Tugas HRD

HRD mungkin merupakan departemen yang paling membingungkan di seluruh organisasi Anda—semua orang tahu bahwa mereka penting, tetapi sangat sedikit karyawan yang tahu mengapa.

Jadi apa yang dilakukan HRD?

Ada perbedaan besar antara departemen sumber daya manusia yang sehat yang berkontribusi pada pertumbuhan organisasi dan HRD jauh yang ada di suatu tempat dekat arsip basement dan hanya muncul setahun sekali untuk pesta liburan perusahaan.

Berikut adalah deskripsi mendalam tentang apa yang dilakukan HRD (atau apa yang seharusnya mereka lakukan) untuk memenuhi kebutuhan karyawan. Untuk memastikan perusahaan Anda memiliki HRD yang luar biasa, pastikan departemen tersebut memenuhi saran yang kami berikan ini.

Apa itu HRD?

Dalam istilah yang paling sederhana, HRD (Sumber Daya Manusia) adalah kelompok yang bertanggung jawab untuk mengelola siklus hidup karyawan (yaitu, merekrut, mempekerjakan, orientasi, pelatihan, dan memecat karyawan) dan mengelola tunjangan karyawan.

Apa tugas HRD?

Tanyakan kepada setiap karyawan apa itu HRD, dan Anda akan mendapatkan jawaban yang berkaitan dengan aspek pekerjaan yang paling tidak nyaman: pelanggaran kerja, PHK, dan pemecatan. Tetapi kenyataannya adalah bahwa HRD ada untuk mendukung karyawan. Ini benar-benar sumber daya bagi manusia.

Berikut ini merupakan beberapa tugas HRD:

Merekrut kandidat

HRD perlu memahami kebutuhan organisasi dan memastikan kebutuhan tersebut terpenuhi saat merekrut untuk posisi baru. Ini tidak sesederhana hanya memasang iklan di situs lowongan kerja: Anda harus menganalisis pasar, berkonsultasi dengan pemangku kepentingan, dan mengelola anggaran.

Kemudian, begitu lowongan tersebut diiklankan, penelitian lebih lanjut perlu dilakukan untuk memastikan bahwa kandidat yang tepat tertarik dan ditampilkan ke pengguna. Perekrutan adalah usaha besar dan mahal, kandidat yang tepat dapat merevitalisasi seluruh organisasi, tetapi kandidat yang salah dapat mengacaukan operasi.

Rekrut karyawan yang tepat

Sumber daya manusia bertugas mengatur wawancara, mengoordinasikan upaya perekrutan, dan penerimaan karyawan baru. Mereka juga bertanggung jawab untuk memastikan semua dokumen yang terkait dengan perekrutan seseorang diisi dan memastikan bahwa semuanya, sejak hari pertama hingga setiap hari berikutnya berhasil dinavigasi.

Proses penggajian

Setiap kali gajian bagian HRD harus melakukan perhitungan pajak dan absensi setiap karyawan. Biaya perlu diganti (reimbursed) dan kenaikan gaji dan bonus perlu ditambahkan juga. Jika menurut Anda tugas melakukan perhitungan pajak hanya dilakukan setahun sekali, bayangkan bagaimana rasanya berada di HRD (yang melakukannya setiap bulan) dan memastikan bahwa biaya yang mereka potong dilakukan dengan benar setiap periode pembayaran.

Melakukan tindakan disiplin

Tanggung jawab inilah yang menjadi alasan mengapa HRD cenderung mendapatkan reputasi buruk. Ketika dinavigasi secara tidak tepat, tindakan disiplin dapat menyebabkan hilangnya karyawan yang berharga dan bahkan dapat mengakibatkan litigasi atau reputasi yang buruk. Namun bila ditangani dengan tepat, tindakan disipliner dapat berakibat pada keberhasilan seorang karyawan.

Misalnya, jika perusahaan mengetahui bahwa karyawan tertentu secara rutin terlambat dan terus terlambat bahkan setelah karyawan tersebut menerima beberapa peringatan, HR dapat turun tangan dan menyelidiki alasan keterlambatan tersebut. Ini merupakan kesempatan untuk memberikan manfaat kepada karyawan seperti konseling kepada karyawan atau menawarkan sumber daya tambahan untuk membantu karyawan belajar hadir tepat waktu. Alih-alih menanggung biaya pemecatan dan kemudian merekrut pengganti untuk karyawan tersebut, ini bisa menjadi kesempatan belajar yang dapat meningkatkan karir karyawan tersebut.

Di sisi lain, terkadang tindakan disiplin bukanlah jalan terbaik untuk dilakukan. HRD terbaik tahu kapan seorang karyawan tidak cocok untuk sebuah perusahaan dan akan lebih bahagia di tempat lain. Seringkali, demi kepentingan terbaik karyawan, mereka harus dilepaskan, walaupun hal tersebut sangat sulit untuk dilakukan. Semuanya bergantung kepada HRD untuk mengembangkan hubungan yang cukup kuat antara manajer dan karyawan dan untuk mengidentifikasi kekompakan dan kesehatan tim.

Memperbaharui kebijakan

Kebijakan perlu diperbaharui (atau setidaknya diperiksa) setiap tahun seiring perubahan organisasi. Merupakan tugas HRD untuk membuat pembaruan resmi terhadap kebijakan dan menyarankan perubahan kebijakan ketika kebijakan perusahaan tidak lagi sesuai untuk perusahaan atau karyawan. Terkadang kebijakan harus diperbarui sebagai reaksi terhadap suatu kejadian. HRD harus selalu dilibatkan dan diajak berkonsultasi mengenai keputusan ini.

Menjaga catatan karyawan

Catatan ini membantu pemberi kerja mengidentifikasi kesenjangan keterampilan untuk membantu proses perekrutan dan menganalisis data demografis serta mematuhi peraturan. Mereka juga berisi rincian pribadi dan kontak darurat untuk setiap karyawan.

Melakukan analisis manfaat

Tetap kompetitif merupakan hal yang sangat penting ketika mencoba menarik bakat terbaik. Kandidat yang menjanjikan dapat memilih perusahaan lain dengan gaji lebih rendah jika manfaatnya lebih menarik. HRD harus secara rutin menyelidiki perusahaan serupa untuk melihat apakah manfaatnya sesuai. Misalnya, organisasi Anda dapat mempertimbangkan untuk memasukkan asuransi hewan peliharaan dalam daftar manfaatnya (karena mari kita nyatakan: hewan peliharaan dapat memiliki pengaruh besar pada kebahagiaan karyawan Anda).

Bagaimana HRD mendukung karyawan?

Selain tujuh contoh di atas, yang sebagian besar merupakan tanggung jawab operasional, HRD menyediakan lebih sedikit fungsi kuantitatif: Ia ada untuk membantu karyawan berkembang.

Bagaimanapun, karyawan adalah aset terbesar bagi organisasi. Oleh karena itu, melindungi kesejahteraan mereka adalah tugas HRD yang paling penting. Berikut adalah empat cara HRD membantu mendukung kebutuhan emosional dan karir karyawan:

Memberikan pertumbuhan karir

Stagnasi merupakan hal yang buruk untuk bisnis, dan menjaga karyawan terbaik Anda tetap di perusahaan adalah hal yang cerdas. HRD dapat memberikan jalur karir untuk membantu membimbing setiap karyawan menuju masa depan yang panjang di dalam perusahaan. HRD kemudian dapat melakukan check-in secara berkala untuk memandu karyawan lebih lanjut dalam jalur karier mereka.

Menawarkan pendidikan berkelanjutan

Terkadang pertumbuhan karir yang disebutkan di atas membutuhkan pelatihan tambahan. Organisasi Anda dapat memberikan bantuan pendidikan, dan HRD dapat membantu menentukan kelas dan program pelatihan mana yang terbaik bagi seorang karyawan di jalur karir yang ditentukan. HRD juga dapat bekerja dengan manajer untuk memastikan bahwa jadwal kerja karyawan cukup fleksibel untuk memungkinkan karyawan menghadiri kelas.

Melatih dan pendukung manajer

Manajer tidak dilahirkan. Mereka diciptakan. HRD dapat membantu memberikan panduan manajemen kepada manajer, memastikan bahwa departemen dan tim sesehat dan sefungsional mungkin. Ini mungkin termasuk mengirim manajer secara berkala ke pelatihan dan retret formal.

Mendukung kesehatan dan kebugaran

Penting untuk diingat bahwa karyawan adalah manusia. Mereka akan membutuhkan bantuan untuk mengatasi penyakit mental, masalah kesehatan, hutang, kehamilan, adopsi, dan berbagai kejadian kehidupan lainnya. HRD dapat membantu mendukung karyawan melalui semua ini dan keadaan lainnya.

Kapan harus menghubungi HRD

HRD yang tidak pernah berinteraksi dengan karyawan berarti tidak melakukan tugasnya. Saat Anda mengembangkan prosedur orientasi, beri tahu karyawan baru tentang kapan harus menghubungi HRD dan sumber daya apa yang ditawarkan HRD. HRD harus secara teratur menjadwalkan wawancara satu lawan satu dengan karyawan untuk memeriksa kemajuan karir mereka, kenyamanan dalam peran mereka, dan masalah lain yang mungkin dialami karyawan.

Mempertimbangkan tanggung jawab ini, karyawan harus merasa nyaman ketika menghubungi HRD apabila mereka mengalami atau dalam situasi serupa:

• Ketika Anda (atau rekan kerja) mengalami pelecehan atau diskriminasi dari rekan kerja Anda, termasuk manajer Anda
• Ketika Anda memiliki pertanyaan tentang manfaat, termasuk asuransi kesehatan yang disediakan perusahaan, atau hak yang dijamin oleh hukum
• Ketika keadaan pribadi Anda berubah (misalnya memiliki anak, perlu mengurangi jam kerja, membutuhkan akomodasi untuk penyandang disabilitas)
• Ketika Anda memiliki pertanyaan tentang kemajuan di perusahaan, termasuk peluang untuk mendapatkan promosi atau berpartisipasi dalam pelatihan tambahan
• Saat Anda membutuhkan pihak ketiga yang objektif untuk menyelesaikan masalah yang terkait dengan pekerjaan

Membangun HRD terbaik

HRD sangat berkontribusi pada budaya perusahaan: Jika HRD beracun, karyawan akan berkecil hati dan cenderung tidak ingin berkonsultasi dengan HRD untuk mendapatkan bantuan, baik masalah yang terkait dengan karir atau masalah pribadi.

Namun, jika HRD benar-benar peduli dengan kesejahteraan karyawan, budaya ini akan menjadi salah satu hal yang dapat memicu keterbukaan dan pertumbuhan.