12 Keterampilan negosiasi

Negosiasi adalah dialog di mana dua pihak atau lebih bekerja sama untuk mencapai solusi yang dapat diterima oleh semua pihak yang terlibat. Dalam artikel ini, kami menjelaskan apa itu negosiasi, keterampilan negosiasi terpenting yang harus dimiliki, dan bagaimana mempersiapkan diri untuk bernegosiasi di tempat kerja.

Apa itu negosiasi?

Negosiasi adalah jenis diskusi yang digunakan untuk menyelesaikan perselisihan dan mencapai kesepakatan antara dua pihak atau lebih. Negosiasi adalah proses “memberi dan menerima” yang menghasilkan kompromi di mana masing-masing pihak membuat konsesi untuk kepentingan semua orang yang terlibat.

Ada banyak situasi di mana Anda mungkin perlu bernegosiasi di tempat kerja, apa pun peran Anda. Anda mungkin menjadi bagian dari negosiasi antara rekan kerja, departemen, atau klien. Anda dapat menegosiasikan gaji, posisi Anda, persyaratan kontrak, jadwal proyek atau lebih. Untuk menjadi negosiator yang sukses, Anda memerlukan berbagai keterampilan.

Apa itu keterampilan negosiasi?

Keterampilan negosiasi adalah kualitas yang memungkinkan dua pihak atau lebih untuk mencapai kompromi. Ini sering berupa soft skill seperti komunikasi, persuasi, perencanaan, penyusunan strategi, dan kerja sama. Memahami keterampilan ini adalah langkah pertama untuk menjadi negosiator yang lebih kuat.

12 keterampilan negosiasi penting yang harus dimiliki

Keterampilan yang Anda perlukan bergantung pada lingkungan Anda, hasil yang Anda inginkan, dan orang-orang atau bisnis yang terlibat. Berikut adalah beberapa keterampilan negosiasi kunci yang berlaku untuk banyak situasi:

Komunikasi

Keterampilan komunikasi yang penting termasuk mengidentifikasi isyarat nonverbal dan keterampilan verbal untuk mengekspresikan diri Anda dengan cara yang menarik. Negosiator yang terampil dapat mengubah gaya komunikasi mereka untuk memenuhi kebutuhan pendengar. Dengan menjalin komunikasi yang jelas, Anda dapat menghindari kesalahpahaman yang dapat mencegah Anda mencapai kompromi.

Mendengarkan secara aktif

Keterampilan mendengarkan secara aktif juga penting untuk memahami pendapat orang lain dalam negosiasi. Tidak seperti mendengarkan pasif, yang merupakan tindakan mendengarkan pembicara tanpa mempertahankan pesan mereka, mendengarkan aktif memastikan Anda dapat terlibat dan kemudian mengingat detail spesifik tanpa perlu mengulang informasi.

Kecerdasan emosional

Kecerdasan emosional adalah kemampuan untuk mengendalikan emosi diri sendiri dan mengenali perasaan orang lain. Menyadari dinamika emosional selama negosiasi dapat membuat Anda tetap tenang dan fokus pada masalah inti. Jika Anda tidak puas dengan negosiasi saat ini, nyatakan perlunya istirahat sehingga Anda dan pihak lain dapat kembali lagi nanti dengan perspektif yang lebih segar.

Manajemen harapan

Sama seperti Anda harus memasuki negosiasi dengan tujuan yang jelas, pihak lain kemungkinan juga memiliki ekspektasi yang ditentukan sendiri. Jika Anda yakin bahwa Anda mungkin tidak dapat menyetujui persyaratan satu sama lain, Anda dapat mencoba menyesuaikan harapan Anda. Manajemen harapan yang terampil melibatkan menjaga keseimbangan antara menjadi negosiator yang tegas dan yang kolaboratif.

Kesabaran

Beberapa negosiasi dapat memakan waktu lama untuk diselesaikan, terkadang melibatkan negosiasi ulang dan penawaran balik. Daripada mencari kesimpulan cepat, negosiator sering melatih kesabaran untuk menilai situasi dengan benar dan mencapai kesimpulan terbaik untuk klien mereka.

Kemampuan beradaptasi

Kemampuan beradaptasi adalah keterampilan penting untuk negosiasi yang sukses. Setiap negosiasi adalah unik, dan situasi dalam negosiasi tunggal dapat berubah dari satu hari ke hari berikutnya. Misalnya, pihak yang terlibat dapat mengubah tuntutan mereka secara tiba-tiba. Meskipun sulit untuk merencanakan setiap kemungkinan situasi, negosiator yang baik dapat beradaptasi dengan cepat dan menentukan rencana baru, jika diperlukan.

Persuasi

Kemampuan untuk mempengaruhi orang lain adalah keterampilan negosiasi yang penting. Ini dapat membantu Anda menentukan mengapa solusi yang Anda usulkan bermanfaat bagi semua pihak dan mendorong orang lain untuk mendukung sudut pandang Anda. Selain persuasif, negosiator harus tegas bila diperlukan. Ketegasan memungkinkan Anda untuk mengekspresikan pendapat Anda sambil menghormati perspektif pihak lain.

Perencanaan

Negosiasi membutuhkan perencanaan untuk membantu Anda menentukan apa yang Anda inginkan. Anda harus mempertimbangkan apa hasil terbaik yang mungkin, apa tawaran Anda yang paling tidak dapat diterima dan apa yang akan Anda lakukan jika kesepakatan tidak tercapai. Kemampuan untuk mempersiapkan, merencanakan, dan berpikir ke depan sangat penting untuk keberhasilan negosiasi. Keterampilan perencanaan diperlukan tidak hanya untuk proses negosiasi tetapi juga untuk memutuskan bagaimana persyaratan akan dilaksanakan.

Negosiator terbaik memasuki diskusi dengan setidaknya satu rencana cadangan, tetapi seringkali lebih. Pertimbangkan semua kemungkinan hasil, dan bersiaplah untuk setiap skenario ini. Untuk negosiator, ini dikenal sebagai “alternatif terbaik untuk kesepakatan yang dinegosiasikan” (BATNA).

Integritas

Integritas, atau memiliki prinsip-prinsip etika dan moral yang kuat, adalah keterampilan penting untuk negosiasi. Menjadi bijaksana, hormat dan jujur ​​memungkinkan pihak lain untuk mempercayai apa yang Anda katakan. Sebagai seorang negosiator, Anda harus dapat menindaklanjuti komitmen. Untuk menunjukkan kepercayaan, hindari terlalu menjanjikan.

Membangun hubungan baik

Kemampuan untuk membangun hubungan memungkinkan Anda menjalin hubungan dengan orang lain di mana kedua belah pihak merasa didukung dan dipahami. Membangun hubungan mengharuskan Anda mengomunikasikan tujuan Anda secara efektif tetapi juga memahami keinginan dan kebutuhan pihak lain. Hubungan baik membantu meredakan ketegangan, mendorong kolaborasi, dan meningkatkan kemungkinan mencapai kesepakatan. Untuk membangun hubungan, menunjukkan rasa hormat dan menggunakan keterampilan mendengarkan secara aktif sangat penting.

Pemecahan masalah

Negosiasi membutuhkan kemampuan untuk melihat masalah dan menemukan solusi. Jika harga terlalu tinggi, bagaimana bisa diturunkan? Jika sumber daya tidak mencukupi, apa yang dapat dilakukan untuk meningkatkannya? Mampu menemukan solusi unik untuk masalah mungkin menjadi faktor penentu dalam kompromi.

Pengambilan keputusan

Negosiator yang baik dapat bertindak tegas selama negosiasi. Mungkin perlu untuk menyetujui kompromi selama pengaturan tawar-menawar. Anda harus mampu bereaksi dengan tegas. Ingatlah bahwa keputusan Anda mungkin memiliki efek jangka panjang pada diri Anda atau perusahaan Anda. Penting untuk memikirkan pilihan Anda dengan hati-hati tanpa terlalu memikirkan keputusan Anda. Bolak-balik antara pilihan Anda tanpa jawaban yang jelas mungkin membawa stres yang tidak perlu.

Jenis negosiasi

Sebagian besar hasil negosiasi akan masuk ke dalam salah satu dari dua kategori: “menang-menang” atau “menang-kalah”. Dengan memahami berbagai jenis negosiasi, Anda dapat menentukan keterampilan yang paling relevan untuk peran Anda dan bekerja untuk meningkatkannya. Negosiasi distributif dan integratif adalah jenis negosiasi yang paling umum.

Negosiasi distributif

Dalam negosiasi distributif, juga disebut “perundingan distributif,” kedua belah pihak mencoba untuk mendapatkan kendali atas sejumlah sumber daya yang terbatas. Ini dianggap sebagai negosiasi “menang-kalah”. Keuntungan satu pihak sama dengan kerugian pihak lain. Misalnya, klien mungkin merasa bahwa jika Perusahaan XWZ tidak menurunkan harga untuk suatu layanan, mereka akan membayar terlalu banyak. Perusahaan mungkin merasa jika menurunkan harganya, ia akan merugi.

Negosiasi integratif

Sering disebut sebagai “win-win”, negosiasi integratif terjadi ketika semua orang mendapat manfaat dari kesepakatan tersebut. Biasanya ada lebih dari satu masalah yang harus dinegosiasikan sehingga ada peluang untuk kompromi. Untuk mencapai kesepakatan, masing-masing pihak menerima nilai. Misalnya, klien percaya bahwa Perusahaan XWZ harus mengurangi biaya layanannya menjadi $800, dan perusahaan yakin bahwa biaya tersebut harus dipertahankan pada $1.000. Kedua belah pihak dapat menegosiasikan layanan $900. Dalam hal ini, keduanya “menang” $100.

Bagaimana mempersiapkan dengan terampil untuk negosiasi

Dengan mempertimbangkan langkah-langkah ini sebelumnya, Anda dapat bersiap untuk menggunakan keterampilan negosiasi Anda secara maksimal.

Lakukan riset Anda

Sebelum memasuki negosiasi, evaluasi semua pihak dan pertimbangkan tujuan mereka. Misalnya, jika Anda mendekati akhir proses perekrutan, Anda mungkin bersiap untuk menegosiasikan gaji. Majikan kemungkinan ingin mempekerjakan seseorang yang dapat menyelesaikan tugas pekerjaan yang diperlukan dengan gaji yang kompetitif. Anda mungkin ingin menawarkan pengalaman dan pengetahuan Anda kepada perusahaan sebagai imbalan atas apa yang Anda anggap sebagai pembayaran yang adil.

Hal ini juga dapat membantu untuk meneliti orang dengan siapa Anda bernegosiasi. Pahami keterbatasan negosiator. Apakah mereka memiliki kemampuan untuk memberikan apa yang Anda inginkan? Terkadang orang yang Anda negosiasikan tidak dapat memenuhi tuntutan Anda. Memahami keterbatasan ini dapat membantu Anda menyusun strategi.

Ketahui prioritas Anda

Negosiasi seringkali mengharuskan masing-masing pihak untuk berkompromi. Tentukan apa yang paling penting dan apa yang ingin Anda terima sebagai gantinya. Menetapkan prioritas Anda sebelumnya dapat membantu Anda mengevaluasi apa yang Anda tolak untuk menyerah serta di mana Anda bersedia mengalah.

Pertimbangkan oposisi

Pertimbangkan kemungkinan oposisi terhadap negosiasi Anda. Apakah menurut Anda manajer Anda akan menolak kenaikan gaji karena penurunan penjualan? Apakah Anda akan ditolak gaji awal yang lebih tinggi untuk suatu posisi karena tarif yang Anda minta di atas kisaran rata-rata? Tuliskan semua oposisi potensial dan kemudian kumpulkan informasi yang dapat Anda gunakan untuk memperdebatkan kasus Anda.

Tahu kapan harus pergi

Salah satu bagian tersulit dari negosiasi adalah mengetahui kapan harus meninggalkan kesepakatan. Penting untuk memasuki semua negosiasi dengan menyadari bahwa Anda mungkin tidak dapat menyetujuinya. Setelah Anda menyadari tidak ada kompromi lebih lanjut yang dapat dibuat dan satu atau tidak ada pihak yang mau menerima persyaratan, mungkin inilah saatnya untuk pergi.

Ingat timeline Anda

Garis waktu dapat secara signifikan memengaruhi posisi kekuasaan Anda dalam proses negosiasi. Misalnya, jika salah satu atau kedua belah pihak terburu-buru untuk mengambil keputusan, satu atau yang lain mungkin menyerah terlalu banyak dan menyesali tindakan mereka. Misalnya, jika Anda mencoba mendapatkan pekerjaan baru dengan cepat, Anda mungkin mengambil posisi dengan gaji lebih rendah dari yang seharusnya Anda terima, atau Anda mungkin terlalu banyak berkompromi dengan tunjangan. Dalam hal ini, Anda mungkin merasa tidak puas dengan keputusan jangka panjang Anda.

Aturan yang sama dapat berlaku untuk jangka waktu yang lebih lama. Jika sebuah perusahaan sedang mempertimbangkan untuk bermitra dengan vendor tetapi mereka belum membutuhkan layanan mereka, vendor mungkin akan kesulitan meyakinkan perusahaan untuk memenuhi persyaratan mereka. Perusahaan mungkin mendorong lebih keras untuk potongan harga dan nilai lebih karena jika vendor tidak setuju, mereka masih punya waktu untuk mencari solusi lain.

Tantangan untuk bernegosiasi di tempat kerja

Tempat kerja selalu berubah, tetapi negosiasi tetap konstan. Ingatlah bahwa mengubah praktik bisnis dapat menghadirkan tantangan baru. Selain mempelajari keterampilan negosiasi, juga perlu mengetahui bagaimana menyesuaikannya dengan situasi tertentu.

Misalnya, banyak rapat hari ini sepenuhnya dilakukan melalui telepon atau melalui internet, dan beberapa negosiasi dapat dilakukan melalui email. Metode komunikasi ini dapat menghambat kemampuan Anda untuk membaca isyarat non-verbal, jadi Anda mungkin menyarankan untuk berinteraksi melalui obrolan video.

Keterampilan negosiasi dapat membantu Anda mengembangkan karier, mendapatkan gaji yang lebih tinggi, dan memenuhi kebutuhan bisnis yang penting. Latihan terus-menerus adalah kunci untuk meningkatkan kemampuan negosiasi Anda.