Cara menjadwalkan rapat melalui email

Menjadwalkan rapat melalui email adalah tugas bisnis yang umum. Anda mungkin perlu menjadwalkan rapat karena berbagai alasan, seperti menyiapkan wawancara, menindaklanjuti pemimpin bisnis, atau menjelajahi proyek dengan klien potensial. Kemampuan untuk menjadwalkan pertemuan melalui email dengan benar dan jelas adalah keterampilan komunikasi yang dapat membantu Anda sepanjang karir Anda.

Dalam artikel ini, kami menjelaskan cara menjadwalkan rapat melalui email, dengan template dan contoh untuk membantu Anda membuat pesan sendiri.

Apa manfaat mengatur pertemuan melalui email?

Permintaan email rapat meminta untuk menjadwalkan waktu, tanggal, dan tempat di mana Anda dan penerima akan saling bertemu. Dalam beberapa kasus, Anda mungkin memiliki waktu yang telah diatur sebelumnya dan mengonfirmasinya. Ada banyak manfaat menjadwalkan pertemuan bisnis melalui email:

• Anda dan penerima dapat merujuk ke email nanti untuk detail tentang rapat, seperti lokasi, waktu, tempat, informasi kontak, atau alasan rapat.
• Anda dan penerima dapat segera mentransfer detail rapat ke kalender atau aplikasi pengorganisasian hanya dengan beberapa klik.
• Email dapat berisi tautan ke RSVP dan petunjuk arah.
• Email memungkinkan Anda mengontrol keakuratan waktu, tempat, dan tanggal rapat. Saat Anda mengatur rapat secara lisan, ada kemungkinan kesalahan dalam pembuatan catatan.

Bagaimana cara meminta pertemuan melalui email

Saat menjadwalkan rapat melalui email, jelaskan tujuan Anda. Anda dapat menggunakan langkah-langkah ini untuk menjadwalkan rapat secara efektif melalui email:

• Tulis baris subjek yang jelas
• Gunakan salam
• Perkenalkan diri Anda (bila perlu)
• Jelaskan mengapa Anda ingin bertemu
• Bersikaplah fleksibel tentang waktu dan tempat
• Minta balasan atau konfirmasi
• Kirim pengingat

Tulis baris subjek yang jelas

Baris subjek harus ringkas, jelas, dan menyertakan detail yang menarik atau pribadi untuk melibatkan penerima. Sertakan kata “rapat” atau “jadwal”. Jika email ditujukan kepada seseorang yang tidak mengharapkannya, coba sertakan informasi yang akan meyakinkan mereka untuk membukanya, seperti nama teman biasa.

Misalnya, Anda dapat menggunakan baris subjek seperti “Permintaan untuk mengatur pertemuan”, “Tolong tanggapi mengenai waktu pertemuan terbaik”, atau “Claire Hollowell menyarankan agar kita bertemu.”

Gunakan kata salam

Menggunakan format bisnis selalu tepat di lingkungan kerja, jadi mulailah email Anda dengan salam seperti yang Anda lakukan dengan surat bisnis. Secara umum, “Bapak/Ibu yang terhormat.” dan nama belakang penerima sesuai. Jika Anda menulis kepada seseorang dengan nama yang tidak dikenal dan Anda tidak yakin dengan jenis kelaminnya, Anda dapat menggunakan nama depan dan belakang mereka: “Anshu Jose yang terhormat.” Jika Anda mengundang banyak orang, Anda dapat menggunakan judul grup, seperti “Kepala departemen yang terhormat,” atau “Kepada semua asisten pengajar matematika.”

Perkenalkan diri (bila perlu)

Dalam beberapa situasi, Anda mungkin harus menjadwalkan pertemuan dengan seseorang yang tidak mengharapkan email Anda dan mungkin tidak mengenal Anda. Perkenalkan diri Anda di email dan sertakan detail yang relevan sehingga mereka dapat yakin bahwa email tersebut asli.

Anda dapat menulis sesuatu seperti “Nama saya Dawn Safino, dan saya seorang praktisi perawat dengan pengalaman 12 tahun,” atau “Nama saya Harris Stephens, dan saya bekerja di departemen pemeriksaan di lantai empat.”

Jelaskan mengapa Anda ingin bertemu

Beberapa masalah dapat diselesaikan atau didiskusikan melalui email atau telepon, tetapi diskusi lain lebih efektif jika dilakukan secara langsung. Untuk membantu penerima email Anda memahami pentingnya menyiapkan rapat, jelaskan alasannya. Mengetahui persis mengapa Anda bertemu juga akan membantu penerima mempersiapkan dan mengalokasikan waktu dan sumber daya yang sesuai.

Spesifik, seperti “Saya ingin mendiskusikan perekrutan asisten sementara untuk penerimaan Koleksi Finley untuk Museum Lapangan,” atau “Saya ingin menunjukkan kepada Anda bagaimana tepatnya perusahaan kami dapat membantu Anda mengembangkan kehadiran online Anda.”

Bersikaplah fleksibel tentang waktu dan tempat

Jika Anda memiliki fleksibilitas untuk melakukannya, berikan opsi kepada penerima Anda untuk rapat. Fleksibilitas dapat membuat mereka lebih mungkin menemukan waktu dan tempat yang cocok untuk Anda berdua. Di email Anda, sebutkan beberapa waktu dan lokasi yang berbeda sehingga mereka dapat berkomitmen pada satu.

Misalnya, “Saya tersedia untuk bertemu pada jam 8 pagi pada hari Selasa atau Rabu minggu depan, atau Kamis setelah jam 4 sore. Saya dapat memesan ruang konferensi di kantor kami di 2378 Westhill Street kapan pun Anda mau.” Namun, Anda dapat menjelaskan bahwa Anda terbuka terhadap saran: “Jika waktu ini tidak berhasil untuk Anda, atau jika Anda ingin bertemu di tempat lain, beri tahu saya.”

Minta balasan atau konfirmasi

Minta penerima email Anda untuk memberi tahu Anda apakah mereka dapat menghadiri rapat. Ini akan membantu Anda membuat reservasi, mengatur makanan dan minuman atau merencanakan ruang pertemuan. Perjelas tentang bagaimana orang yang diundang dapat memberi tahu Anda jika mereka akan datang. Anda dapat mengatakan, “Tolong hubungi asisten saya di (231) 457-8900 untuk menyelesaikan rapat,” “Silakan RSVP sebelum 19 Oktober untuk evite ini,” atau “Tolong beri tahu saya sesegera mungkin waktu mana di atas yang akan berhasil. untuk kamu.”

Kirim pengingat

Setelah Anda menerima konfirmasi, kirimkan pengingat satu atau dua hari sebelum pertemuan dengan perincian tempat dan waktu. Dalam beberapa situasi, Anda mungkin harus menjadwalkan rapat untuk dua pihak lain, seperti jika Anda adalah asisten administrasi yang menjadwalkan rapat untuk manajer Anda dengan orang lain. Dalam hal ini, pastikan Anda memberi tahu kedua belah pihak tentang waktu dan tempat yang disepakati, dan kirimkan pengingat kepada keduanya.

Misalnya, Anda dapat mengirim pesan seperti “Tuan Rosenthal yang terhormat, saya hanya ingin mengirim pengingat tentang pertemuan 10:30 pagi Anda besok dengan Jennifer Leach dari Sunset Designs. Saya telah membuat reservasi untuk Anda berdua di Fresh Harvest Bruncheria di 987 Smythe Street. Tolong beri tahu saya jika ada sesuatu yang perlu diubah janjinya.” Jika mereka menolak tanpa penjelasan, Anda dapat menanyakan apakah mereka lebih suka waktu atau lokasi yang berbeda. Jika Anda tidak mendapat tanggapan sama sekali dari mereka, panggilan telepon yang sopan untuk memeriksa penerimaan email Anda adalah hal yang tepat.

Template untuk menjadwalkan email rapat

Berikut adalah dua template yang dapat Anda gunakan untuk membantu Anda menulis email untuk menjadwalkan rapat:

Template 1: Untuk menjadwalkan pertemuan dengan seseorang yang Anda kenal

[Subject line]

Dear [Mr./Ms. Last Name],

I am writing to schedule a meeting to [write what the purpose of your meeting is]. If the time works for you, I would like to meet at [time] on [date] at [place].

Please confirm whether that works for you or if another time and place is better. I look forward to our meeting.

Thank you,

[Your name]

Template 2: Untuk menjadwalkan pertemuan dengan seseorang yang tidak Anda kenal

[Subject line]

Dear [Mr./Ms. Last Name],

My name is [Full Name], and I am writing to you because [explain why you want to set up a meeting. If you have a common acquaintance who referred you, this is a good time to mention that name.]

I would love to meet for [breakfast/coffee/lunch in your office/in my office/somewhere else] some time [name a period of time, such as “next week”], if that works for you.

Please let me know when and where you would prefer to meet. I look forward to speaking to you in person.

Sincerely,

[Your Name]

Contoh email permintaan rapat

Berikut adalah tiga contoh permintaan rapat email yang dapat Anda gunakan untuk membantu menginspirasi Anda menulis sendiri:

Contoh 1

Subject: Meeting Request for MH’s Christmas Party

Dear Mr. Snyder,

I am an employee in the food service department here at Mercy Hospital. I have recently been put in charge of organizing our department’s annual staff Christmas party, as our manager is on maternity leave.

I would like to meet with you so I can get an understanding of my budget, the number of guests and who our usual vendors are for such an event. My work shift begins at 11 a.m. and I take a lunch break at 2 p.m., so I would be available to meet at 10 a.m. or 2 p.m. on any weekday next week. I would be happy to come up to your office, but please let me know if you prefer to meet elsewhere.

Thank you very much.

Sincerely,

Aleisha Johnson

Contoh 2

Subject: Meeting with Rep. Walton, Re: Water Restrictions; Reply Requested

Dear Mr. Wood,

I am writing on behalf of House Representative Jesse Walton to set up a meeting with you to discuss the water restrictions in Temple Terrace. He is available to meet at either 10:30 a.m., 11 a.m. or 4:30 p.m. next Tuesday, August 15 at his office, 3278 W. 14th Street, Tampa.

Please confirm a meeting time at your earliest convenience.

Thank you,

Shailene Cobb

Assistant to H.R. Jesse Walton

Contoh 3

Subject: Brian Wallace Suggested We Meet

Dear Therese McMahon,

My name is Essie High, and I am a realtor in Jacksonville. I met your friend Brian Wallace at a town hall meeting last night, and he informed me that I might be able to help you relocate your office. I have successfully found new homes for several local businesses with complicated needs, including a brewery and a nonprofit children’s preschool, so I am confident that I can assist you.

I would love to meet you over lunch one day next week, perhaps at Straub’s Steakhouse near your present office. I am available any day Monday through Thursday.

Thank you for your consideration. I look forward to hearing from you.

Sincerely,

Essie High