Cara menulis surat permintaan maaf

Permintaan maaf adalah cara kita mengungkapkan penyesalan atas tindakan kita dan mengakui rasa sakit yang disebabkan oleh tindakan kita kepada seseorang. Ketika Anda telah melakukan kesalahan, permintaan maaf adalah pilihan yang baik untuk membangun kembali hubungan dengan pihak lain. Dalam artikel ini, kami menjelaskan alasan di balik surat permintaan maaf dan menjelaskan cara menulisnya dengan contoh beberapa surat yang berhasil.

Apa itu surat permintaan maaf?

Surat permintaan maaf adalah pernyataan tertulis dalam bentuk dokumen fisik atau email yang mengakui kesalahan, kesalahan, kesalahpahaman atau perilaku yang salah dan meminta pengampunan atau toleransi. Menulis surat permintaan maaf diperlukan karena dapat memperbaiki hubungan yang tegang dan ketidakpercayaan antara dua orang. Permintaan maaf mungkin diperlukan dalam hubungan apa pun, termasuk antara majikan dan karyawan, karyawan dan bos, perusahaan dan klien, atau dua rekan kerja.

Di tempat kerja, surat permintaan maaf menjadi lebih penting, karena merupakan bukti dokumenter dari upaya Anda untuk memperbaiki kesalahan atau kegagalan. Meminta maaf dan meminta maaf atas kesalahan terkadang tidak mudah, tetapi karyawan yang memiliki tanggung jawab dan menunjukkan keinginan untuk memperbaiki kesalahan mereka mendapatkan kepercayaan dan rasa hormat dan merupakan aset berharga bagi tim profesional mana pun.

Tips menulis surat permintaan maaf yang efektif

Menulis surat permintaan maaf yang efektif dapat membantu Anda membangun kembali hubungan Anda ketika Anda telah melakukan kesalahan atau melakukan kesalahan. Ketika saatnya tiba untuk menulis surat permintaan maaf, Anda mungkin bertanya-tanya bagaimana memulainya, apa yang harus dikatakan, dan berapa lama surat itu diperlukan. Berikut adalah beberapa tips untuk membantu Anda menulis surat permintaan maaf yang efektif:

• Tunjukkan kejujuran dan jangan ragu untuk meminta maaf. Kejujuran adalah kunci permintaan maaf, jadi pastikan surat permintaan maaf Anda menyampaikan emosi penyesalan yang tulus. Jika surat Anda terlihat impersonal, pembaca mungkin tidak menghargai isyarat itu. Ingatlah kesulitan yang disebabkan oleh orang lain dan perasaan mereka dan tanggapi dengan tepat. Permintaan maaf yang cepat menciptakan kesan bahwa Anda telah mengakui kesalahan dan benar-benar menyesalinya. Permintaan maaf untuk kesalahan kecil, seperti menyakiti seseorang secara tidak sengaja, sering kali diterima dengan cepat, tetapi untuk insiden besar, Anda mungkin perlu menunggu beberapa saat hingga semua orang tenang agar mereka dapat menerima permintaan maaf Anda dan memaafkan Anda.
• Jangan membuat alasan. Jangan memberikan penjelasan atas kesalahan Anda. Penjelasan dapat ditafsirkan sebagai alasan, dan ini bisa bertentangan dengan Anda. Alasan menciptakan kesan bahwa Anda tidak menerima kesalahan Anda. Pastikan Anda dengan sepenuh hati mengucapkan kata-kata “Saya minta maaf” atau “Saya minta maaf” dan bahasa tubuh Anda diperlukan untuk menyampaikan pesan bahwa Anda benar-benar menyesal atas tindakan Anda.
• Jadilah tidak egois. Salah satu godaan utama saat menulis surat permintaan maaf adalah mencoba mengalihkan kesalahan kepada orang lain. Perhatikan bahwa penting untuk bertanggung jawab penuh atas tindakan Anda, bahkan jika itu dapat merusak reputasi Anda atau melukai ego Anda. Selain itu, jelaskan bahwa Anda bersedia melakukan pengorbanan pribadi jika perlu untuk memperbaiki keadaan.
• Mengambil tanggung jawab. Minta maaf dan segera akui bahwa Anda salah. Misalnya, Anda dapat mengatakan “Karena saya terlambat, tim proyek tidak dapat mencapai target harian dalam periode yang ditentukan.”
• Pastikan kesalahan tersebut tidak terulang kembali. Jelaskan bagaimana Anda berencana untuk memperbaiki masalah untuk menghindari pengulangan. Misalnya, jika tim telah melewatkan tenggat waktu karena kedatangan Anda yang terlambat, jelaskan kepada anggota tim Anda bahwa Anda telah menjadwal ulang jadwal Anda sedemikian rupa sehingga, mulai waktu berikutnya, Anda akan berada di sana jauh sebelumnya. Anda juga dapat meminta pendapat orang yang Anda minta maaf jika ada hal lain yang dapat Anda lakukan untuk memperbaiki situasi.
• Berdiri dengan kata-kata Anda. Jika Anda berkomitmen bahwa Anda akan menyelesaikan tugas pada waktu tertentu, maka pegang kata-kata Anda dan selesaikan untuk menunjukkan kepada orang lain bahwa permintaan maaf Anda itu nyata. Dengan cara ini, Anda juga bisa membuktikan bahwa Anda bisa dipercaya.
• Pikirkan cara meminta maaf. Dalam beberapa kasus, berdasarkan beratnya masalah dan hubungan Anda dengan orang yang terkena dampak, Anda dapat memilih untuk mengirim surat permintaan maaf melalui pos atau email. Dalam kasus lain, Anda mungkin ingin mengirimkannya secara langsung. Misalnya, jika kesalahan Anda kecil dan jika Anda dan pihak yang terkena dampak sama di tempat kerja, email sederhana mungkin sudah cukup. Tapi, jika kesalahan Anda mempengaruhi atasan Anda atau seluruh tim Anda, akan lebih baik untuk mencetak surat itu dan mengirimkannya secara langsung kepada bos. Anda juga dapat memilih jalan tengah, di mana Anda meminta maaf melalui email dan bertanya kepada orang yang terkena dampak apakah mereka ingin bertemu langsung untuk membahas masalah ini lebih lanjut. Terlepas dari situasinya, hal terpenting yang harus diperhatikan adalah kejujuran, ketulusan, dan kerendahan hati.
• Sadar akan konsekuensi hukumnya. Ingatlah bahwa undang-undang di beberapa negara dan wilayah dapat menafsirkan permintaan maaf sebagai pengakuan bersalah atau tanggung jawab. Jadi, jika diperlukan, konsultasikan dengan profesional hukum sebelum Anda menyampaikan permintaan maaf, tetapi jangan gunakan ini sebagai alasan untuk tidak meminta maaf kecuali jika ada risiko yang signifikan.
• Jangan mengharapkan pengampunan instan. Ingatlah bahwa orang yang terkena dampak mungkin tidak begitu mudah melupakan situasinya dan memaafkan Anda atas apa yang terjadi. Beri orang itu waktu untuk menenangkan diri. Misalnya, setelah permintaan maaf, Anda dapat mengatakan, “Saya dapat memahami situasi Anda dan saya tahu bahwa tidak mudah untuk memaafkan saya. Saya hanya ingin mengatakan betapa menyesalnya saya. Anda akan melihat bahwa saya mengubah perilaku saya. “

Contoh surat permintaan maaf

Berikut adalah beberapa contoh surat permintaan maaf yang efektif:

Contoh 1: Surat permintaan maaf kepada rekan kerja

Dear Sanjaya,

Saya dengan tulus meminta maaf karena tidak menyertakan Anda dalam pesta liburan perusahaan yang saya selenggarakan minggu lalu. Saya lupa memperbarui direktori saya. Akibatnya, banyak karyawan baru, termasuk Anda, semuanya ditinggalkan. Pengecualian itu tidak disengaja dan saya merasa tidak enak karena kesalahan saya.

Menjadi pemain tim, semangat tim sangat penting bagi saya di tempat kerja, dan saya biasanya berusaha menjangkau karyawan baru dan membuat mereka merasa nyaman. Saya dengan tulus meminta maaf atas kekecewaan yang Anda alami. Saya telah menambahkan rincian kontak Anda ke buku alamat saya dan saya meyakinkan Anda bahwa kesalahan seperti itu tidak akan terjadi lagi.

Saya dengan tulus meminta maaf. Saya harap kejadian ini tidak merusak hubungan kami dan saya berharap dapat mengenal Anda lebih baik di pertemuan perusahaan berikutnya.

Semua yang terbaik,

 

Manoj

Contoh 2: Surat permintaan maaf kepada pelanggan

Tuan Phulchand,

Mohon terima permintaan maaf saya yang tulus atas nama Lalchandwani. Kami menyesal mengetahui bahwa suku cadang mobil yang kami kirimkan tidak sesuai dengan spesifikasi yang Anda kirimkan kepada kami. Saya harus mengakui bahwa tim desain dan manufaktur kami diharuskan untuk memeriksa permintaan Anda dan meminta persetujuan Anda sebelum mengirimkan produk akhir.

Kami menerima kesalahan dan ingin mengganti bagian yang salah plus menawarkan Anda kartu hadiah perusahaan seharga Rs. 5000, dapat digunakan di salah satu dari 20 lokasi kami dan melalui toko online kami. Kami harap Anda menerima permintaan maaf kami. Tim teknis kami akan segera menghubungi Anda untuk memastikan bahwa suku cadang pengganti memenuhi spesifikasi Anda.

Saya ingin mengklarifikasi bahwa kepuasan pelanggan adalah prioritas utama kami dan kami ingin meyakinkan Anda bahwa masalah seperti ini tidak akan muncul lagi. Kami telah mengambil perhatian dengan tim manufaktur kami untuk memastikan bahwa lebih hati-hati diambil dalam kasus pesanan khusus. Kami menghargai hubungan bisnis Anda dengan kami dan kami ingin meneruskan hubungan profesional kami.

Jika Anda memiliki pertanyaan, silakan hubungi saya secara langsung atau anggota tim Layanan Pelanggan kami.

Dengan hormat,

 

Rajesh Srivastava

Manajer umum

Contoh 3: Surat permintaan maaf atas kelakuan buruk

Dear Akasya,

Saya sangat menyesal atas perilaku saya yang tidak profesional dalam rapat tim malam ini. Saya menyela Anda berkali-kali dan melontarkan pernyataan tentang komitmen Anda di depan karyawan lain. Ini hanya kasar dan tidak sopan.

Saya selalu bersikeras pada aliran ide yang bebas dan lebih memilih komunikasi dua arah di tempat kerja. Ketika saya melontarkan pernyataan tentang komitmen Anda dan mengkritik Anda karena kesalahan kecil, saya merusak lingkungan kolaboratif tim.

Saya sedang mencari cara untuk mengendalikan tingkat stres saya sehingga situasi seperti itu tidak muncul di masa depan. Saya tidak meragukan kemampuan dan ketulusan Anda karena Anda telah berkali-kali menyelesaikan proyek tepat waktu. Oleh karena itu, saya akan meminta Anda untuk tidak menganggapnya serius.

Saya mengungkapkan penyesalan sekali lagi. Jika Anda ingin mendiskusikan masalah ini, jangan ragu untuk menghubungi saya.

Sincerly,

 

Anuj Pandy

Manajer umum