Pertanyaan interview admin dan contoh jawabannya

Asisten administrasi bertanggung jawab atas berbagai tugas sepanjang hari kerja mereka, dan mereka juga biasanya melakukan proses organisasi dan dokumentasi untuk organisasi tempat mereka bekerja. Selain itu, para profesional ini mengandalkan berbagai keterampilan yang menggabungkan keterampilan keras seperti aplikasi komputer dan keterampilan lunak, termasuk komunikasi yang efektif dan perhatian terhadap detail.

Jika Anda bersiap untuk wawancara pekerjaan sebagai asisten administrasi atau peran pendukung kantor, ada beberapa pertanyaan yang ingin Anda persiapkan. Dalam artikel ini, kita akan membahas pertanyaan wawancara administrasi termasuk pertanyaan umum tentang latar belakang Anda dan pertanyaan mendalam dengan beberapa contoh untuk membantu Anda melatih tanggapan Anda sebelumnya.

Pertanyaan umum

Anda mungkin harus menjawab pertanyaan dasar yang membantu pewawancara mengenal Anda dan menilai bagaimana Anda akan cocok dengan peran tersebut. Berikut adalah beberapa contoh untuk membantu Anda mendapatkan ide tentang apa yang harus dipersiapkan:

• Bagaimana Anda menggambarkan diri Anda?
• Apa yang membuat Anda tertarik pada posisi administratif khusus ini?
• Apa yang Anda ketahui tentang perusahaan kami?
• Bagaimana Anda melihat diri Anda berkontribusi pada perusahaan kami?
• Bagaimana Anda mendengar tentang posisi ini?
• Keterampilan apa yang akan membuat Anda sukses dalam pekerjaan?
• Apa lingkungan kerja ideal Anda?
• Apa yang Anda rasakan sebagai kelemahan yang ingin Anda perbaiki?
• Apa tujuanmu?
• Di mana Anda melihat diri Anda dalam lima sampai sepuluh tahun?

Pertanyaan tentang pengalaman dan latar belakang

Pertanyaan-pertanyaan ini memberi pewawancara wawasan tentang pengalaman kerja Anda sebelumnya, pendidikan apa pun atau kredensial khusus yang Anda miliki dan bagaimana kinerja Anda dalam peran sebelumnya. Berikut adalah beberapa contoh pertanyaan yang mungkin Anda temui tentang latar belakang Anda:

• Kualitas apa yang Anda rasa perlu sebagai asisten administrasi?
• Bisakah Anda menggambarkan keterampilan komputer Anda?
• Berapa rata-rata kecepatan mengetik kata per menit Anda?
• Apa salah satu pencapaian terbesar Anda?
• Jenis tugas apa yang Anda tanggung jn pekerjaan terakhir Anda?
• Bagaimana majikan Anda sebelumnya menggambarkan Anda?
• Langkah apa yang Anda ambil dalam pengembangan profesional Anda?
• Bagaimana perasaan Anda tentang bekerja sebagai bagian dari tim?
• Bagaimana Anda mendekati pekerjaan Anda secara mandiri, dan bagaimana Anda tahu kapan harus meminta dukungan?
• Apakah Anda memiliki pengalaman memberikan presentasi?

Pertanyaan mendalam

Ketika pewawancara menjadi lebih mendalam selama wawancara Anda, Anda dapat mengharapkan untuk menjawab pertanyaan tentang bagaimana Anda menangani situasi yang menantang, bagaimana Anda mendekati pemecahan masalah, bagaimana Anda mengatur pekerjaan Anda dan pertanyaan lain yang berkaitan dengan cara Anda melakukan peran administratif. Pertanyaan-pertanyaan berikut adalah contoh dari apa yang diharapkan:

• Bagaimana Anda mengelola banyak jadwal?
• Jelaskan hari-hari biasa bagi Anda sebagai asisten administrasi.
• Bagaimana Anda mendekati tugas dan proyek besar dengan tenggat waktu yang sama?
• Pengalaman apa yang Anda miliki dengan Excel dan perangkat lunak pengorganisasian data lainnya?
• Jika Anda memiliki perselisihan dengan atasan Anda, bagaimana Anda menanganinya?
• Bagaimana hubungan layanan pelanggan dengan administrasi?
• Bagaimana Anda memastikan kerahasiaan file pribadi dan dokumen sensitif?
• Bagaimana Anda berencana untuk meningkatkan prosedur kantor kami?
• Apa yang akan Anda lakukan jika Anda menyaksikan seorang kolega melakukan sesuatu yang tidak etis?
• Menurut Anda, apa fungsi penting seorang asisten administrasi?

Pertanyaan wawancara administrasi dan contoh jawaban

Gunakan pertanyaan wawancara administrasi berikut dan contoh tanggapan untuk membantu Anda mempersiapkan diri terlebih dahulu:

Alat dan sumber daya apa yang Anda gunakan untuk mengatur tugas dan jadwal Anda?

Pewawancara mungkin menanyakan hal ini kepada Anda sebagai cara untuk mengevaluasi kemahiran Anda dengan teknologi atau aplikasi komputer tertentu yang membantu Anda menjaga proyek tetap teratur dan melacak beberapa jadwal. Bicara tentang perangkat lunak atau aplikasi yang Anda alami dan bagaimana Anda menggunakannya untuk mengatur pekerjaan Anda.

Contoh: “Saya sangat mahir dengan rangkaian program Microsoft Office. Saya menyukai Excel untuk mengatur semua proyek saya karena saya dapat membagi prioritas di seluruh halaman yang berbeda dan parameter masukan kustom. Saya juga menyukai keserbagunaan SharePoint karena saya dapat berkolaborasi lintas departemen dan mengatur peran dan tugas proyek untuk setiap tim.”

Bagaimana pendekatan Anda dalam mengawasi karyawan lain?

Dalam banyak kasus, asisten administrasi dan profesional pendukung kantor mengambil peran manajemen dan kepemimpinan. Pewawancara mungkin bertanya tentang pengalaman Anda dalam mengawasi orang lain atau bagaimana Anda akan mendekati kinerja dalam peran kepemimpinan. Soroti kemampuan Anda untuk berkolaborasi, berkomunikasi secara efektif, dan bekerja sebagai bagian dari tim untuk mengarahkan dan memimpin proyek atau tugas.

Contoh: “Di posisi terakhir saya, saya memiliki kesempatan untuk memimpin pelatihan dan orientasi karyawan baru perusahaan. Saya mengandalkan prosedur pelatihan perusahaan sambil menerapkan beberapa strategi untuk memastikan karyawan baru kami memiliki semua informasi yang mereka butuhkan untuk bekerja dengan sukses di pekerjaan. Saya senang bisa mengarahkan kegiatan pelatihan dan mendukung anggota tim baru dan saya bersemangat untuk menyumbangkan pengalaman saya di sini.”

Bisakah Anda menggambarkan saat ketika Anda harus mengerjakan proyek besar di bawah tenggat waktu yang ketat? Bagaimana Anda mendekatinya?

Pewawancara mungkin mengajukan pertanyaan serupa kepada Anda sebagai cara untuk mengevaluasi kemampuan Anda menangani pekerjaan di bawah tekanan dan dalam lingkungan yang serba cepat. Tunjukkan kepada pewawancara bahwa Anda memiliki kemampuan untuk memprioritaskan tugas dengan cepat dan mengatur waktu Anda dengan contoh dari pengalaman Anda sebelumnya.

Contoh: *”Saya baru-baru ini membantu supervisor saya menyiapkan laporan keuangan tahunan untuk menampilkan proyeksi pendapatan bagi pemegang saham perusahaan. Supervisor saya dan saya masih menunggu beberapa transaksi untuk diselesaikan sebelum menyiapkan dan mengatur dokumen laporan, yang menempatkan kami dalam waktu dua hari konferensi kami dengan investor kami.

Saya memilih untuk bekerja sedikit lebih lambat dari biasanya dalam dua hari itu untuk membantu supervisor saya mengatur dan memeriksa ulang keakuratan dokumennya sehingga kami siap untuk menyajikan informasi tersebut kepada para pemegang saham kami.”*

Perubahan apa yang telah Anda terapkan yang mengarah pada peningkatan peran Anda sebelumnya?

Jenis pertanyaan ini dapat membantu pewawancara mendapatkan gambaran tentang bagaimana Anda dapat mencapai tujuan dan pencapaian serupa untuk organisasi mereka. Soroti motivasi Anda untuk sukses dan bagaimana Anda membuat peningkatan atau pencapaian dalam peran Anda sebelumnya yang menguntungkan organisasi tempat Anda bekerja.

Contoh: “Di organisasi terakhir saya, saya berhasil mengintegrasikan perangkat lunak penjadwalan baru yang merampingkan semua kalender dan mengatur pemberitahuan dan parameter masukan sederhana. Saya membantu tim piutang dan utang mengintegrasikan perangkat lunak yang sama dan menunjukkan kepada mereka cara menerapkannya ke melacak dan mencatat pendapatan, pengeluaran, dan transaksi. Ini mengurangi waktu yang diperlukan selama pelaporan triwulanan dan meningkatkan kemudahan bos saya untuk menemukan informasi penting.”

Bagaimana perasaan Anda tentang mengambil beberapa tugas kerja secara virtual?

Seiring dengan kemahiran Anda dengan aplikasi komputer, pewawancara mungkin ingin tahu seberapa nyaman Anda akan mengerjakan beberapa proyek secara virtual. Soroti kemampuan Anda untuk menggunakan platform virtual untuk komunikasi, manajemen proyek, dan melacak tugas harian Anda.

Contoh: “Dalam pekerjaan terakhir saya, saya membantu bos saya mentransisikan banyak tugas tidak mendesak kami ke komunikasi online dan sistem manajemen proyek karena perubahan jadwalnya membuatnya keluar dari kantor dua hari per minggu. Transisi ke komunikasi jarak jauh dan bantuan menantang pada awalnya, tetapi dengan alat yang tepat saya membuat peralihan dengan lancar. Saya sangat nyaman dengan mengambil tugas serupa di masa depan.”