Apa yang harus dilakukan ketika karyawan resign?

Ketika seorang karyawan dengan gugup mendekati kantor Anda dengan tangan basah dan kepala tertunduk, itu hanya bisa berarti beberapa hal: Dia secara “tidak sengaja” membuat klien marah, dia memasukkan salinan akhir laporan keuangan ke mesin penghancur kertas, atau—dia memberi Anda pemberitahuan dua minggu untuk resign.

Mudah-mudahan, Anda tidak akan pernah harus berurusan dengan penghancur kertas, tetapi sebagai seorang manajer, Anda akan menghadapi pengunduran diri karyawan cepat atau lambat. Entah apakah dia adalah karyawan luar biasa yang Anda pikir akan ada seumur hidup atau Anda kalian berdua sudah melihat hal ini akan terjadi, dan dalam sisa waktu dua minggu ke depan Anda bisa melakukan transisi dengan sebaik mungkin bagi Anda, tim Anda, atau calon pengganti karyawan Anda tersebut.

Ukur situasinya

Dalam pengalaman saya, cara seorang karyawan mendekati sisa waktu dua minggunya bisa benar-benar tidak terduga. Saya memiliki karyawan berkinerja terbaik yang terus bekerja dengan baik hingga Jumat terakhir jam 5, tetapi saya juga memiliki staf yang biasanya brilian menjadi tidak produktif dan malas, khususnya, bagi mereka yang secara terbuka sudah mengumumkan ketidakpuasan pekerjaannya kepada rekan kerjanya dan terang-terangan mengatakan kepada saya (atasan langsungnya) dia hanya “tidak peduli lagi.”

Jadi, langkah pertama Anda adalah memperhatikan sikap umum karyawan saat dia memberikan pengunduran dirinya. Apakah dia mengungkapkan keprihatinan untuk menyelesaikan pekerjaannya yang tersisa? Atau, seperti karyawan saya yang berubah menjadi orang yang tidak bertanggung jawab, selalu mengeluh dan mengabaikan pekerjaannya yang tersisa?

Mengukur reaksinya dapat membantu dalam beberapa hal. Pertama, ini akan membantu Anda memutuskan cara terbaik untuk mengumumkan kepergiannya ke seluruh tim—apakah Anda menyerahkan pemberitahuan tersebut kepadanya atau apakah Anda mengadakan rapat tim sehingga Anda dapat mengatur segala hal sebelum dia meninggalkan pekerjaannya. Hal ini juga dapat mengarah kepada diskusi tentang bagaimana dia akan menangani sisa pekerjaannya selama dua minggu ke depan. Meskipun jelas merupakan pilihannya untuk mendiskusikan ketidakpuasannya (atau kegembiraannya tentang pekerjaan barunya) dalam kehidupan pribadi, namun tempat kerja bukanlah saluran yang tepat—dan Anda mungkin perlu mengatakan hal itu padanya.

Kembangkan rencana transisi

Langkah selanjutnya adalah bekerja sama dengan karyawan Anda untuk mengembangkan rencana transisi. Idenya tentang apa yang perlu diselesaikan sebelum dia meninggalkan perusahaan mungkin berbeda dari ide Anda, jadi penting untuk secara kolaboratif membuat daftar semua tugas rutin mingguannya, proyek yang sedang dia kerjakan, dan klien yang berhubungan langsung dengannya. Luangkan banyak waktu untuk daftar ini, buatlah selengkap mungkin, karena Anda harus segera memutuskan siapa yang dapat mengambil alih proyek dan tanggung jawab tersebut dalam jangka pendek. Anda juga harus memutuskan bagaimana menghubungi klien tetap, vendor, dan kolega karyawan secara proaktif sehingga email dan panggilan telepon mereka tetap direspon dengan baik.

Rencana transisi harus detil sehingga karyawan Anda tetap melaksanakan sisa pekerjaannya dengan sangat baik sebelum dia benar-benar pergi meninggalkan perusahaan Anda. Memiliki daftar tugas akhir yang spesifik dan terbatas akan memberi karyawan Anda pemahaman tentang tujuan dan struktur selama dua minggu terakhirnya—dan akan memastikan bahwa transisinya berjalan semulus mungkin.

Saya sarankan melakukan ini dalam waktu seminggu setelah dia memberikan pemberitahuan, lalu memeriksa lagi beberapa hari sebelum dia pergi untuk memastikan dia berada di jalur yang benar untuk menyelesaikan semuanya.

Pastikan Anda tahu apa yang dia ketahui

Sebelum karyawan Anda keluar dari pekerjaannya, pastikan dia tidak membawa informasi penting bersamanya. Saya tidak bermaksud Anda harus memeriksa tasnya untuk melihat salinan laporan keuangan perusahaan—tetapi jika dia sudah lama bekerja di perusahaan itu, ada kemungkinan dia mengembangkan beberapa keterampilan atau pengetahuan unik yang mungkin Anda dan anggota tim lainnya tidak menyadari hal tersebut. Dan, kecuali Anda mentransisikan pengetahuan itu ke anggota tim lain, pengetahuan itu akan pergi bersama karyawan itu.

Sekitar setahun yang lalu, salah satu karyawan saya meninggalkan perusahaan secara tiba-tiba. Setelah dia pergi selama beberapa hari, saya menyadari bahwa dia adalah karyawan terakhir di seluruh departemen yang memiliki pengetahuan tentang program perangkat lunak lama—program yang tidak kami jual lagi, tetapi masih menawarkan dukungan teknis. Karena dialah satu-satunya yang tahu cara mengoperasikan perangkat lunak itu—kami berada dalam masalah besar.

Jadi, ambillah pelajaran tersebut dari saya — penting untuk mengevaluasi pengetahuan karyawan yang mengundurkan diri. Jika Anda menemukan dia mengetahui sesuatu yang perlu dibagikan dengan tim, duduklah bersamanya dan lakukan “transfer pengetahuan”—yaitu, minta dia menjelaskan secara menyeluruh (atau bahkan lebih baik, mendokumentasikan) pengetahuan itu, sehingga Anda tidak tertinggal dalam kesulitan ketika dia pergi dalam beberapa minggu.

Evaluasi kebutuhan penggantian

Setelah Anda membuat rencana transisi dan melakukan transfer pengetahuan, Anda akan memiliki gagasan yang cukup bagus tentang apa yang dilakukan karyawan Anda dan berapa banyak pekerjaan yang tersisa saat dia pergi. Kemudian, Anda dapat membandingkan informasi ini dengan skala prioritas, tugas, dan beban kerja tim Anda saat ini, sehingga Anda dapat menentukan apakah dan kapan Anda perlu merekrut baru untuk mengganti posisi karyawan yang resign tersebut.

Misalnya, Anda mungkin menyadari bahwa beban kerjanya sangat berat sehingga Anda perlu mendapatkan pekerja sementara secepatnya. Dalam kasus lain, Anda mungkin dapat mendistribusikan semua proyeknya kepada anggota tim saat ini selama beberapa minggu sambil menunggu untuk menemukan kandidat yang tepat. Atau, Anda mungkin menyadari bahwa sekarang adalah waktu yang tepat untuk merestrukturisasi posisi dan bagaimana posisi itu cocok dengan tim Anda. Jika Anda dapat dengan mudah memberikan sisa pekerjaan karyawan Anda kepada anggota tim lain, misalnya, mungkin Anda tidak perlu mempekerjakan manajer proyek dan memilih untuk mempekerjakan tenaga penjualan yang dapat mulai menghasilkan lebih banyak prospek.

Bagaimanapun, ada baiknya untuk memulai proses perekrutan lebih cepat. Jadi, dalam beberapa hari setelah dia memberikan pengunduran dirinya, Anda bisa mengetahui deskripsi pekerjaan karyawan Anda, memberi tahu bagian HRD, dan bersiap untuk melakukan interview.

Mendoakan kesuksesan karyawan Anda

Pada akhirnya, ingatlah bahwa bisnis yang kehilangan karyawan merupakan hal yang buruk. Apa pun situasinya, pastikan Anda berdua pergi dengan hubungan baik. Doakan dia baik-baik saja di posisi barunya, tawarkan untuk menjadi referensi di masa depan, dan dorong dia untuk tetap berhubungan. Bahkan jika penampilannya bukan yang terbaik selama dua minggu terakhir itu, Anda tidak perlu membakar hubungan yang sudah terjalin selama mereka bekerja di perusahaan Anda—Anda tidak pernah tahu kapan Anda akan bertemu lagi dengan mereka di masa depan.

Kehilangan seorang karyawan (terutama yang hebat) memang sulit—tetapi sebagai seorang manajer, Anda harus menghadapinya cepat atau lambat. Jadi, sebaiknya bersiaplah dengan rencana tindakan—dan, tentu saja, kartu ucapan selamat tinggal dan kue perpisahan yang tulus juga dapat membantu meringankan rasa kehilangan itu.