Key Performance Indicator (KPI) adalah: Definisi dan contohnya

Sebagian besar bisnis dan organisasi menetapkan tujuan untuk mencapai tujuan yang tepat dan memenuhi kebutuhan para pemangku kepentingannya. Sasaran tersebut dimulai dari atas dan mengalir ke bawah ke setiap tim dalam organisasi, masing-masing melakukan fungsi unik untuk memajukan bisnis.

Ada banyak cara berbeda untuk menetapkan dan mengukur tujuan. Salah satu cara populer untuk mengukur kemajuan individu, tim, atau perusahaan menuju suatu tujuan adalah dengan menggunakan indikator kinerja utama, atau KPI, yang menetapkan standar keberhasilan untuk tujuan bisnis tertentu.

Dalam artikel ini, kami mendefinisikan indikator kinerja utama dan menawarkan contoh spesifik dengan panduan langkah demi langkah untuk membuat KPI untuk diri sendiri, tim, atau bisnis Anda.

Apa indikator kinerja utama?

Indikator kinerja utama (KPI) adalah nilai terukur yang menentukan seberapa efektif individu, tim, atau organisasi dalam mencapai tujuan bisnis. Organisasi menggunakan KPI untuk membantu individu di semua tingkatan memfokuskan pekerjaan mereka untuk mencapai tujuan bersama. KPI juga membantu bisnis memahami apakah mereka menggunakan waktu, anggaran, dan bakat mereka untuk strategi, tugas, dan alat yang tepat untuk mencapai tujuannya.

Profesional juga dapat menetapkan KPI pribadi untuk mengukur keberhasilan individu mereka, memandu upaya pengambilan keputusan mereka, dan meningkatkan kinerja dari waktu ke waktu. Dengan melacak KPI, baik individu maupun organisasi dapat lebih memahami perkembangan mereka dan berkembang bersama pasar.

Jenis KPI

KPI dapat digunakan di hampir semua bagian bisnis. Berikut adalah dua jenis utama yang dapat digunakan untuk memperhitungkan kebutuhan kelompok yang menggunakannya:

Lagging vs. Leading KPI Lagging KPI mengukur keadaan bisnis saat ini dan pencapaiannya menuju tujuan setelah jangka waktu tertentu. KPI terkemuka mengukur dan menentukan keadaan masa depan bisnis.

KPI tinggi vs. rendah Indikator kinerja utama yang menargetkan seluruh tujuan organisasi disebut KPI tinggi. Indikator-indikator ini mengukur keberhasilan perusahaan secara keseluruhan. KPI yang menargetkan proyek yang lebih kecil, seperti strategi departemen, disebut KPI rendah.

Apa yang membuat KPI bagus?

Kemampuan bisnis untuk melacak kemajuannya menuju tujuan hanya efektif jika kualitas KPI-nya. Dengan menggunakan kerangka “SMARTER”, KPI yang baik harus memiliki kualitas sebagai berikut:

• Spesifik: KPI harus berupa deskripsi yang terperinci, sederhana, dan jelas tentang apa yang sebenarnya ingin Anda capai. Misalnya, “Tingkatkan kepuasan pelanggan” terlalu luas. KPI yang lebih baik adalah, “Tingkatkan peringkat kepuasan pelanggan sebesar 10% pada akhir Q3.”
• Terukur: Seperti yang ditunjukkan dalam contoh di atas, KPI harus dapat diukur untuk menetapkan definisi kesuksesan yang tepat. Saat memikirkan cara mengukur, pertimbangkan untuk menggunakan jumlah dolar, persentase, atau angka mentah.
• Dapat dicapai: Sebaiknya KPI Anda ambisius namun dapat dicapai dengan alasan. Ini memastikan individu yang bekerja ke arah mereka termotivasi dan tertantang tetapi tidak kelelahan. Ini juga membantu menetapkan harapan yang realistis dengan pemangku kepentingan dan kepemimpinan perusahaan.
• Relevan: KPI Anda harus membantu memajukan tujuan bisnis utama yang lebih besar dari tim di atas Anda. Misalnya, jika Anda berada di tim sukses klien yang berada di bawah organisasi pemasaran perusahaan, KPI Anda harus selaras dengan tujuan pemasaran. Semua KPI harus selaras dengan tujuan bisnis utama yang lebih besar.
• Terikat waktu: Pilih jumlah waktu yang ambisius namun realistis di mana Anda akan mengukur kemajuan Anda menuju KPI. Misalnya, Anda mungkin memutuskan ingin mencapai jumlah penjualan pembaruan tertentu pada akhir kuartal, bulan, atau tahun kalender.
• Evaluasi: Memeriksa KPI Anda secara teratur adalah cara yang bagus untuk memastikan Anda masih bekerja menuju tujuan yang tepat. Selama evaluasi Anda, Anda mungkin mengajukan pertanyaan seperti, Apakah KPI saya masih relevan? Apa penghambat utama kesuksesan? Apakah saya memiliki anggaran, alat, bakat, dan dukungan yang tepat? Setelah periode KPI ini selesai, apa yang harus diukur selanjutnya?
• Evaluasi Ulang/Sesuaikan Ulang: Pertimbangkan untuk mengevaluasi kembali KPI Anda pada periode tertentu—mungkin di tengah jangka waktu KPI Anda dan sekali lagi di akhir. Luangkan waktu ini untuk menentukan apakah perlu melakukan perubahan pada KPI Anda agar selalu mutakhir, dapat dicapai, relevan, dan sejalan dengan tujuan perusahaan.

Cara membuat KPI

Ikuti langkah-langkah ini untuk memilih dan menerapkan indikator kinerja utama:

Tentukan tujuan akhir Anda

Ciptakan visi yang jelas tentang apa yang ingin Anda capai. Jaga agar tujuan ini tetap sederhana dan lugas. KPI Anda harus terhubung dengan tujuan bisnis utama yang strategis dan berdampak bagi organisasi. Tanpa visi yang jelas, Anda berisiko bekerja menuju sesuatu yang pada akhirnya membuang-buang waktu, energi, uang, dan sumber daya. Pertimbangkan untuk bertemu dengan manajer Anda untuk memastikan Anda menetapkan tujuan yang baik dan meminta mereka meninjau KPI Anda setelah Anda menetapkannya.

Ajukan pertanyaan kinerja utama (KPQ)

Pertimbangkan untuk mengembangkan KPQ, atau pertanyaan yang menentukan apakah Anda telah mencapai tujuan. Saat menyusun KPQ, cobalah untuk menghindari pertanyaan sederhana ya-atau-tidak seperti, “Sudahkah saya memenuhi kuota penjualan saya?” Alih-alih, ajukan pertanyaan terbuka yang menggugah pikiran seperti, “Bagaimana saya bisa memasarkan portofolio produk saya dengan lebih baik?” Jawaban atas KPQ Anda akan memberi Anda informasi yang baik untuk membuat KPI yang bermanfaat.

Contoh lain dari KPQ meliputi:

• Hasil apa yang ingin saya capai?
• Mengapa hasil itu penting?
• Bagaimana saya bisa mendefinisikan kemajuan?
• Bagaimana saya bisa mempengaruhi hasilnya?
• Bagaimana saya tahu bahwa saya telah mencapai tujuan akhir saya?

Identifikasi informasi apa yang sudah Anda miliki

Sebelum menetapkan metrik untuk menangani KPQ Anda, lihat apakah departemen atau manajer lain sudah mengumpulkan informasi tersebut. Jika demikian, Anda cukup menyesuaikan persamaan dan menerapkannya pada strategi bisnis Anda. Mengumpulkan data yang ada juga membantu menetapkan target realistis untuk KPI Anda.

Kumpulkan data pendukung

Luangkan waktu untuk mengumpulkan informasi tambahan untuk membuat KPI. Bergantung pada tujuannya, informasi ini mungkin berupa tren industri, demografi, rata-rata lalu lintas, kinerja email, tingkat konversi, atau analisis pesaing. Gunakan informasi ini untuk menginformasikan indikator kinerja utama Anda.

Hindari hanya mengukur KPI yang sama dengan pesaing Anda. Setiap bisnis adalah unik dan apa yang berhasil untuk satu perusahaan mungkin tidak bekerja untuk yang lain. Dedikasikan waktu untuk menunjukkan dengan jelas metrik apa yang akan menguntungkan perusahaan Anda berdasarkan kekuatan, kelemahan, peluang, dan ancamannya.

Tentukan seberapa sering Anda akan mengukur setiap KPI

Selanjutnya, mengidentifikasi irama yang baik untuk memeriksa kemajuan menuju KPI. Sebaiknya tentukan terlebih dahulu bagaimana dan kapan Anda akan mengukur, termasuk alat mana yang akan Anda gunakan untuk menarik data terlebih dahulu.

Ingatlah bahwa KPI Anda dapat, dan dalam banyak kasus, harus berkembang dan diperbarui. Seiring berkembangnya bisnis, penting agar KPI ditinjau kembali dan disesuaikan untuk mencerminkan perubahan tersebut. Pantau status KPI secara teratur untuk memastikannya masih berguna dan lacak informasi yang Anda inginkan.

Tetapkan tujuan jangka pendek dan jangka panjang untuk KPI

Misalnya, jika KPI Anda ingin menjual 2.400 keanggotaan ke layanan Anda selama setahun, yang terbaik adalah memecahnya menjadi pencapaian jangka pendek. Dalam skenario ini, Anda dapat menetapkan sasaran jangka pendek untuk menjual 200 keanggotaan baru per bulan. Kemudian, Anda dapat menggunakan tarif ini untuk menentukan apakah Anda perlu mengubah ekspektasi atau strategi saat Anda melangkah.

Gagal mencapai tujuan tidak berarti memilih KPI tertentu adalah keputusan yang buruk. Sebaliknya, Anda dapat menggunakan data yang Anda kumpulkan dan informasi yang Anda pelajari untuk meningkatkan kinerja di masa mendatang. Dengan mengidentifikasi kekurangan Anda, Anda dapat melakukan penyesuaian yang sesuai. Ingat, KPI dirancang untuk membantu perusahaan dan individu membuat keputusan bisnis yang baik dan terus meningkat dari waktu ke waktu.

Delegasikan tanggung jawab untuk KPI

Ada banyak faktor yang bergerak dalam hal pengembangan dan pemeliharaan KPI. Pastikan Anda telah dengan jelas menugaskan individu atau tim untuk tugas-tugas tertentu. Penilaian, pengumpulan dan interpretasi data, pemantauan dan penyajian KPI semuanya harus dipertanggungjawabkan.

Bagikan KPI dengan kepemimpinan dan pemangku kepentingan yang sesuai

Berkontribusi pada kesuksesan organisasi Anda dengan mengomunikasikan strategi, kemajuan, dan hasil. Bersikaplah transparan saat mendiskusikan apa yang Anda ukur dan mengapa. Ini dapat membantu karyawan dan pemangku kepentingan merasa diinvestasikan atau “dibeli” untuk mencapai tujuan.

Semua anggota tim harus menyadari tujuan sehingga mereka dapat bekerja ke arah mereka dan memberikan umpan balik yang diperlukan. Indikator kinerja utama tidak statis, dan Anda harus memperbaruinya saat kebutuhan organisasi Anda berkembang.

Melaporkan KPI

Setelah Anda mengukur indikator kinerja utama, Anda mungkin ingin atau diminta untuk mempresentasikan kemajuan Anda dalam laporan KPI. Ini biasanya berguna bagi para pemimpin proyek, pemimpin tim, manajer, dan penyelia untuk berkomunikasi dengan manajemen perusahaan, kepala departemen, atau pemangku kepentingan lainnya. Berikut adalah tiga kategori laporan KPI yang mungkin Anda buat bergantung pada informasi yang dibutuhkan audiens dan tujuan Anda:

Analytical report	Operational report	Strategic report
This report details the KPI and works to explain what impacted your results most. This might include historic KPI data for comparison.	This report provides data about how KPIs measure an organization’s daily operations so management can make well-informed decisions.	This report reflects the health of the organization and its progress so stakeholders can determine whether the company is meeting goals.

Apa yang harus disertakan dalam laporan KPI

Meskipun laporan Anda harus ditulis untuk memenuhi kebutuhan audiens dengan cara yang mencerminkan tujuan atau proyek Anda dengan tepat, ada beberapa informasi penting yang mungkin berguna untuk disertakan.

Berikut adalah beberapa contoh informasi utama yang mungkin Anda sertakan dalam laporan KPI Anda:

• Sasaran: Identifikasi dengan jelas tujuan mana yang dievaluasi oleh KPI.
• Metrik: Nyatakan indikator kinerja utama yang dapat diukur, relevan, dan dapat ditindaklanjuti yang Anda gunakan untuk tujuan pengukuran
• Rasional: Jelaskan mengapa Anda atau tim Anda memilih KPI ini dan bagaimana data yang dihasilkan berkontribusi pada kesuksesan perusahaan.
• Frekuensi: Nyatakan seberapa sering Anda mengukur indikator kinerja utama Anda dan pada frekuensi berapa Anda akan memeriksanya kembali.
• Sumber: Identifikasi di mana Anda mengumpulkan data dan pertimbangkan untuk membagikan formula untuk menghitung data.
• Visual: Gunakan bagan, tabel, atau grafik untuk memudahkan pemahaman. Jika berlaku, bandingkan dengan visual sebelumnya dari jenis yang sama untuk melacak kemajuan dari waktu ke waktu.
• Komentar: Di sini Anda dapat secara singkat menambahkan informasi atau interpretasi relevan lainnya dari metrik yang Anda peroleh.

Kiat pelaporan KPI

Berikut adalah beberapa tip tambahan untuk mempersiapkan presentasi Anda:

• Laporan Anda harus ringkas dan mudah dimengerti. Pertimbangkan untuk menyempurnakan data Anda menjadi hanya takeaways penting.
• Gunakan visual. Grafik dan grafik tren dapat membuat hasil lebih mudah dipertahankan.
• Menyederhanakan informasi teknis. Pastikan untuk menjelaskan istilah teknis menggunakan sumber daya seperti glosarium.
• Jujurlah, apapun hasil laporannya. Jika indikator kinerja utama menunjukkan perusahaan atau departemen tidak mencapai tujuannya, buatlah rencana tentang bagaimana Anda akan mencapai hasil yang lebih baik di masa depan.
• Sertakan data historis. Jika perusahaan telah menjalankan metrik sebelumnya pada indikator kinerja utama ini, bandingkan data saat ini dengan data sebelumnya untuk mengevaluasi kemajuan.
• Tawarkan pelaporan reguler. Jadwalkan pembaruan rutin di seluruh masa pakai KPI untuk menyajikan dan membandingkan data saat berubah. Pantau kemajuan dan tentukan seberapa sering Anda akan mempresentasikan temuan Anda kepada pemangku kepentingan secara berkelanjutan.

Contoh KPI menurut industri

Ukuran kinerja utama perusahaan akan bervariasi tergantung pada industri dan tujuan organisasi. Misalnya, perusahaan teknologi mungkin mengukur pertumbuhan dengan membandingkan pendapatan setiap tahun, sementara pengecer mungkin melihat penjualan toko yang sama.

Beberapa KPI akan lebih kuantitatif daripada yang lain. Misalnya, penghasilan umumnya lebih mudah diukur dengan angka pasti, sementara kepuasan pengguna dengan produk, layanan, atau situs terbuka untuk ditafsirkan. Indikator kinerja dapat didasarkan pada keuangan, layanan pelanggan, pemasaran, penjualan, manufaktur, sumber daya manusia, rantai pasokan, dan lainnya. Berikut adalah beberapa kemungkinan KPI untuk industri yang berbeda.

Penjualan dan keuangan

Contoh KPI berbasis penjualan dan keuangan dapat mencakup:

• Laba sebelum bunga, pajak, depresiasi dan amortisasi (EBITDA)
• Laba bersih (berapa banyak pendapatan yang ditahan perusahaan setelah membayar pajak, pengeluaran, dll.)
• Laba kotor (berapa banyak pendapatan yang ditahan perusahaan setelah dikurangi biaya produksi barang yang dijual)
• Biaya (untuk mengetahui cara menurunkannya)
• Perbandingan pendapatan yang diproyeksikan vs. aktual
• Perbandingan pengeluaran vs. anggaran
• Rasio hutang vs ekuitas
• Penjualan hari yang luar biasa (DSO) (jumlah rata-rata hari yang diperlukan untuk menerima pembayaran setelah penjualan)
• Penjualan regional atau nasional
• Penjualan dari pelanggan baru
• Ulangi pendapatan penjualan
• Proposal yang diterbitkan dan/atau hilang
• Penawaran ditutup
• Jumlah pertemuan prospek selama periode yang ditentukan
• Jumlah item yang dikembalikan
• Jumlah penjualan online vs. di toko
• Perputaran persediaan (berapa lama waktu yang dibutuhkan produk dalam persediaan untuk dijual)
• Ukuran penjualan rata-rata
• Biaya pemeliharaan staf penjualan

Pemasaran

Contoh indikator kinerja utama pemasaran dapat mencakup:

• Dolar yang dihabiskan untuk pemasaran selama periode tertentu
• Traffic online (jumlah pengunjung website perusahaan)
• Lalu lintas online organik (jumlah pengunjung situs web perusahaan melalui mesin pencari)
• Lalu lintas web (untuk menentukan berapa banyak pengunjung baru vs. kembali)
• Lalu lintas seluler
• Rasio klik-tayang (rasio lalu lintas web yang mengklik iklan tertentu)
• Jumlah kunjungan ke konten tertentu
• Peringkat SEO (tempat konten web Anda muncul di hasil mesin pencari untuk kata kunci tertentu)
• Pertumbuhan lalu lintas media sosial
• Pendapatan penjualan yang diperoleh dari kampanye pemasaran online
• Memasarkan prospek yang memenuhi syarat (pelanggan potensial yang telah mengindikasikan bahwa dia kemungkinan akan membeli produk atau layanan perusahaan)
• Prospek yang memenuhi syarat penjualan (pelanggan potensial yang telah diteliti, diperiksa, dan ditentukan kemungkinan akan membeli produk atau layanan perusahaan)
• Biaya per lead
• Hubungan pelanggan

Contoh indikator kinerja utama berbasis layanan pelanggan dapat mencakup:

• Pelanggan diperoleh selama periode yang ditentukan
• Lalu lintas pejalan kaki di dalam toko
• Persentase pelanggan yang tidak terus membayar layanan atau membeli produk
• Biaya akuisisi pelanggan
• Nilai seumur hidup pelanggan (untuk menentukan cara terbaik mendapatkan dan mempertahankan pelanggan)
• Retensi pelanggan
• Kepuasan pelanggan atau skor kepuasan pelanggan
• Skor promotor bersih berbasis survei (untuk menentukan apakah pelanggan akan merekomendasikan perusahaan kepada orang lain)
• Tiket dukungan pelanggan dan waktu respons atau penyelesaiannya
• Jumlah panggilan ke layanan pelanggan
• Jumlah keluhan pelanggan melalui email, telepon atau metode lainnya

Sumber daya manusia dan lapangan kerja

Contoh indikator kinerja utama berbasis sumber daya manusia atau karyawan dapat mencakup:

• Jumlah karyawan baru
• Biaya per sewa
• Jumlah promosi
• pergantian karyawan
• Kepuasan karyawan melalui tanggapan survei
• Tingkat pensiun
• Tingkat ketidakhadiran (untuk menentukan berapa banyak produktivitas yang hilang karena karyawan sakit atau hari-hari pribadi)
• Tingkat pelatihan dan pengembangan berdasarkan nilai tes sebelum dan sesudah pelatihan
• Rasio daya saing gaji (untuk menentukan bagaimana gaji rata-rata perusahaan Anda dibandingkan dengan pesaing Anda atau industri secara keseluruhan)

Keberhasilan karyawan

Contoh indikator kinerja utama yang mungkin digunakan karyawan untuk melacak perkembangan mereka sendiri meliputi:

• Target pribadi seperti kuota penjualan
• Penyelesaian proyek dalam jangka waktu tertentu
• Unit diproses atau masalah diselesaikan hari, minggu, bulan, dll.
• Kecepatan kerja
• Kepuasan pelanggan
• Kepuasan kerja
• Ketidakhadiran

Cara menggunakan KPI untuk kinerja individu

Anda dapat menerapkan strategi di atas untuk mencapai tujuan Anda sendiri sebagai karyawan. Menetapkan tujuan untuk diri sendiri dan mengukurnya dengan KPI yang relevan dapat membantu Anda tetap di jalur dan mencapainya. Keberhasilan Anda harus berkontribusi langsung pada tujuan perusahaan. Dengan menggunakan KPI, Anda dan manajer Anda dapat melacak apakah Anda mencapai sasaran target dan mengambil langkah yang tepat untuk mencapainya.

Pertimbangkan untuk memulai dengan menyelaraskan tujuan dan KPI Anda dengan departemen atau organisasi Anda. Ini berarti kesuksesan Anda juga kesuksesan perusahaan Anda. Berikut ini contohnya, jika visi perusahaan adalah menciptakan kepuasan pelanggan yang tinggi:

• Tujuan perusahaan: Mengurangi persentase pelanggan yang tidak puas sebesar 30%
• Sasaran individu: Meningkatkan keluhan yang diselesaikan sebesar 15% selama periode tertentu
• KPI Perusahaan: Menyelesaikan keluhan pelanggan yang belum terselesaikan setiap minggu
• KPI Individu: Kurangi persentase penyelesaian keluhan yang memuaskan vs. penyelesaian keluhan yang tidak memuaskan

Anda juga dapat menggunakan KPI untuk melacak pertumbuhan dan kesuksesan profesional Anda dalam perusahaan. Misalnya, Anda dapat membandingkan data dari waktu ke waktu menggunakan metrik seperti kecepatan kerja, akurasi, tingkat tanggung jawab, atau kualitas kerja untuk menentukan apakah Anda meningkat. Jika demikian, Anda tahu bahwa Anda menambah nilai bagi perusahaan. Jika Anda tidak memenuhi tujuan Anda, Anda mungkin mempertimbangkan untuk menyesuaikan fokus dan taktik Anda.

Lacak tujuan profesional jangka pendek dan jangka panjang

KPI dapat membantu Anda merencanakan tujuan karir dengan menetapkan tujuan pengembangan jangka pendek dan jangka panjang juga. KPI jangka pendek mungkin harian atau bahkan setiap jam, seperti berapa lama Anda menyelesaikan tugas tertentu. Ini adalah indikator waktu nyata dari kinerja dan kemampuan Anda untuk memenuhi tenggat waktu. KPI jangka panjang melacak tujuan karir selama berbulan-bulan atau setahun dan membantu memandu kemajuan Anda.

Catat dan simpan data KPI

Pastikan untuk mencatat dan menyimpan data KPI yang Anda kumpulkan sehingga Anda dapat menggunakannya sebagai contoh pertumbuhan karir Anda saat mencari promosi atau wawancara dengan perusahaan lain. Jika Anda memulai di posisi entry-level, tetapkan KPI yang mencerminkan tanggung jawab inti Anda serta potensi Anda. Pilih indikator kinerja yang akan menguntungkan atasan Anda sambil mendukung tujuan profesional Anda. Presentasikan metrik ini dalam wawancara mendatang saat Anda maju ke posisi yang lebih tinggi.

Dengan menggunakan indikator kinerja utama, perusahaan dan individu dapat mengukur keberhasilan dan kemajuan mereka. Metrik ini dapat membantu Anda dan perusahaan Anda membuat keputusan bisnis yang tepat, meningkatkan kinerja, dan memahami kinerja Anda dalam suatu industri. Dengan KPI yang bijaksana, Anda dapat melacak kemajuan profesional Anda untuk membuat keputusan yang cerdas, memenuhi tujuan, dan meningkatkan kinerja.