Cara membuat surat apresiasi

Orang-orang secara inheren termotivasi oleh ungkapan terima kasih. Salah satu cara untuk mengungkapkan apresiasi kepada seseorang yang melakukan sesuatu untuk membantu Anda adalah dengan menulis surat kepada orang tersebut. Mengetahui cara menulis dan memformat surat apresiasi yang berdampak akan membantu Anda memberi tahu mereka bahwa Anda berterima kasih atas bantuan atau dukungan mereka. Pada artikel ini, kita akan membahas cara menulis surat apresiasi, kapan harus menulis dan berapa panjangnya serta memberikan contoh surat tersebut.

Apa itu surat apresiasi?

Surat apresiasi adalah catatan profesional yang ditulis untuk kontak bisnis yang menunjukkan rasa terima kasih Anda. Mungkin ada banyak waktu dalam hidup Anda ketika tepat untuk menulis surat apresiasi. Anda mungkin menerima hadiah, saran, atau koneksi profesional dari seseorang dalam kehidupan pribadi atau profesional Anda. Terlepas dari bantuan apa yang Anda tunjukkan untuk berterima kasih, surat apresiasi dapat memberi dampak positif pada seseorang yang Anda kenal.

Cara membuat surat apresiasi

Ikuti langkah-langkah ini untuk menulis surat apresiasi yang menarik dan bijaksana:

Bersikaplah cepat

Surat apresiasi harus ditulis dan disampaikan dalam waktu tiga hari setelah acara. Menjadi cepat membantu Anda membuat kesan yang baik dan menyampaikan ketulusan pesan Anda. Namun, jika Anda melewatkan jendela tiga hari yang direkomendasikan, tidak perlu panik. Ungkapan terima kasih lebih baik diterima terlambat daripada tidak sama sekali.

Tulis salam

Surat profesional kepada kontak bisnis, calon pemberi kerja, atau orang yang tidak Anda kenal dengan baik harus menyertakan judul dalam salam, seperti “Tuan” atau “Nyonya”. Surat pribadi kepada seseorang yang dekat dengan Anda cenderung meminta salam yang lebih pribadi menggunakan nama depan penerima.

Salam yang Anda pilih akan mengatur nada untuk surat itu. Untuk alasan ini, penting untuk menggunakan sapaan yang tepat untuk memulai pesan apresiasi Anda.

Nyatakan tujuan surat

Surat Anda harus menyatakan secara sederhana dan ringkas alasan rasa terima kasih Anda. Misalnya, jika Anda berterima kasih kepada seseorang karena telah berdiskusi dengan Anda, Anda harus menulis sesuatu seperti, “Terima kasih banyak telah bertemu dengan saya pada hari Kamis. Saya sangat menikmati diskusi kami.”

Menyatakan alasan surat Anda akan segera memberi tahu penerima alasan Anda menulis.

Jadilah spesifik

Tentukan contoh mengapa Anda bersyukur dengan menyebutkan satu atau dua detail tentang apa yang Anda nikmati atau syukuri. Meluangkan waktu untuk mempersonalisasi surat Anda dengan cara ini akan menyampaikan ketulusan Anda. Pastikan untuk tetap ringkas dan berdampak.

Anda dapat mengatakan sesuatu seperti, “Saya sangat menikmati diskusi kami tentang peningkatan dampak kecerdasan buatan di sektor FinTech. Selain itu, pemikiran Anda tentang penerapan algoritme prediktif ke dalam proses pencairan pinjaman sangat mendalam. Saya berencana untuk terus melihat kelayakan ide ini.” Pastikan untuk menjaga nada suara Anda tetap tulus, atau Anda akan mengambil risiko terdengar seperti sedang berpura-pura.

Simpulkan dan tandatangani

Nyatakan kembali terima kasih Anda dan dampak masukan mereka terhadap Anda.

Anda dapat mengatakan sesuatu seperti, “Ide Anda telah membuat saya jauh lebih termotivasi untuk mengeksplorasi potensi penerapan AI dan algoritme prediktif dalam bisnis kami. Diskusi kami telah membuat saya percaya ada peluang besar yang menunggu untuk dieksplorasi dan kami mungkin melewatkannya. Ini mungkin membawa kami ke fase kemajuan baru dalam upaya kami untuk memberikan pinjaman yang terjangkau kepada mereka yang kurang terlayani, dan saya hanya berterima kasih kepada Anda atas realisasi ini.”

Pilih penutup yang sesuai dan tanda tangani nama Anda di bagian bawah surat. Penutup yang paling umum untuk surat profesional adalah “Hormat kami,” tetapi opsi lain termasuk “Hormat”, “Salam Hormat”, dan frasa serupa lainnya.

Menandatangani nama Anda dengan tangan adalah kebiasaan jika Anda mengirimkan surat fisik, diikuti dengan nama Anda yang diketik di bawah tanda tangan Anda. Jika surat Anda akan dikirimkan melalui email, cukup mengetik nama Anda saja sudah cukup.

Koreksi surat Anda

Sebelum mengirimkan surat Anda, luangkan waktu untuk mengoreksi kesalahan tata bahasa, ejaan, dan pengetikan dengan cermat. Surat yang berisi kesalahan meninggalkan kesan yang kurang positif dan dapat menunjukkan kepada penerima bahwa Anda terburu-buru dalam menulisnya.

Beberapa tips proofreading untuk membantu Anda mengirimkan surat bebas kesalahan meliputi:

• Baca surat itu dengan keras. Ini dapat membantu Anda menangkap kesalahan yang mungkin Anda lewatkan dengan membaca dalam hati karena membaca dengan keras tidak memungkinkan otak Anda untuk “mengisi” versi yang sesuai yang Anda harapkan untuk dilihat; sebaliknya, berbicara tentang apa yang Anda baca akan dengan jelas mengidentifikasi kesalahan dan bagian yang secara umum dapat diperbaiki.
• Mintalah teman atau kolega tepercaya untuk meninjau surat itu. Pilih seseorang yang Anda percayai untuk menunjukkan kesalahan dan kemungkinan perbaikan tanpa khawatir menyinggung Anda. Selain itu, pastikan orang yang mengoreksi surat Anda cukup mahir membaca dan menulis bahasa sehingga mereka lebih mungkin mengidentifikasi ejaan atau tata bahasa yang bermasalah.
• Baca surat itu mundur. Membaca dari akhir akan membantu Anda mengidentifikasi kata-kata yang hilang, salah, atau salah eja. Tentu saja, teknik ini bekerja lebih baik untuk beberapa orang daripada yang lain, tetapi tidak ada salahnya untuk mencobanya.
• Ketahui kesalahan umum Anda. Mengingat kesalahan yang cenderung Anda lakukan akan membantu Anda mencari kesalahan spesifik tersebut lebih dekat saat mengoreksi surat Anda.

Kapan membuat surat apresiasi?

Anda dapat menulis surat apresiasi untuk mengungkapkan rasa terima kasih dalam banyak skenario. Beberapa skenario umum meliputi:

• Setelah wawancara kerja Anda
• Setelah menerima tawaran pekerjaan
• Setelah mendapatkan promosi
• Setelah menerima pembayaran bonus

Seberapa panjang surat apresiasi perlu ditulis?

Surat apresiasi tidak boleh lebih dari satu halaman. Anda harus menjaga agar surat tetap singkat dan hanya menyertakan detail yang relevan. Sebuah surat apresiasi yang tajam dan ringkas membuat pembaca tertarik dan terlibat. Surat apresiasi yang panjang lebih terdengar seperti dokumen resmi daripada ungkapan apresiasi yang tulus.

Bagaimana cara membuat surat apresiasi?

Anda harus memulai surat apresiasi dengan salam yang tepat yang ditujukan kepada penerima. Jika surat yang Anda tulis berhubungan dengan pekerjaan dan Anda menulis kepada rekan kerja atau seseorang yang hanya Anda kenal secara profesional, gunakan salam formal. Jika Anda menulis kepada seseorang yang Anda kenal baik secara pribadi, Anda dapat menggunakan salam yang kurang profesional.

Format surat apresiasi

Format surat apresiasi Anda akan tergantung pada apakah Anda menulis kepada seseorang yang Anda kenal secara profesional atau untuk koneksi pribadi. Jika surat Anda ditujukan kepada kontak profesional, Anda harus mengetiknya dan mencetaknya di atas kertas berkualitas baik. Jika tidak, Anda dapat mengungkapkan apresiasi Anda melalui email. Di sisi lain, format kasual akan sesuai jika Anda menulis untuk koneksi pribadi. Dalam kasus seperti itu, Anda dapat dengan jelas dan terbaca menulis surat pada kartu yang bagus.

Tips membuat surat apresiasi

Berikut adalah beberapa tips untuk menulis surat apresiasi yang baik:

Ungkapkan rasa terima kasih Anda dengan cara yang tulus

Pastikan ungkapan terima kasih Anda tulus. Jika surat tersebut tidak terdengar tulus, maka akan meninggalkan dampak negatif bagi penerimanya dan dapat menghambat hubungan Anda dengan mereka. Cobalah dan fokus pada bagaimana bantuan mereka menghasilkan hasil positif bagi Anda.

Personalisasi surat apresiasi

Personalisasi surat apresiasi membantu menciptakan keakraban dan membangun hubungan jangka panjang. Jika memungkinkan, cobalah untuk memasukkan poin-poin tertentu dari percakapan atau soroti apa yang secara khusus Anda syukuri. Ini akan membuat surat Anda lebih berdampak dan membantu Anda menciptakan ikatan yang kuat dengan penerima.

Pastikan surat apresiasi bebas dari kesalahan

Surat apresiasi profesional harus ditulis dengan baik dan tidak boleh mengandung kesalahan. Untuk memastikan tidak ada kesalahan dalam surat, periksa beberapa kali dengan cermat sebelum Anda mengirimnya.

Contoh surat apresiasi

Ibu Sharma yang terhormat,

 

Saya ingin mengucapkan terima kasih telah meluangkan waktu untuk bertemu dengan saya pada hari Selasa. Saya sangat menikmati percakapan kami.

Saya sangat menikmati diskusi kami tentang peningkatan dampak kecerdasan buatan di sektor FinTech. Selain itu, pemikiran Anda tentang penerapan algoritme prediktif ke dalam proses pencairan pinjaman sangat mendalam. Saya berencana untuk terus melihat kelayakan ide ini.

Ide-ide Anda telah membuat saya jauh lebih termotivasi untuk mengeksplorasi potensi penerapan kecerdasan buatan dan algoritme prediktif dalam bisnis kami. Diskusi kami telah membuat saya percaya ada peluang besar yang menunggu untuk dieksplorasi dan kami mungkin melewatkannya. Ini mungkin membawa kita ke fase kemajuan baru dalam upaya kita untuk memberikan pinjaman yang terjangkau kepada mereka yang kurang terlayani, dan saya hanya berterima kasih kepada Anda atas realisasi ini.

 

Sekali lagi terima kasih telah meluangkan waktu dari jadwal sibuk Anda dan bertemu dengan saya. Saya menantikan lebih banyak interaksi seperti itu di masa depan.

 

Sungguh-sungguh,

 

Adit