Apa itu akuntansi penggajian (Pengertian dan contohnya)

Semua karyawan organisasi menerima pembayaran melalui departemen penggajian. Proses mendokumentasikan catatan untuk kompensasi karyawan dikenal sebagai akuntansi penggajian. Akuntan penggajian memiliki peran yang berpengaruh dalam memastikan catatan diajukan dengan benar, sehingga karyawan dapat menerima penghasilan yang layak untuk pekerjaan yang diselesaikan dan bahwa operasi keuangan dilakukan dengan lancar.

Pada artikel ini, kami akan menguraikan apa itu akuntansi penggajian, apa yang termasuk dalam akuntansi penggajian, contoh konsep ini dan bagaimana memulai akuntansi penggajian.

Apa itu akuntansi penggajian?

Akuntansi penggajian terdiri dari pengarsipan dan pelacakan data kompensasi karyawan seperti uang yang dipotong dari setiap gaji dan pajak serta tunjangan yang diterima karyawan. Akuntan penggajian menggunakan entri jurnal keuangan untuk meringkas transaksi organisasi dan arus kas total. Entri penggajian termasuk dalam lingkup buku besar yang mengurutkan semua informasi keuangan. Setelah semua informasi penggajian didokumentasikan pada karyawan, sumber daya manusia dapat menarik data ini dan mengirimkannya ke manajer mereka untuk menambahkannya ke evaluasi kinerja mereka.

Apa saja yang termasuk dalam akuntansi penggajian?

Akuntan penggajian perlu menggunakan keterampilan keras mereka untuk secara akurat memasukkan informasi yang relevan ke dalam buku besar. Semua pengeluaran, kewajiban, dan aset harus dicatat untuk tujuan keuangan dan kepatuhan. Berikut adalah daftar lengkap yang harus Anda tambahkan saat mendokumentasikan kompensasi karyawan:

• Upah kotor, gaji, bonus dan komisi
• Memotong pajak majikan dan karyawan
• Pemotongan gaji, premi asuransi dan rencana tabungan
• Biaya tunjangan perusahaan

Upah kotor, gaji, bonus dan komisi

Anda harus memperhitungkan semua penghasilan yang diperoleh karyawan selama tahun fiskal. Ini termasuk gaji tahunan, upah tambahan dan uang lembur jika berlaku. Jika atasan Anda menawarkan upah lembur, tanyakan kepada manajer dan sumber daya manusia Anda untuk memastikan bahwa itu telah disetujui untuk karyawan tertentu. Anda juga harus mengonfirmasi karyawan mana yang menerima komisi atas kesepakatan yang mereka tutup untuk organisasi.

Memotong pajak majikan dan karyawan

Angka pajak yang dipotong dari gaji karyawan harus dicatat secara terpisah. Seorang karyawan dapat menentukan berapa banyak yang ingin mereka potong ketika mereka mengisi formulir W-4 pada hari pertama bekerja.

Beberapa contoh pajak yang dipotong dari gaji karyawan dan biaya pemberi kerja meliputi:

• Pajak pendapatan
• Pajak jaminan sosial
• Pajak medicare
• Pajak penghasilan
• Pemotongan gaji, premi asuransi dan rencana tabungan

Bergantung pada manfaat yang ditawarkan perusahaan, mereka akan menahan bagian karyawan dari premi perawatan kesehatan, rencana tabungan untuk pensiun atau kontribusi untuk organisasi nirlaba. Dengan cara ini, Anda dapat mengelompokkan bagaimana potongan gaji karyawan dipotong selain untuk tujuan pajak.

Biaya tunjangan perusahaan

Akuntan penggajian harus memasukkan biaya pemberi kerja untuk mengelola tunjangan kesehatan dan gigi, memberikan liburan berbayar, pensiun dan kompensasi pekerja jika diperlukan. Semua informasi yang dikumpulkan di sini dapat membantu Anda menyusun anggaran dan mengetahui apakah Anda dapat memperluas manfaat yang ditawarkan kepada karyawan.

Contoh akuntansi penggajian

Anda dapat melakukan entri dalam tiga cara terpisah untuk memastikan penggajian dicatat dengan benar:

• Pencatatan awal: Pencatatan adalah metode standar untuk memasukkan data penggajian. Ini hanya berlaku untuk gaji karyawan, pajak dan pemotongan, bukan perusahaan.
• Upah yang masih harus dibayar: Entri ini terjadi pada akhir periode akuntansi perusahaan. Ini bisa dilakukan setiap tiga bulan atau setiap tahun, tetapi itu akan tergantung pada ukuran perusahaan dan seberapa mendesak pemangku kepentingan eksternal harus meninjau informasi keuangan.
• Pembayaran manual: Contoh memasukkan pembayaran manual terjadi ketika Anda perlu mengirim cek ke karyawan langsung ke alamat rumah mereka. Jika Anda menyesuaikan gaji karyawan, maka pengeluaran cek dapat dijamin untuk memperhitungkan perubahan tersebut.

Bagaimana memulai akuntansi penggajian

Jika Anda memerlukan bantuan untuk mulai melacak penggajian, lihat langkah-langkah ini untuk membantu Anda memulai.

• Urutkan item utama untuk akuntansi penggajian
• Tentukan dokumen karyawan
• Hitung jumlah pembayaran
• Dokumen penggajian per pengeluaran
• Pajak file

Urutkan item utama untuk akuntansi penggajian

Ketika Anda memulai bisnis, Anda harus membuat keputusan yang jelas tentang bagaimana Anda akan memberikan kompensasi kepada karyawan Anda. Jenis kompensasi yang Anda tawarkan dapat menentukan umur panjang seorang karyawan, dan jumlah upaya yang diperlukan untuk melakukan tugas dan proyek yang diberikan oleh manajer mereka.

Mari kita uraikan pilihan awal yang harus Anda buat:

Upah

Pertama, Anda harus mendaftarkan bisnis Anda ke Internal Revenue Service untuk menerima Nomor Identifikasi Pengusaha Federal. Setelah selesai, putuskan berapa banyak Anda ingin membayar karyawan Anda. Anda harus memberi kompensasi kepada karyawan berdasarkan seberapa banyak pesaing dalam industri Anda membayar mereka. Lakukan analisis SWOT untuk membantu Anda mengidentifikasi gaji pesaing dan melihat apakah gaji yang Anda tawarkan merupakan kekuatan bagi bisnis Anda. Bagaimana Anda membayar upah berkaitan dengan bagaimana Anda mendokumentasikan informasi penggajian.

Periode pembayaran

Pertimbangkan apakah Anda ingin karyawan Anda bekerja setiap jam atau setiap tahun. Karyawan paruh waktu cenderung dibayar per jam, jadi pertimbangkan berapa banyak karyawan yang Anda perlukan dan jumlah jam kerja di perusahaan Anda. Juga, tentukan apakah Anda ingin membayar karyawan sebulan sekali atau seminggu. Sudah umum bagi karyawan untuk membayar karyawan setiap setengah bulan atau dua mingguan juga.

Manfaat

Pahami bandwidth yang Anda miliki dalam hal manfaat yang dapat Anda tawarkan. Dapatkan wawasan dari pakar industri tentang kompensasi apa yang ditawarkan pesaing Anda. Dengan cara ini, ini sebanding dengan pasar tempat Anda bekerja. Asuransi kesehatan dan paket 401(k) adalah beberapa manfaat paling populer yang ditawarkan, tetapi Anda harus memiliki gagasan tentang berapa banyak yang akan Anda sediakan untuk mendanai paket ini, dan berapa banyak karyawan mengambil dari gaji mereka.

Kumpulkan dokumen karyawan

Setelah Anda menghentikan proses penggajian, Anda dapat mengumpulkan semua formulir yang Anda perlukan untuk diisi oleh karyawan saat Anda bergabung dengan mereka. Dengan cara ini, informasi yang mereka isi akan dimasukkan langsung ke dalam sistem penggajian.

Karyawan perlu mengisi formulir berikut untuk tujuan akuntansi penggajian:

• Formulir I-9: Setiap warga negara AS harus mengisi dokumen ini sebelum mereka bekerja untuk sebuah organisasi, dan mereka harus membawa formulir dokumentasi yang benar yang disyaratkan oleh pemerintah federal, termasuk SIM, kartu Jaminan Sosial, dan akta kelahiran.
• Formulir W-4: W-4 menentukan status pajak karyawan, dan jika mereka memutuskan untuk mengambil tunjangan tambahan untuk tanggungan mereka. Informasi ini sangat penting ketika Anda mengajukan pajak dan menunjukkan berapa banyak yang dapat diambil dari gaji mereka oleh pemerintah.
• Formulir otorisasi setoran langsung: Seorang karyawan mengisi formulir ini jika mereka ingin cek mereka disetorkan ke rekening bank mereka. Setoran langsung adalah pilihan yang lebih baik untuk akuntan penggajian yang berusaha menghindari pembayaran manual saat mengajukan informasi karyawan.

Hitung jumlah pembayaran

Sistem perangkat lunak terpusat adalah cara yang sangat diperlukan bagi Anda untuk mengajukan informasi penggajian. Ini menghemat banyak waktu Anda dalam semua langkah proses seperti mengirimkan pembayaran dan formulir yang diperlukan secara elektronik, dan ini dapat mengirimi Anda pengingat tentang tenggat waktu yang akan datang untuk tugas-tugas penting.

Dokumen penggajian per pengeluaran

Menerapkan daftar Charts of Account Setup untuk mengatur dokumentasi transaksi keuangan organisasi. Di sini, Anda dapat langsung memperhitungkan pengeluaran dan kewajiban Anda menggunakan apa yang termasuk di atas, dan Anda dapat menggambarkan pengeluaran dengan mengurangi jumlah yang dipotong atau memenuhi syarat untuk dikenakan pajak.

Pajak file

Cari tahu gaji bersih karyawan Anda dengan mengurangi semua potongan dari gaji kotor. Jumlah angka itu memberi karyawan dan pemerintah angka akhir tentang berapa banyak yang akan mereka terima per cek gaji. Juga, simpan semua dokumen yang disyaratkan oleh undang-undang lokal, negara bagian, dan federal dalam kasus audit.