Cara membuat rencana manajemen proyek

Rencana manajemen proyek yang dijalankan dengan baik memberi anggota tim langkah-langkah yang tepat untuk menyelesaikan proyek yang sukses. Mereka berperan penting dalam organisasi, pemeliharaan, dan pemecahan masalah semua tujuan perusahaan. Dalam artikel ini, kami akan mendefinisikan apa itu rencana manajemen proyek, menunjukkan contoh, dan membantu Anda membuatnya sendiri.

Apa itu rencana manajemen proyek?

Rencana manajemen proyek adalah proposal yang merinci bagaimana proyek harus dijalankan. Rencana manajemen proyek dibuat oleh manajer proyek. Mereka merinci tujuan proyek dan langkah-langkah yang harus diambil untuk menyelesaikan proyek dengan sukses. Rencana manajemen proyek juga digunakan untuk mengelola pengendalian proyek, biaya, kualitas, dan risiko lainnya. Dengan membatasi potensi risiko, rencana manajemen proyek memastikan proyek berhasil diselesaikan.

Bagaimana mengembangkan rencana manajemen proyek

Semakin teliti dan rinci rencana manajemen proyek, semakin efektif dalam mendorong keberhasilan proyek. Berikut adalah delapan langkah kunci untuk mengembangkan rencana manajemen proyek yang sukses:

Tetapkan tujuan atau sasaran proyek

Menentukan ruang lingkup proyek dan tujuan keseluruhan adalah langkah pertama untuk membuat rencana manajemen proyek yang efektif. Saat menetapkan tujuan proyek Anda, pertimbangkan alasan Anda membuat proyek, sasarannya, dan pengaruhnya terhadap tim dan pemangku kepentingan Anda. Mengevaluasi prioritas Anda juga penting. Pertimbangkan untuk bertanya pada diri sendiri pertanyaan-pertanyaan berikut:

• Apa yang Anda harapkan dari proyek ini?
• Apa yang Anda butuhkan untuk sampai ke sana?
• Bagaimana Anda mendefinisikan kesuksesan?
• Apa yang perlu diprioritaskan?
• Bagaimana Anda akan mencapai tenggat waktu?
• Siapa yang ada di tim?
• Peran apa yang akan dimainkan setiap anggota tim?
• Siapa pemangku kepentingan?

Lakukan penelitian

Lakukan penelitian tentang sejarah perusahaan Anda dan keterlibatan saat ini dengan hal-hal serupa untuk dijadikan tolok ukur dan juga untuk membuat tujuan dan langkah yang terukur. Pertimbangkan untuk bertanya pada diri sendiri pertanyaan-pertanyaan ini:

• Bagaimana hal-hal saat ini bekerja?
• Bagaimana mereka tidak?
• Apa yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek?
• Apa kebutuhan dan harapan klien?
• Apa anggaran Anda?
• Apa kiriman Anda?

Buat garis besar untuk rencana

Setelah Anda memiliki gagasan tentang arah proyek Anda, mulailah menguraikan langkah-langkahnya. Intinya, Anda membuat rencana permainan untuk diikuti tim Anda selama durasi proyek. Pastikan untuk menyertakan hal berikut dalam garis besar proyek Anda:

• Tujuan proyek
• Para pemangku kepentingan
• Anggaran
• Kiriman
• Ruang lingkup proyek
• Kerangka waktu yang terkait dengan tugas dan kiriman

Diskusikan rencana tersebut dengan tim Anda

Sebelum rencana Anda dikirim ke pemangku kepentingan untuk disetujui, pastikan untuk mendiskusikannya dengan tim Anda. Memiliki keterampilan komunikasi yang baik akan membantu anggota tim Anda lebih menerima rencana dan ide Anda. Masukan tim dapat menjadi sangat penting untuk keberhasilan proyek Anda. Mendiskusikan rencana dengan tim Anda juga akan membantu Anda menentukan apakah rencana tersebut layak untuk diselesaikan sebelum tenggat waktu yang diperkirakan. Seiring dengan wawasan mereka, anggota tim Anda juga akan dapat membantu Anda mengantisipasi setiap masalah dan risiko yang mungkin muncul. Dengan meninjau rencana dan membicarakannya dengan tim Anda, kemungkinan besar Anda memiliki rencana efektif yang menghasilkan proyek yang sukses.

Selesaikan rencana Anda

Setelah Anda mengumpulkan semua informasi yang diperlukan dan mendiskusikan rencana proyek dengan tim Anda, Anda dapat memulai proses finalisasi. Ini adalah rencana manajemen proyek yang akan Anda presentasikan kepada pemangku kepentingan. Gunakan alat perencanaan proyek online untuk menyelesaikan rencana. Alat perencanaan proyek yang baik akan memastikan rencana Anda profesional dan pemikiran serta ide Anda jelas dan ringkas. Menggunakan bagan Gantt akan membantu Anda, tim Anda, dan pemangku kepentingan memvisualisasikan garis waktu proyek.

Bagikan rencana akhir Anda dengan tim Anda

Setelah Anda menyelesaikan rencana Anda, distribusikan ke pihak yang diperlukan. Bersiaplah untuk menjawab pertanyaan apa pun tentang rencana tersebut saat muncul.

Jalankan rencana Anda

Setelah semua orang mengetahui detail proyek, saatnya untuk menjalankannya. Persiapan Anda dan wawasan yang Anda peroleh dari orang lain akan memainkan peran penting dalam tahap proses manajemen proyek ini.

Renungkan kembali proyeknya

Menyadari apa yang berhasil dan apa yang tidak selama proyek Anda saat ini dapat menjadi informasi yang berguna untuk dibawa bersama Anda ke proyek berikutnya. Pertimbangkan pertanyaan-pertanyaan berikut:

• Apakah tenggat waktu terpenuhi?
• Jika tidak, mengapa?
• Bagaimana ini bisa dicegah di masa depan?
• Di mana ada masalah yang muncul?
• Jika demikian, bagaimana mereka ditangani?
• Bagaimana penanganan masalah ini dapat ditingkatkan di masa depan?
• Apakah tujuan proyek terpenuhi?

Memahami keberhasilan atau perangkap proyek akan membantu memandu eksekusi Anda untuk selanjutnya. Ini juga saat yang tepat untuk berterima kasih kepada anggota tim Anda atas keterlibatan, wawasan, dan kerja keras mereka. Melakukannya akan meningkatkan moral tim saat Anda memasuki proyek berikutnya.

Contoh rencana manajemen proyek

Bergantung pada industri Anda, rencana proyek bisa terlihat sangat berbeda. Berikut adalah beberapa contoh rencana proyek:

• Tinjauan bisnis perusahaan
• akuisisi baru
• Implementasi teknologi baru
• Rencana risiko manajemen proyek

Menyadari potensi risiko adalah langkah penting yang harus diambil untuk menghindari kehadiran mereka selama durasi proyek Anda. Berikut ini adalah komponen dari proses manajemen risiko proyek:

• Identifikasi masalah potensial. Kategorikan risiko apa pun dan berkolaborasi dengan anggota tim dan pemangku kepentingan Anda untuk mengidentifikasi masalah.
• Evaluasi risikonya. Tentukan probabilitas kemunculannya dan bagaimana pengaruhnya terhadap penyelesaian proyek. Daftar risiko dapat digunakan untuk menyusun evaluasi risiko Anda.
• Pikirkan solusi dan buat rencana. Pertimbangkan bagaimana Anda dan tim Anda akan mengatasi risiko yang mungkin muncul. Manajer proyek perlu memanfaatkan keterampilan pemecahan masalah yang baik dalam langkah ini.
• Memantau risiko. Pastikan untuk memantau risiko yang terjadi selama durasi proyek. Ada kemungkinan tim Anda akan menghadapi risiko yang tidak Anda pertimbangkan. Pastikan orang yang tepat didelegasikan untuk menyelesaikannya.