Indikator kinerja karyawan

Indikator kinerja karyawan adalah kunci untuk melacak seberapa baik karyawan melakukan pekerjaan mereka. HRD harus memiliki metode untuk mengukur produktivitas dan efisiensi karyawan. Melacak indikator kinerja karyawan bermanfaat bagi organisasi dan karyawan. Kami telah mencantumkan 21 indikator kinerja karyawan yang harus Anda lacak, berikut dengan contohnya.

Secara umum, kita dapat membagi indikator kinerja karyawan menjadi empat kategori inti.

• Indikator kualitas kerja
• Indikator kuantitas kerja
• Indikator efisiensi kerja
• Indikator kinerja organisasi

Indikator kinerja karyawan kualitas kerja

Indikator kualitas kerja mencerminkan kualitas kinerja karyawan. Indikator yang paling umum digunakan adalah penilaian subjektif oleh manajer mereka.

Manajemen berdasarkan tujuan

Cara untuk menyusun penilaian subjektif seorang manajer adalah dengan menggunakan manajemen berdasarkan tujuan. Manajemen berdasarkan tujuan adalah model manajemen yang ditujukan untuk meningkatkan kinerja organisasi dengan menerjemahkan tujuan organisasi ke dalam tujuan individu tertentu. Tujuan ini sering kali berbentuk tujuan yang ditetapkan oleh karyawan dan manajer.

Karyawan bekerja menuju tujuan ini dan melaporkan kembali kepada manajer tentang kemajuan mereka. Gol-gol ini bahkan bisa diberi bobot tertentu (sejumlah poin). Setelah berhasil menyelesaikan tujuan ini, poin diberikan kepada karyawan. Pada gilirannya, manajer dapat membuat tujuan lebih nyata dan membuat tinjauan kinerja lebih berdasarkan data.

Penilaian subjektif oleh manajer

Di sebagian besar perusahaan, evaluasi kinerja karyawan dilakukan dua kali setahun dalam review kinerja. Karyawan dinilai berdasarkan beberapa kriteria, kualitas pekerjaan mereka menjadi yang paling umum.

Adaptasi dari skema ini disebut 9-box grid. 9-box grid didasarkan pada tabel 3×3 di mana karyawan dinilai berdasarkan kinerja dan potensinya. Karyawan dengan kinerja tinggi tetapi potensi rendah sangat cocok untuk fungsi mereka saat ini.

Karyawan di pojok kanan atas, mereka yang mendapat nilai tinggi baik dalam kinerja maupun potensi, sering kali ditunjuk untuk cepat maju melalui jajaran organisasi karena mereka dapat menambahkan nilai lebih tinggi ke jenjang yang lebih tinggi.

9-box grid ini adalah cara mudah untuk menilai nilai karyawan saat ini dan masa depan dan merupakan alat yang berguna untuk manajemen suksesi (yaitu ketika Anda ingin mempromosikan karyawan berpotensi Anda).

Cacat produk

Sulit untuk mengukur kualitas (produksi) secara objektif. Pendekatan yang sering digunakan oleh industri manufaktur yang lebih tradisional adalah menghitung jumlah cacat produk per karyawan atau per tim. Cacat, atau produk yang diproduksi secara tidak benar, merupakan indikasi kualitas kerja yang rendah dan harus dijaga seminimal mungkin.

Meskipun peningkatan standarisasi proses produksi telah membuat Indikator ini hampir tidak berguna, pendekatan untuk mengukur kinerja karyawan dapat diterapkan ke area lain, seperti contoh di bawah ini.

Jumlah kesalahan

Jumlah kesalahan input dapat bertindak sebagai alternatif dari cacat produk yang disebutkan sebelumnya. Misalnya, tim pengembangan perangkat lunak dapat mengukur kesalahan per seribu baris kode.

Hal yang sama berlaku untuk jumlah koreksi dalam pekerjaan tertulis atau jumlah bug dalam kode perangkat lunak. Khususnya dalam pemrograman komputer, satu kesalahan dapat menghentikan seluruh program dari bekerja. Ini dapat berdampak besar pada bisnis, terutama bagi perusahaan yang merilis versi perangkat lunak baru mingguan atau bulanan.

Ringkasnya sepotong kode adalah faktor kualitas penting lainnya. Jika sepuluh baris kode dapat menghasilkan hasil komputasi yang sama dengan 100 baris kode, maka yang pertama merupakan indikasi kualitas yang lebih baik.

Net promoter score

Net promoter score (NPS) dapat bertindak sebagai indikator kinerja karyawan. NPS adalah angka (biasanya antara 1 dan 10) yang mewakili kesediaan klien untuk merekomendasikan layanan perusahaan kepada klien potensial lainnya. Klien yang mendapat skor 9 atau 10 kemungkinan besar akan sangat puas dan akan bertindak sebagai promotor bagi perusahaan. Skor ini digunakan secara teratur untuk menilai karyawan penjualan. Misalnya, dalam penjualan mobil, dapat disertakan dalam formulir akhir yang harus ditandatangani pelanggan.

Keuntungan dari NPS adalah kesederhanaannya. Kerugiannya adalah tidak jarang karyawan menginstruksikan pelanggan untuk memberikan peringkat tertentu (yaitu 9 atau 10).

Umpan balik 360 derajat

Umpan balik 360 derajat adalah alat lain untuk mengukur kinerja karyawan. Untuk menilai skor karyawan, rekan kerja, bawahan, pelanggan, dan manajernya diminta untuk memberikan umpan balik tentang topik tertentu. Umpan balik ini sering mewakili pandangan yang akurat dan multi-perspektif tentang kinerja, tingkat keterampilan, dan poin peningkatan karyawan.

Umpan balik 180 derajat

Umpan balik 180 derajat adalah versi yang lebih sederhana dari alat umpan balik 360 derajat. Dalam sistem umpan balik 180 derajat, hanya kolega dan manajer langsung karyawan yang memberikan umpan balik. Oleh karena itu, sistem ini sering digunakan oleh pekerja yang tidak mengelola orang dan/atau tidak memiliki kontak langsung dengan pelanggan.

Force ranking

Force ranking (juga disebut kurva vitalitas) adalah cara memberi peringkat karyawan dengan meminta manajer membuat daftar karyawan terbaiknya hingga karyawan terburuknya. Dengan cara ini, semua karyawan perusahaan dibandingkan satu sama lain dan dievaluasi kinerjanya. Setiap peringkat ditujukan untuk meningkatkan kinerja kerja. 10% tenaga kerja terbawah dapat dipecat dan digantikan oleh pelamar teratas dari kumpulan bakat perusahaan, sebuah praktik yang diklaim dapat meningkatkan potensi tenaga kerja secara signifikan.

Namun, ada banyak kritik terhadap pendekatan ini dan sebagian besar perusahaan menghentikan praktik tersebut, termasuk General Electric, yang saat itu CEO Jack Welch mempopulerkan praktik tersebut.

Indikator kinerja karyawan berdasarkan kuantitas kerja

Karena kuantitas seringkali lebih mudah diukur daripada kualitas, ada beberapa cara untuk mengukur KPI karyawan ini. Indikator yang digunakan untuk menilai kuantitas akan bervariasi antar industri. Beberapa pekerjaan lebih sulit untuk diukur, atau tidak cocok dengan metode ini. Misalnya, di banyak negara, rumah sakit akan memiliki batas tempat tidur, yang ditetapkan oleh pemerintah. Jika demikian, dokter dan perawat tidak dapat menghitung berapa banyak pasien yang mereka izinkan untuk menggunakan tempat tidur tersebut. Namun, mengukur berapa hari yang dihabiskan pasien di tempat tidur akan lebih berguna.

Jumlah penjualan

Jumlah penjualan adalah cara yang sangat mudah untuk menentukan output karyawan penjualan. Ini berlaku terutama untuk ‘penjualan sederhana’. Artinya, misalnya, pedagang kaki lima yang terorganisir hanya mengarahkan pada jumlah penjualan, karena jika diberi waktu yang cukup, orang-orang dengan keterampilan terbaik akan menjual paling banyak dalam satu jam di lokasi yang sama. Ini adalah contoh indikator berdasarkan hasil.

Namun, ketika penjualan lebih kompleks (yaitu siklus penjualan yang lebih panjang), jumlah penjualan menjadi kurang dapat diandalkan karena frekuensi yang lebih rendah dan keacakan / keberuntungan akan memainkan peran yang lebih besar dalam keberhasilan hasil penjualan.

Siklus penjualan yang kompleks, seperti penjualan perangkat lunak (yang dapat memiliki siklus penjualan hingga 1,5 tahun) paling baik diukur dengan Indikator lainnya. Ini disebut Indikator proses, karena mewakili tindakan yang perlu dilakukan seseorang yang meningkatkan peluang penjualan yang sukses. Misalnya, orang yang menelepon paling banyak pelanggan, pada akhirnya, memiliki kesempatan terbaik untuk membuat penjualan yang sukses. Dalam hal ini, jumlah panggilan telepon akan menjadi Indikator yang lebih andal untuk kesuksesan penjualan jangka panjang.

Jumlah unit yang diproduksi

Industri yang berbeda memiliki cara yang berbeda untuk mengekspresikan output kuantitatif mereka. Dalam manufaktur tradisional, jumlah unit yang diproduksi seringkali merupakan Indikator kuantitatif yang dapat diandalkan. Dalam organisasi (layanan) modern, Indikator serupa masih digunakan. Misalnya, perusahaan dengan karyawan dalam peran entri data terkadang memantau penekanan tombol per menit untuk memastikan efisiensi.

Cara lain untuk mengukur produksi kuantitatif adalah dengan melacak jumlah baris kode yang dihasilkan oleh pemrogram (periksa misalnya pertanyaan/diskusi Quora tentang “berapa banyak baris kode yang ditulis oleh pemrogram profesional per jam?”).

Ada beberapa kelemahan nyata ketika menggunakan indikator produksi kuantitatif murni. Seperti pada contoh sebelumnya, hanya ketika keluaran seseorang sangat sederhana, maka indikator seperti itu dapat digunakan. Contohnya adalah jumlah Rubik’s Cubes yang dapat diselesaikan dalam satu jam, karena pemain Rubik’s Cubes yang terampil dapat menyelesaikan lebih dari seratus per jam.

Sebagai catatan tambahan: ketika Anda telah memilih Indikator yang relevan, pastikan untuk memasukkannya ke dalam dasbor SDM (sumber daya manusia) taktis atau dalam laporan SDM Anda.

Waktu penanganan, resolusi panggilan pertama, kualitas kontak, dll

Pusat kontak adalah salah satu tempat yang paling banyak digerakkan oleh Indikator kinerja karyawan. Indikator KPI karyawan mencakup waktu penanganan rata-rata, ini merupakan waktu rata-rata pelanggan berada di telepon, termasuk saat mereka diminta menunggu dan resolusi panggilan pertama, yang merupakan jumlah penelepon yang masalahnya teratasi saat pertama kali mereka menelepon.

Lainnya termasuk kualitas kontak, yang merupakan peringkat yang dapat diberikan pelanggan pada panggilan, dan tingkat layanan yang merupakan ukuran berapa banyak panggilan dijawab dalam satuan waktu (misalnya 90% panggilan dijawab dalam 25 detik).

Indikator kinerja karyawan berdsarkan efisiensi kerja

Kesulitan dari indikator kinerja karyawan kualitatif dan kuantitatif adalah bahwa mereka tidak dapat langsung diukur (membutuhkan proses pengumpulan data). Ketika seorang programmer menulis 40 baris kode per jam, mereka menghasilkan banyak kode, tetapi itu tidak berarti apa-apa tentang kualitas kode.

Harus selalu ada keseimbangan antara kuantitas dan kualitas. Keseimbangan ini diukur dalam efisiensi kerja, karena Indikator ini mempertimbangkan sumber daya (misalnya waktu dan uang: kuantitas) yang dibutuhkan untuk menghasilkan keluaran (kualitas) tertentu.

Sulit untuk mencapai keseimbangan ini, yang merupakan salah satu alasan mengapa banyak perusahaan sulit melakukan penilaian karyawan dan praktik penilaian kinerja itu sendiri. Perusahaan seperti Deloitte, GE, dan Adobe membatalkan ulasan kinerja terutama karena alasan ini.

Namun, data kinerja yang solid akan membantu organisasi untuk memprediksi kinerja masa depan.

Indikator kinerja karyawan berdasarkan tingkat organisasi

Organisasi juga dapat menggunakan Indikator kinerja karyawan untuk menilai daya saing mereka sendiri. Indikator ini umumnya digunakan untuk menilai efisiensi seluruh tenaga kerja, dibandingkan dengan karyawan individu.

Pendapatan per karyawan

Pendapatan per FTE = Total pendapatan / FTE

Fungsi ini menghitung pendapatan per FTE (full-time equivalent). Indikator ini memberikan perkiraan rata-rata tentang berapa banyak penghasilan yang dihasilkan oleh seorang karyawan. Pendapatan rendah dan banyak karyawan memberikan peringkat yang lebih rendah daripada kombinasi pendapatan tinggi dan lebih sedikit karyawan. Indikator ini juga dapat digunakan untuk membandingkan perusahaan. Perhatikan infografis berikut ini yang dibuat oleh Expert Market:

Dalam bukunya Exponential Organizations, Salim Ismail sering mengacu pada Indikator ini. Menurutnya, organisasi linier memiliki fungsi linier karyawan dan laba, sedangkan organisasi eksponensial memiliki fungsi eksponensial karyawan dan laba. Itulah salah satu alasan mengapa organisasi-organisasi ini tumbuh lebih cepat.

Laba per FTE

Laba per FTE = Total laba / FTE

Laba per FTE (full-time equivalent) adalah Indikator yang mirip dengan yang sebelumnya, tetapi berfokus pada laba, bukan pendapatan. Laba perusahaan adalah total pendapatan dikurangi biaya. Laba tinggi per karyawan adalah Indikator yang solid dari kesehatan keuangan organisasi.

Human Capital ROI

Human Capital ROI adalah Indikator KPI karyawan yang menilai nilai modal manusia (yaitu pengetahuan, kebiasaan, dan atribut sosial dan pribadi). Dengan menghitung pendapatan perusahaan (dikurangi biaya operasional dan biaya kompensasi dan manfaat) dan membagi angka ini dengan total biaya kompensasi dan manfaat yang dibayarkan perusahaan kepada karyawannya, Anda dapat menghitung ROI modal manusia.

Pendekatan ini dipopulerkan oleh Jac Fitz-enz dalam bukunya The ROI of Human Capital. Namun, pendekatannya untuk mengukur sumber daya manusia jauh dari andal dan dapat mengalami perubahan besar (kami mempelajari bukunya dan mencoba menghitung Indikator ROI untuk sejumlah perusahaan besar di Belanda. Hasilnya mengecewakan, karena Indikatornya gagal. untuk mempertimbangkan faktor-faktor penting, seperti PHK, biaya tak terduga, dan kejadian tidak berulang lainnya).

Tingkat Ketidakhadiran

Ketidakhadiran dan kinerja adalah dua konstruksi yang sangat berkorelasi. Karyawan yang sangat termotivasi dan terlibat secara umum mengambil lebih sedikit hari sakit (hingga 37% lebih sedikit, menurut Gallup). Selain itu, karyawan yang tidak hadir kurang produktif dan tingkat ketidakhadiran yang tinggi di seluruh organisasi merupakan indikator utama dari kinerja organisasi yang lebih rendah.

Lembur per Karyawan

Lembur per FTE = Total jam lembur / FTE

Rata-rata lembur per FTE adalah indikator kinerja karyawan akhir. Sementara perusahaan mungkin mencoba memotivasi karyawan dengan lembur, kinerja cenderung menurun secara keseluruhan, jika staf akhirnya bekerja terlalu keras. Hal ini pada gilirannya cenderung berkontribusi pada moral yang lebih rendah dan melemahkan retensi.

Kesimpulan

Tidak mungkin untuk menangkap kinerja dalam satu Indikator kinerja karyawan. Artikel ini memberikan ikhtisar yang komprehensif, tetapi tidak ada satu indikator yang sempurna. Mengapa? Karena memang belum ada. Indikator kinerja utama terbaik untuk karyawan saat ini adalah menggabungkan indikator kualitatif dan kuantitatif. Sebagian besar perusahaan mencoba melakukan ini dengan meminta manajer dan kolega untuk meninjau kinerja orang, dalam putaran umpan balik 180 atau 360 derajat.

Dan kami pikir itulah cara yang harus dilakukan. Indikator terbaik adalah kombinasi dari berbagai Indikator kinerja karyawan kualitatif dan kuantitatif, yang dilakukan oleh banyak orang.

Indikator kinerja sering digabungkan dengan data rekrutmen untuk memprediksi karyawan mana yang paling mungkin menjadi yang berkinerja terbaik. Hal ini dilakukan dengan membandingkan profil kandidat dengan kinerja mereka setahun kemudian. Pola dalam data ini dapat digunakan sebagai masukan untuk membuat keputusan perekrutan yang lebih baik bagi kandidat baru.