Apa itu key performance indicator (KPI)?

Ketika pimpinan sebuah perusahaan menetapkan tujuan untuk perusahaan tersebut, mereka juga mengidentifikasi key performance indicator (KPI) tertentu yang akan mereka ukur untuk mengevaluasi kemajuan mereka. Sebuah perusahaan dapat menetapkan tujuan kuantitatif, seperti tingkat pendapatan tertentu. Mereka juga bisa menetapkan tujuan kualitatif, seperti kepuasan karyawan. KPI seringkali adalah indikator keuangan. KPI yang dipilih oleh perusahaan akan bervariasi tergantung pada tahap pertumbuhan perusahaan dan tujuan-tujuan apa yang ingin dicapainya. Perusahaan mungkin menetapkan KPI yang berlaku secara keseluruhan untuk perusahaan atau KPI tingkat rendah untuk mengukur kesuksesan departemen, tim, atau proyek tertentu. Dengan terus melacak KPI mereka, perusahaan dapat memastikan bahwa mereka berada di jalur yang benar dan dapat mengubah arah jika mereka menemukan bahwa mereka tertinggal.

Contoh

Misalkan sebuah perusahaan perangkat lunak online menetapkan tujuan baru untuk departemen layanan pelanggannya. Perusahaan telah menerima keluhan tentang layanan pelanggannya dan ingin memperbaikinya. Perusahaan membuat survei singkat bagi pelanggan untuk diambil setelah berinteraksi dengan perwakilan layanan pelanggan. Tujuan perusahaan adalah mencapai jumlah ulasan bintang empat dan lima tertentu, sambil menjaga ulasan yang lebih rendah sebanyak mungkin. Dalam hal ini, jumlah peringkat bintang masing-masing adalah KPI yang diukur oleh perusahaan.

Selama beberapa bulan ke depan, manajer layanan pelanggan secara berkala memeriksa hasil survei pelanggan mereka. Dengan melakukannya, mereka dapat mengidentifikasi apakah mereka memenuhi kebutuhan pelanggan mereka. Berdasarkan hasilnya, perusahaan mungkin memutuskan bahwa mereka perlu meningkatkan program pelatihan mereka atau menciptakan insentif bagi perwakilan yang menerima ulasan baik.

Apa itu Key performance indicator (KPI)?

Key performance indicator (KPI) adalah pengukuran yang digunakan oleh perusahaan untuk menentukan kemajuan yang mereka capai terhadap tujuan strategis mereka. Sebuah perusahaan dapat mengidentifikasi KPI secara keseluruhan untuk mengukur hasil seperti margin keuntungan bersih atau peningkatan pendapatan total dari tahun sebelumnya. Sebuah perusahaan juga dapat menggunakan KPI untuk mengukur kesuksesan dari satu departemen, tim, atau proyek tertentu. Contohnya, indikator yang mungkin dilihat oleh perusahaan adalah tingkat konversi dari kampanye terbaru dari departemen pemasaran perusahaan.

Apa jenis-jenis KPI?

Tergantung pada jenis tujuan yang Anda tetapkan untuk perusahaan Anda, ada berbagai jenis Key performance indicator (KPI) yang mungkin Anda gunakan untuk mengukur hasil Anda. Mari kita bahas beberapa jenis KPI yang berbeda yang mungkin diukur oleh sebuah perusahaan.

Kualitatif vs. Kuantitatif

Salah satu pendekatan dalam KPI adalah mengukur data secara kuantitatif atau kualitatif. KPI kuantitatif mengukur data yang konkret. Contoh dari jenis KPI ini mungkin mencakup jumlah penjualan per hari atau jumlah panggilan layanan pelanggan yang diatasi per jam.

KPI kualitatif, di sisi lain, tidak selalu mengukur data tetapi sifat dan persepsi pribadi. Sebagai contoh, KPI kualitatif mungkin adalah kepuasan pelanggan terhadap departemen layanan pelanggan.

Leading vs. Lagging

Perbedaan antara KPI leading dan KPI lagging adalah bahwa salah satu adalah penyebab dari hasil, dan yang lain adalah efeknya. Sebagai contoh, misalkan Anda mengukur keberhasilan kampanye pemasaran tertentu. Anggaran pemasaran yang dihabiskan untuk kampanye tersebut mungkin menjadi KPI leading, karena kemungkinan akan berdampak langsung pada hasilnya. Pendapatan tahunan perusahaan mungkin menjadi KPI lagging bagi kampanye pemasaran tersebut, karena merupakan hasil langsung dari kampanye tersebut.

Efisiensi vs. Efektivitas

Efektivitas adalah KPI yang merujuk pada hasil yang diperoleh oleh sebuah perusahaan. Efisiensi adalah KPI yang mengukur seberapa cepat atau murah perusahaan tersebut memperoleh hasil tersebut. Sebagai contoh, ukuran efektivitas mungkin adalah berapa banyak pesanan yang diterima oleh perusahaan. Ukuran efisiensi bisa menjadi berapa banyak pesanan tersebut bisa diproses oleh tim per hari.

Input, Proses, Output, dan Outcome

Input, proses, output, dan outcome adalah empat ukuran kinerja bisnis yang saling berhubungan. Misalkan Anda mengukur keberhasilan departemen penjualan sebuah perusahaan.

Anda akan mulai dengan KPI input, yang merupakan ukuran sumber daya yang Anda alokasikan untuk suatu proyek atau tugas tertentu. Dalam hal ini, KPI input mungkin merujuk pada jumlah salesperson.

Selanjutnya, Anda akan melihat KPI proses. KPI ini melacak aktivitas sumber daya tersebut. Dalam contoh departemen penjualan kami, KPI proses mungkin adalah berapa banyak panggilan penjualan yang tim tersebut bisa lakukan dalam satu hari tertentu.

Selanjutnya, mari kita lihat KPI output. Indikator ini mengukur hasil dari input dan proses Anda. Dalam kasus departemen penjualan kami, KPI output mungkin adalah jumlah panggilan penjualan yang menghasilkan penjualan.

Terakhir, perusahaan akan mengukur hasilnya (outcome). KPI outcome mengacu pada hasil nyata dari suatu proyek. Dalam contoh departemen penjualan kami, KPI outcome mungkin adalah keuntungan yang diperoleh sebagai hasil panggilan penjualan tersebut.

Strategis vs. Operasional

KPI strategis dan operasional melihat gambaran besar dan gambaran kecil kemajuan perusahaan, secara bersamaan. Kemajuan KPI operasional mendukung atau mematahkan KPI strategis Anda. Sebagai contoh, KPI strategis mungkin adalah margin keuntungan perusahaan Anda. KPI operasional yang Anda ukur untuk mencapai itu bisa menjadi biaya barang yang terjual, yang berarti berapa banyak biaya yang dikeluarkan untuk membuat setiap produk yang Anda hasilkan. Semakin sedikit biaya yang Anda keluarkan untuk membuat sesuatu, semakin tinggi margin keuntungan Anda pada item tersebut, asalkan Anda menjualnya dengan harga yang sama.

Apa KPI yang paling penting?

Key performance indicator (KPI) yang paling penting untuk bisnis Anda adalah yang mengukur kemajuan Anda dalam mencapai tujuan Anda. KPI yang paling penting akan berbeda untuk setiap perusahaan.

Secara asumsi, KPI yang paling penting untuk setiap perusahaan akan menjadi yang mengukur pertumbuhan keseluruhan perusahaan. Tetapi itu bukan satu-satunya yang harus diperhatikan. Cara lain untuk mendekati KPI adalah dengan melihat yang mengukur seberapa sukses perusahaan Anda dalam memindahkan pelanggan baru melalui funnel penjualan Anda. Beberapa contoh mungkin mencakup:

• Berapa persen pengunjung situs web yang menjadi leads
• Berapa persen leads yang menjadi penjualan
• Berapa persen pelanggan yang menjadi pelanggan berulang

Apa perbedaan antara KPI dan metrik?

Key performance indicator (KPI) dan metrik keduanya mengacu pada data yang mungkin dilacak oleh bisnis. Metrik dapat mengukur setiap data dalam sebuah perusahaan, seperti jumlah penjualan, jumlah karyawan, atau total biaya tahunan. Selama Anda bisa mengukurnya, itu adalah metrik. KPI, di sisi lain, mengukur data sebagai cara untuk menentukan apakah perusahaan tersebut mencapai atau membuat kemajuan dalam mencapai tujuannya.

Seringkali, KPI terdiri dari beberapa metrik kunci individu. Sebagai contoh, misalkan salah satu tujuan bisnis Anda untuk tahun ini adalah meningkatkan margin keuntungan dari tahun sebelumnya. Untuk berhasil mengukur apakah bisnis Anda telah mencapai hal ini, Anda harus melihat metrik berikut:

• Keuntungan tahun lalu
• Biaya tahun lalu
• Keuntungan tahun ini
• Biaya tahun ini

Ada banyak metrik yang dapat diukur oleh perusahaan. Tetapi seperti dalam contoh margin keuntungan kami, hanya yang langsung berkaitan dengan tujuan perusahaan yang menjadi pertimbangan ketika mengukur KPI.

Apa yang membuat KPI efektif?

Ada beberapa karakteristik yang harus dimiliki oleh setiap Key performance indicator (KPI) agar menjadi ukuran kemajuan yang berguna. Pertama, indikator yang Anda gunakan harus relevan dengan tujuan yang telah Anda tetapkan. Jika tujuan Anda adalah meningkatkan tingkat konversi tim penjualan Anda, hanya mengukur indikator yang secara langsung berkaitan dengan tujuan tersebut. Jika tujuan Anda adalah meningkatkan konversi penjualan Anda, biaya transportasi untuk pengiriman produk tidak relevan.

Selanjutnya, pastikan indikator yang Anda ukur membandingkan perubahan selama jangka waktu tertentu. Daripada hanya mengukur pendapatan, bandingkan pendapatan suatu kuartal tertentu dengan pendapatan dari kuartal yang sama tahun sebelumnya. Jika tidak, Anda mengukur KPI Anda tanpa konteks di belakangnya.

Selanjutnya, KPI yang baik adalah yang dapat diukur. Misalkan tujuan Anda adalah meningkatkan kualitas layanan pelanggan Anda. Layanan pelanggan bukanlah tujuan yang berbasis data. Sebaliknya, Anda bisa menerapkan survei kepuasan pelanggan yang diambil oleh individu setelah berbicara dengan perwakilan layanan pelanggan. Dengan cara ini, Anda memiliki hasil numerik untuk diukur dan dibandingkan.

Terakhir, pastikan Anda menggunakan KPI yang mengukur kemajuan Anda dengan menggunakan KPI leading dan lagging. KPI lagging seringkali mengukur angka yang paling penting bagi perusahaan seperti pendapatan dan keuntungan. Tetapi mengukur KPI leading dapat membantu menciptakan konteks untuk hasil tersebut. Mudah mengatakan bahwa perusahaan Anda tidak mencapai tujuannya karena penjualan turun. Tetapi jika Anda mengukur KPI leading yang tepat, Anda mungkin akan melihat bahwa penurunan penjualan adalah hasil langsung dari pemotongan anggaran departemen penjualan Anda.

Bagaimana cara menggunakan KPI?

Untuk menggunakan Key performance indicator (KPI) dengan sukses dalam bisnis Anda, Anda harus mengikuti beberapa langkah.

Pertama, pastikan Anda memiliki tujuan yang jelas untuk bisnis Anda. Jika Anda tidak tahu di mana Anda berharap berakhir, itu tidak mungkin untuk mengukur apakah Anda sudah sampai di sana. Tujuan yang praktis harus dapat diukur. Jangan katakan Anda ingin mengembangkan perusahaan Anda — Katakan Anda ingin mengembangkan perusahaan Anda sebesar persentase tertentu.

Selanjutnya, pastikan bahwa KPI yang Anda pilih untuk diukur berkaitan langsung dengan tujuan yang Anda tetapkan untuk perusahaan Anda. Mungkin menggoda untuk mengukur segala macam KPI untuk bisnis Anda, tetapi mereka hanya berguna jika mereka mengukur kesuksesan tujuan Anda.

Setelah KPI Anda ditetapkan, saatnya untuk mengukur. Tergantung pada KPI Anda, Anda dapat melacak hasil Anda secara harian, mingguan, bulanan, per kuartal, atau tahunan.

Terakhir, pastikan Anda tahu apa yang dikatakan oleh KPI Anda. Lebih penting lagi, sesuaikan proses bisnis Anda berdasarkan pengukuran kinerja yang Anda lihat. Langkah ini adalah mengapa penting untuk menggunakan KPI yang baik sebagai leading dan lagging. KPI lagging seringkali dapat memberi tahu Anda bahwa sesuatu harus berubah. KPI leading dapat memberi tahu Anda apa yang harus berubah secara khusus.