10 Cara untuk menjadi lebih produktif di tempat kerja
Mampu mendedikasikan waktu untuk tugas-tugas tertentu, menyelesaikannya dan mengakhiri hari kerja Anda dengan hasil yang berkualitas dapat menjadi ukuran produktivitas Anda secara keseluruhan. Demikian pula, jika Anda tidak memiliki metode untuk organisasi, manajemen waktu, pelacakan tugas, atau prioritas, efisiensi dan produktivitas Anda dapat terpengaruh. Dengan membuat penyesuaian sederhana pada alur kerja harian Anda satu per satu, Anda dapat mulai melihat perubahan dalam produktivitas Anda.
Dalam artikel ini, kami menawarkan 10 cara untuk menjadi lebih produktif.
Cara meningkatkan produktivitas kerja Anda
Manajemen waktu dan keterampilan organisasi biasanya dapat dikorelasikan dengan produktivitas kerja secara keseluruhan. Ketika Anda menerapkan strategi yang mendukung produktivitas Anda, Anda mungkin memiliki peluang lebih tinggi untuk mengembangkan dan meningkatkan hasil produk Anda. Manajemen waktu hanyalah salah satu strategi yang dapat Anda gunakan untuk meningkatkan produktivitas Anda. Juga, Anda dapat menerapkan strategi organisasi seperti memprioritaskan tugas Anda berdasarkan urutan kepentingan dan urgensi.
10 Tips berikut ini menawarkan cara agar Anda dapat meningkatkan produktivitas di tempat kerja Anda.
Fokus pada satu tugas pada satu waktu
Meskipun pada akhirnya Anda mungkin dapat menyelesaikan sesuatu ketika Anda menyulap proyek atau tugas, berfokus pada satu per satu dapat membantu Anda menjadi lebih produktif. Ketika kita berkonsentrasi pada lebih dari satu aktivitas pada satu waktu, kita cenderung menggunakan lebih banyak waktu itu hanya untuk transisi antar tugas. Hal ini dapat mengakibatkan beberapa tugas tetap tidak selesai atau diselesaikan dengan kualitas yang lebih rendah daripada jika setiap tugas menjadi satu-satunya fokus.
Selain itu, berkonsentrasi pada satu tugas pada satu waktu sampai selesai dapat membantu Anda meningkatkan produktivitas karena ketika Anda fokus pada satu proyek pada satu waktu, Anda menetapkan satu tujuan sekaligus, bukan banyak. Hal ini kemungkinan akan memotivasi Anda untuk menyelesaikan satu tugas sebelum melanjutkan ke tugas berikutnya. Jika Anda berdedikasi untuk melakukan banyak tugas, tetapi Anda melihat bahwa Anda memulai lebih banyak tugas daripada yang dapat Anda selesaikan, pertimbangkan untuk memprioritaskan tugas Anda dalam urutan kepentingan sehingga Anda dapat memulai tugas yang paling menuntut dan menyelesaikan hari Anda dengan tugas yang lebih ringan dan tidak memakan waktu.
Beristirahatlah secara teratur
Anda mungkin tergoda untuk tidak meluangkan waktu untuk istirahat, tetapi jika Anda lalai memberi diri Anda waktu istirahat selama beberapa menit, hal itu dapat merusak produktivitas Anda secara keseluruhan dengan mengakibatkan kelelahan atau kejenuhan. Jika ini terjadi, Anda mungkin tidak memiliki energi atau motivasi untuk terus membuat kemajuan. Pertimbangkan untuk merencanakan beberapa istirahat pendek selama hari kerja Anda. Sebagian besar tempat kerja memiliki jadwal wajib dengan waktu istirahat khusus, sehingga karyawan dapat mengambil setidaknya lima hingga 10 menit istirahat setelah setiap beberapa jam kerja aktif. Istirahat singkat ini dapat memungkinkan Anda untuk mengisi ulang, menjernihkan pikiran, dan bersiap untuk tugas berikutnya.
Fokus pada tugas terbesar Anda terlebih dahulu
Berfokus pada tugas terbesar dan paling memakan waktu Anda sebelum tugas lain dapat membantu Anda tetap lebih fokus daripada mengerjakan tugas yang lebih kecil dan lebih pendek terlebih dahulu. Pertimbangkan untuk merencanakan daftar tugas Anda sesuai dengan tugas-tugas ini, di mana Anda dapat mendedikasikan waktu Anda di pagi hari ketika Anda pertama kali tiba untuk bekerja atau pada saat Anda paling waspada dan bersemangat.
Tetapkan tujuan kecil
Daripada mendekati tujuan besar yang membutuhkan banyak saluran dan waktu yang lebih lama untuk mencapainya, pertimbangkan untuk merencanakan tujuan kecil sepanjang hari Anda. Hal-hal seperti mengajukan dokumen yang diperlukan, menanggapi empat email klien tersebut, atau mengumpulkan semua sumber daya bersama yang dibutuhkan tim Anda untuk menyelesaikan proyek masa depan adalah tujuan harian kecil yang dapat Anda tetapkan dan capai selama delapan jam waktu kerja Anda. Demikian pula, Anda dapat menggunakan tujuan singkat ini sebagai tonggak untuk mengukur kemajuan Anda menuju tujuan yang lebih besar.
Gunakan aturan dua menit
Aturan dua menit melibatkan menyelesaikan tugas-tugas yang berdurasi dua menit atau kurang serta mengambil dua menit untuk memulai tugas-tugas kecil yang mungkin telah Anda tunda. Selama waktu yang singkat ini, jika ada tugas yang dapat Anda selesaikan dalam dua menit atau kurang atau tugas yang dapat Anda atur untuk memulai, inilah saatnya Anda melakukannya. Misalnya, mungkin hanya perlu dua menit untuk mencatat tugas yang telah Anda selesaikan, membalas email cepat, menuliskan tujuan Anda berikutnya atau mencetak garis besar untuk tugas proyek Anda yang akan datang, tetapi dua menit yang Anda perlukan untuk menyelesaikannya tugas-tugas kecil seringkali dapat ditambahkan ke daftar tugas yang harus diselesaikan di penghujung hari.
Selain itu, tugas-tugas kecil masih merupakan bagian penting dari produktivitas kerja Anda secara keseluruhan, jadi mempraktikkan aturan dua menit dapat memungkinkan Anda untuk fokus pada tugas-tugas kecil di antara waktu yang diperlukan untuk mengerjakan tugas yang lebih besar dan lebih rumit. Pertimbangkan dua menit antara waktu istirahat dan memulai proyek Anda berikutnya atau dua menit yang diperlukan untuk bersiap-siap makan siang dan pertimbangkan untuk menggunakan waktu itu untuk mencatat apa yang perlu Anda kerjakan selanjutnya, tujuan harian Anda untuk hari berikutnya atau menanggapi pesan suara yang telah menunggu Anda sejak Anda mulai bekerja.
Waktu memblokir jadwal Anda
Menggunakan blok waktu dalam jadwal Anda juga dapat membantu Anda meningkatkan produktivitas. Dengan strategi ini, Anda akan menetapkan batas waktu untuk setiap tugas yang Anda kerjakan. Pertimbangkan blok waktu 90 menit atau 60 menit. Anda dapat memilih untuk mencetak jadwal Anda dan menyorot kerangka waktu di mana Anda ingin blok waktu Anda berada. Jadi, jika Anda memblokir 90 menit untuk mengerjakan sebuah proyek, catat itu pada jadwal tercetak Anda. Setelah blok waktu itu selesai, blokir bagian lain dari jadwal Anda dengan cara yang sama.
Tujuan dari pemblokiran waktu adalah untuk membuat jadwal visual untuk membantu Anda melacak periode tugas yang Anda kerjakan. Demikian pula, ini berfungsi sebagai cara untuk mendedikasikan diri Anda untuk mengerjakan hanya tugas tertentu untuk setiap blok waktu, sehingga Anda akan lebih mungkin untuk menyelesaikannya dalam kerangka waktu yang Anda jadwalkan untuk itu. Selain menjadwalkan waktu kerja, Anda juga dapat menyertakan waktu istirahat di antara setiap blok tugas sehingga Anda dapat menyegarkan diri saat menyelesaikan dan memulai proyek baru.
Jadikan rapat lebih produktif
Jika Anda memiliki rapat yang dijadwalkan sepanjang hari Anda, pertimbangkan beberapa cara untuk membuat aktivitas yang lebih produktif ini yang berkontribusi pada kemajuan pekerjaan Anda secara keseluruhan. Pertimbangkan untuk mengadakan rapat di mana Anda dan kolega Anda berdiri untuk rapat. Ini dapat membantu meningkatkan kewaspadaan dan fokus saat mendiskusikan topik penting selama rapat Anda.
Anda juga dapat menggunakan pelacakan waktu untuk mencatat waktu yang diperlukan untuk menghadiri dan mengakhiri rapat. Misalnya, pertimbangkan untuk mencatat hal-hal yang paling penting atau topik yang perlu didiskusikan, dan persembahkan waktu tertentu untuk setiap topik. Kemudian, bekerjalah dengan tim Anda untuk hanya mendiskusikan apa yang termasuk dalam daftar topik sambil menjaga diskusi topik terbatas pada waktu yang ditentukan.
Demikian pula, jika Anda dapat menghadiri rapat secara wajar melalui telepon atau platform berbasis web, Anda mungkin dapat meningkatkan peluang bahwa rapat tidak akan menyita terlalu banyak waktu dari tugas-tugas pribadi Anda.
Delegasikan tugas
Pertimbangkan untuk menggunakan metode delegasi untuk membagi tugas di antara anggota tim Anda. Misalnya, jika Anda memiliki berbagai tugas di daftar tugas Anda, pertimbangkan untuk menugaskan beberapa tugas ini kepada orang lain jika mereka dapat diselesaikan tanpa Anda mengerjakannya.
Mendelegasikan tugas juga dapat memungkinkan Anda untuk mengerjakan tugas lain yang mungkin secara khusus ditugaskan kepada Anda sendiri, sementara anggota tim lainnya dapat mendedikasikan waktu mereka untuk tugas-tugas yang akan menyita waktu atau sumber daya dari proyek lain yang lebih penting. Misalnya, jika Anda memiliki email yang perlu dijawab, tetapi rekan kerja dapat memberikan perhatian yang sama terhadap detail dalam tanggapan mereka seperti Anda, pertimbangkan untuk memberi mereka tugas saat Anda mengerjakan tugas terkait yang tidak dapat dilakukan orang lain (atau diizinkan untuk melakukannya). ) menyelesaikan.
Gunakan strategi Pomodoro
Menjadi lebih produktif di tempat kerja dapat sangat bergantung pada manajemen waktu Anda, dan metode Pomodoro adalah strategi yang mungkin berguna untuk mengatur waktu Anda secara lebih efisien. Mirip dengan menjadwalkan istirahat, metode Pomodoro menerapkan penggunaan timer, di mana Anda mendedikasikan diri Anda untuk tugas selama 20 menit (meskipun Anda dapat meningkatkan ini menjadi 30 menit), kerjakan sampai timer berbunyi dan kemudian mengambil lima- istirahat menit. Strategi ini bisa efektif karena memberikan lebih banyak waktu untuk pekerjaan yang tidak terganggu dan terfokus, dan kemudian memberikan cara untuk mundur dari tugas selama beberapa menit sebelum kembali untuk menyelesaikannya.
Batasi interupsi
Gangguan dapat membuat kita tersingkir sepanjang hari. Meskipun Anda mungkin menikmati hubungan Anda dengan rekan kerja Anda, kehilangan waktu karena percakapan, pertemuan informal dan cepat atau diskusi topik dapat menghambat alur kerja Anda dan menurunkan produktivitas Anda secara keseluruhan. Pertimbangkan untuk menggunakan beberapa strategi untuk membatasi jumlah interupsi selama hari Anda.
Anda dapat memilih untuk bekerja dengan pintu kantor tertutup untuk sebagian hari Anda, atau jika Anda bekerja di lingkungan kantor terbuka, Anda dapat menggunakan headphone peredam bising untuk membantu membatasi suara obrolan dan interaksi kantor. Headphone juga bisa menjadi cara yang sopan tapi diam untuk memberi tahu kolega Anda bahwa Anda perlu berkonsentrasi pada proyek yang sedang Anda kerjakan.
Saat menerapkan strategi untuk membantu Anda meningkatkan produktivitas kerja, penting untuk konsisten sebisa mungkin. Biarkan diri Anda belajar dan mengembangkan keterampilan Anda, dan Anda dapat yakin bahwa produktivitas Anda juga akan terus meningkat.
