Alur proses manajemen gudang

Setiap gudang perlu menentukan di mana dan bagaimana produk dipindahkan. Ini disebut alur proses manajemen gudang, dan penting untuk memilikinya sebelum proses pemenuhan pesanan dimulai.

Ada beberapa alasan untuk tertarik pada alur proses gudang. Mungkin Anda ingin memoles apa itu pekerjaan gudang, sehingga Anda dapat menentukan siapa yang perlu Anda pekerjakan. Mungkin bisnis Anda sedang mengembangkan gudang pertamanya; dalam hal ini, periksa apa itu gudang. Tidak peduli mengapa Anda membaca, menyelesaikan alur proses Anda memiliki hasil awal.

Alur proses manajemen gudang yang dirancang dengan baik menghemat waktu dan uang bisnis Anda. Ini mendefinisikan semua tahapan dalam operasi gudang Anda, sehingga Anda dapat fokus untuk menyelesaikan pekerjaan. Teruslah membaca untuk mempelajari tentang berbagai jenis diagram alur proses dan cara mengintegrasikannya ke dalam operasi gudang Anda.

Alur proses sistem manajemen gudang

Alur proses sistem manajemen gudang adalah bagan atau diagram visual yang menunjukkan aktivitas utama gudang Anda. Ini adalah subkomponen dari organisasi gudang. Alur proses menggambarkan bagaimana barang diterima, proses yang dilalui, bagaimana barang dikirim, dan tahapan apa pun di antaranya.

Aliran proses dapat dibuat melalui beberapa metode. Anda dapat menggunakan perangkat lunak desain grafis, data dari sistem manajemen gudang (WMS), atau program seperti Microsoft Word dan Excel.

Disarankan untuk menghabiskan banyak waktu pada alur proses Anda, karena dapat menghasilkan ribuan dolar dan lusinan jam yang dihemat setiap tahun.

Jika Anda menggunakan WMS, membuat alur proses lebih mudah. Pertama, ekspor data yang Anda butuhkan dari WMS Anda, yang menyediakan akun terperinci dari semua tahapan yang dilalui produk Anda. Contoh data dapat mencakup daftar produk, laporan kurir, dan daftar produk yang disimpan lebih dari 90 hari.

Kedua, gunakan data untuk mengidentifikasi langkah-langkah alur proses yang berlaku untuk gudang Anda. Anda dapat melakukan ini bersama dengan analisis inventaris ABC. Jika Anda memiliki jumlah produk C yang sangat tinggi (barang yang menghabiskan terlalu banyak waktu di gudang), alur proses Anda harus ditingkatkan.

Alur proses sistem manajemen gudang Anda harus sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda dan bagaimana pasar online Anda berjalan (jika Anda menggunakannya). Sebaiknya sesuaikan kesederhanaan atau kerumitan bagan Anda untuk merampingkan operasi gudang.

Bagan alir sistem gudang

Bagan alir sistem gudang menggambarkan pergerakan barang gudang dalam format visual. Semua bagan alur gudang dapat dipecah menjadi setidaknya tiga tahap: penerimaan, penyimpanan, dan pengiriman. Jenis diagram alir ini bekerja paling baik untuk gudang kecil atau lini produk terbatas, di mana produk tidak dipisahkan setelah diterima.

Berikut adalah contoh diagram alir sistem pergudangan sederhana:

• Diagram alir sedang jauh lebih umum dan menampilkan lebih banyak langkah. Bagan alir semacam ini berguna untuk perusahaan menengah hingga besar atau yang memiliki banyak produk.
• Selain tiga langkah bagan alir sederhana, bagan sedang mencakup area untuk tugas-tugas persiapan. Ini mencakup beberapa bagian penyimpanan, penyimpanan dingin vs. penyimpanan suhu kamar, area pengambilan dan pengemasan, dan tahapan pengiriman atau konsolidasi.

Berikut adalah contoh diagram alir sistem gudang menengah:

• Bagan alir sistem gudang yang kompleks mungkin memiliki 10 tahap atau lebih, tergantung pada kebutuhan produk. Bagan alir ini umum untuk produk yang dikontrol suhu, bisnis dengan inventaris bernilai tinggi, atau produk dengan banyak suku cadang.
• Tahapan dalam diagram alir yang kompleks dapat mencakup gudang cadangan, area penanganan, produksi, kontrol kualitas, dan persiapan pengiriman. Beberapa atau semua tahapan ini mungkin ada atau dimodifikasi, berdasarkan jenis bisnisnya.

Berikut adalah contoh diagram alir sistem pergudangan yang kompleks:

Alur proses keluar gudang

Memahami alur proses keluar gudang Anda penting untuk keberhasilan organisasi. Ini adalah komponen penting untuk memuaskan penyedia layanan distribusi dan pelanggan.

Alur proses outbound harus mencakup langkah-langkah berikut minimal:

• Tentukan area pengepakan. Lokasi pengepakan di gudang Anda harus berjalan seperti mesin yang diminyaki dengan baik. Stasiun pengepakan harus menyertakan nomor SKU, pemindai kode batang, pencetak label, dan bahan pengepakan, selain komputer untuk menyelesaikan pesanan. Pastikan stasiun pengepakan Anda selalu lengkap dalam kemasan eCommerce untuk mencegah penundaan.
• Tentukan area pementasan pengiriman. Ini adalah lokasi di mana paket yang sudah selesai siap untuk dimuat ke truk. Pengemudi dapat mulai memuat paket segera setelah mereka tiba karena gudang Anda diatur secara efisien.
• Pantau pengiriman dan pemberitahuan pengiriman. Sistem manajemen gudang (WMS) Anda akan menyediakan antarmuka untuk melihat produk mana yang telah dikirim dan mana yang tertunda. Beberapa WMS juga memberikan notifikasi ketika pelanggan menerima pesanan mereka. Ini menghilangkan komunikasi tindak lanjut yang berlebihan tentang paket. Jika paket mengalami masalah, hubungi operator Anda untuk informasi lebih lanjut.
• Perbarui catatan Anda. Alur proses keluar Anda harus mencakup dokumentasi produk yang meninggalkan gudang Anda dan ke mana mereka pergi. Apakah staf menangani ini secara manual atau program melakukan sebagian besar pekerjaan, Anda memerlukan bukti tertulis dari semua pekerjaan selesai.

Bagan alur proses keluar gudang

Menjaga proses keluar gudang Anda terorganisir dalam diagram alur baik untuk memaksimalkan efisiensi.

Berikut adalah contoh diagram alir proses outbound:

Alur proses masuk gudang

Memiliki alur proses masuk gudang yang kuat sangat penting untuk produktivitas bisnis Anda. Bergantung pada tantangan yang dihadapi gudang Anda, Anda mungkin perlu merekrut staf baru. Memposting deskripsi pekerjaan manajer gudang yang menarik dapat membuat Anda mendapatkan kandidat dengan cepat. Pastikan untuk menyertakan gaji manajer gudang yang kuat juga.

Setelah Anda mempekerjakan orang yang tepat, penting untuk memberikan tingkat fokus yang sama pada arus masuk Anda seperti halnya arus keluar Anda. Alur proses masuk gudang Anda harus mencakup langkah-langkah berikut:

• Jadwalkan semua pengiriman. Jangan biarkan waktu pengiriman Anda secara kebetulan. Ini akan menciptakan area pengiriman yang ramai dan penundaan dalam pembongkaran palet. Sediakan sistem penjadwalan otomatis untuk pengemudi pengiriman Anda, atau tandai hari dan waktu sebelumnya.
• Tentukan area bongkar muat. Sangat mudah untuk mengabaikan area bongkar saat membuat alur proses masuk gudang. Ini adalah ruang yang digunakan hanya untuk membongkar kotak dan mengangkut produk ke rak.
• Termasuk manajemen persediaan. Menempatkan produk di rak saja tidak cukup; Anda memerlukan proses manajemen inventaris yang dibangun di atas presisi dan kecepatan. Jika produk Anda memiliki persyaratan penanganan atau penyimpanan khusus, fitur ini juga dalam alur proses Anda. Apa pun yang dibutuhkan produk individu sebagai bagian dari penyimpanan, seperti label gudang, harus menjadi bagian dari aliran masuk.
• Perbarui laporan Anda. Semua pesanan pelanggan Anda didasarkan pada jumlah yang digunakan perangkat lunak manajemen inventaris gudang Anda. Jika ternyata sebuah peti tidak pernah disingkirkan atau dirusak dan tidak pernah dicatat, ini secara langsung mempengaruhi arus keluar. Periksa secara berkala bahwa semua produk diperhitungkan dengan menjalankan audit inventaris.

Bagan alur proses masuk gudang

Menulis semuanya adalah awal yang baik, tetapi bagan alur proses masuk gudang akhir Anda harus visual.

Berikut ini contoh tampilannya:

Mengguncang Arus

Saat Anda membuat alur proses, penting untuk menyesuaikannya dengan kebutuhan pergudangan Anda. Luangkan waktu untuk memverifikasi bahwa alur proses gudang Anda mengirimkan produk ke pelanggan secara efisien. Ini akan membuat Anda unggul dalam persaingan dan menjaga keuntungan Anda tetap kuat dari tahun ke tahun. Software ERP perusahaan Anda dapat meningkatkan proses manajemen gudang Anda (lihat manfaat ERP).