Apa itu surat penolakan?

Saat Anda merekrut suatu posisi, Anda kemungkinan akan meneruskan sejumlah kandidat untuk peran tersebut setelah Anda memilih siapa yang Anda inginkan untuk bergabung dengan tim Anda. Namun, penting untuk berkomunikasi dengan kandidat ketika mereka tidak lagi dipertimbangkan. Surat penolakan menyelesaikan ini dan membantu kandidat sehingga mereka dapat melanjutkan pencarian pekerjaan mereka.

Dalam artikel ini, kami mendefinisikan apa itu surat penolakan, membagikan kapan harus mengirim surat penolakan, menjelaskan apa yang harus disertakan dalam surat penolakan kepada seorang kandidat dan memberikan contoh yang dapat Anda gunakan jika Anda menolak seorang kandidat untuk posisi terbuka di perusahaan Anda. perusahaan.

Apa itu surat penolakan?

Surat penolakan adalah korespondensi yang memberi tahu kandidat bahwa majikan belum memilih mereka untuk kesempatan kerja. Ini adalah surat atau email formal yang memberi kandidat informasi yang mereka butuhkan sehingga mereka dapat melanjutkan pencarian pekerjaan mereka di perusahaan lain. Surat penolakan harus profesional namun pribadi untuk setiap kandidat yang tidak Anda tuju dalam proses perekrutan.

Surat-surat ini berfungsi untuk memberi tahu kandidat tentang status perekrutan mereka dan untuk memastikan perusahaan memberikan pengalaman pelamar yang menyenangkan yang dapat membantu meningkatkan kumpulan bakat organisasi.

Kapan harus mengirim surat penolakan

Idealnya, kirim surat penolakan kepada kandidat mana pun yang Anda lewati untuk posisi itu sesegera mungkin. Setelah Anda membuat keputusan, hubungi kandidat dengan berita tersebut. Ini akan mendorong mereka untuk terus mencari posisi baru di tempat lain sambil menunjukkan profesionalisme, transparansi, dan keterampilan komunikasi Anda yang hebat.

Semakin profesional manajer perekrutan dan proses mereka, semakin besar kemungkinan seorang kandidat, bahkan setelah mengalami penolakan, merekomendasikan organisasi tersebut kepada kontak yang mungkin mencari sesuatu yang baru.

Ingatlah bahwa tergantung pada proses perekrutan Anda, mungkin lebih baik menunggu beberapa hari sebelum mengirim surat penolakan. Ketika Anda melakukan ini, Anda memastikan kandidat memiliki kesan yang benar bahwa Anda mempertimbangkan aplikasi mereka dengan cermat sebelum membuat keputusan. Pertimbangkan untuk melakukan ini bagi kandidat yang ingin Anda lihat melamar posisi di masa depan untuk menurunkan risiko yang mereka rasakan segera diabaikan.

Apa yang harus disertakan dalam surat penolakan?

Sertakan item-item ini dalam surat penolakan untuk memastikan kandidat memahami pesan surat tersebut:

• Tanggal surat: Penting untuk mencantumkan tanggal sehingga Anda dapat melacak kapan Anda mengirim surat kepada kandidat. Kandidat mungkin ingin melacak informasi ini juga. Mereka dapat memilih untuk menindaklanjuti tentang peluang lain setelah beberapa waktu berlalu, dan mereka mungkin perlu merujuk surat Anda untuk mengetahui tanggal yang baik untuk melakukannya.
• Alasan di balik penolakan: Jujurlah tentang mengapa Anda tidak memilih mereka sebagai karyawan baru untuk posisi tersebut, tetapi tetap singkat. Berikan umpan balik konstruktif yang dapat mereka bawa pada wawancara kerja di masa mendatang. Umpan balik konstruktif Anda akan sangat membantu sehingga mereka dapat meningkatkan apa yang mereka butuhkan dan mungkin melamar peluang di organisasi Anda nanti.
• Alasan Anda memilih kandidat lain: Jika Anda tidak memiliki umpan balik yang membangun, fokuskan sebagian besar pada alasan Anda memilih kandidat lain. Misalnya, Anda dapat menjelaskan bahwa orang yang Anda tawarkan untuk bekerja sebagai pekerja magang dua tahun lalu dan akrab dengan perusahaan atau bahwa kandidat internal melamar posisi tersebut dan Anda lebih suka mempromosikan dari dalam.
• Nama kandidat: Penting untuk menyebutkan nama kandidat dalam surat penolakan. Ini adalah cara profesional untuk membuat surat lebih personal bagi individu.
• Kata “menolak”: Meskipun Anda memberi tahu seorang kandidat bahwa Anda tidak melanjutkan lamaran mereka, penting untuk menggunakan bahasa yang tidak terlalu negatif. Kata “penolakan” atau sesuatu yang serupa masih memungkinkan kandidat mengetahui tujuan surat itu sambil menghindari kata “penolakan”, yang mungkin sedikit lebih sulit untuk didengar kandidat dari manajer perekrutan.
• Catatan terima kasih: Pastikan untuk berterima kasih kepada kandidat yang melamar dan atas waktu yang mereka habiskan selama proses perekrutan. Anda juga dapat berterima kasih kepada mereka untuk wawancara yang hebat jika Anda memiliki percakapan di mana Anda dapat terhubung satu sama lain.
• Pesan yang jelas: Harus jelas bagi kandidat bahwa Anda tidak bergerak maju bersama mereka dalam proses perekrutan. Bersikaplah lugas mungkin, sehingga tidak ada kebingungan tentang status mereka. Bergantung pada mengapa Anda memilih untuk tidak mempekerjakan mereka untuk peran tersebut, Anda dapat mengundang mereka untuk terus melihat papan pekerjaan perusahaan untuk mencari sesuatu yang lebih cocok untuk mereka.
• Nama dan Jabatan Anda: Akhiri surat penolakan dengan menandatanganinya dengan nama dan jabatan Anda di perusahaan. Ini memberikan satu cara tambahan untuk terhubung dengan kandidat, tetapi juga memberi mereka informasi Anda sehingga mereka dapat menghubungi Anda nanti tentang peluang lain.

Contoh surat penolakan

Gunakan contoh-contoh ini untuk memandu Anda jika Anda perlu menulis surat penolakan kandidat Anda sendiri:

Contoh 1: Surat penolakan setelah kandidat mengajukan aplikasi

“4 Oktober 2019

Ibu Taylor yang terhormat,

Terima kasih telah meluangkan waktu untuk melamar posisi desainer grafis di perusahaan kami. Kami menerima aplikasi dari lebih dari 100 individu. Setelah meninjau semua pelamar, kami telah memutuskan untuk tidak maju ke tahap wawancara dengan Anda saat ini. Ketahuilah bahwa kami terkesan dengan kualifikasi Anda, dan kami menyambut Anda untuk melamar posisi di masa depan dengan Raving Graphics yang mungkin memenuhi syarat untuk Anda.

Semoga sukses dalam pencarian pekerjaan Anda. Kami yakin Anda akan menemukan posisi yang cocok untuk Anda.

Sungguh-sungguh,

 

Sharon Smith

Direktur Pemasaran Kreatif”

 

Contoh 2: Surat penolakan setelah wawancara

“15 Maret 2015

Robert yang terhormat,

Kami menghargai minat Anda pada posisi pelatih perusahaan di HealthWorks. Sungguh senang bertemu dengan Anda untuk membahas posisi dan kualifikasi serta pencapaian Anda. Sayangnya, kami belum memilih Anda untuk langkah selanjutnya dalam proses perekrutan kami.

Ada banyak pelamar, dan selalu sulit untuk memilih di antara banyak kandidat berkualitas tinggi. Kami pasti akan menyimpan resume Anda pada file untuk posisi masa depan yang mungkin lebih cocok dan berharap Anda akan mempertimbangkan melamar dengan HealthWorks lagi.

Kami berharap Anda beruntung dalam pencarian pekerjaan Anda dan berharap kami dapat terhubung lagi di masa depan.

 

Terbaik,

Hari Marsha

Manajer Sumber Daya Manusia”

 

Contoh 3: Surat penolakan dengan umpan balik

“2 Agustus 2018

Bapak Smith yang terhormat,

Saya ingin mengucapkan terima kasih secara pribadi atas minat Anda pada posisi petugas pinjaman di Serikat Kredit Federal Andrews dan atas waktu yang Anda luangkan untuk mewawancarai tim kami untuk peran tersebut. Sayangnya, kami tidak akan memperluas posisi untuk Anda saat ini. Meskipun pendidikan Anda mengesankan, kandidat yang kami putuskan untuk maju memiliki lebih banyak pengalaman terapan dalam peran serupa.

Resume Anda akan tetap tersimpan di arsip kami, dan kami akan mengingat Anda untuk posisi lain yang mungkin lebih cocok saat tersedia. Saya ingin Anda mengajukan permohonan kembali di Serikat Kredit Federal Andrews setelah Anda mendapatkan beberapa pengalaman tambahan.

Atas nama perusahaan kami, sekali lagi terima kasih atas waktu dan upaya yang Anda berikan selama proses perekrutan. Kami hanya berharap yang terbaik dalam pencarian pekerjaan Anda.

Sungguh-sungguh,

Tanya Moore

 

Direktur Kredit Konsumer”