Apa itu audit pekerjaan?

Audit pekerjaan adalah proses yang digunakan para profesional untuk meninjau tanggung jawab pekerjaan tertentu untuk memverifikasi bahwa perusahaan secara akurat mengklasifikasikan dan memberi kompensasi kepada karyawan dalam peran itu. Ada banyak alasan untuk melakukan salah satu audit ini, seperti ketika tugas utama pekerjaan berubah atau ketika seorang karyawan menerima promosi ke posisi baru. Akan bermanfaat untuk memahami apa audit ini jika Anda yakin audit ini mungkin diperlukan di tempat kerja Anda.

Dalam artikel ini, kami mendefinisikan apa itu audit dan mengeksplorasi daftar langkah-langkah yang dapat mengajari Anda cara melakukan audit.

Apa itu audit pekerjaan?

Audit pekerjaan adalah evaluasi pekerjaan yang menentukan apakah perusahaan secara akurat mewakili detail pekerjaan dan membayar karyawan yang memegang posisi tersebut. Sebagian besar audit ini terjadi ketika tugas pekerjaan karyawan berubah atau ketika karyawan tertentu menerima promosi ke pekerjaan tingkat yang lebih tinggi. Ini karena memastikan bahwa karyawan memperoleh jumlah uang yang benar dan memiliki pemahaman yang tulus tentang harapan yang dimiliki perusahaan untuk pekerjaan mereka dapat memastikan bahwa mereka menerima klasifikasi karyawan yang benar dan bahwa perusahaan mematuhi semua undang-undang dan peraturan seputar pekerjaan. .

Bagaimana melakukan audit pekerjaan

Berikut adalah beberapa langkah yang dapat Anda gunakan untuk melakukan salah satu dari audit ini:

Tinjau deskripsi pekerjaan

Langkah pertama dalam melakukan salah satu audit ini biasanya meninjau deskripsi pekerjaan yang digunakan perusahaan untuk mengiklankan posisi tersebut. Ini karena deskripsi pekerjaan biasanya menjelaskan tanggung jawab dan tugas spesifik yang melibatkan pekerjaan, jadi jika informasi ini tidak akurat, deskripsi pekerjaan mungkin perlu direvisi. Audit juga dapat mempertimbangkan kualifikasi yang dicakup oleh deskripsi pekerjaan untuk memastikan bahwa deskripsi tersebut secara akurat mewakili keahlian, pendidikan, dan keterampilan yang dibutuhkan kandidat untuk berhasil dalam posisi tersebut.

Beberapa audit mungkin melibatkan peninjauan beberapa deskripsi pekerjaan untuk posisi yang sama untuk menetapkan standar dalam apa yang paling sering mereka sertakan.

Bertemu dengan manajer departemen

Setelah meninjau deskripsi pekerjaan, orang yang melakukan audit dapat bertemu dengan manajer departemen tempat pekerjaan itu beroperasi. Ini bisa menjadi langkah yang sangat penting karena manajer departemen biasanya memiliki pemahaman menyeluruh tentang apa yang dilakukan karyawan yang mereka awasi, sehingga mereka dapat menawarkan wawasan tentang apakah deskripsi pekerjaan secara akurat menggambarkan suatu pekerjaan.

Selama pertemuan ini, auditor dapat membandingkan tugas pekerjaan yang dijelaskan manajer dengan yang tercantum dalam deskripsi pekerjaan. Auditor juga dapat bertanya tentang tugas tambahan mana yang diasosiasikan manajer dengan pekerjaan tertentu, untuk mengidentifikasi tanggung jawab yang dapat mereka tambahkan ke deskripsi pekerjaan baru.

Tulis deskripsi pekerjaan baru

Setelah auditor bertemu dengan manajer departemen, mereka dapat mulai menyusun deskripsi pekerjaan baru untuk pekerjaan yang mereka audit. Saat melakukannya, mereka dapat menggunakan informasi yang mereka pelajari dari berbicara dengan manajer dan detail dari deskripsi pekerjaan asli yang mereka verifikasi sebagai benar. Auditor juga dapat menggunakan langkah ini untuk menghapus tanggung jawab atau detail lain dari deskripsi pekerjaan asli yang membuatnya tidak akurat.

Misalnya, jika deskripsi pekerjaan untuk daftar pekerjaan rekanan penjualan mengambil inventaris sebagai tanggung jawab, tetapi manajer atau karyawan di posisi tersebut bersaksi bahwa mereka tidak benar-benar melakukan tugas ini, mereka dapat menghilangkannya dari deskripsi pekerjaan baru.

Pertimbangkan kualifikasi pekerjaan

Kualifikasi yang dibutuhkan suatu pekerjaan dapat menjadi detail penting lainnya untuk dijelajahi saat melakukan salah satu audit ini. Ini karena kualifikasi pekerjaan sering kali berhubungan dengan berapa banyak uang yang dapat diperoleh seorang profesional di posisi itu, terutama jika kualifikasinya mencakup pendidikan dan pelatihan lanjutan atau kredensial khusus. Untuk memahami kualifikasi apa yang dibutuhkan suatu pekerjaan, auditor dapat berbicara dengan karyawan di posisi tersebut dan departemen SDM untuk membahas tingkat pendidikan dan keahlian yang biasanya dibutuhkan oleh kandidat untuk dipekerjakan. Kemudian, mereka dapat menambahkan ini ke deskripsi pekerjaan baru sehingga kandidat masa depan dapat meninjaunya.

Analisis gaji pekerjaan

Gaji biasanya merupakan aspek penting dari salah satu audit ini, karena dapat dengan mudah memverifikasi apakah sebuah perusahaan tampaknya membayar gaji yang dapat diterima untuk suatu posisi. Ada banyak cara untuk menentukan apakah gaji untuk pekerjaan tertentu dapat diterima, seperti mengidentifikasi berapa banyak uang yang dihasilkan oleh karyawan lain di posisi yang sama. Metode umum lainnya untuk meninjau gaji pekerjaan adalah membandingkannya dengan gaji di perusahaan yang berbeda dan gaji rata-rata di industri untuk menentukan apakah itu serupa atau bahkan kompetitif.

Auditor kemudian dapat mempertimbangkan apakah suatu perusahaan dapat menambah atau mengurangi gaji yang mereka tawarkan.

Bandingkan semua data dengan peraturan industri

Setelah menyelesaikan deskripsi pekerjaan baru dan gaji untuk suatu posisi, auditor dapat membandingkan informasi ini dengan peraturan federal dan industri. Jenis peraturan ini dapat berlaku untuk berbagai aspek pekerjaan, seperti persyaratan gaji minimum, status pengecualian, dan tingkat tanggung jawab. Peraturan pasti yang mungkin terkait dengan suatu pekerjaan dapat sangat bervariasi tergantung pada sifat posisi, industri tempat pekerjaan itu beroperasi, lokasi tempat pekerjaan itu berada, dan perusahaan tempat pekerjaan itu dilakukan.

Sesuaikan catatan untuk memasukkan data baru

Langkah terakhir dalam audit pekerjaan biasanya membuat perubahan yang diperlukan pada catatan perusahaan untuk secara akurat mewakili pekerjaan yang diaudit. Ini dapat mencakup outlet seperti catatan SDM, posting pekerjaan di situs web eksternal dan data sensus yang semuanya menawarkan informasi tentang pekerjaan tertentu kepada publik. Jika perusahaan meminta audit untuk karyawan tertentu, auditor juga dapat menambahkan deskripsi pekerjaan baru dan pembaruan lainnya ke file perusahaan karyawan tersebut.

Saat membuat perubahan ini, sebagian besar auditor juga mengarsipkan salinan deskripsi pekerjaan asli dan dokumen lain sehingga orang dapat menggunakannya di masa mendatang untuk memverifikasi audit dan mempelajari versi pekerjaan sebelumnya.

Berapa lama audit pekerjaan?

Lamanya waktu yang tepat yang dibutuhkan seseorang untuk menyelesaikan salah satu dari audit ini dapat sangat bervariasi tergantung pada banyak faktor, seperti pekerjaan yang diaudit, industri tempat ia beroperasi, dan perusahaan tempat ia berada. Rata-rata, diperlukan waktu sekitar tiga bulan untuk menyelesaikan salah satu audit ini, karena prosesnya dapat memerlukan banyak langkah yang masing-masing membutuhkan waktu untuk diselesaikan. Banyak dari audit ini juga memerlukan setidaknya 60 hari untuk diproses setelah seseorang memintanya, yang dapat menambah waktu untuk keseluruhan durasi audit.

Jenis audit pekerjaan

Berikut adalah tiga jenis audit pekerjaan yang sering dilakukan perusahaan:

Audit klasifikasi

Audit klasifikasi biasanya merupakan jenis audit yang paling umum. Audit klasifikasi mempertimbangkan tugas pekerjaan dari suatu posisi dan menggunakan informasi itu untuk memverifikasi bahwa perusahaan mengklasifikasikan karyawan dalam peran itu secara akurat. Misalnya, jika seorang karyawan bekerja sebagai kontraktor tetapi yakin bahwa tugas dan jam kerja mereka memenuhi syarat sebagai karyawan tetap, mereka mungkin meminta audit klasifikasi untuk mencoba mendapatkan status karyawan internal. Melakukan audit klasifikasi biasanya melibatkan langkah-langkah seperti mewawancarai karyawan, meninjau log pekerjaan, dan membandingkan detail pekerjaan dengan deskripsi pekerjaan yang diiklankan.

Audit pembayaran

Audit gaji memverifikasi bahwa perusahaan memberikan kompensasi kepada karyawannya secara akurat untuk pekerjaan yang mereka lakukan. Melakukan audit gaji biasanya melibatkan peninjauan gaji yang diterima oleh karyawan yang bekerja di bawah jabatan yang sama dan memverifikasi bahwa mereka menerima jumlah yang benar. Proses ini dapat mempertimbangkan beberapa detail, seperti tanggung jawab pekerjaan dan detail pribadi karyawan dalam posisi tersebut, seperti jenis kelamin dan usia. Audit pembayaran juga dapat memastikan bahwa perusahaan membayar gaji kepada karyawannya yang mematuhi standar dalam industri dan lokasi bisnis.

Audit SDM

Audit SDM memeriksa praktik SDM di sebuah perusahaan, termasuk kebijakan departemen dan prosedur umum. Perusahaan biasanya menjalani audit SDM ketika mereka ingin meningkatkan operasi SDM mereka atau ketika mereka mengidentifikasi tantangan tertentu di dalam departemen yang ingin mereka perbaiki. Sebagian besar bisnis mempekerjakan profesional dari luar perusahaan untuk melakukan audit SDM guna mendapatkan wawasan objektif tentang operasi mereka. Beberapa perusahaan mungkin juga meminta supervisor di departemen SDM untuk melakukan audit internal dan menilai praktik mereka sendiri sesuai dengan standar industri dan laporan kepuasan karyawan.