Cara meningkatkan keterampilan kepemimpinan di tim Anda

Artikel ini akan mengulas kualitas yang dicari majikan dan karyawan dalam diri seorang manajer. Anda juga akan menemukan beberapa praktik terbaik untuk diikuti dan diterapkan di tempat kerja Anda yang akan membantu Anda meningkatkan kepemimpinan tim dan memimpin tim Anda secara lebih efektif.

Pentingnya kepemimpinan yang efektif

Tidak mengherankan, Anda dapat mengukur dampak manajemen yang efektif terhadap kesuksesan perusahaan. Karyawan yang menemukan tempat di mana mereka bekerja menarik cenderung tidak mengambil cuti, pindah ke perusahaan lain, dan lebih peduli dengan kualitas pekerjaan yang mereka berikan.

Generasi manajer baru perlu memahami cara mengelola dari jarak jauh dan menggunakan teknologi untuk menyelesaikan sesuatu. Ini akan membantu mereka menjadi lebih efisien dan efektif dalam mengelola tim mereka. Berikut adalah enam sifat yang perlu Anda adaptasi untuk mengelola karyawan secara efektif.

Fokus pada komunikasi yang efektif

Manajer yang baik tahu bagaimana mengembangkan keterampilan komunikasi mereka untuk fokus pada komunikasi yang efektif. Anda harus berkomunikasi dengan karyawan Anda secara teratur dan dengan manajer dan penyelia lainnya. Mereka juga perlu tahu apa yang mereka harapkan dari Anda dan seluruh tim Anda.

Selain itu, manajer yang baik mendengarkan tim mereka dan tahu apa yang harus dikatakan dalam menanggapi pertanyaan mereka. Namun, komunikasi yang efektif bukanlah komunikasi satu arah. Sebaliknya, itu harus melibatkan semua orang yang memiliki kepentingan dalam kinerja tim Anda, apakah itu Anda atau orang baru yang Anda pekerjakan minggu lalu.

Mempertahankan kebijakan komunikasi terbuka juga berarti memilih saluran yang tepat untuk situasi yang berbeda. Meskipun rapat Zoom dan bentuk telekonferensi lainnya memiliki banyak keuntungan, mendengarkan orang melalui pengeras suara terkadang melelahkan. Ini juga mengalihkan perhatian tim Anda dari fokus pada apa yang seharusnya mereka lakukan.

Saya sangat menganjurkan untuk mengurangi rapat yang bisa dikirim melalui email, terutama jika topiknya tidak terlalu mendesak.

Di sisi lain, waktu-waktu tertentu memerlukan panggilan Zoom. Misalnya, saya suka melakukan penilaian kinerja satu lawan satu. Metode ini memungkinkan saya untuk mendapatkan umpan balik yang lebih cepat dari karyawan. Rapat kickoff dan rapat obral juga layak untuk telekonferensi karena di sinilah Anda mengenal pemangku kepentingan dan vendor, menetapkan agenda, dan merayakan pencapaian proyek.

Tunjukkan empati

Mendengarkan adalah bagian penting dari kepemimpinan. Ini menunjukkan rasa hormat dan pengertian, yang akan membantu membangun kepercayaan antara manajer dan orang-orang di sekitar mereka. Jika seorang manajer mendengarkan tim mereka, mereka akan lebih menerima.

Kami dibangun untuk membuat hubungan emosional dengan orang lain sebagai manusia. Kemampuan berempati itu memainkan peran besar dalam seberapa efektif seorang manajer.

Jika seorang karyawan datang kepada Anda dengan sebuah saran, jangan abaikan mereka. Sediakan waktu untuk mendengarkan mereka, karena itu akan meningkatkan moral mereka dan membangun kepercayaan mereka pada Anda. Sebuah studi Center for Creative Leadership (CCI) menunjukkan bahwa bos memandang manajer dengan empati tinggi. Jadi, pastikan untuk mendengarkan anggota tim Anda.

Menurut Survei Kepuasan dan Keterlibatan Kerja Karyawan tahunan SHRM, kepercayaan antara manajemen dan karyawan adalah salah satu faktor tempat kerja paling penting yang mendorong kepuasan kerja karyawan. Meskipun Anda mungkin berpikir Anda melakukan apa yang Anda bisa untuk memuaskan karyawan Anda, Anda selalu dapat meminta pendapat dan umpan balik.

Sebagai manajer, Anda dapat menciptakan budaya transparansi. Dengan memiliki kebijakan pintu terbuka, Anda membuat karyawan merasa aman untuk berbicara. Dengan cara ini, Anda dapat membina hubungan karyawan-manajer yang solid dan berdampak positif pada bisnis.

Untuk mendapatkan manfaat penuh dari polis pintu terbuka, berikut adalah beberapa langkah yang harus diikuti.

Jika pintu terbuka, karyawan dapat datang kapan saja untuk mendiskusikan masalah. Jika pintu tertutup, maka seorang karyawan harus menjadwalkan pertemuan terlebih dahulu;

Biarkan karyawan Anda mengutarakan pendapat mereka sebelum mengajukan solusi, dan;

Hargai waktu karyawan Anda dengan siap dengan solusi. Anda dan tim Anda menjadi siap untuk sukses dengan menyelesaikan masalah dengan segera.

Hewlett-Packard (HP) adalah contoh luar biasa dari bisnis yang menerapkan nilai empati pada gaya kepemimpinannya. Mereka mendorong manajer untuk membuka pintu bagi karyawan yang memiliki pertanyaan atau masalah. Manajer di HP juga bertanggung jawab untuk menciptakan lingkungan kerja di mana karyawan dapat mendiskusikan masalah mereka tanpa takut dipecat.

Menginspirasi orang

Sebagai seorang pemimpin, Anda bertanggung jawab untuk memberikan contoh yang menginspirasi orang lain untuk mengikuti. Memberi contoh positif akan membuat karyawan Anda ingin meniru perilaku Anda. Mereka ingin belajar dari Anda dan melihat diri mereka tercermin dalam diri Anda.

Anda dapat menginspirasi orang dengan menjadi positif, mendorong, dan menunjukkan penghargaan. Ketika Anda melakukan hal-hal ini, orang merasa dihargai dan dihormati. Ini membuat mereka bekerja lebih keras dan tampil lebih baik.

Pemimpin perlu memotivasi karyawan mereka dengan meningkatkan moral mereka dan membangun lingkungan kerja yang positif. Jika Anda memberi tim Anda kesempatan untuk belajar dari kegagalan mereka, Anda juga memberdayakan mereka, yang mengarah pada inovasi.

Timbal balik adalah cara lain untuk memotivasi tim Anda. Melakukan hal ini untuk memotivasi kelompok itu mudah. Jika Anda memberi sedikit sesuatu kepada kelompok, mereka kemungkinan akan memberi Anda sesuatu sebagai balasannya. Ini bisa berupa donat gratis pada hari Jumat, dan sebagai imbalannya, tim akan termotivasi untuk memberikan yang terbaik.

Google dan Facebook menggunakan metode timbal balik untuk menginspirasi dan memotivasi karyawan mereka. Mereka tahu bahwa membuat karyawan mereka bahagia mendapatkan hasil bisnis yang lebih baik. Namun, tidak semua perusahaan dapat menawarkan fasilitas mewah di tempat. Sebaliknya, Anda dapat menginspirasi dengan mengenali karyawan yang telah memberikan kontribusi signifikan bagi perusahaan.

Penghargaan, seperti pujian dan sertifikat, boleh saja, tetapi kesempatan untuk ditampilkan sebagai “karyawan terbaik minggu ini” di intranet perusahaan Anda dapat meningkatkan kepercayaan diri karyawan Anda dan memberi mereka inspirasi untuk menjadi lebih produktif.

Gunakan teknologi dengan baik

Pertemuan tatap muka tidak lagi relevan seperti dulu. Sekarang pertemuan virtual adalah cara untuk menjalankan tim yang sukses. Ini termasuk menggunakan perangkat lunak konferensi video seperti Zoom atau Skype, yang memungkinkan Anda mengadakan pertemuan tatap muka dengan tim Anda meskipun jarak mereka ribuan mil.

Alat-alat ini memungkinkan karyawan untuk bekerja bersama dari jarak jauh tanpa bepergian ke lokasi satu sama lain. Mereka juga memungkinkan manajer untuk melacak kemajuan staf mereka.

Menjalankan rapat virtual yang sukses memerlukan beberapa langkah:

Selalu pilih video jika memungkinkan: Dibandingkan dengan berkomunikasi melalui telepon atau teks, video melibatkan lebih banyak indra, memberi peserta rasa keterlibatan yang lebih baik, dan terasa lebih profesional;

Libatkan tim Anda: Libatkan tim Anda dalam percakapan dua arah daripada presentasi satu arah. Gunakan pertanyaan terbuka untuk mendorong dialog, dan;

Gunakan waktu dengan bijak: Waktu adalah uang. Tugas Anda sebagai manajer adalah menjaga rapat tetap sesuai topik dan memastikan rapat dimulai dan diakhiri tepat waktu.

Para pemimpin tahu bahwa teknologi memiliki solusi untuk segalanya – mulai dari manajemen tugas yang efisien dan kolaborasi yang disederhanakan hingga pelaporan dan pelacakan waktu yang mudah. Namun, bersikeras menggunakan teknologi untuk mempertahankan metode diskusi dan pemecahan masalah yang sudah usang hanya akan membuang waktu, uang, dan usaha organisasi Anda.

Jadilah pendengar yang baik

Manajer yang baik tahu kapan harus mendengarkan dan apa yang harus dikatakan ketika mereka berkomunikasi. Ini bukan hanya tentang bisa berbicara dengan orang, tetapi juga mendengarkan mereka. Memiliki harapan yang jelas dari setiap anggota tim akan membantu Anda memahami kebutuhan individu dan kolektif mereka.

Sebagai seorang manajer, Anda harus mendengarkan ide dan saran karyawan mereka. Anda perlu memahami bahwa tidak semua yang Anda dengar akan positif. Terkadang, itu akan menyakitkan — bahkan mengganggu — terutama jika itu berasal dari seseorang yang belum mengakar kuat dalam budaya perusahaan. Namun, Anda harus melewati reaksi awal Anda dan melihat umpan baliknya.

Anda dapat mewujudkannya hanya jika Anda tetap berpikiran terbuka tentang organisasi dan tim Anda. Bahkan perusahaan terbesar kadang-kadang menggoyahkan segalanya. Semakin besar bisnis, semakin banyak pendapat yang akan didapat seorang pemimpin dari karyawan. Manajer yang baik akan mendengarkan, mencatat, mendengarkan karyawan mereka, dan mencoba mengeluarkan sesuatu dari percakapan.

Pada saat yang sama, Anda perlu berlatih mendengarkan secara aktif — praktik memperhatikan karyawan Anda, mengajukan pertanyaan terbuka, meminta klarifikasi jika Anda tidak siap memahami sesuatu, dan mengulangi dan memparafrasekan apa yang baru saja Anda dengar. Ini memastikan bahwa Anda dan karyawan berada di halaman yang sama.

Tetapkan tujuan yang jelas

Manajer yang baik adalah langsung dan spesifik tentang harapan mereka dari karyawan. Alih-alih memberikan instruksi yang tidak jelas, manajer yang baik dengan jelas mengungkapkan harapan mereka terhadap setiap karyawan berdasarkan kemampuan dan kapasitas mereka.

Penetapan tujuan adalah salah satu hal terpenting yang dapat Anda lakukan sebagai manajer ketika Anda meningkatkan keterampilan kepemimpinan tim Anda. Tanpa tujuan, tidak akan ada arah atau tujuan untuk pekerjaan apa pun. Menetapkan tujuan membantu tim fokus pada apa yang perlu mereka lakukan dan mengapa mereka perlu melakukannya.

Bagaimana Anda menetapkan dan melacak tujuan tim? Cara sederhana untuk melakukannya adalah dengan menggunakan sistem sasaran Objectives and Key Result (OKR) yang digunakan Google untuk mengukur kinerja karyawan.

Alat sistem tujuan memiliki dua komponen utama: Tujuan dan Hasil Utama. Tujuan adalah tujuan Anda, dan mereka melibatkan serta menginspirasi karyawan Anda. Selalu tetapkan tujuan sederhana yang dapat dipahami semua orang. Hasil Utama adalah metrik yang melacak kemajuan Anda menuju tujuan. Gunakan hanya dua hingga lima Hasil Utama per Tujuan. Jika Anda menambahkan lebih banyak, tidak ada yang akan mengingatnya.

Di bawah ini adalah salah satu contoh praktik OKR untuk tim yang bekerja di Customer Service.

Tujuan: Layanan pelanggan yang luar biasa

Kunci utama:

• Tingkatkan Waktu Respons Pertama dari X detik menjadi Y detik;
• Meningkatkan Jumlah Tiket per hari dari X menjadi Y, dan;
• Pertahankan waktu Respon Rata-rata di bawah X menit.

Dengan menetapkan tujuan tim yang jelas, karyawan dapat memahami visi dan strategi perusahaan, menghubungkannya dengan tugas harian mereka, dan bekerja dengan gagasan yang lebih baik tentang apa yang mereka bangun.

Kesimpulan

Serangkaian keterampilan kepemimpinan yang matang mengarah ke tim yang tak terhentikan. Untuk meningkatkan keterampilan kepemimpinan tim Anda, Anda harus mendengarkan, memotivasi, menginspirasi, dan mendapatkan yang terbaik dari karyawan Anda.

Secara keseluruhan, manajer yang baik berdampak pada pemberi kerja pada tingkat individu dan tim. Mereka membantu mereka mencapai potensi sejati mereka dan mendorong pembelajaran melalui pencapaian dan kegagalan. Menjadi manajer yang baik tidak langsung terjadi. Mereka belajar keterampilan baru, bekerja pada hubungan mereka dengan karyawan, dan mencari perbaikan terus-menerus.