Buku Besar vs Jurnal Umum

Akuntan menggunakan sistem terstruktur untuk melaporkan data keuangan untuk sebuah perusahaan. Meskipun banyak struktur pelaporan yang berbeda membantu mengatur transaksi moneter dalam bisnis, dua sistem yang paling umum digunakan adalah buku besar dan jurnal umum. Mengetahui bagaimana kedua struktur ini berfungsi dapat membantu Anda memahami dan menjalankan prinsip dasar akuntansi untuk bisnis. Pada artikel ini, kami membagikan detail tentang praktik akuntansi jurnal umum dan buku besar dan menjelaskan persamaan dan perbedaan antara keduanya, dengan templat dan contoh keduanya.

Apa itu buku besar umum?

Buku besar adalah catatan akuntansi formal yang melacak setiap transaksi bisnis untuk sebuah perusahaan. Buku besar umum digunakan untuk melacak semua akun yang relevan. Mereka termasuk akun neraca dan akun laporan laba rugi. Buku besar juga menyediakan riwayat transaksi dan saldo saat ini untuk akun bisnis.

Buku besar digunakan untuk menyiapkan laporan keuangan perusahaan. Angka-angka yang dihitung dalam buku besar ditransfer ke neraca saldo sebelum difinalisasi untuk membuat saldo akun. Buku besar biasanya melacak lima item utama termasuk:

• Pengeluaran
• Kewajiban
• Aktiva
• Pendapatan
• Modal

Apa itu jurnal umum?

Jurnal umum adalah dokumen yang mencatat transaksi bisnis secara berurutan. Ini adalah tempat pertama untuk mencatat entri data untuk transaksi unik yang tidak ditentukan dalam jurnal akuntansi lain, seperti cek atau faktur yang diterbitkan. Jurnal umum mencatat akun-akun yang akan dikredit dan akun-akun yang akan didebet, jumlah yang akan dikreditkan dan deskripsi singkat tentang transaksi tersebut. Angka-angka yang dimasukkan ke dalam jurnal umum masih mentah atau tidak seimbang sampai Anda memindahkannya ke buku besar untuk perhitungan keuangan yang sebenarnya.

Jurnal umum merupakan salah satu jenis jurnal akuntansi, sedangkan jurnal lainnya biasanya dikhususkan untuk memenuhi kebutuhan bisnis, seperti jurnal penjualan atau pembelian. Entri jurnal umum dapat mencakup tanggal, nomor seri dan kartu kredit atau catatan debit. Setelah selesai, Anda dapat memindahkan item-item ini dari jurnal ke buku besar yang sesuai. Contoh ayat jurnal umum antara lain:

• Depresiasi
• Penjualan aset perusahaan
• Hutang dianggap negatif

Buku besar vs. jurnal umum

Buku besar dan jurnal umum menyediakan cara bagi akuntan untuk mencatat dan mengelola transaksi bisnis. Kemajuan teknologi dalam perangkat lunak akuntansi memungkinkan profesional akuntansi untuk membuat versi elektronik dari buku besar dan jurnal dan memasukkan transaksi pada saat yang sama menggunakan menu drop-down tunggal.

Buku besar dan jurnal melayani fungsi yang berbeda dalam akuntansi keuangan sementara juga mendukung informasi transaksi yang sama. Berikut adalah beberapa cara utama fungsi buku besar dan jurnal umum:

Entri

Entri dalam jurnal umum mencakup rincian seperti tanggal, nomor seri dan informasi transaksi. Mereka biasanya berasal dari jenis transaksi yang unik dan jarang terjadi yang tidak sesuai dengan jurnal akuntansi yang lebih spesifik. Seperti entri jurnal lainnya, item dari jurnal umum diposting atau dipindahkan ke buku besar setelah dicatat.

Dalam buku besar, entri diringkas tanpa banyak detail. Angka-angka dari buku besar kemudian ditambahkan ke akun induk yang berbeda. Entri ke jurnal dan buku besar dapat dibuat secara manual atau dibuat secara otomatis melalui perangkat lunak seperti sistem titik penjualan.

Tujuan

Tujuan dari jurnal adalah untuk menyediakan lokasi pertama untuk entri transaksi. Setelah item dicatat, itu pergi dari jurnal ke buku besar. Buku besar berfungsi sebagai tempat untuk menyimpan data transaksi secara keseluruhan, yang kemudian dapat dipecah menjadi buku besar yang lebih kecil.

Jurnal umum biasanya digunakan untuk investigasi. Akuntan dapat melihat kembali ke jurnal umum untuk menemukan rincian lebih lanjut tentang transaksi bisnis untuk memahami saldo dalam buku besar. Buku besar digunakan untuk membuat laporan keuangan untuk menentukan saldo akun perusahaan. Akuntan menggunakan buku besar untuk menyiapkan neraca percobaan, yang diselesaikan untuk pelaporan keuangan bisnis.

Organisasi

Jurnal umum dimasukkan dalam urutan kronologis dan diatur berdasarkan tanggal transaksi. Mereka disusun sebagai daftar yang dipesan berdasarkan kapan transaksi bisnis terjadi. Akuntan biasanya menempatkan semua detail pada baris entri yang sama dalam jurnal umum.

Entri untuk buku besar, bagaimanapun, dimasukkan oleh jenis akun ke dalam struktur tertentu. Item buku besar dicatat dalam kolom ganda atau “T” dengan jumlah biasanya di sebelah kiri dan judul di sebelah kanan. Anda dapat menambahkan lebih banyak kolom sesuai kebutuhan untuk mencantumkan detail relevan lainnya, seperti tanggal transaksi atau deskripsi transaksi.

Kepatuhan

Sementara jurnal umum memberikan informasi yang diperlukan untuk menyeimbangkan buku besar akun, jurnal itu sendiri tidak seimbang. Buku besar, bagaimanapun, harus seimbang untuk merekonsiliasi akun keuangan. Angka-angka dalam buku besar digunakan untuk pelaporan keuangan yang diatur, sementara jurnal dapat digunakan untuk memberikan informasi tambahan untuk tujuan audit, tetapi tidak untuk laporan peraturan.

Mengapa buku besar dan jurnal akuntansi penting?

Baik buku besar dan jurnal menyimpan catatan akuntansi penting untuk menjaga status keuangan bisnis. Sementara buku besar menyediakan akun akurat dari transaksi harian yang dapat diseimbangkan untuk membentuk anggaran atau menghitung total aset, jurnal memberikan perincian dan mencantumkan setiap transaksi dalam dokumen terpisah. Menggunakan jurnal dan buku besar memastikan bisnis mencatat setiap transaksi keuangan yang terkait dengan operasi perusahaan.

Buku besar dan jurnal memudahkan untuk mengakses dan menemukan catatan keuangan. Mereka juga dapat digunakan untuk menganalisis data keuangan perusahaan untuk mencari tren pengeluaran dan item yang menghasilkan pendapatan. Menggunakan sistem ganda posting transaksi dari jurnal ke buku besar juga membantu profesional akuntansi menemukan kesalahan lebih awal sebelum menjadi masalah untuk menyeimbangkan angka untuk membuat anggaran percobaan.

Template buku besar dan contohnya

Ikuti template berikut ini untuk membuat buku besar:

General ledger template

General Ledger [Company]

[Date]

[Transaction title]

[Debit or credit amount]

[Balance after transaction]

[Notes as needed]

Contoh buku besar

Buku besar Smith Automotive

June 4, 2021

Supply purchase

Debit: $450

Balance: $250,624

Marketing department, software

General journal template and example

You can use the following template and example to help you put entries in a general journal:

General journal template

General Journal [Company]

[Entry number]

[Date]

[Account]

[Transaction title]

[Debit/Credit]

[Details]

General journal example

General Journal Smith Automotive

Entry 1

June 8, 2021

Utilities

Accounts receivable

Debit: $800

Paid electric bill for May 2021

Entry 2

June 6, 2021

Cash

Accounts payable

Credit: $5,000

Received paid invoice for fleet repair services, DP Insurance Company