Mengapa komunikasi karyawan yang efektif penting dan bagaimana meningkatkannya

Kita pada dasarnya adalah makhluk sosial, dan berkomunikasi dengan orang lain adalah sesuatu yang wajar. Tetapi pada beberapa kesempatan, segalanya menjadi lebih kompleks.

Dalam sebuah organisasi, orang terkadang merasa terisolasi dan kewalahan dengan struktur departemen yang tidak jelas; oleh karena itu, mereka merasa sulit untuk menyesuaikan diri dan mengetahui siapa yang harus dihubungi jika ragu atau mengajukan saran. Dalam situasi seperti itu, kita cenderung membiarkannya pergi dan diam. Itu masalah besar bagi perusahaan, karena tenaga kerja yang terlibat dan termotivasi adalah sumber kehidupan organisasi mana pun.

Dalam artikel ini, kami membagikan beberapa tips bermanfaat yang dapat Anda gunakan untuk meningkatkan komunikasi karyawan yang efektif dan, karenanya, kepercayaan diri dan produktivitas.

Memberikan suara untuk semua

Komunikasi karyawan yang efektif jauh melampaui menjaga tim tetap up to date pada tujuan dan tugas. Ini melibatkan lingkungan yang ramah di mana setiap orang memiliki suara dan didorong untuk berbagi ide, perasaan, dan cara baru untuk menyelesaikan sesuatu.

Ketika karyawan tahu suara mereka didengar, mereka merasa lebih termotivasi dan diberdayakan, yang mengarah pada peningkatan retensi bakat, untuk menyebutkan satu manfaat tunggal. Selain itu, ini meningkatkan kreativitas, proaktif, dan pertumbuhan pribadi. Ada banyak cara untuk memberikan suara kepada karyawan Anda. Mari kita lihat beberapa di antaranya.

Komunikasi atas-bawah vs. komunikasi dua arah

Di masa lalu, orang terbiasa hanya menerima informasi dan menyimpan pikirannya sendiri, tetapi sekarang tidak lagi, karena komunikasi media massa bukan lagi satu-satunya cara untuk mendapatkan informasi. Saat ini, semua orang dapat berbagi, berkomentar, dan membuat konten, dan kami terbiasa tidak hanya menjadi penerima tetapi juga pengirim. Jadi mengapa di tempat kerja itu harus berbeda?

Jika Anda ingin melibatkan staf Anda, hal pertama yang harus dilakukan adalah mengembangkan kebijakan komunikasi terbuka dan mempraktikkannya. Misalnya, jika Anda memiliki budaya umpan balik yang pendiam, inilah saatnya untuk menyebarluaskan bahwa Anda bersedia mendengarkan apa yang dikatakan tim Anda dan melibatkan semua orang.

Dikatakan demikian, komunikasi top-down juga berperan dalam komunikasi karyawan, karena manajer mendapatkan informasi dari high-end dan tahu siapa yang perlu tahu apa. Itu adalah aliran informasi penting yang membantu tim tetap up to date tanpa kewalahan dengan informasi yang tidak perlu.

Tetapi karena komunikasi dari atas ke bawah jauh lebih mudah, mari kita fokus pada bagaimana meningkatkan komunikasi dua arah. Ada banyak cara untuk melakukannya, seperti survei, menyediakan alat yang tepat, menggunakan template untuk komunikasi visual, ulasan dan umpan balik kinerja diri, dan Anda harus menerapkan sebanyak mungkin.

Survei karyawan

Membuat survei karyawan adalah pendekatan yang lebih tradisional namun sangat efisien untuk memberikan suara kepada semua orang dan mendapatkan informasi berharga tentang aspek inti organisasi.

Tidak seperti tinjauan kinerja dan tinjauan kinerja diri, yang terkait dengan mata pelajaran sehari-hari, survei karyawan memberikan kesempatan untuk memikirkan dan mengungkapkan perasaan mereka tentang hal-hal yang komprehensif. Juga, survei adalah tempat yang nyaman untuk memberikan umpan balik tentang aspek-aspek inti dalam suatu organisasi.

Dan jika Anda ingin memastikan umpan balik yang jujur ​​dan menambahkan dosis dorongan ekstra, pertimbangkan untuk membuat jawaban tetap anonim, karena beberapa orang mungkin malu atau takut untuk menuliskan pendapat tertentu. Tanyakan apa departemen mereka sebagai gantinya, sehingga Anda dapat mengidentifikasi sektor mana yang perlu diperbaiki, misalnya.

Survei karyawan entah bagaimana seperti riset pelanggan, tetapi diarahkan ke publik internal. Jadi, langkah pertama ketika memutuskan pertanyaan apa yang akan Anda ajukan adalah mengingat bahwa karyawan yang puas akan menghasilkan pelanggan yang bahagia.

Melakukan hal ini akan menciptakan budaya umpan balik, dan orang-orang akan terbiasa berbagi pemikiran mereka dengan manajer dan kolega karena hal itu menunjukkan bahwa Anda peduli dengan apa yang mereka katakan.

Ajukan pertanyaan yang lebih baik, dapatkan jawaban yang lebih baik

Untuk mendapatkan jawaban yang lebih baik, buatlah survei karyawan Anda sesingkat mungkin. Mengajukan terlalu banyak pertanyaan mungkin membuat karyawan Anda kesal, dan jawabannya tentu tidak akan sebaik jika Anda membatasi survei Anda menjadi sekitar 10 pertanyaan. Jadi pertimbangkan untuk melakukan survei yang lebih kecil secara teratur daripada satu survei ekstensif setahun sekali.

Pertanyaan harus difokuskan untuk menemukan masalah, menemukan poin untuk perbaikan, dan memungkinkan karyawan untuk mengatakan apa yang menurut mereka dapat ditingkatkan oleh perusahaan Anda dalam hal manajemen sumber daya, lingkungan tempat kerja, kesejahteraan, dan banyak lagi.

Saat membuat survei karyawan, praktik yang baik adalah membaginya menjadi empat bagian, seperti pertumbuhan pribadi, lingkungan kerja, efisiensi manajemen, dan pertanyaan umum tentang perusahaan. Melakukan hal ini akan membantu Anda mengatur survei dan membuat peta pikiran yang terorganisir untuk bertukar pikiran tentang pertanyaan.

Ulasan kinerja dan ulasan kinerja diri

Melakukan tinjauan kinerja positif adalah pendekatan terbaik untuk menyatukan berbagai hal dan menyarankan area untuk perbaikan. Tinjauan kinerja yang berfokus pada solusi membuat karyawan percaya diri, karena umpan balik yang konstruktif menyoroti pencapaian dengan melunakkan kritik dengan pujian.

Umpan balik yang konstruktif tidak hanya memotivasi karyawan tetapi juga mendorong mereka untuk memberikan umpan balik pada aspek-aspek seperti kebijakan, budaya, tujuan, dan harapan.

Dengan memberikan umpan balik yang ramah, Anda menciptakan lingkungan yang nyaman di mana karyawan didorong untuk mengekspresikan diri, yang merupakan peran penilaian kinerja dalam komunikasi karyawan yang efektif. Jika, selain itu, Anda memberi mereka templat ulasan kinerja, Anda bisa mendapatkan wawasan untuk memecahkan masalah yang bahkan tidak Anda ketahui ada.

Alat untuk komunikasi karyawan yang efektif

Waktu yang dihabiskan perusahaan hampir sepenuhnya dari jarak jauh telah mengajarkan banyak hal tentang komunikasi jarak jauh, dan adalah bijaksana untuk menggunakan pengetahuan yang diperoleh dengan susah payah ini ketika kembali ke model kerja di tempat.

Juga, pekerjaan jarak jauh ada di sini untuk tinggal. Banyak pekerja mencari model kerja hibrida, Anda mungkin ingin mempekerjakan karyawan asing, atau mungkin tim Anda perlu berkolaborasi dengan tim dari berbagai cabang dan kota yang berbeda.

Jadi mengandalkan alat komunikasi diperlukan, dan ada alat untuk setiap kebutuhan di tempat kerja. Dari rapat virtual, pesan, manajemen proyek hingga komunikasi visual, alat komunikasi membantu kami memanfaatkan waktu dan energi kami sebaik mungkin.

Komunikasi visual

Mengandalkan visual adalah cara yang bagus untuk berkomunikasi dengan cara yang jelas dan menarik. Dan jika Anda menggunakan template infografis SDM untuk itu, lebih baik lagi, karena Anda akan menyediakan konten standar dan dapat disesuaikan kepada karyawan Anda, sehingga mereka dapat menggunakannya untuk berbagi ide dan tip, memberikan umpan balik, penilaian diri, dan banyak lagi.

Selain itu, manajer dapat menggunakan visual untuk menginformasikan, berbagi kebijakan, dan prosedur seputar tugas, karena tidak ada yang suka membaca blok besar teks ketika gambar dapat memberikan informasi yang sama dengan cara yang jelas dan mudah diingat. Jadi, jika Anda membuat dokumen visual dan menarik dengan menggunakan infografis, diagram lingkaran, dan peta pikiran, Anda akan menghemat waktu dan energi.

Visual dapat meningkatkan buletin internal, presentasi, acara virtual, dan webinar, untuk mengutip beberapa manfaat. Menggunakan infografis diagram alur, misalnya, memudahkan untuk mengomunikasikan instruksi terkait tugas.

Bagan alir juga merupakan alat yang berguna untuk menstandardisasi proses dan membantu karyawan Anda beradaptasi dengan perubahan karena menyediakan panduan visual langkah demi langkah dan pengambilan keputusan yang mudah dipahami.

Bertemu secara virtual dan tatap muka

Pertemuan virtual memiliki banyak keuntungan dibandingkan pertemuan tatap muka, seperti lebih murah dan memakan waktu.

Tetapi rapat secara virtual juga memiliki kelemahan, seperti gangguan teknis dan kurangnya perhatian, jadi ada baiknya mengembangkan strategi untuk memanfaatkan rapat virtual sebaik-baiknya. Anda dapat memulai dengan memberikan panduan visual kepada manajer dan karyawan tentang menjalankan rapat yang lebih produktif, berbagi kiat seperti:

• Uji dan persiapkan, jadi tidak ada yang akan lengah oleh masalah teknis;
• Aktifkan video, karena kurangnya koneksi dan perhatian adalah kelemahan rapat virtual yang paling signifikan;
• Menentukan tujuan-tujuan. Ini adalah poin paling kritis untuk semua rapat, tetapi terlebih lagi jika menyangkut pengaturan virtual;
• Tulis agenda dan bagikan dengan peserta, karena ini memberi waktu untuk umpan balik dan saran topik;
• Buatlah langsung ke intinya dan sesingkat mungkin. Rentang perhatian kami terbatas, jadi bagilah agenda Anda menjadi bagian-bagian kecil jika Anda memiliki terlalu banyak topik untuk didekati. Juga, mengadakan pertemuan rutin membuat orang tetap berhubungan dan lebih akrab satu sama lain;
• Bagikan laporan, visualisasi data, atau dokumen apa pun beberapa hari sebelumnya, sehingga semua orang dapat membaca dan menyiapkan ide dan poin diskusi. Ini akan membuat pertemuan Anda lebih produktif dan singkat.
• Pertemuan tatap muka, di sisi lain, lebih baik untuk berbagi informasi yang lebih dalam dan mempromosikan persahabatan. Jadi, jika Anda kembali ke model kerja di tempat atau hibrida, Anda juga harus menjalankan pertemuan tatap muka sesekali, meninggalkan rapat virtual untuk topik sehari-hari yang lebih banyak.
• Mengadakan pertemuan bulanan dan mengganti pertemuan tatap muka mingguan atau harian Anda dengan keseimbangan pertemuan virtual yang baik adalah titik awal yang baik.

Garis besar harapan dan tujuan dengan jelas

Memiliki tujuan dan tenggat waktu yang jelas membantu menjaga tim bebas dari kesalahpahaman. Harapan yang lebih transparan mengurangi miskomunikasi karena segala sesuatunya dinyatakan dengan baik dan, idealnya, dimuat di koran. Akibatnya, karyawan menjadi lebih fokus pada tugas mereka, kurang stres, dan tidak merasa terdorong ketika menghadapi tinjauan kinerja.

Menetapkan tujuan bahkan lebih membantu ketika manajer dan karyawan mendiskusikan dan menyepakati ekspektasi yang ditetapkan. Orang cenderung termotivasi ketika mereka bertanggung jawab untuk membuat peta jalan mereka. Ini juga memastikan Anda menetapkan pencapaian yang realistis dan membuat karyawan bertanggung jawab atas tujuan mereka.

Praktik yang baik adalah menyimpan daftar tujuan penting untuk membantu tim mengatur alur kerja mereka. Untuk memberikan daftar prioritas, pertimbangkan untuk membuat daftar periksa harian dan mingguan, karena ini adalah pengingat yang bagus dan alat yang mudah diikuti.

Kesimpulan

Komunikasi karyawan yang efektif mengarah pada peningkatan produktivitas dan keharmonisan tempat kerja. Terlebih lagi, ketika Anda mencapai arus komunikasi yang lancar, karyawan tidak akan merasa diabaikan, yang, antara lain, meningkatkan moral tim dan retensi bakat.

Jadi, jika Anda ingin melihat hasil positif yang dibawa oleh komunikasi karyawan yang efektif, mulailah dengan menciptakan budaya umpan balik dan kebijakan komunikasi dua arah. Setelah itu, inilah saatnya untuk mempraktikkannya, dan Anda memiliki banyak alat untuk melakukannya, seperti visual, rapat, survei, tinjauan kinerja, dan tinjauan kinerja diri.