Pengertian MS Office

Microsoft Office berisi seperangkat alat berharga yang dapat digunakan para profesional untuk mengirim email, membuat dokumen, membuat spreadsheet, dan menyelesaikan tugas lainnya. Banyak pekerjaan juga mengharuskan karyawannya memiliki pengetahuan tentang MS Office. Jika Anda bekerja dalam lingkungan profesional, penting untuk memahami cara menggunakan MS Office untuk menyelesaikan tugas pekerjaan Anda. Pada artikel ini, kami menjelaskan apa itu MS Office, dan kami memberikan jawaban atas beberapa pertanyaan umum yang terkait dengan aplikasi MS Office.

Pengertian MS Office

MS Office, yang merupakan singkatan dari Microsoft Office, adalah seperangkat aplikasi perangkat lunak yang dikembangkan oleh Microsoft. MS Office mencakup banyak aplikasi yang semuanya memiliki fungsi berbeda terkait dengan produktivitas kantor. Orang-orang di banyak industri yang berbeda menggunakan MS Office untuk menyelesaikan tanggung jawab pekerjaan mereka, karena aplikasi spesifiknya berguna untuk banyak tugas pekerjaan tertentu.

Untuk apa MS Office digunakan?

Ada banyak kegunaan MS Office dalam pengaturan profesional. Seringkali, para profesional menggunakan MS Office untuk menyelesaikan tugas seperti membuat dokumen, menulis email, dan membuat spreadsheet. Orang juga dapat menggunakan lisensi MS Office pribadi untuk menyelesaikan tugas pribadi seperti:

• Menulis dan menanggapi email
• Membuat daftar dan dokumen lainnya
• Membuat spreadsheet anggaran
• Membuat catatan digital

Apa jenis MS Office yang ada?

MS Office terdiri dari beberapa aplikasi berbeda yang memiliki fungsi berbeda. Beberapa aplikasi paling populer yang disertakan dalam MS Office adalah:

Microsoft Word

MS Word adalah alat pengolah kata yang dapat Anda gunakan untuk membuat dan mengedit dokumen. MS Word digunakan secara luas di berbagai industri untuk menulis memo, laporan, artikel, dan dokumen tekstual lainnya. Banyak profesional menggunakan MS Word, termasuk penulis, editor, dan akademisi. Saat Anda membuat dokumen dengan MS Word, itu menggunakan ekstensi file .doc. Anda juga dapat menggunakan MS Word untuk:

• Desain template dokumen
• Membuat resume dan resume template
• Menulis makalah dan artikel
• Isi formulir
• Buat poster dan grafik lainnya
• Mengedit dokumen tertulis dan menambahkan komentar
• Membuat dokumen dari template
• Berbagi dokumen dan bekerja sama

MS PowerPoint

MS PowerPoint adalah aplikasi perangkat lunak yang dapat digunakan oleh para profesional untuk membuat slide presentasi. MS PowerPoint berguna bagi banyak orang yang memberikan presentasi sebagai bagian dari pekerjaan mereka, termasuk profesor, mahasiswa, analis keuangan, pemasar, dan banyak profesional lainnya.

Anda dapat menambahkan video, audio, gambar, teks, dan komponen lain untuk mendesain presentasi yang menarik, yang menggunakan ekstensi file .ppt. Anda dapat menyesuaikan slide presentasi Anda agar sesuai dengan merek perusahaan Anda dengan menyertakan pilihan font, warna, dan logo yang berbeda. Anda juga dapat menggunakan fungsi tampilan presentasi untuk memproyeksikan slide presentasi Anda ke audiens sambil menjaga catatan pembicara Anda tetap pribadi. Beberapa kegunaan tambahan dari PowerPoint meliputi:

• Menggunakan template yang sudah jadi untuk membuat presentasi kelas profesional
• Rancang slide presentasi kustom Anda sendiri dari awal
• Menggabungkan transisi dan animasi untuk membuat presentasi menarik secara visual
• Bagikan presentasi dan berkolaborasi dengan orang lain

MS Excel

MS Excel adalah alat spreadsheet yang banyak digunakan di banyak bidang karir. Banyak profesional, terutama orang yang bekerja di bidang keuangan dan analisis data, menggunakan MS Excel untuk mengatur dan menganalisis data. Anda dapat menggunakan spreadsheet untuk membuat perhitungan menggunakan pintasan Excel, yang merupakan kombinasi tombol yang dapat membantu Anda menyelesaikan tugas dengan cepat. Anda juga dapat menggunakan Excel untuk:

• Buat spreadsheet kustom Anda sendiri dari awal
• Gunakan templat lembar bentang Excel untuk membuat dokumen seperti anggaran dan jadwal
• Gunakan fitur pengisian otomatis untuk mengisi kolom dengan informasi dengan cepat
• Lakukan perhitungan besar dengan cepat dengan rumus

Selain spreadsheet, Anda juga dapat menggunakan Excel untuk membuat tabel, bagan, dan visualisasi lainnya. File Excel menggunakan ekstensi file .xls.

MS Outlook

MS Outlook adalah aplikasi perangkat lunak yang dapat Anda gunakan untuk banyak tugas manajemen informasi, termasuk:

• Mengirim dan menerima email
• Melacak tugas
• Mengelola kontak Anda
• Mengelola kalender Anda

MS Outlook menggunakan ekstensi .pst. Profesional di banyak bidang dapat mengambil manfaat dari mempelajari MS Outlook, karena dapat memungkinkan Anda melakukan tugas pekerjaan penting seperti menjadwalkan dan berkomunikasi dengan orang lain.

MS Access

MS Access adalah jenis sistem manajemen basis data (DBMS). DBMS adalah aplikasi perangkat lunak yang dapat Anda gunakan untuk terhubung dengan database untuk mengambil dan memanipulasi data. Di MS Access, yang menggunakan ekstensi file .accdb, Anda dapat mengonversi data menjadi laporan, tabel, dan format lainnya. Mengetahui cara menggunakan MS Access adalah keterampilan karir yang berharga bagi orang-orang yang bekerja dengan data, termasuk ilmuwan data dan analis data. Anda juga dapat menggunakan MS Access untuk:

• Buat database
• Urutkan data
• Tulis pertanyaan
• Menganalisis data

MS Access juga kompatibel dengan SQL. SQL, yang merupakan singkatan dari Structured Query Language, adalah bahasa standar yang digunakan oleh para profesional data untuk berkomunikasi dengan database. Karena MS Access bekerja dengan bahasa ini, itu menjadikannya alat yang lebih berharga bagi orang-orang yang bekerja dengan data.

MS OneNote

MS OneNote adalah aplikasi yang dapat Anda gunakan untuk membuat catatan dan mengaturnya dalam buku catatan digital. Bagi sebagian orang, ini lebih efisien daripada membuat catatan menggunakan pena dan kertas. Dalam aplikasi ini, Anda dapat menambahkan elemen visual ke catatan Anda, termasuk gambar dan bagan. Anda juga dapat mengakses catatan Anda baik online maupun offline. File OneNote menggunakan ekstensi file .one. Beberapa penggunaan tambahan OneNote meliputi:

• Buat sketsa untuk ditambahkan ke catatan
• Atur file catatan ke dalam buku catatan yang berbeda
• Rekam audio untuk ditambahkan ke catatan
• Akses dan edit catatan di beberapa perangkat
• Bagikan catatan dan berkolaborasi dengan orang lain

Mempelajari cara menggunakan OneNote sangat berguna jika perusahaan Anda menggunakannya untuk pekerjaan kolaboratif. OneNote juga dapat berguna bagi para profesional untuk menangkap ide-ide mereka dengan cepat dan membuat catatan selama rapat.

Haruskah Anda menempatkan MS Office di resume Anda?

Banyak profesional ingin tahu apakah mereka harus mencantumkan keterampilan MS Office mereka di resume mereka. Untuk banyak posisi, ada baiknya untuk mencantumkan keterampilan ini di resume Anda untuk menunjukkan kepada calon pemberi kerja bahwa Anda memenuhi syarat.

Anda dapat fokus untuk menyertakan aplikasi yang berhubungan langsung dengan posisi yang Anda lamar. Misalnya, jika Anda melamar posisi analis keuangan, masuk akal untuk memasukkan kemahiran Excel Anda di resume Anda, karena banyak profesional keuangan menggunakan Excel untuk memproses data keuangan. Jika Anda melamar posisi administrator database, akan lebih berharga untuk mencantumkan Access di resume Anda, karena ini adalah aplikasi manajemen database.

Bagaimana seharusnya Anda memasukkan keterampilan MS Office di resume Anda?

Anda dapat memasukkan keterampilan MS Office di bagian keterampilan resume Anda dan ringkasan profesional Anda. Anda dapat merinci keterampilan khusus yang Anda miliki dengan setiap aplikasi, atau Anda dapat membuat daftar aplikasi itu sendiri sebagai keterampilan. Misalnya, jika Anda ahli dengan MS Access, Anda dapat mencantumkan SQL dan penulisan kueri sebagai keterampilan khusus Anda. Anda juga dapat memasukkan tingkat kemahiran Anda di resume Anda untuk menggambarkan seberapa baik Anda mengenal setiap aplikasi. Anda dapat menggunakan istilah-istilah ini untuk menggambarkan tingkat kemahiran Anda:

• Fundamental: Memiliki tingkat kemahiran mendasar berarti Anda memiliki pengalaman bekerja dengan fungsi-fungsi penting aplikasi.
• Dasar: Tingkat kemahiran dasar menunjukkan bahwa Anda memahami dan dapat menggunakan perangkat lunak, tetapi Anda mungkin tidak tahu cara menggunakan fungsi lanjutan.
• Mahir: Istilah mahir berarti Anda memiliki tingkat pengetahuan aplikasi yang sedang, artinya Anda tahu cara menggunakan fungsi yang berbeda untuk menyelesaikan tugas yang berbeda.
• Menengah: Tingkat kemahiran menengah berarti Anda memiliki pengalaman yang luas dengan aplikasi, tetapi Anda tidak tahu cara menggunakan semua fitur lanjutan.
• Lanjutan: Tingkat kemahiran tingkat lanjut berarti Anda dapat menggunakan fitur-fitur canggih aplikasi untuk menyelesaikan tugas-tugas kompleks.

Bagaimana Anda bisa belajar MS Office?

Ada banyak jalur yang dapat Anda ambil untuk mempelajari cara menggunakan aplikasi MS Office. Banyak mahasiswa belajar bagaimana menggunakan aplikasi ini di kelas mereka. Anda juga dapat mengembangkan keterampilan MS Office Anda dengan membaca buku atau mengikuti kelas online mandiri. Pastikan untuk mempraktikkan apa yang Anda pelajari sehingga Anda tahu cara menggunakan berbagai fungsi aplikasi dalam pengaturan dunia nyata. Selanjutnya, cobalah untuk fokus pada aplikasi yang paling masuk akal untuk dipelajari untuk bidang karir spesifik Anda.

Anda juga dapat mengejar sertifikasi MS Office. Ini dapat memberi Anda pelatihan formal untuk dimasukkan ke dalam resume Anda. Ada banyak sertifikasi MS Office untuk aplikasi yang berbeda, dan Anda dapat memilih yang paling relevan untuk Anda.