Apa itu model kompetensi?

Sebuah model kompetensi adalah pedoman yang dikembangkan oleh departemen sumber daya manusia yang menetapkan keterampilan khusus, pengetahuan dan persyaratan perilaku yang memungkinkan seorang karyawan untuk melakukan pekerjaan mereka dengan sukses.

Model kompetensi menentukan seperti apa keberhasilan kinerja dalam organisasi untuk setiap pekerjaan individu. Model tersebut diterapkan pada praktik rekrutmen, manajemen talenta, pelatihan, dan penilaian kinerja.

Apa perbedaan antara deskripsi pekerjaan dan model kompetensi?

Deskripsi pekerjaan dan model kompetensi terdengar hampir sama karena keduanya tampaknya menggambarkan apa yang harus dilakukan oleh seorang karyawan dalam pekerjaan itu. Apa bedanya?

Perbedaannya adalah bahwa deskripsi pekerjaan adalah ringkasan umum dari keterampilan yang dibutuhkan untuk suatu pekerjaan, sedangkan model kompetensi memberikan perilaku khusus yang harus dilakukan karyawan pada pekerjaan agar berhasil.

Apa manfaat menggunakan model kompetensi?

Keberhasilan kinerja yang lebih besar telah dikaitkan dengan organisasi dengan model kompetensi yang didefinisikan secara menyeluruh. Dalam survei kompetensi oleh Society for Human Resource Management (SHRM), 93% dari 500 eksekutif C-suite mengklaim bahwa model kompetensi penting untuk keberhasilan kinerja organisasi mereka.

Berikut adalah beberapa cara penerapan model kompetensi bermanfaat bagi organisasi:

• Menetapkan arah konkret untuk kinerja tenaga kerja yang selaras dengan tujuan dan strategi organisasi.
• Memungkinkan HR untuk memiliki pemahaman yang konkret tentang semua kemampuan dan keterampilan karyawan.
• Memungkinkan SDM dan pelatihan untuk mengidentifikasi kebutuhan pembelajaran & pengembangan (L&D) secara lebih akurat.
• Memungkinkan karyawan untuk mengambil kepemilikan keterampilan dan perilaku yang diperlukan dari mereka dalam peran mereka.
• Memberdayakan organisasi untuk melacak keterampilan apa yang dimiliki karyawan sehingga strategi dan perencanaan dapat bekerja menuju keterampilan masa depan yang mungkin diperlukan.
• Menyediakan sistem pengukuran yang konsisten dan adil untuk evaluasi kinerja.

Jenis kompetensi yang membentuk model

Tidak ada daftar standar kompetensi untuk pekerjaan tertentu. Jenis kompetensi yang dimasukkan ke dalam model kompetensi tergantung pada kebutuhan spesifik pekerjaan. Misalnya, kompetensi yang tercantum untuk pelayan restoran akan berbeda secara drastis dari kebutuhan seorang akuntan.

Kompetensi dapat dipecah menjadi kategori bermanfaat untuk lebih memahami jenis informasi yang mungkin disertakan, seperti:

Kompetensi inti

Kompetensi inti mencakup keterampilan dasar yang dibutuhkan oleh organisasi untuk semua karyawan, ini adalah hal-hal dasar yang harus dipenuhi oleh karyawan. Ini akan bervariasi dari perusahaan ke perusahaan, karena tergantung pada nilai, filosofi, dan tujuan masing-masing organisasi, tetapi dapat mencakup persyaratan dasar seperti keterampilan komunikasi atau kerja tim. Sebagian besar pekerjaan memerlukan elemen dasar untuk dapat bekerja dengan orang lain sampai tingkat tertentu.

Tujuan organisasi tercermin dalam kompetensi luas yang mencerminkan kekuatan dan keunikan organisasi. Untuk perusahaan yang mengkhususkan diri dalam pengiriman paket internasional, kompetensi inti adalah logistik. Menelusuri pekerjaan karyawan dalam jenis organisasi ini, kompetensi inti untuk seorang karyawan dapat berupa pengiriman paket pelanggan yang tepat waktu.

Kompetensi fungsional

Kompetensi fungsional adalah keterampilan dan perilaku spesifik pekerjaan yang unik untuk setiap peran. Misalnya, kompetensi untuk pelayan restoran mungkin merupakan kemampuan untuk menangani keluhan pelanggan secara efektif, di mana kompetensi seorang akuntan dapat berupa kemampuan untuk menganalisis jenis data keuangan tertentu untuk menyiapkan laporan.

Kompetensi fungsional harus menggambarkan perilaku atau keterampilan apa yang perlu dilakukan agar karyawan menjadi yang berkinerja terbaik di posisinya.

Kompetensi kepemimpinan

Kompetensi kepemimpinan sering digunakan untuk peran terkait pengawasan dan manajemen, meskipun dapat diterapkan pada posisi pekerjaan apa pun yang mengharuskan seorang karyawan untuk memimpin orang lain. Mereka termasuk keterampilan kepemimpinan dan perilaku seperti kemampuan pengambilan keputusan.

Bagaimana model kompetensi digunakan?

Model kompetensi digunakan untuk berbagai praktik SDM, termasuk:

• Rekrutmen – Model kompetensi yang dikembangkan sepenuhnya sering digunakan untuk pengembangan posting pekerjaan. Ketika mereka didefinisikan dengan baik dan jelas, organisasi memiliki peluang lebih baik untuk menemukan kandidat yang lebih cocok.
• Manajemen Bakat / Kinerja – Mendefinisikan seperti apa kesuksesan yang seharusnya terlihat dalam organisasi bermuara pada kinerja tenaga kerja, model kompetensi dapat menentukan seperti apa kesuksesan kinerja yang seharusnya terlihat untuk setiap peran dalam suatu organisasi. Tolok ukur ini membantu SDM untuk menghubungkan fungsi setiap pekerjaan dengan tujuan organisasi dan juga memastikan bahwa bakat karyawan dikembangkan.
• Penilaian Kinerja – Model kompetensi menyediakan kerangka kerja yang diperlukan untuk menilai karyawan dengan benar selama tinjauan kinerja, baik karyawan maupun majikan memiliki daftar perilaku dan keterampilan yang jelas untuk bekerja.

Apa contoh kompetensi?

Format model kompetensi untuk setiap pekerjaan yang diberikan akan berbeda tergantung pada organisasi dan profesi tertentu. Tidak ada standarisasi atau struktur yang dibutuhkan. Seringkali, organisasi akan memiliki format template unik mereka sendiri untuk model kompetensi.

Society for Human Resource Management (SHRM) menawarkan praktik terbaik dalam perumusan kompetensi dengan merinci informasi apa yang idealnya harus dimasukkan dalam kompetensi tertentu:

Praktek terbaik:

• Judul – Nama kompetensi
• Definisi – Definisi keseluruhan dari kompetensi
• Sub-kompetensi – Keterampilan dasar umum dan perilaku yang dibutuhkan
• Perilaku – Perilaku yang mencerminkan tingkat kemahiran tertinggi
• Standar Kecakapan – Standar keterampilan yang mencerminkan persyaratan khusus pekerjaan dan mencerminkan empat tahap pengembangan karir (awal, tingkat menengah, senior, eksekutif)

Contoh kompetensi:

• Judul: Mengembangkan hubungan dengan pelanggan
• Definisi: Sebagai bagian dari proses penjualan, kemampuan untuk menciptakan hubungan yang langgeng dengan pelanggan melalui interaksi merupakan bagian integral dari peran tersebut.
• Sub-kompetensi: Kemampuan untuk berkomunikasi secara efektif dengan pelanggan
• Perilaku: Kecerdasan emosional
• Standar Kecakapan: Mengidentifikasi masalah pelanggan dan menyajikan metode untuk mengatasi masalah.

Bagaimana mengembangkan model kompetensi yang efektif

Tentukan proses seperti apa yang berhasil untuk organisasi Anda

Penelitian dan pengembangan yang terlibat dalam menciptakan kompetensi yang terdefinisi dengan baik untuk suatu posisi bisa memakan waktu lama, butuh waktu untuk memahami apa yang dibutuhkan untuk setiap posisi. Karena lingkungan bisnis yang serba cepat dan selalu berubah saat ini, mungkin bermanfaat bagi beberapa organisasi untuk memiliki metode pengembangan yang lebih singkat dan lebih intensif. Model kompetensi yang juga didesain fleksibel juga dapat mengakomodasi perubahan di masa mendatang.

Meneliti informasi kompetensi yang tersedia

Mengembangkan kompetensi membutuhkan lebih dari sekadar pernyataan yang tidak jelas tentang apa yang akan dibutuhkan oleh posisi pekerjaan. Selain itu, kompetensi fungsional perlu mencerminkan kinerja “hebat” yang seharusnya, bukan hanya keterampilan dasar untuk kinerja yang “dapat diterima”.

Kompetensi yang dikembangkan sebelumnya untuk peran serupa harus diidentifikasi dan digunakan sebagai pedoman, serta dokumentasi peran terkait, informasi latar belakang, dan kompetensi inti organisasi.

Wawancarai unit bisnis dan eksekutif yang relevan

Wawancara dengan pemangku kepentingan terkait memberikan wawasan yang dibutuhkan untuk kompetensi yang dibutuhkan peran tersebut. Eksekutif dapat memberikan kompetensi inti organisasi utama yang dibutuhkan untuk peran yang mencerminkan nilai, filosofi, dan tujuan organisasi. Manajer dan karyawan berkinerja tinggi dari departemen bisnis yang relevan dapat diwawancarai untuk mengetahui keterampilan dan perilaku utama yang diperlukan dan berhasil untuk peran tersebut. Saat mewawancarai, fokusnya harus pada keterampilan dan perilaku apa yang dibuat untuk karyawan berkinerja terbaik dalam peran itu.

Menetapkan kompetensi inti

Kompetensi inti harus mencerminkan perilaku dasar dan keterampilan yang dibutuhkan oleh organisasi. Bagaimana seharusnya karyawan bertindak dan berkontribusi sebagai bagian dari organisasi sehingga mereka dapat berintegrasi ke dalam budaya dan filosofi kerja perusahaan? Memanfaatkan konten penelitian dan wawancara dari eksekutif dan pemangku kepentingan organisasi yang relevan.

Menetapkan kompetensi khusus pekerjaan

Kompetensi khusus pekerjaan harus mencerminkan keterampilan peran dan perilaku unik seperti yang digariskan oleh manajer departemen dan orang-orang yang berkinerja terbaik pada tahap penelitian. Apa yang perlu diketahui dan dilakukan oleh individu-individu ini untuk melakukan peran mereka dengan baik?

Tetapkan kompetensi kepemimpinan, jika diperlukan

Ketika kompetensi terkait manajemen perlu disusun, harus diasumsikan bahwa individu tersebut sudah terbiasa dengan kompetensi inti yang ditetapkan oleh organisasi. Fokusnya harus pada atribut dan keterampilan kepemimpinan yang unik. Ini dapat ditentukan oleh tingkat eksekutif dan manajemen senior pada tahap penelitian.

Finalisasi daftar kompetensi

Atur temuan, tetapi hindari bersikap tidak realistis dengan mempersempit kompetensi. Jika daftarnya terlalu dibuat-buat, hal itu dapat menghambat inisiatif rekrutmen dan menakut-nakuti pelamar potensial. Jika daftarnya terlalu kabur atau tidak cukup spesifik, hal itu dapat mengakibatkan masuknya kandidat yang tidak sesuai dengan posisi tersebut; itu juga tidak akan membantu karyawan untuk mencapai tujuan organisasi.

Validasi daftar kompetensi dengan semua pemangku kepentingan yang terlibat dalam proses, termasuk eksekutif dan manajemen. Menandatangani kompetensi penting untuk memastikan bahwa semua tingkat kebutuhan organisasi terpenuhi.