Cara membuat ringkasan proyek

Ringkasan proyek sangat penting untuk memastikan bahwa proyek dijalankan secara efektif. Terlepas dari apakah Anda bekerja untuk memberikan layanan atau membuat produk, ringkasan proyek dapat menyiapkan proyek Anda untuk sukses. Untungnya, mudah untuk mempelajari cara membuat ringkasan proyek. Pada artikel ini, kita akan membahas apa itu project brief dan bagaimana cara menulisnya.

Apa itu ringkasan proyek?

Sebuah proyek singkat adalah dokumen penting yang menguraikan ide-ide proyek. Ringkasan proyek yang baik adalah seperti peta yang memandu proyek menuju penyelesaian yang berhasil. Ini harus meringkas pendekatan proyek dan proses yang akan digunakan tim untuk mencapai tujuan proyek. Ini harus mencakup semua tujuan proyek, tonggak, tugas utama, kiriman dan sumber daya yang diperlukan. Ini akan menjabarkan persyaratan dan jangka waktu untuk mencapai persyaratan tersebut. Sebuah proyek singkat harus menjawab pertanyaan tentang siapa, apa, kapan dan mengapa yang berkaitan dengan proyek.

Ringkasan proyek juga menghemat waktu dan uang dengan memastikan bahwa Anda memahami apa yang diperlukan untuk membuat proyek berhasil sejak awal. Menulis ringkasan proyek memastikan bahwa proyek Anda berjalan lancar dan Anda mendapatkan klien yang bahagia.

Cara menulis ringkasan proyek

Untuk memanfaatkan manfaat dari ringkasan proyek, Anda perlu memahami cara menulisnya. Berikut ini adalah elemen dasar yang harus disertakan dalam ringkasan proyek Anda:

Profil perusahaan

Langkah pertama dalam membuat ringkasan proyek adalah memahami siapa klien Anda dan menyampaikan pemahaman itu dalam profil perusahaan. Mulailah dengan ikhtisar bisnis klien. Sertakan nama, lini produk, fitur industri, dan elemen lain yang akan membantu tim Anda memahami klien dan merek. Ini akan membantu untuk melihat misi dan visi perusahaan. Anda juga harus memahami siapa pesaing klien.

Ikhtisar proyek

Bagian berikutnya harus mencakup deskripsi proyek dan rincian tentang ruang lingkup dan skala proyek. Apa tujuan dari proyek tersebut? Apakah untuk membangun situs web? Untuk membuat gadget? Jelaskan itu di sini.

Ini juga di mana Anda akan menguraikan siapa yang akan bertanggung jawab untuk proses yang berbeda selama proyek berlangsung. Anda juga ingin mencari tahu mengapa klien Anda ingin mengambil proyek ini dan mengidentifikasi hambatan potensial apa pun.

Tujuan, ruang lingkup, dan metrik

Tetapkan tujuan yang jelas, terdefinisi dengan baik, terukur, realistis yang ingin dicapai oleh proyek. Melakukan ini pada awal proyek akan membantu menjaga tim Anda tetap pada jalurnya. Ini juga tempat Anda ingin menentukan apa yang ada, dan tidak, dalam lingkup proyek Anda.

Tentukan apa metrik untuk menentukan keberhasilan proyek. Ini harus menjadi tujuan yang terukur. Misalnya, tujuan Anda mungkin membantu klien Anda meningkatkan penjualan online sebesar 50%. Inilah saatnya untuk memastikan bahwa Anda memiliki sumber daya yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan Anda.

Target audiens

Personalisasi proyek Anda dengan mengembangkan pemahaman tentang audiens target. Ini akan menjadi pengguna produk yang dibuat proyek. Anda akan ingin menentukan informasi demografis, perilaku, preferensi, minat, dan sasaran audiens target. Klien Anda mungkin memberikan informasi ini atau beberapa penelitian mungkin diperlukan dari pihak Anda. Informasi ini akan memberi Anda wawasan yang tajam tentang bagaimana memenuhi kebutuhan audiens target Anda.

Jadwal dan anggaran

Di bagian ini, Anda ingin menentukan garis waktu untuk mencapai tujuan Anda dan untuk menyelesaikan proyek. Tetapkan pencapaian dengan tanggal jatuh tempo untuk membantu Anda tetap di jalur dan mencapai tujuan Anda. Ini juga tempat Anda ingin menetapkan anggaran keseluruhan untuk proyek tersebut. Nyatakan dengan jelas bagaimana anggaran akan dialokasikan.

Contoh

Berikut ini adalah contoh ringkasan proyek untuk proyek mendesain ulang situs web klien:

Profil Perusahaan

Zippy Cycles adalah produsen sepeda yang berbasis di Raleigh, Carolina Utara, yang mengkhususkan diri pada sepeda berkualitas tinggi, sepeda roda tiga, dan aksesori keselamatan yang terjangkau untuk anak laki-laki dan perempuan berusia 3 hingga 12 tahun. Pernyataan misi perusahaan adalah “Untuk merancang, memproduksi, dan mendistribusikan sepeda dan sepeda roda tiga untuk anak laki-laki dan perempuan, untuk memberikan nilai kepada pelanggan kami dan untuk menciptakan budaya perusahaan yang kondusif bagi kreativitas dan kebahagiaan karyawan kami.” Visi Zippy adalah “Dunia di mana setiap anak laki-laki dan perempuan memiliki akses ke sepeda atau roda tiga yang aman dan menyenangkan.”

Ulasan Proyek

Situs web Zippy telah beroperasi dengan arsitektur desain visual yang ada sejak online pada tahun 2003. Situs tersebut telah menambahkan konten yang signifikan sejak saat itu, termasuk 8.000 halaman dan perpustakaan besar dokumen terkait. Karena itu, situs web menjadi semakin sulit bagi pengguna untuk dinavigasi. Situs menerima 2.000 lebih banyak pengunjung unik per hari daripada yang diterima saat diluncurkan, tetapi waktu rata-rata di situs dan jumlah halaman yang dikunjungi telah menurun bahkan ketika kunjungan halaman unik meningkat.

Tujuan, ruang lingkup, dan metrik

Tujuan dari proyek ini meliputi:

• Bermigrasi ke sistem manajemen konten (CMS)
• Meningkatkan navigasi sehingga memudahkan pengunjung untuk menemukan konten yang mereka cari
• Desain visual yang diperbarui dan modern

Metrik dari proyek ini meliputi:

• Meningkatkan waktu yang dihabiskan di situs sebesar 25%
• Peningkatan jumlah halaman yang dikunjungi sebesar 15%

Berikut ini adalah di luar ruang lingkup proyek ini:

• Membuat materi situs web baru

Target audiens

Target audiens untuk proyek ini termasuk anak-anak di bawah 12 tahun dan orang tua mereka. Faktor motivasi utama untuk anak-anak termasuk warna, desain dan fitur menyenangkan seperti lonceng dan pita. Perhatian utama orang tua meliputi biaya dan keamanan.

Jadwal dan anggaran

Proyek ini akan mengikuti jadwal berikut:

• Batas akhir desain ulang situs web adalah 31 Agustus 2021.
• Rapat tinjauan desain 25% akan diadakan dengan klien pada atau sebelum 15 Februari 2021.
• Rapat tinjauan desain 50% akan diadakan dengan klien pada atau sebelum 30 April 2021.
• Rapat tinjauan desain 75% akan diadakan dengan klien pada atau sebelum 30 Juni 2021.

Anggaran yang diproyeksikan adalah $25.000.