Apa itu ruang lingkup proyek?

Ruang lingkup proyek mempengaruhi setiap langkah dari proses eksekusi itu. Untuk menyelesaikan proyek secara efisien, penting untuk mengetahui bagaimana ruang lingkupnya akan memengaruhi jadwal Anda dan pada akhirnya hasilnya. Saat Anda mulai mendefinisikan ruang lingkup proyek dan menetapkan tanggung jawab apa yang menjadi tanggung jawab setiap orang di tim Anda, garis besar pekerjaan akan terlihat. Dalam artikel ini, kami menjelaskan apa yang dimaksud dengan mendefinisikan ruang lingkup proyek, mendiskusikan elemen individu yang terlibat dalam proses dan menguraikan beberapa langkah bagaimana melakukannya.

Apa itu ruang lingkup proyek?

Lingkup proyek adalah proses perencanaan terperinci yang terdiri dari waktu yang dibutuhkan proyek, sumber daya yang diperlukan untuk penyelesaiannya, dan tugas spesifik yang menjadi tanggung jawab setiap anggota tim. Sebelum pekerjaan pada suatu proyek dapat dimulai, ruang lingkup proyek harus diperkirakan oleh manajer proyek, disetujui oleh manajemen yang lebih tinggi dan dikomunikasikan kepada anggota tim lainnya. Sepanjang durasi proyek, ruang lingkup perlu dikonsultasikan untuk menjaga tim tetap pada tugas. Ruang lingkup juga akan menginformasikan keputusan manajer proyek tentang bagaimana mengatasi masalah atau hambatan yang mungkin timbul.

Elemen kunci untuk mendefinisikan ruang lingkup proyek

Beberapa elemen individu berkontribusi untuk mendefinisikan ruang lingkup proyek. Sementara dokumen umum biasanya mengikuti preseden, spesifikasinya akan bervariasi sesuai dengan sifat proyek, garis waktu, dan budaya perusahaan Anda. Berikut adalah elemen mendefinisikan ruang lingkup proyek:

Laporan kerja

Langkah pertama untuk mendefinisikan ruang lingkup proyek adalah membuat pernyataan kerja. Pernyataan kerja adalah dokumen resmi yang menguraikan persyaratan untuk proyek tertentu. Ini mencakup deskripsi umum tentang pekerjaan yang diminta, garis waktu, jadwal, keterampilan khusus yang diperlukan, dan lokasi kerja. Pernyataan kerja memberikan informasi yang diperlukan bagi manajemen untuk memperkirakan biaya dan memberikan proposal.

Pernyataan lingkup proyek

Pernyataan lingkup proyek menjawab permintaan yang tercantum dalam pernyataan kerja dan mencantumkan rincian spesifik yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek. Pernyataan tersebut menguraikan berapa banyak orang yang dibutuhkan untuk pekerjaan itu, di mana pekerjaan itu akan diselesaikan, berapa lama waktu yang dibutuhkan dan menjamin kualitas hasil akhir. Pernyataan ruang lingkup menentukan batas-batas proyek dan memastikan bahwa semua anggota tim tetap pada tugas selama durasi proyek.

Struktur rincian kerja

Struktur rincian kerja adalah dokumen yang mendistribusikan pekerjaan secara efektif di antara anggota tim proyek. Struktur rincian kerja memastikan bahwa setiap departemen, tim, atau individu memahami dengan tepat apa yang diharapkan dari mereka selama durasi proyek. Struktur rincian kerja juga mengarahkan daftar tugas tertentu ke tim atau anggota tim yang relevan sehingga mereka tidak merasa kewalahan oleh kelebihan informasi.

7 Langkah untuk menentukan ruang lingkup proyek

Langkah-langkah yang Anda ambil untuk berhasil mengelola proyek Anda dapat bervariasi, tetapi berikut adalah beberapa langkah umum untuk menentukan ruang lingkup proyek:

Tetapkan tujuan bisnis dan proyek

Langkah pertama dalam menentukan ruang lingkup proyek adalah mengetahui apa yang perlu dicapai. Mempertimbangkan apa efek proyek ini pada perusahaan secara luas, bagaimana hal itu perlu dirasakan oleh manajemen atau klien dan bagaimana Anda mengharapkannya memberi manfaat bagi semua pihak yang terlibat. Juga, pastikan tujuan proyek sejalan dengan kebijakan, pernyataan misi, dan tujuan perusahaan. Idealnya, tujuan harus dimulai dengan kata kerja, seperti “meningkatkan”, “meningkatkan”, atau “menghasilkan”. Kata-kata tindakan akan membantu pemangku kepentingan Anda memahami tujuan proyek Anda.

Cara yang baik untuk memberikan tujuan yang dapat dicapai adalah dengan memiliki tujuan SMART. SMART singkatan dari spesifik, terukur, dapat dicapai, relevan dan berbasis waktu. Tujuan Anda harus dinyatakan dengan jelas, dengan metrik yang dapat dipertahankan dan ditegakkan untuk memungkinkan pemangku kepentingan melihat kapan suatu tujuan tercapai. Tim harus memutuskan bersama apakah tujuan mereka realistis atau tidak, dan tujuan harus sesuai dengan rencana strategis organisasi. Akhirnya, tujuan harus dicapai dengan perkiraan dan tenggat waktu yang disepakati.

Garis parameter dan batasan

Sama pentingnya untuk mengetahui apa yang akan dilakukan proyek adalah mengetahui apa yang tidak akan dilakukan proyek. Untuk menggunakan waktu dan sumber daya secara efisien, pastikan anggota tim Anda hanya akan mengerjakan tugas yang diperlukan. Putuskan sebelumnya dengan tepat tugas-tugas mana yang diperlukan untuk penyelesaian proyek dan orang-orang mana yang diperlukan untuk memastikan mereka dilakukan dengan baik. Ketahui masalah atau masalah terkait proyek mana yang akan segera Anda tangani dan mana yang dapat menunggu hingga nanti.

Sangat penting untuk mendokumentasikan apa yang akan dan tidak akan dilakukan. Bila Anda tidak mencatat tugas yang diperlukan, bisa terjadi kebingungan. Beberapa karyawan mungkin berasumsi bahwa hal-hal tertentu akan diselesaikan yang tidak termasuk dalam garis waktu asli untuk proyek atau tidak dianggarkan. Inilah sebabnya mengapa ruang lingkup proyek yang jelas sangat penting, sehingga semua orang tahu apa tujuan khusus dan umum dari proyek tersebut.

Tetapkan persyaratan proses

Sebelum Anda dapat memulai proyek, Anda perlu mengetahui urutan langkah-langkah yang akan diambil untuk menyelesaikannya. Tentukan tingkat prioritas dari semua langkah, tentukan urutan penugasannya dan pastikan tim atau anggota tim mampu menyelesaikan tugas yang Anda berikan kepada mereka. Perkirakan anggaran yang Anda butuhkan dan putuskan kapan setiap jenis dan kualitas sumber daya tertentu akan diperlukan.

Libatkan pemangku kepentingan yang tepat

Agar proyek berhasil dilaksanakan, pemangku kepentingan yang tepat dari perusahaan yang menugaskan proyek tersebut perlu mendapat informasi yang baik tentang poin-poin penting tertentu. Jika pemangku kepentingan tidak dilibatkan dengan benar, hal itu dapat menyebabkan tujuan yang bersilangan dan asumsi yang salah arah. Ketika orang yang tepat terlibat dan terus mendapat informasi selama seluruh proses, proyek akan berjalan lebih lancar.

Jadwalkan tenggat waktu yang jelas

Untuk memastikan proyek Anda tetap pada jalurnya, mulailah dengan membuat garis dasar. Garis dasar ini kemudian dapat digunakan untuk memetakan tenggat waktu yang direncanakan dibandingkan dengan tanggal jadwal yang sebenarnya. Periksa dengan setiap departemen untuk memastikan tidak ada masalah dengan mereka mencapai tenggat waktu berikutnya—bahkan satu atau dua orang yang tertinggal dapat secara signifikan memperlambat keseluruhan proyek.

Jika seseorang di belakang dan orang lain menunggu mereka selesai, lihat apakah tugas lain dapat dilakukan sementara itu sehingga mereka dapat produktif dengan waktu mereka. Ingatkan semua orang tentang tenggat waktu mereka baik melalui email atau dengan menjadwalkan pertemuan empat mata dengan orang-orang utama dalam tim. Jika ada yang tertinggal, Anda mungkin perlu mengubah tenggat waktu lingkup proyek dan memberi tahu pemangku kepentingan mengapa akan ada penundaan.

Latih tim

Setelah Anda berdiskusi dengan tim Anda seperti apa manajemen lingkup proyek, mereka perlu dilatih untuk menyelesaikan tugas yang diberikan kepada mereka. Idealnya, tim akan diberi tugas sesuai dengan keterampilan dan pengalaman mereka yang ada, tetapi mungkin perlu untuk memberikan pelatihan khusus atau sumber daya pendidikan tambahan jika ahli yang relevan tidak tersedia.

Kualitas penting yang harus dimiliki anggota tim proyek Anda adalah kemampuan beradaptasi. Jika tim Anda dapat menilai masalah, menyarankan solusi, dan menyesuaikannya, proyek dapat berjalan tanpa gangguan. Ketika tim tahu bagaimana mencari perubahan dan kemudian menindaklanjutinya, proyek akan lebih produktif dan efisien secara keseluruhan.

Berkomunikasi dengan baik

Salah satu bagian terpenting dalam mendefinisikan dan mengelola ruang lingkup proyek adalah seberapa baik setiap orang berkomunikasi. Berkomunikasi tidak hanya melibatkan berbicara tetapi juga mendengarkan secara aktif. Kedua belah pihak perlu didengar untuk melakukan percakapan yang produktif. Ini penting apakah Anda manajer atau salah satu karyawan terbaru dalam tim. Jika setiap orang memahami peran mereka dan merasa didengar serta dihargai, anggota tim akan lebih mungkin untuk tetap termotivasi dan mengerjakan tugas selama proyek berlangsung.

Berkomunikasi adalah faktor yang stabil selama siklus hidup proyek apakah itu dengan klien, tim, atau pemangku kepentingan bisnis Anda. Jika ada masalah yang muncul selama proyek berlangsung, penting bagi setiap orang yang terlibat untuk merasa nyaman mengajukan pertanyaan tentangnya. Hal terakhir yang Anda inginkan adalah seseorang membuat asumsi yang salah dan menunda bagian penting dari tugas mereka. Biarkan semua orang merasa dihormati dengan mendengarkan pemikiran dan ide mereka dan mempertimbangkannya jika ada sesuatu yang perlu diubah tentang proyek tersebut.