokumen Anda:
- Judul pekerjaan
- Uraian Tugas
- Tanggal mulai resmi
- Jam biasa
- Gaji
- Manfaat
- Kondisi pekerjaan tambahan
- Langkah dan tenggat waktu selanjutnya
Cara membuat surat perjanjian kerja
Pertimbangkan untuk mengikuti langkah-langkah ini untuk membantu Anda menulis surat lamaran pekerjaan atau pekerjaan untuk anggota tim baru:
Tambahkan judul surat
Surat janji temu adalah dokumen formal, dan agar tetap terlihat profesional, sebaiknya tambahkan judul surat resmi. Di bagian atas surat Anda, tulis nama penerima dan informasi kontak Anda, tanggal dan informasi kontak Anda. Dengan menyimpan detail penting ini di atas, Anda dapat mempermudah penerima untuk menghubungi Anda kembali. Anda juga dapat menambahkan logo atau kop surat perusahaan Anda, jika ada.
Sertakan salam
Setelah heading Anda, Anda dapat memasukkan salam dan perkenalan. Cobalah untuk menjaga profesional ini dengan menggunakan nama belakang kandidat dan salam seperti “Yang Terhormat.” Anda juga dapat memulai dengan kalimat pengantar singkat, berterima kasih kepada kandidat atas waktu mereka selama proses wawancara dan percakapan selanjutnya.
Pilih format
Saat menulis isi surat Anda, Anda dapat memilih salah satu dari dua format umum. Anda dapat menulis surat dalam gaya paragraf tradisional, dengan isi yang ditulis dalam kalimat lengkap. Atau, Anda dapat menggunakan gaya modern, dengan bagian utama dipisahkan dan dalam huruf tebal. Saat menulis surat janji temu online, akan lebih mudah untuk membaca informasi jika dicetak tebal dan dipisahkan tetapi kedua format dapat diterima. Pertimbangkan gaya dan preferensi komunikasi perusahaan Anda saat memilih format.
Tawarkan posisi
Dalam paragraf pengantar Anda, tawarkan peran secara resmi kepada penerima. Anda mungkin telah mengirim surat atau email tawaran pekerjaan terpisah, tetapi penting untuk menyatakan informasi ini dengan jelas dalam surat penunjukan. Tim Anda dapat menyimpan dokumen ini dalam file karyawan, dan dapat berfungsi sebagai catatan resmi yang menjelaskan persyaratan posisi.
Dalam penawaran, sertakan jabatan pekerjaan resmi. Pertimbangkan untuk menggunakan bahasa yang positif dan profesional untuk mengirim pesan sambutan. Ini dapat membantu menunjukkan kepada penerima bahwa Anda senang mereka bergabung dengan perusahaan Anda.
Jelaskan peran
Di paragraf atau bagian berikutnya, jelaskan secara singkat peran dan tugas utama. Anda dapat melakukan ini dalam paragraf singkat atau dengan membuat daftar beberapa poin penting. Dengan menjaga harapan Anda tetap jelas, Anda dapat memastikan calon anggota tim Anda sepenuhnya memahami peran baru mereka.
Sertakan tanggal mulai
Selanjutnya, sertakan tanggal mulai penerima. Anda mungkin telah mendiskusikan tanggal ini dengan penerima selama tahap wawancara atau tawaran pekerjaan, tetapi penting untuk menyatakan dengan jelas informasi ini dalam dokumen penunjukan pekerjaan. Jika Anda sudah mendiskusikan tanggal tertentu, Anda dapat merujuk percakapan sebelumnya secara singkat.
Sebutkan jam kerja
Di bagian berikutnya, sertakan jam kerja. Ini dapat bervariasi tergantung pada peran dan perusahaan Anda. Misalnya, Anda dapat membuat daftar jam harian dengan waktu mulai dan berakhir, atau ekspektasi mingguan. Di bagian ini, Anda juga dapat memasukkan apakah peran itu penuh waktu atau paruh waktu. Juga, sertakan apakah jam kerjanya tegas atau fleksibel.
Sertakan gaji dan tunjangan resmi
Selama putaran wawancara atau tahap penawaran pekerjaan, Anda dapat mendiskusikan ekspektasi gaji dengan seorang kandidat. Anda juga dapat bernegosiasi dan menentukan gaji akhir. Dalam surat penunjukan, Anda dapat memasukkan gaji resmi untuk peran tersebut. Di bagian ini, nyatakan apakah perusahaan Anda berencana membayar karyawan per jam atau sebagai gaji.
Di bawah gaji, pertimbangkan untuk membuat daftar tunjangan secara singkat. Ini adalah bagian penting dari paket kompensasi, dan mencatat informasi ini untuk referensi di masa mendatang dapat membantu. Ini dapat mencakup rencana asuransi, rencana pensiun, opsi saham, bantuan biaya kuliah dan paket kesehatan. Jika manfaat ini dimulai pada tanggal tertentu, pertimbangkan untuk menyatakan kondisi di bagian ini. Misalnya, beberapa perusahaan menawarkan bantuan biaya kuliah setelah karyawan tersebut bekerja selama tiga bulan.
Sertakan ketentuan tambahan
Jika ada syarat dan ketentuan tambahan yang penting untuk peran atau perusahaan Anda, cantumkan di akhir surat Anda. Ini mungkin termasuk perincian tentang kontrak resmi, aturan berpakaian, atau buku pegangan karyawan.
Tutup surat Anda
Di akhir surat Anda, sertakan langkah selanjutnya, seperti apakah penerima perlu menandatangani dokumen atau mengisi formulir online. Jika ada tenggat waktu untuk menerima, sertakan tanggal Anda membutuhkan tanggapan. Kemudian, Anda dapat mengakhiri surat dengan penutupan formal, seperti “Hormat kami,” dan menandatangani nama Anda.
Template surat penawaran kerja
Berikut adalah template yang dapat Anda gunakan saat menyusun surat Anda sendiri:
Template #1
Berikut adalah template untuk surat gaya paragraf tradisional:
[Nama Penerima]
[Alamat penerima]
[Nomor telepon penerima]
[Tanggal]
[Namamu]
[Alamat tempat kerja Anda]
[Nomor telepon Anda]
Yang terhormat [nama belakang Bapak/Ibu/Dr penerima],
[Paragraf pengantar secara singkat berterima kasih kepada penerima]
[Paragraf yang menyatakan nama posisi, deskripsi, tanggal dan jam mulai]
[Paragraf yang menjelaskan gaji dan tunjangan]
[Paragraf singkat yang menjelaskan pertimbangan tambahan apa pun, jika berlaku]
[Paragraf penutup dengan langkah selanjutnya]
Sungguh-sungguh,
[Namamu]
[Judul Anda]
Template #2
Berikut adalah template yang dapat Anda gunakan saat mengirim surat secara online atau saat Anda ingin menonjolkan informasi penting agar lebih mudah dibaca:
[Nama Penerima]
[Alamat penerima]
[Nomor telepon penerima]
[Tanggal]
[Namamu]
[Alamat tempat kerja Anda]
[Nomor telepon Anda]
Yang terhormat [Nama Penerima],
[Paragraf pengantar secara singkat berterima kasih kepada penerima]
Posisi: [Nama posisi]
Deskripsi pekerjaan: [Paragraf singkat atau poin-poin yang menjelaskan tugas utama]
Tanggal mulai: [Tanggal pekerjaan dimulai]
Jam posisi: [Ekspektasi jam harian, mingguan, atau bulanan]
Gaji: [Gaji resmi]
Manfaat: [Daftar singkat manfaat]
Ketentuan tambahan: [Paragraf pendek yang menjelaskan pertimbangan tambahan apa pun]
[Paragraf penutup dengan langkah selanjutnya]
Sungguh-sungguh,
[Namamu]
[Judul Anda]
Contoh janji temu kerja
Berikut adalah dua contoh yang dapat Anda rujuk saat menulis surat janji temu:
Contoh #1
Ini adalah contoh yang menunjukkan gaya paragraf tradisional:
Raj Patel
Gedung Greenville 111
Whitefield, Bengaluru 560048
+91-111111-55555
30 Juni 2021
Diya Reddi
444 Jalan Utama
Whitefield, Bengaluru 560048
+91-22222-11111
Bapak Patel yang terhormat,
Terima kasih telah meluangkan waktu untuk wawancara dengan tim perekrutan kami. Setelah mempertimbangkan dengan cermat, kami ingin secara resmi menawarkan Anda peran sebagai pemasar senior.
Sebagai pemasar senior, Anda akan mengawasi tim yang terdiri dari 12 pemasar junior. Anda dapat mengatur jadwal periklanan, membantu desain situs web, dan mengawasi empat kampanye pemasaran. Peran Anda akan dimulai pada 12 Juli 2021, dan kami mengharapkan Anda untuk melapor ke kantor Senin sampai Jumat dari jam 9 pagi sampai jam 5 sore.
Gaji untuk posisi ini adalah 5.40.000 per tahun. Anda akan menerima asuransi kesehatan, program pensiun dan 25 hari libur setiap tahun, dimulai setelah 90 hari kerja.
Harap tinjau dan tanda tangani formulir Kontrak Karyawan terlampir jika Anda menerima persyaratan ini. Pada hari pertama Anda bekerja, harap membawa identitas berfoto. Kami berharap dapat bekerja sama dengan Anda.
Sungguh-sungguh,
Diya Reddi
Manajer HRD
Contoh #2
Berikut adalah contoh surat dalam format yang berbeda, dengan elemen kunci yang dipisahkan:
Leah Dhar
Jalan Taman 121
Brookefield, Bengaluru 560037
+91-12345-12345
6 Juli 2021
Avi Shah
333 Mall Road
Brookefield, Bengaluru 560037
+91-9999-00000
Ibu Dhar yang terhormat,
Terima kasih telah meluangkan waktu untuk bertemu dengan tim perekrutan kami. Kami senang untuk secara resmi menawarkan Anda peran manajer layanan pelanggan dengan syarat dan ketentuan berikut:
*Posisi: Manajer Layanan Pelanggan*
*Deskripsi pekerjaan: Mengawasi tim yang terdiri dari 30 perwakilan layanan pelanggan, mengelola survei pelanggan, dan mencatat komentar pelanggan*
*Tanggal mulai: 1 Agustus 2021*
*Jam kerja: Senin hingga Jumat, 10 pagi hingga 6 sore*
*Gaji: 5,00,000 per tahun*
*Manfaat: Asuransi, pensiun dan 20 hari libur*
Jika Anda setuju, harap tinjau dan tanda tangani formulir terlampir sebelum 20 Juli 2021.
Salam,
Avi Shah
Manajer perekrutan, Tech World Electronics
