Apa itu piagam proyek?

Manajer proyek menggunakan berbagai alat dan dokumen untuk mengatur proyek mereka dan berbagi informasi dengan pemangku kepentingan. Piagam proyek merangkum arah dan elemen proyek yang dapat digunakan oleh pemangku kepentingan dan anggota tim sebagai referensi. Memahami fungsi piagam proyek dapat membantu Anda menerapkannya di proyek berikutnya yang Anda kelola. Dalam artikel ini, kami menjelaskan apa itu piagam proyek, membahas mengapa itu penting dan memberikan tip untuk menggunakannya secara efektif.

Apa itu piagam proyek?

Piagam proyek adalah dokumen ringkas yang ditulis oleh manajer proyek yang berfungsi sebagai panduan untuk sebuah proyek. Membuat dokumen ini merupakan bagian integral dari perencanaan proyek. Tujuan dari pembuatan project charter adalah untuk menjelaskan tujuan utama dari sebuah proyek. Piagam ini juga menguraikan tujuan proyek, sumber daya, anggaran dan setiap tantangan dan penghargaan potensial bagi para pemangku kepentingan. Anda dapat menggunakan piagam proyek sebagai referensi sepanjang garis waktu proyek. Berikut adalah beberapa pertanyaan yang dapat ditangani oleh piagam proyek:

• Mengapa Anda mengambil proyek ini?
• Apa tujuan dari proyek ini?
• Apa kemungkinan keterbatasan dan solusi proyek?
• Siapa pemangku kepentingan atau klien Anda?
• Apa timeline proyek? Tanggal mulai dan berakhir?
• Berapa anggaran untuk proyek tersebut?
• Apa yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek?
• Apa manfaat dari proyek tersebut?
• Bagaimana Anda akan mengukur kemajuan proyek?
• Bagaimana Anda akan mengukur keberhasilan proyek setelah selesai?
• Siapa anggota tim yang mengerjakan proyek? Apakah mereka akan membutuhkan pelatihan?

Siapa yang dapat menggunakan piagam proyek?

Ada beberapa orang yang dapat menggunakan piagam proyek, termasuk manajer proyek, pelanggan eksternal, anggota tim, dan pemangku kepentingan lainnya. Manajer proyek dapat menggunakan pemangku kepentingan untuk meringkas proyek dan membaginya dengan investor atau eksekutif. Piagam proyek juga berguna bagi anggota tim, yang dapat menggunakannya untuk memahami tujuan proyek, sumber daya yang akan mereka gunakan dan apa yang seharusnya mereka lakukan dan kapan.

Pemangku kepentingan eksternal dapat menggunakan piagam proyek untuk menentukan apakah suatu proyek akan memenuhi tujuan dan harapan mereka sebelum proyek dimulai. Dengan cara ini, mereka dapat memberi tahu manajer proyek bahwa mereka menginginkan sesuatu berubah sebelum anggota tim mulai. Pemangku kepentingan juga dapat menggunakan piagam sebagai referensi saat menghubungi manajer proyek untuk pembaruan.

Mengapa menggunakan piagam proyek?

Ada banyak alasan untuk menggunakan project charter, antara lain:

Otorisasi proyek

Piagam proyek adalah dokumen formal pertama yang menguraikan proyek Anda sehingga semua orang yang terlibat dapat mulai mengerjakannya. Dokumen ini berbunyi seperti elevator pitch. Ini sederhana dan singkat, dan tujuan utamanya adalah untuk menjual proyek Anda kepada pemangku kepentingan. Setelah pemangku kepentingan mengotorisasi sebuah proyek, manajer proyek dapat mulai bekerja untuk menyelesaikan tujuan mereka. Piagam juga merupakan cara bagi manajer proyek untuk mendapatkan sumber daya mereka untuk penyelesaian proyek.

Memahami kebutuhan dan persyaratan klien

Mampu meringkas kebutuhan klien Anda ke dalam dokumen singkat dapat menunjukkan bahwa Anda memahaminya. Mengetahui apa yang diinginkan klien Anda dapat membantu Anda membangun hubungan yang lebih baik dengan mereka. Membuat piagam proyek dapat menunjukkan bahwa Anda menanggapi permintaan mereka dengan serius dan bekerja untuk memastikan bahwa Anda menyelesaikan proyek sesuai standar mereka. Klien juga dapat menggunakan piagam proyek sebagai pelacak kemajuan.

Berfungsi sebagai dokumen penjualan

Piagam proyek juga dapat berfungsi sebagai dokumen penjualan bagi pemangku kepentingan, mirip dengan bukti pembelian. Para pemangku kepentingan dapat menyimpan salinan piagam mereka sendiri untuk ditinjau, dan mereka dapat mengajukan permintaan kepada manajer proyek untuk setiap perubahan yang mereka inginkan. Pemangku kepentingan juga dapat merujuk piagam jika mereka memiliki pertanyaan mengenai anggaran, sumber daya, atau arah umum proyek.

Tips untuk menggunakan piagam proyek

Berikut adalah beberapa tips yang dapat Anda gunakan saat membuat project charter:

• Buat templat. Membuat template yang dapat Anda gunakan dan edit dengan mudah untuk piagam proyek di masa mendatang dapat membantu merampingkan proses di masa mendatang. Anda dapat membuat template Anda sendiri dari awal, atau Anda dapat menyesuaikan template yang sudah jadi agar sesuai dengan kebutuhan merek dan proyek organisasi Anda.
• Mintalah saran dari tim Anda. Menanyakan kepada tim Anda apa yang menurut mereka berguna untuk disertakan dalam piagam proyek dapat berguna untuk membuat semua orang tetap terlibat. Proyek secara langsung melibatkan tim Anda dalam membuat tugas, sehingga mereka mungkin memiliki wawasan yang bermanfaat tentang cara meningkatkan proyek dan elemen apa yang harus disertakan dalam piagam.
• Bagikan dokumen. Berbagi dokumen melalui aplikasi berbagi dokumen dapat memungkinkan anggota tim dan pemangku kepentingan untuk meninjaunya kapan pun mereka mau. Ada banyak perangkat lunak yang dapat digunakan manajer proyek untuk berbagi dokumen proyek.
• Tetap singkat dan langsung. Tujuan dari piagam proyek adalah untuk membuatnya tetap ringkas, termasuk semua informasi yang diperlukan untuk semua orang yang terlibat, karena ini merupakan gambaran umum daripada penjelasan terperinci. Sangat membantu untuk menjaga setiap bagian maksimal dua kalimat dan menggunakan poin-poin, karena ini dapat membuat dokumen lebih mudah dibaca.
• Jadikan itu visual. Menambahkan visual, seperti foto atau ilustrasi, dapat membantu membuat dokumen lebih mudah dibaca. Ini juga dapat membantu pembaca mengingat poin-poin penting dari dokumen yang mungkin ingin mereka rujuk nanti.
• Gunakan grafik Gantt. Banyak manajer proyek menggunakan bagan Gantt untuk membantu anggota tim mereka melacak kemajuan mereka dan tetap sesuai jadwal. Dengan bagan ini, Anda dapat mengatur anggota tim tertentu untuk tugas tertentu dan menetapkan tenggat waktu untuk setiap tugas sehingga proyek dapat selesai tepat waktu.