3 Alasan mengapa dokumentasi itu penting

Mempertahankan sistem dokumentasi yang terorganisir, akurat dan konsisten di tempat kerja adalah penting dan bermanfaat. Menjadikan dokumentasi sebagai prioritas, terutama ketika menyangkut departemen sumber daya manusia (SDM) perusahaan, dapat membantu mengurangi perselisihan, menawarkan sumber daya saat dibutuhkan, dan menjawab pertanyaan penting tentang perusahaan. Dalam artikel ini, kami membahas mengapa dokumentasi itu penting dan cara-cara yang dapat Anda pertimbangkan untuk meningkatkan proses dokumentasi Anda.

Apa itu dokumentasi?

Dokumentasi mengacu pada sekumpulan catatan yang disimpan oleh para profesional atau perusahaan untuk memberikan bukti atau informasi yang dapat digunakan untuk menginformasikan keputusan. Di tempat kerja, dokumentasi disimpan dalam catatan pekerjaan dan tindakan serta acara perusahaan sebagaimana diwajibkan oleh mandat hukum dan kebijakan perusahaan.

Praktik SDM terbaik melibatkan pemeliharaan catatan formal dan informal tentang peristiwa ketenagakerjaan. Ini dapat mencakup item seperti:

• tindakan
• Kontribusi
• Tindakan disiplin
• Perselisihan
• Investigasi
• Evaluasi kinerja
• Pelanggaran kebijakan

Memelihara catatan yang ekstensif memungkinkan departemen SDM untuk menyimpan sejarah tertulis dari peristiwa. Dokumentasi dapat memandu staf manajerial tentang promosi karyawan, tindakan disipliner, kenaikan gaji, dan pemutusan hubungan kerja. Dokumentasi harus selalu faktual, mendukung wawasan tanpa bergantung pada pendapat orang lain.

Mengapa dokumentasi penting?

Meskipun ada banyak alasan mempertahankan sistem dokumentasi yang konsisten dan terorganisir dapat membantu Anda dan organisasi Anda menjadi sukses, berikut adalah tiga kategori utama yang perlu dipertimbangkan:

Ini menunjukkan profesionalisme

Dokumentasi menunjukkan baik karyawan maupun pelanggan bahwa Anda berkomitmen untuk menjaga informasi penting dan berdedikasi untuk memberikan informasi faktual kepada pemangku kepentingan sesuai kebutuhan. Praktik memelihara dokumentasi yang akurat saja menyediakan kerangka kerja yang dapat diakses dan dikelola untuk mengatasi masalah yang menguntungkan semua orang.

Ini memberikan panduan yang bermanfaat untuk kinerja

Mendokumentasikan proses Anda memastikan konsistensi, efisiensi, dan standarisasi. Hal ini memungkinkan semua orang yang mengikuti mereka untuk melakukan yang terbaik dan menjadi jelas tentang harapan Anda. Meluangkan waktu untuk mendokumentasikan setiap prosedur Anda dalam format langkah demi langkah akan menghemat waktu dan uang dalam jangka panjang. Dokumentasi ini juga harus mencakup misi dan visi perusahaan, peran dan tanggung jawab untuk setiap posisi, dan harapan lain dari orang-orang yang bergabung dengan perusahaan Anda.

Setelah Anda menguraikan apa yang penting bagi bisnis dan bagaimana mencapai tujuan, upaya kelompok Anda secara keseluruhan akan lebih terarah dan terfokus. Hasilnya, karyawan Anda dapat mencapai tujuan lebih cepat dan lebih mudah.

Bisnis bisa lebih menguntungkan

Mendokumentasikan informasi dan proses menghemat waktu karyawan dengan menawarkan jawaban atas pertanyaan dengan cara yang dapat diakses. Karyawan dapat menghabiskan lebih banyak waktu untuk bekerja daripada terjebak dalam memecahkan masalah untuk diri mereka sendiri atau rekan kerja mereka. Ketika bisnis mendokumentasikan prosedur, mereka dapat berjalan lebih efisien.

Dokumentasi formal vs informal

Sementara catatan pekerjaan harus formal, dokumentasi lainnya harus informal. Misalnya, seorang manajer mungkin menyimpan catatan diskusi santai yang dia lakukan dengan karyawan sepanjang tahun untuk dibahas selama pemeriksaan pribadi dengan mereka tentang tujuan, proyek, atau tingkat moral mereka.

Dokumentasi informal bahkan dapat terdiri dari catatan atau surat yang disimpan dalam arsip personalia karyawan. Jika seorang karyawan menuliskan saran dan memberikannya kepada manajemen, mereka dapat menyimpannya untuk referensi di masa mendatang. Email dan komunikasi antar kantor online juga dapat berfungsi sebagai dokumentasi informal ketika diperlukan.

Sebaliknya, dokumentasi formal mematuhi standar dan konvensi tertentu sebagaimana ditentukan oleh perusahaan dan prosedur SDM resmi. Perbedaan yang melekat pada kedua jenis membantu menggambarkan mengapa dokumentasi lengkap sangat penting.

Cara memelihara dokumentasi karyawan dengan benar

Memelihara file personalia karyawan adalah salah satu tanggung jawab HR yang paling penting. Meskipun persyaratan perusahaan Anda mungkin berbeda, file personel karyawan yang kuat harus mencakup, namun tidak terbatas pada, karyawan tersebut:

• Lamaran pekerjaan
• Resume dan surat lamaran
• Verifikasi pekerjaan dan pendidikan
• Deskripsi pekerjaan posisi
• Informasi Kontak Darurat
• Surat penawaran kerja, kontrak kerja atau surat penolakan
• Formulir pengakuan buku pegangan karyawan yang ditandatangani
• Dokumen dan perjanjian relokasi
• Daftar periksa orientasi karyawan
• Laporan tindakan disiplin
• Penilaian diri
• Pengakuan
• Saran dan tanggapan perusahaan
• Permintaan pelatihan
• Keluhan rekan kerja
• Laporan biaya pelatihan

Jika seorang karyawan diberhentikan atau meninggalkan perusahaan karena alasan lain, HR harus melanjutkan dokumentasi dengan karyawan tersebut:

• Surat pengunduran diri atau pemutusan hubungan kerja
• Keluar dari wawancara
• Informasi asuransi
• Informasi gaji yang tersisa

Contoh dokumentasi di luar HR

Dokumentasi tidak hanya untuk catatan karyawan dan praktik manajemen. Ini juga dapat mencakup item seperti spesifikasi teknis, persyaratan, logika bisnis, dan manual perusahaan. Berikut adalah beberapa contoh dokumentasi khusus industri:

Pengembangan perangkat lunak

Pengembangan perangkat lunak adalah salah satu industri di mana dokumentasi penting. Apakah Anda sedang berbicara tentang tim kecil atau perusahaan besar, banyak orang sering terlibat dalam proyek pengembangan perangkat lunak. Oleh karena itu, dokumentasi teknis yang tepat memastikan tugas diselesaikan dengan cara yang berkualitas.

Dokumentasi proyek dalam pengembangan perangkat lunak dapat:

• Tentukan proyek
• Jelaskan bagaimana produk seharusnya terlihat
• Tetapkan standar pengkodean
• Garis besar panduan gaya dan pola desain
• Merumuskan standar pengujian
• Tentukan subjek pengujian
• Hasil tes dokumen
• Berikan instruksi untuk pemasangan, penggunaan, dan pemeliharaan produk

Dokumentasi harus komprehensif dalam industri seperti pengembangan perangkat lunak karena setiap kesalahan menciptakan kesenjangan antara mereka yang memiliki akses ke informasi. Misalnya, jika pemangku kepentingan tidak sepenuhnya memahami produk, mereka mungkin memiliki harapan yang berbeda dari apa yang coba disampaikan oleh para insinyur. Tidak hanya dokumentasi dengan jelas menguraikan informasi yang relevan, tetapi juga mencegah kecelakaan dan kesalahpahaman.

Manajemen sistem komputer

Dokumentasi sistem mengacu pada solusi yang berfungsi sebagai referensi untuk upaya pembaruan atau pemeliharaan perangkat lunak dan perangkat keras di masa mendatang. Dengan kata lain, ini menggambarkan kemampuan dan persyaratan perangkat lunak dan menginformasikan pembaca tentang fungsionalitas perangkat lunak. Dokumentasi sistem lebih teknis daripada bentuk dokumentasi lainnya karena mencakup aspek-aspek seperti:

• Dokumentasi pengujian
• Dokumentasi kode sumber
• Dokumentasi API
• Dokumentasi arsitektur perangkat lunak
• Petunjuk solusi untuk pengguna tingkat lanjut

Dokumentasi pengguna dalam ranah dokumentasi sistem mengacu pada informasi yang dapat lebih mudah dicerna oleh pengguna non-TI. Jenis dokumentasi pengguna termasuk manual pengguna, manual pelatihan, panduan instalasi dan catatan rilis.

Penelitian

Melakukan penelitian dan menulis temuan mengharuskan Anda membangun dan mendukung argumen. Mendokumentasikan studi Anda dan memberikan penghargaan kepada mereka yang ide-idenya telah Anda bangun sangat penting. Alasan untuk mendokumentasikan penelitian Anda mungkin termasuk:

• Memberikan kredit atau atribusi kepada pencipta atau penulis asli
• Membuat sumber yang Anda gunakan dalam penelitian Anda dapat diakses
• Memungkinkan pembaca Anda untuk menindaklanjuti penelitian
• Memungkinkan orang lain untuk memverifikasi kelengkapan dan keakuratan penelitian Anda
• Mengkomunikasikan transparansi, integritas dan kepercayaan untuk menghindari plagiarisme

Bagian dari menjadi peneliti profesional adalah menyimpan dokumentasi tertulis, audio dan visual tentang penelitian Anda. Ini termasuk merekam hipotesis, temuan, pertanyaan, dan kesimpulan mereka. Ilmuwan juga harus mengumpulkan data untuk menganalisisnya—suatu bentuk dokumentasi. Selain itu, para ilmuwan mungkin ingin mereplikasi percobaan untuk melihat apakah hasil tes bervariasi berdasarkan variabel tertentu. Untuk mengulangi percobaan persis seperti sebelumnya, mereka membutuhkan dokumentasi dari percobaan sebelumnya atau ilmuwan asli.

Mereka yang melakukan penelitian ilmiah membutuhkan serangkaian instruksi yang akurat untuk menguji hipotesis, mengulangi eksperimen, menghasilkan hasil, dan mempublikasikan temuan mereka. Tanpa dokumentasi yang tepat dalam penelitian, kita tidak akan memiliki teknologi canggih, obat-obatan, dan metode pertanian yang kita nikmati saat ini.

Konsekuensi dari dokumentasi yang tidak tepat

Banyak industri memerlukan dokumentasi menyeluruh yang dilakukan dengan cara tertentu. Jika organisasi gagal untuk memelihara catatan terorganisir, beberapa konsekuensi mungkin termasuk:

• Audit yang sedang berlangsung
• Penagihan yang tidak tepat
• Inefisiensi untuk pertumbuhan karyawan
• Kehilangan pendapatan
• Keamanan yang dikompromikan

Dokumentasi digunakan di semua organisasi untuk merekam berbagai informasi. Apa pun jalur karier Anda, penting untuk memahami peran yang dimainkan dokumentasi dalam angkatan kerja dan bagaimana Anda dapat memperoleh manfaat dari menyimpan catatan terorganisir untuk karier Anda sendiri.