Proses manajemen kinerja

Bagaimana proses manajemen kinerja?

Proses manajemen kinerja adalah proses kolaboratif berbasis komunikasi di mana karyawan dan manajemen bekerja sama untuk merencanakan, memantau, dan meninjau tujuan, sasaran jangka panjang, lintasan pekerjaan, dan kontribusi komprehensif karyawan kepada perusahaan.

Proses ini berkelanjutan, dengan sesi reguler di mana manajemen dan karyawan memiliki kesempatan untuk memberi dan menerima umpan balik.

Menurut studi Gallup State of the American Workplace, hanya 22% karyawan yang terlibat dan berkembang. Karyawan yang terlibat dan berkembang lebih mungkin untuk mempertahankan kinerja yang kuat, bahkan selama masa-masa sulit. Ini juga berarti bahwa 78% tenaga kerja dapat melakukan pekerjaan dengan lebih baik jika saja organisasi mereka memiliki jenis proses manajemen yang tepat.

Beberapa alasan yang dikutip dalam penelitian ini untuk kurangnya motivasi adalah melihat karyawan yang kurang layak menerima promosi, kurangnya umpan balik yang dapat ditindaklanjuti, dan manajemen tidak melibatkan karyawan dalam penetapan tujuan. Semua ini secara bersama-sama menunjukkan pentingnya proses manajemen kinerja, dan mengapa setiap bagian harus dilakukan dengan baik agar proses secara keseluruhan berhasil.

Proses manajemen kinerja, bila dilakukan dengan benar, dirancang untuk memperbaiki masalah di tempat kerja, menyiapkan karyawan untuk sukses dalam mencapai tujuan mereka dan tujuan perusahaan secara keseluruhan.

Langkah-langkah proses manajemen kinerja

Langkah-langkah dalam proses manajemen kinerja dapat dipecah menjadi empat kategori besar: Perencanaan, pembinaan, peninjauan, dan pemberian penghargaan. Setiap langkah sama pentingnya, dan bersama-sama membentuk tulang punggung proses manajemen kinerja perusahaan.

Perencanaan

Langkah pertama dari proses manajemen kinerja adalah Perencanaan.

Tahap definisi

Proses manajemen kinerja dimulai dengan tahap perencanaan.

SDM dan manajemen perlu mendefinisikan pekerjaan itu sendiri, termasuk deskripsi yang komprehensif, tujuan jangka panjang dan pendek, mengidentifikasi tujuan utama dan mengembangkan metrik yang jelas tentang bagaimana tujuan dan sasaran tersebut akan dinilai.

Sasaran harus jelas, dilakukan dalam format SMART (spesifik, terukur, dapat dicapai, relevan, berdasarkan waktu) dan standar kinerja yang jelas harus ditetapkan.

Tahap umpan balik

Setelah manajemen menyelesaikan tahap pendefinisian, karyawan harus memiliki kesempatan untuk memberikan masukan tentang materi ini. Merekalah yang melakukan pekerjaan mereka dan akan memiliki wawasan kunci tentang keterampilan, kompetensi, dan tujuan apa yang paling membantu perusahaan untuk mencapai tujuan organisasi.

Tahap persetujuan

Manajemen dan karyawan sama-sama setuju dengan definisi peran, tujuan dan sasaran.

Dengan membuat langkah pertama dari proses manajemen kinerja ini menjadi kolaboratif, manajemen menetapkan tahapan untuk proses secara keseluruhan menjadi kolaboratif, dan karyawan merasa bahwa mereka terlibat dalam penetapan tujuan – hal yang penting, sebagaimana dibuktikan oleh studi Gallup.

Pembinaan

Atur pertemuan secara tepat waktu dan teratur

Setelah parameter pekerjaan dan tujuan untuk masa depan telah ditetapkan, langkah selanjutnya dari proses manajemen kinerja dimulai.

Proses pembinaan sangat penting dan harus dilakukan secara teratur. Rapat harus setidaknya dilakukan setiap tiga bulan, meskipun rapat bulanan adalah yang ideal.

Memberikan pelatihan, pembinaan, dan solusi yang diperlukan

Pertemuan-pertemuan ini harus fokus pada solusi dan peluang pembinaan, daripada tindakan hukuman untuk kinerja yang tidak baik.

Jika akuntabilitas dibuat negatif, maka karyawan akan menghindarinya daripada jujur ​​tentang di mana mereka mengalami kesulitan.

Dalam beberapa kasus, pembinaan manajemen seperti ini dapat sangat membantu organisasi.

Mintalah umpan balik di kedua sisi

Manajemen harus dapat memberi dan menerima umpan balik yang jujur ​​dan bekerja dengan karyawan daripada mengambil sikap agresif. Kemampuan untuk memberikan umpan balik yang dapat ditindaklanjuti penting di sini.

Tinjau kembali tujuan jika diperlukan

Ketika proses manajemen kinerja berlanjut, manajemen harus meninjau kembali tujuan untuk melihat apakah penyesuaian harus dilakukan, serta memperhatikan peluang pengembangan karir bagi karyawan mereka.

Langkah ini melibatkan peninjauan kinerja keseluruhan karyawan, seberapa baik proses itu sendiri bekerja, dan itu juga termasuk penghargaan – yang merupakan bagian yang sangat penting dari keseluruhan proses.

Meninjau

Meninjau kinerja karyawan

Pada akhir siklus manajemen kinerja tahunan, harus ada tinjauan karyawan, yang kadang-kadang juga disebut penilaian kinerja. Biasanya, ini diadakan setahun sekali, untuk melihat seberapa baik kinerja karyawan selama rentang waktu tersebut.

Harus ada catatan yang jelas dari check-in sebelumnya untuk menunjukkan kemajuan karyawan sepanjang tahun. Check-in bulanan adalah untuk membantu karyawan dalam memecahkan masalah, menyesuaikan tujuan dan tugas-tugas masa depan lainnya. Tinjauan kinerja ini merupakan satu-satunya langkah yang melihat ke belakang, untuk menilai perilaku tahun lalu.

Meninjau proses manajemen kinerja

Pada tahap ini, penting bagi manajemen dan karyawan untuk melihat tahun sebelumnya dan melihat seberapa baik proses manajemen kinerja berjalan.

Pertanyaan yang dapat diajukan adalah:

• Apakah tujuan pribadi dan organisasi terpenuhi? Jika tidak, mengapa?
• Tantangan apa yang dihadapi karyawan tersebut?
• Pelatihan apa yang akan membantu karyawan bekerja lebih baik?
• Bagaimana umpan balik manajemen membantu? Jika tidak, mengapa?
• Bagaimana prosesnya bisa dibuat lebih baik?
• Apakah waktu yang dihabiskan untuk proses ini efektif?

Meninjau penyelesaian tujuan secara keseluruhan

Tentu saja, salah satu pertanyaan utama yang harus dijawab adalah ‘apakah karyawan mencapai tujuan mereka?’ Seberapa baik karyawan tersebut berhasil dalam tugas yang diberikan kepada mereka sepanjang tahun?

Penting untuk melihat tujuan yang lebih kecil dan lebih besar, karena hal ini dapat memberikan indikasi area masalah di mana pelatihan atau intervensi dapat diterapkan.

Memberikan umpan balik yang dapat ditindaklanjuti

Bagian penting dari tinjauan adalah memberi dan menerima umpan balik.

Manajemen harus memberikan umpan balik yang dapat ditindaklanjuti untuk karyawan sehingga mereka mengetahui area di mana mereka dapat meningkatkan kinerja di masa depan.

Karyawan juga harus diundang untuk memberikan umpan balik tentang proses tersebut, dan bagaimana manajemen dapat melakukan yang lebih baik pada akhirnya.

Tindakan

Langkah terakhir dalam proses manajemen kinerja adalah tindakan.

Penghargaan dan pengakuan

Langkah terakhir dari proses manajemen kinerja adalah penghargaan dan pengakuan.

Langkah ini sangat penting – karyawan tidak akan tetap termotivasi jika mereka tidak diberi alasan untuk melakukannya. Ini tidak harus berupa uang, meskipun kemungkinan akan mencakup kompensasi uang. Penghargaan lainnya bisa berupa proyek baru, pengakuan di seluruh perusahaan, waktu istirahat, atau peluang kepemimpinan.

Menetapkan panggung untuk siklus manajemen kinerja tahun depan

Akhir siklus manajemen kinerja memberi manajemen dan karyawan satu kesempatan terakhir untuk menawarkan umpan balik pada proses secara keseluruhan dan meminta pemikiran dan umpan balik untuk tahap perencanaan untuk siklus tahun depan.