Tugas manajer personalia

Departemen personalia sering dianggap sebagai bagian penting dari banyak organisasi. Mereka hadir di banyak industri, dan menjalankan banyak fungsi berbeda dalam tanggung jawab mereka sehari-hari.

Departemen personalia bertindak sebagai penghubung antara pemberi kerja dan karyawan untuk membantu memastikan keduanya diperlengkapi dengan baik untuk melakukan pekerjaan mereka dengan aman dan efektif. Sementara beberapa organisasi memiliki departemen personalia sendiri, yang lain mungkin menggunakan perusahaan dari luar (outsourcing). Apa pun yang digunakan oleh perusahaan, tugas manajer personalia adalah membantu menjaga integritas struktural dan organisasi di tempat kerja. Walaupun bagian personalia kadang-kadang dianggap sebagai departemen disiplin perusahaan, pada kenyataannya, personalia memegang banyak tanggung jawab di sebuah perusahaan. Mulai dari memastikan karyawan dibayar dan menerima tunjangan hingga mengawasi pengembangan karyawan, departemen personalia memiliki tujuan untuk menciptakan tempat kerja di mana pemberi kerja dan karyawan dapat berkembang. Di artikel ini, Anda akan menemukan tugas utama manajer personalia:

• Rekrutmen
• Pelatihan dan pengembangan
• Menjaga hubungan pemberi kerja dan karyawan
• Menjaga budaya perusahaan
• Mengelola tunjangan karyawan
• Menciptakan lingkungan kerja yang aman
• Menangani tindakan disiplin

Bagi banyak organisasi, menarik dan mempertahankan talenta terbaik di industri adalah prioritas. Manajer personalia memainkan peran penting dalam hal ini, membantu membangun masa depan perusahaan dengan mengawasi proses perekrutan. Untuk memulainya, bagian personalia dapat bekerja dengan manajer departemen atau supervisor untuk mempelajari posisi sedang dibuka, termasuk persyaratannya dan kualitas kandidat yang ideal. Departemen personalia kemudian dapat menetapkan strategi perekrutan. Termasuk membuat posting pekerjaan internal dan eksternal, menyaring resume pelamar yang masuk dan materi lamaran lainnya, dan melakukan wawancara awal. Personalia juga bertanggung jawab untuk pemeriksaan referensi profesional dan pemeriksaan latar belakang untuk memverifikasi bahwa kandidat memenuhi syarat untuk bekerja di perusahaan.

Pelatihan dan pengembangan

Mempekerjakan karyawan yang memenuhi syarat hanyalah salah satu aspek dari pekerjaan departemen personalia. Untuk mempertahankan bakat dan tetap kompetitif, manajer personalia mungkin juga bertanggung jawab untuk meluncurkan inisiatif pengembangan karyawan. Ini memerlukan pelatihan di tempat kerja, program pengembangan profesional, atau peluang pendidikan yang memungkinkan karyawan untuk tumbuh dan berkembang dalam peran mereka saat ini—atau mempersiapkan mereka untuk kemajuan karir dalam organisasi. Departemen personalia tahu bahwa berinvestasi dalam pelatihan dan pengembangan memberikan manfaat bagi perusahaan dan karyawan. Bagi perusahaan, ini berarti produktivitas karyawan akan menjadi lebih tinggi, dan tingkat turnover yang lebih rendah. Bagi karyawan, melihat perusahaan berinvestasi dalam pengembangan mereka dapat membantu mereka merasa lebih dihargai, meningkatkan kepuasan kerja, dan mendorong mereka untuk tetap bersama perusahaan.

Hubungan pemberi kerja-karyawan

Aspek lain dari tempat kerja yang dikelola departemen personalia adalah hubungan pemberi kerja-karyawan. Dengan fungsi ini, departemen personalia berusaha untuk membantu pengusaha dan karyawan melihat satu sama lain sebagai kontributor bersama bagi perusahaan, menumbuhkan dinamika positif di antara keduanya. Manajer personalia juga dapat membantu menyusun dan menentukan kebijakan perusahaan yang memastikan keadilan dan kesetaraan di tempat kerja.

Ketika seorang karyawan memiliki keluhan di tempat kerja—apakah mengenai kompensasi, tunjangan, beban kerja, jam kerja, atau apa pun—departemen personalia dapat bertindak sebagai penghubung antara karyawan dan pemberi kerja, membantu menyelesaikan perselisihan apa pun. Secara keseluruhan, ketika departemen HRD berhasil menciptakan hubungan karyawan yang positif, atasan dapat mempercayai karyawan mereka dan lebih menghargai masukan mereka, dan di sisi lain, karyawan dapat lebih menghormati dan menghargai atasan mereka.

Mempertahankan budaya perusahaan

Elemen budaya perusahaan dapat mencakup praktik perekrutan yang baik, pengembangan berkelanjutan, dan hubungan antar karyawan yang kuat. Namun, belum tentu itu adalah sesuatu yang dapat Anda capai dan lanjutkan. Departemen personalia terlibat dalam pekerjaan berkelanjutan untuk memastikan bahwa budaya perusahaan mereka tetap solid sepanjang waktu.

Dalam proses orientasi karyawan, manajer personalia dapat berbagi nilai, norma, dan visi perusahaan dengan karyawan—membiasakan mereka dengan keseluruhan etos organisasi. Outing bersama tim, pembangunan komunitas, dan sistem penghargaan atau program pengakuan apa pun adalah cara tambahan yang dapat dilakukan departemen personalia untuk menjaga motivasi dan moral karyawan tetap tinggi. Mempertahankan budaya perusahaan juga berarti harus bisa mengidentifikasi segala kekurangan dalam organisasi dan memiliki kemampuan untuk mengatasinya secara efektif.

Mengelola tunjangan karyawan

Dari sisi administrasi, departemen personalia mengawasi tunjangan perusahaan yang diamanatkan. Sementara pemberi kerja diharuskan memberikan beberapa tunjangan seperti jaminan sosial, kompensasi pekerja, tunjangan lain seperti cuti, jaminan kecelakaan, dan lain sebagainya, ini berfungsi sebagai insentif tambahan bagi karyawan yang bekerja di perusahaan.

Tentu saja, program tunjangan karyawan berbeda-beda di setiap organisasi. Terlepas dari manfaat spesifik yang ditawarkan oleh pemberi kerja, mengelola semua komponen ini adalah pekerjaan yang kompleks. Hal ini membutuhkan manajer personalia yang berpengalaman dalam pemahaman mereka tentang program tunjangan perusahaan dan memiliki kemampuan untuk menjelaskan dengan jelas dan menjawab pertanyaan apa pun yang mungkin dimiliki karyawan mengenai kebijakan mereka.

Menciptakan lingkungan kerja yang aman

Selain mengelola tunjangan, departemen personalia juga bertanggung jawab untuk melindungi keselamatan karyawan di tempat kerja—baik fisik maupun emosional. Dalam arti fisik, personalia harus memastikan tempat kerja bebas dari bahaya, biasanya melalui analisis tempat kerja serta pencegahan dan pengendalian bahaya. Personalia juga dapat menetapkan program keselamatan melalui pelatihan manajemen risiko dan memberikan informasi tentang prosedur dan protokol untuk setiap skenario darurat.

Keselamatan di tempat kerja harus sesuai dengan peraturan ketenagakerjaan. Departemen personalia memiliki tanggung jawab untuk memelihara lingkungan kerja yang mempromosikan rasa hormat dan martabat bagi semua karyawan. Mereka juga harus memastikan bahwa karyawan dilindungi dari perilaku seperti pelecehan, diskriminasi, intimidasi, dan eksploitasi. Mereka dapat memberikan sesi pelatihan bagi karyawan, manajer, dan supervisor untuk belajar mengidentifikasi praktik berbahaya dan mengetahui cara melaporkannya bila diperlukan.

Menangani tindakan disiplin

Prosedur disiplin dan pemutusan hubungan kerja adalah hal yang rumit. Manajer personalia harus tahu bagaimana menanganinya secara adil dan konsisten untuk menjaga situasi berjalan lancardan mencegah konflik. Ini mungkin akan melibatkan proses pendisiplinan yang jelas, apakah itu termasuk peringatan tertulis atau penurunan jabatan. Terlepas dari itu semua, manajer personalia harus memiliki sistem untuk meminta pertanggungjawaban karyawan.

Selain itu, departemen personalia dapat berkonsultasi dengan penasihat hukum untuk memastikan perusahaan bertindak sesuai dengan hukum, menghindari situasi yang salah dari penanganan dan tuntutan hukum. Pada akhirnya, departemen personalia memiliki tanggung jawab untuk menegakkan kebijakan organisasi dan persyaratan hukum, sambil tetap menjaga martabat dan kemanusiaan karyawannya.