5 Cara untuk memperbaiki komunikasi di tempat kerja

Seperti apa sih komunikasi yang baik itu? Dan mengapa banyak orang-orang yang menginginkan hal itu di organisasi mereka?

Richard Branson, CEO dan founder dari Virgin Group yang mengendalikan lebih dari 400 perusahaan di berbagai bidang percaya bahwa komunikasi merupakan hal yang paling penting yang harus dimiliki oleh setiap pemimpin.

komunikasi yang efektif dapat meningkatkan kepuasan dalam kerja, menurunkan tingkat absensi, dan menciptakan rasa tanggung jawab dan kepemilikian.

Setiap pemimpin yang hebat tahu bahwa mengembangkan kekuatan dan kelemahan tim dapat membuat sebuah perusahaan menjadi kuat. Kabar baiknya, komunikasi merupakan sesuatu yang dapat Anda pelajari, dan Anda dapat melakukannya dengan proses, tools, dan atmosfir yang tepat.

Berikut ini merupakan lima cara yang dapat Anda lakukan untuk memperbaiki komunikasi di tempat kerja:

Mendorong interaksi sosial

Komunikasi yang menyenangkan di dapat dari kenyamanan. Jika anggota tim Anda tidak mengenal satu sama lain di luar dari pekerjaan atau merasa takut dihakimi karena salah berbicara, maka mereka tidak akan bisa berkomunikasi dengan baik.

Lingkungan yang seperti itu tidak akan menghasilkan sesuatu yang baik. Hal ini akan menciptakan pembicaraan yang kaku. Cara terbaik untuk membuat karyawan Anda lebih nyaman satu sama lain adalah dengan mendorong interaksi sosial yang menyenangkan.

Anda dapat memecahkan rasa kaku di antara mereka dengan membuat sebuah permainan sederhana yang melibatkan interaksi sosial. Dengan melakukan hal itu, mereka akan menurunkan pertahanan mereka, dan yang paling penting adalah hal ini bisa membuat mereka tertawa. Permainan ini bukan hanya untuk anggota tim baru saja, tetapi Anda juga dapat memainkannya selama berminggu-minggu atau berbulan-bulan untuk menghilangkan rasa canggung antara anggota tim.

Dorong mereka untuk melakakukan permainan sinkronisasi setia minggu atau dua minggu sekali, buatlah sebuah acara menyenangkan, atau kerjakan proyek yang tidak berhubungan dengan pekerjaan kantor. Coba dorong mereka untuk melakukan meeting tanpa kepemimpinan sehinggan mereka dapat mengenal satu sama lain tanpa merasa seperti ada bos di dalam ruangan.

Buat ruang untuk mendapatkan anonymous feedback

Kurangnya komunikasi di tempat kerja berasal dari ketakutan. Banyak orang-orang yang takut terlihat bodoh atau terlihat tidak kompeten atau tidak berpendidikan.

Membagikan perasaan, pikiran, dan ide-ide membutuhkan keberanian dan terkadang cara terbaik untuk melakukan itu adalah dengan menghancurkan dinding pembatas komunikasi adalah dengan mengimplementasikan anonymous feedback. Untuk memulai feedback tersebut, cobalah untuk membuat dan membagikan anonymous survei sehingga setiap orang dapat membagikan opini mereka dengan bebas tanpa penghakiman.

Hal ini juga menjaga agar kelompok pemikir, orang-orang yang terbiasa membuat keputusan untuk tidak membuat keputusan yang dapat menghalangi tanggung jawab atau kreativitas setiap individu. Hal terakhir yang tidak Anda inginkan adalah sebuah tim yang selalu mengikuti keramaian dan tidak dapat mempertahankan apa yang mereka percayai. Kemudian, nilai plus ketika Anda mengimplementasikan hal ini, maka Anda akan mendapatkan feedback yang luar biasa yang dapat Anda gunakan untuk membuat tempat kerja Anda menjadi lebih baik dan menyelesaikan kesalahpahaman.

Menciptakan kanal komunikasi formal dan informal

Cara terbaik untuk membuat orang-orang berbicara adalah dengan memberikan mereka platform. Biarkan mereka tahu kapan dan bagaimana Anda memanfaatkan feedback mereka. Katakan kepada mereka terlebih dahulu kapan Anda mengharapkan feedback dari mereka dan pada topik apa. Waktu jeda tersebut dapat mereka gunakan untuk mempersiapkan diri mereka dan memberikan mereka kesempatan untuk memberikan feedback yang berarti.

Kemudian bawalah selangkah lebih maju lagi dengan  berdiskusi menggunakan kanal dan tools komunikasi yang tersedia dan maksimalkan penggunaan tools tersebut.

Mungkin organisasi Anda menggunakan email secara internal untuk mengerjakan proyek dan menggunakan instant messaging untuk kegiatan sehari-hari. Sangat penting bagi mereka untuk mengetahui di awal apakah perusahaan merupakan pengguna berat email atau tools komunikasi lainnya agar mereka familiar ketika berkomunikasi dengan rekan kerja, baik ketika mengerjakan proyek bersama atau ketika membicarakan kegiatan-kegiatan rutinitas di kantor.

Sangat penting juga untuk selalu mengadakan meeting tatap muka antara pemimpin dengan karyawan agar pembicaraan yang terjadi tetap ringan dan terhindar dari kesalahpahaman yang mungkin dapat terjadi.

Cobalah untuk membuat kebijakan “Open door” dan pastikan setiap karyawan di perusahaan mengetahuinya. Ini bukanlah sebuah langkah yang besar, tetapi dengan mengimplementasikannya akan membuat karyawan meraa bahwa pemimpin mereka dapat diajak berbicara, dan hal ini sangat penting untuk meningkatkan komunikasi di tempat kerja.

Belajar dari kesalahan

Pengunduran diri karyawan merupakan salah satu cara terbaik untuk mengidentifikasi kekurangan yang ada di perusahaan dan mencaritahu bagaimana Anda dapat meningkatkan retention di masa depan. Memang mungkin sudah terlambat untuk menyelamatkan karyawan yang mengundurkan diri, tetapi bukan berarti Anda tidak bisa menjadikan organisasi Anda menjadi lebih baik lagi bagi karyawan lainnya.

Sebagai contoh, jika Anda tidak mendorong sosialisasi di masa lalu, maka sekarang adalah saat yang tepat untuk memulainya. Dorong mereka untuk dapat bersosialisasi ketika jam kerja sambil tetap menjaga agar tugas-tugas yang Anda berikan dapat diselesaikan dengan tepat waktu. Terimalah kenyataan bawah kita adalah makhluk sosial dengan kebutuhan dan keinginan untuk bersosialisasi.

Selain itu, sangat penting bagi karyawan Anda untuk beristirahat dari tekanan mental dengan membicarakan hal-hal yang berada di luar dari topik pekerjaan. Hal ini akan meningkatkan morale mereka dan semangat kerja untuk melalui hari yang berat.

Beberapa perusahaan juga mengimplementasikan one on one meeting antara pemimpin dengan karyawan untuk mengetahui apa yang sudah Anda lakukan dengan baik dan apa area yang masih dapat ditingkatkan menjadi lebih baik lagi.

Mengimplementasi software yang tepat

Tidak cukup hanys membangun budaya yang menghargai komunikasi. Anda juga harus membuat sesama anggota tim Anda mudah untuk berkomunikasi secara efektif. Salah satu cara untuk melakukan hal tersebut adalah dengan mengimplementasi software yang terfokus pada karyawan seperti ZoomShift. Pada intinya, ZoomShift adalah perangkat lunak penjadwalan karyawan yang membantu menyederhanakan proses penjadwalan karyawan Anda, tetapi di luar dari itu, ini adalah alat komunikasi yang kuat.

Zoomshift membuat setiap orang berada di halaman yang sama dengan event penjadwalan, pesan langsung, dan chat grup. Aplikasi ini juga mengotomatisasi berbagai kegiatan komunikasi harian, seperti mengingatkan orang-orang tentang jadwal di masa depan, perubahan jadwal, dan permintaan perubahan shift kerja.

Walaupun tidak ada satu pun solusi yang benar-benar tepat untuk meningkatkan komunikasi di tempat kerja, namun ada beberapa cara untuk mengubah hal tersebut menjadi keuntungan Anda. Jika Anda mengkomunikasikan dengan jelas keinginan Anda untuk meningkatkan komunikasi di tempat kerja, belajarlah dari kesalahan Anda dan implementasikan kebijakan dan software yang tepat, dan saya yakin Anda berada di jalur yang tepat.