Apa itu admin kantor?

Seorang admin kantor melakukan kegiatan administrasi harian untuk membantu perusahaan berjalan dengan lancar dan untuk menjaga efisiensi bisnis. Mengetahui lebih banyak tentang peran dan profil pekerjaan dapat membantu Anda memutuskan apakah Anda ingin menjadi admin kantor. Dalam artikel ini, kita membahas apa itu admin kantor, mengeksplorasi tugas dan tanggung jawab mereka dan belajar bagaimana menjadi seorang admin kantor.

Apa itu admin kantor?

Admin kantor adalah karyawan yang melakukan tugas dan aktivitas sehari-hari untuk memastikan bahwa bisnis berjalan dengan lancar dan efisien sebagaimana mestinya. Perusahaan mempekerjakan admin kantor untuk melakukan tugas pemeliharaan fisik, pencatatan, logistik, pengembangan pribadi, perencanaan keuangan dan penagihan. Manajer atau admin kantor juga mengawasi anggota staf lainnya bila diperlukan. Dalam organisasi besar, tugas admin kantor menunjuk ke departemen tertentu, dan mereka mungkin memerlukan pelatihan khusus untuk melakukan tugas ini.

Administrator melakukan kegiatan utama mengenai perencanaan, kontrol dan organisasi di tempat kerja. Administrasi kantor yang efektif bertindak sebagai penghubung antara tenaga kerja dan manajemen senior, dan dengan demikian meningkatkan kepercayaan diri, moral, dan motivasi staf. Karena sifat pekerjaan yang luas, admin kantor mengambil banyak keterampilan saat mereka mendapatkan lebih banyak pengalaman.

Apa yang dilakukan seorang admin kantor?

Sebagai admin kantor, Anda dapat mengambil beberapa tanggung jawab dan tugas dan dengan demikian berkontribusi pada bisnis secara besar-besaran. Beberapa peran dan tanggung jawab utama seorang admin kantor meliputi:

• Menjaga stok perlengkapan kantor, peralatan, dan furnitur yang akurat dan melakukan pemesanan kapan pun diperlukan
• Memastikan kepatuhan terhadap kebijakan organisasi melalui perencanaan dan koordinasi
• Mengawasi anggota staf dan mendelegasikan tanggung jawab administratif
• Menyambut pengunjung kantor dan mengarahkan mereka ke kantor/departemen yang tepat
• Menyapa klien, menjawab panggilan telepon, dan menanggapi email
• Persiapan dokumen seperti korespondensi kantor, presentasi dan memo
• Melakukan berbagai tugas pembukuan seperti pembuatan faktur dan pelacakan anggaran
• Mengelola dan mengoordinasikan rapat, janji, dan jadwal
• Memelihara peralatan dan perabot kantor
• Melakukan kegiatan penelitian dan menyiapkan laporan untuk supervisor
• Membantu departemen SDM dengan perekrutan dan orientasi
• Memelihara file dan dokumen kantor

Persyaratan untuk menjadi admin kantor

Karena ada beberapa peran yang dipenuhi oleh seorang admin kantor, pekerjaan tersebut membutuhkan kecakapan dalam berbagai keterampilan. Berikut adalah persyaratan mendasar untuk mengejar karir sebagai admin kantor:

Persyaratan pendidikan dan pelatihan

Jika Anda bercita-cita menjadi admin kantor, Anda mungkin idealnya memutuskan ini di tingkat sekolah. Anda dapat memilih untuk mengambil aliran sains atau perdagangan di level 10+2. Setelah 10+2, Anda dapat mengejar gelar sarjana dalam administrasi bisnis untuk ditempatkan sebagai admin kantor. Anda juga dapat memilih gelar master dalam administrasi bisnis untuk mendapatkan spesialisasi tambahan. Gelar master dalam bisnis dapat membantu Anda lebih jauh dalam memperoleh keterampilan yang tepat untuk pekerjaan ini.

Seseorang juga dapat memilih diploma dalam administrasi kantor setelah kelas 10 untuk mendapatkan pekerjaan di perusahaan sektor publik, sektor swasta dan publik dan bank sebagai admin kantor. Selain pendidikan dan pelatihan reguler, seorang kandidat juga menerima pelatihan khusus pekerjaan di tempat kerja. Pelatihan tersebut khusus untuk departemen atau jenis peran yang ditawarkan. Banyak perusahaan juga memberikan pelatihan khusus kepada para profesional yang memasuki bidang ini.

Persyaratan berbasis keterampilan

Selain gelar pendidikan, ada beberapa keterampilan yang dibutuhkan admin kantor dalam pekerjaan mereka sehari-hari. Menjadi mahir dalam berbagai keterampilan bermanfaat mengingat sifat beragam dari pekerjaan ini. Di bawah ini adalah beberapa keterampilan penting yang harus dimiliki untuk admin kantor:

• Kemampuan organisasi dan perencanaan: Karena sifat lengkap pekerjaan yang dilakukan admin kantor, kemampuan organisasi yang kuat sangat penting untuk pekerjaan itu. Menjadi admin kantor mungkin mengharuskan Anda mengerjakan berbagai tugas dalam sehari.
• Keterampilan komunikasi: Karena admin kantor sering berkolaborasi dengan rekan kerja di seluruh organisasi, memiliki keterampilan verbal dan mendengarkan yang baik merupakan bagian integral. Sebagai admin kantor, Anda akan sering berinteraksi dengan rekan kerja dari departemen yang berbeda.
• Rasa detail: Perhatian ahli terhadap detail dan fleksibilitas dapat membantu Anda dengan baik dalam tanggung jawab sehari-hari Anda sebagai admin kantor. Kemampuan untuk memahami ketidakakuratan dan gangguan dalam tugas sehari-hari dan pengaturan teknis bermanfaat.
• Keterampilan komputer dasar: Karena admin kantor melakukan berbagai tugas teknis, penting bagi mereka untuk menguasai perangkat lunak komputer penting berdasarkan tugas sehari-hari mereka. Ini mungkin melibatkan tugas-tugas yang berhubungan dengan komputer seperti menjawab email dan memasukkan data, sehingga pengetahuan dasar tentang tugas-tugas yang berhubungan dengan komputer memainkan peran penting.
• Keterampilan penelitian dan analisis: Seorang admin kantor kadang-kadang dapat bekerja untuk menghasilkan laporan dan menganalisis data statistik, yang membutuhkan keterampilan penelitian yang sangat baik. Kemampuan untuk menyusun informasi dan menyusunnya sebagai laporan juga merupakan keterampilan yang berharga untuk dimiliki sebagai admin kantor.
• Keterampilan berpikir kritis: Keterampilan berpikir kritis sangat penting untuk menjadi admin kantor. Kemampuan berpikir cepat untuk mengatasi berbagai tantangan di tempat kerja merupakan keterampilan yang diperlukan bagi admin kantor.
• Keterampilan belajar cepat: Sebagai admin kantor, Anda mungkin perlu cepat mempelajari alat, perangkat lunak, dan proses baru kapan pun diperlukan. Kemampuan untuk beradaptasi dengan sistem, metode, dan cara kerja baru dalam waktu singkat dapat berguna di tempat kerja.
• Kerja tim dan delegasi: Admin kantor juga sering kali perlu mendelegasikan tanggung jawab kepada anggota tim lainnya. Keterampilan delegasi yang baik dan kemampuan untuk berkomunikasi dengan baik dengan tim memungkinkan profesional ini untuk menyeimbangkan beban kerja secara sistematis. Seorang admin kantor bekerja sebagai bagian dari tim dan karenanya, keterampilan kerja tim yang baik sangat penting untuk dimiliki.

Cara menjadi admin kantor

Menjadi seorang admin kantor membutuhkan disiplin dan fokus. Jika Anda telah memutuskan bahwa administrasi kantor adalah karir yang tepat untuk Anda, ada jalur yang jelas untuk diikuti. Dengan mengikuti langkah-langkah di bawah ini, Anda dapat bekerja untuk mengamankan posisi sebagai admin kantor di sebuah organisasi:

Siapkan resume yang kuat

Setelah Anda memiliki pendidikan dan keterampilan yang diperlukan, langkah selanjutnya adalah menyiapkan resume yang kuat yang menyoroti pendidikan dan keahlian Anda. Anda dapat melalui posisi admin kantor terbuka dan memperbarui resume Anda dengan keterampilan terbaik yang dicari oleh pemberi kerja. Pastikan Anda memasukkan gelar tertinggi Anda dan pengalaman kerja atau magang apa pun di resume.

Terapkan untuk posisi terbuka yang sesuai

Setelah resume Anda siap dan diperiksa, sekarang saatnya untuk melamar posisi terbuka. Jelajahi lowongan untuk posisi admin kantor dan baca deskripsi pekerjaan mereka secara menyeluruh. Terapkan untuk sebuah peran hanya jika itu sesuai dengan aspirasi karir dan keahlian Anda. Melamar ke berbagai portal dapat memberi Anda peluang lebih baik untuk menerima panggilan wawancara dari perusahaan.

Bersiaplah untuk wawancara

Saat Anda menerima undangan wawancara dengan sebuah perusahaan, persiapkan dengan matang. Teliti setiap perusahaan yang Anda rencanakan untuk menghadiri wawancara. Tingkatkan keterampilan teknis Anda dan teliti pertanyaan wawancara yang sering diajukan. Buat daftar contoh pribadi untuk menyoroti semua keterampilan teknis dan interpersonal Anda dan bersiaplah untuk wawancara dengan melatih tanggapan terhadap pertanyaan wawancara umum.

Prospek karir seorang admin kantor

Admin kantor biasanya dimulai sebagai posisi entry-level. Peran ini berkaitan dengan memberikan dukungan administratif di seluruh perusahaan atau di departemen tertentu. Admin kantor juga dapat melakukan tugas sebagai resepsionis, operator entri data, atau asisten kantor. Dengan lebih banyak pengalaman, admin kantor sering berpindah ke posisi tingkat menengah seperti asisten eksekutif, manajer kantor, manajer operasi, manajer fasilitas, dan teknisi administrasi. Posisi tingkat menengah menangani tugas-tugas khusus dan bertanggung jawab atas proyek-proyek perusahaan. Admin tingkat menengah ini biasanya melakukan sedikit dari segalanya di tempat kerja.

Dengan lebih banyak pengalaman, admin kantor tingkat menengah pindah ke posisi tingkat tinggi seperti kepala administrasi, asisten eksekutif senior, resepsionis senior atau direktur operasi. Administrator tingkat tinggi ini secara teknis lebih terlibat dalam urusan perusahaan dibandingkan dengan admin pemula atau tingkat menengah. Mereka bekerja melintasi proses bisnis dan berkolaborasi dengan eksekutif dari berbagai departemen. Tanggung jawab kerja admin kantor tingkat tinggi lebih condong ke manajemen orang dan ke dalam peran khusus.

Gaji seorang admin kantor

Gaji rata-rata nasional untuk admin kantor adalah Rp 4.400.000 – Rp 6.160.000 per bulan selama tahun-tahun awal. Kompensasi meningkat ketika individu memperoleh lebih banyak pengalaman dan pindah ke posisi tingkat senior.