Struktur organisasi adalah: Pengertian dan jenisnya

Struktur organisasi adalah tentang bagaimana sebuah perusahaan diatur dan bagaimana kegiatan tertentu diarahkan untuk mencapai tujuan organisasi, termasuk mengatur tugas, tanggung jawab, pengambilan keputusan, alur kerja, saluran komunikasi, dan hierarki. Ini menentukan mode di mana perusahaan beroperasi dan bekerja. Dan pemilihan struktur yang tepat merupakan salah satu keputusan penting karena berdampak pada efektifitas dalam mencapai tujuan.

Ada berbagai struktur organisasi, termasuk struktur datar dan tinggi. Kemudian, berdasarkan seberapa jauh kewenangan didelegasikan di sepanjang rantai komando, terdapat struktur sentralisasi dan desentralisasi. Dan struktur dapat diatur dalam beberapa cara, mungkin dibangun di sekitar unit bisnis, fungsi, produk, proyek, geografi, atau pendekatan matriks.

Kemudian, ketika kita merepresentasikan struktur organisasi secara grafis, itu akan membentuk bagan organisasi. Ini menggambarkan unit dan posisi dalam perusahaan dan bagaimana mereka berhubungan satu sama lain.

Mengapa struktur organisasi itu penting?

Beberapa alasan menjelaskan mengapa struktur organisasi itu penting. Pertama, struktur mempengaruhi efektifitas dalam mencapai tujuan. Ini memberikan gambaran tentang bagaimana perusahaan diatur dan cara terbaik untuk bergerak maju dalam mencapai tujuannya. Di sisi lain, sulit untuk beroperasi dengan lancar tanpa struktur formal.

Misalnya, karyawan mungkin mengalami kesulitan mengetahui peran mereka. Akhirnya mereka bingung harus berbuat apa. Atau mereka tidak tahu harus melapor kepada siapa. Akibatnya, ada ketidakpastian tentang siapa yang bertanggung jawab atas apa.

Kedua, struktur mempengaruhi bagaimana sumber daya fisik dan manusia dikelola. Ini mendefinisikan bagaimana pekerjaan dan tugas, peran, tanggung jawab, dan pengawasan dibagi dan diintegrasikan, menjelaskan hubungan pelaporan hierarkis, dan mengatur bagaimana individu dan tim mengoordinasikan upaya kerja mereka. Sederhananya, ini menjabarkan siapa melakukan apa dan bagaimana mereka berhubungan satu sama lain.

Ketiga, organisasi yang terstruktur memungkinkan perusahaan tetap efisien dan fokus. Perusahaan memisahkan karyawan dan fungsi ke dalam departemen yang berbeda. Ini memberikan kejelasan kepada semua orang di setiap tingkatan tentang peran dan tanggung jawab mereka. Akhirnya, mereka bisa lebih produktif karena mereka memfokuskan energi dan waktu mereka pada apa yang seharusnya mereka kerjakan.

Keempat, menentukan bagaimana arus informasi antar level dalam organisasi. Misalnya, keputusan mengalir dari atas ke bawah di bawah struktur terpusat. Dan, keputusan terkonsentrasi pada beberapa orang. Manajer tingkat atas memiliki lebih banyak kekuatan untuk membuat keputusan, dengan otoritas tertinggi berada di bawah manajer puncak.

Sebaliknya, pengambilan keputusan didistribusikan di antara berbagai tingkat organisasi di bawah struktur yang terdesentralisasi. Manajer atas mendelegasikan beberapa keputusan kepada manajer yang lebih rendah.

Kelima, struktur yang jelas memungkinkan perusahaan untuk mengembangkan struktur gaji bagi karyawan. Mereka dapat menentukan tingkat dan rentang gaji untuk setiap posisi sesuai dengan level mereka dalam organisasi.

Konsekuensi dari struktur organisasi yang buruk

Secara umum, struktur yang buruk menyebabkan perusahaan tidak efektif dalam mencapai tujuannya. Operasi tidak berfungsi sebagaimana mestinya karena masalah seperti:

• Pengambilan keputusan yang tidak efektif, misalnya karena keputusan yang tumpang tindih.
• Disharmoni, misalnya, terjadi akibat perebutan kekuasaan karena kewenangan tidak diatur secara jelas.
• Kebingungan di kalangan karyawan, misalnya, karena peran dan tugas masing-masing posisi tidak jelas.
• Rendahnya motivasi dan semangat kerja karena pegawai tidak melihat jenjang karir yang jelas atau akumulasi pekerjaan pada level tertentu.
• Kurangnya koordinasi dan kontrol, misalnya, diakibatkan oleh keputusan yang tidak konsisten antara manajer tingkat bawah dan manajer tingkat atas.
• Komunikasi yang buruk karena pesan tidak mengalir sesuai jalur atau memakan waktu lama karena harus melalui banyak lapisan manajerial.
• Duplikasi aktivitas atau pekerjaan, misalnya karena pembagian peran yang kurang baik, sehingga membuat usaha dan sumber daya terbuang sia-sia.
• Pengambilan keputusan yang lambat, sehingga perusahaan tidak mampu merespon perubahan kondisi.

Apakah struktur organisasi statis?

Struktur organisasi dapat berubah dari waktu ke waktu, tergantung pada kebutuhan manajemen. Selain itu, perubahan lingkungan bisnis seperti perubahan permintaan produk juga dapat mendorong perusahaan untuk mengubah strukturnya.

Alternatifnya, perubahan gaya manajemen juga bisa berpengaruh. Misalnya, manajemen baru dapat mengatur ulang dan memperkenalkan struktur baru dengan menambah atau menghapus beberapa posisi.

Terakhir, perubahan struktur organisasi juga terjadi seiring dengan pertumbuhan bisnis. Pada awal operasi, usaha kecil biasanya mengadopsi struktur datar karena tenaga kerja yang terbatas. Mereka seringkali tidak memiliki lapisan manajerial. Dan dalam strukturnya, pemilik langsung mengawasi para pekerja dan membuat semua keputusan bisnis.

Sangat mahal bagi bisnis kecil untuk mengadopsi struktur tinggi. Mengapa? Struktur tinggi membutuhkan beberapa manajer untuk mengelola area fungsional. Dan mempekerjakan dan membayar manajer lebih mahal daripada mempekerjakan staf, mungkin lebih dari dolar yang mereka hasilkan dengan menjual produk atau menyediakan layanan.

Kemudian, secara bertahap organisasi menjadi lebih besar seiring pertumbuhan bisnis. Akhirnya, pemilik merestrukturisasi organisasi dan pindah ke struktur yang lebih tinggi. Hal itu terpaksa dilakukan karena mereka mulai kesulitan mengelola organisasi dan mengambil semua keputusan. Mereka kemudian merekrut beberapa orang untuk mengelola area fungsional utama seperti sumber daya manusia, keuangan, produksi, dan pemasaran.

Apa yang diwakili oleh struktur organisasi?

Struktur organisasi memberi tahu kita bagaimana perusahaan diatur. Secara khusus, ini menunjukkan beberapa informasi, termasuk:

• Siapa melapor dan bertanggung jawab kepada siapa (rantai komando). Rantai komando bisa tinggi dengan melibatkan banyak lapisan manajerial atau datar dengan sedikit lapisan.
• Bagaimana keputusan harus dibuat. Ini menunjukkan siapa yang memiliki wewenang untuk mengambil keputusan dan seberapa besar kekuasaan yang mereka miliki.
• Bagaimana komunikasi formal mengalir dalam perusahaan. Komunikasi mengalir sepanjang rantai komando. Jika timbul masalah, seorang karyawan harus melaporkannya kepada atasannya, satu tingkat di atasnya dalam rantai komando.
• Berapa banyak bawahan yang menjadi tanggung jawab setiap manajer (span of control). Rentang kendali yang luas berarti setiap level memiliki lebih sedikit bawahan. Sebaliknya, rentang kendali yang sempit berarti lebih sedikit bawahan.
• Bagaimana perusahaan mengatur pekerjaan. Yang umum adalah mengaturnya berdasarkan fungsi bisnis. Mereka memisahkan pekerjaan ke dalam departemen seperti produksi, pemasaran, keuangan, dan sumber daya manusia.

Apa saja jenis-jenis struktur organisasi?

Ada beberapa cara untuk mengklasifikasikan struktur organisasi, tergantung pada dimensi mana yang kita gunakan untuk mengelompokkan. Misalnya, berdasarkan:

• Berapa panjang rantai komando, dan berapa lapisan manajerial? Kita dapat membedakan struktur organisasi menjadi struktur tinggi dan struktur datar.
• Bagaimana pengambilan keputusan terkonsentrasi di dalam organisasi? Ada struktur terpusat dan struktur desentralisasi.
• Kemudian, beberapa perusahaan mungkin mengatur organisasi mereka di sekitar unit bisnis, fungsi bisnis, lini produk, pelanggan, proyek, atau geografi. Orang lain mungkin menggabungkan lebih dari satu dimensi ini – disebut struktur matriks.

Struktur tinggi

Struktur tinggi memiliki banyak tingkatan hierarkis atau lapisan manajerial. Ia memiliki rantai komando yang panjang. Akibatnya, komunikasi dan pengambilan keputusan harus melalui banyak lapisan.

Kemudian, struktur tinggi memiliki rentang kendali yang sempit. Setiap manajer akan mengawasi relatif sedikit bawahan.

Perusahaan besar umumnya mengadopsi struktur ini. Mereka membutuhkan struktur yang tinggi agar efektif. Operasi kompleks mereka membutuhkan lebih banyak kontrol. Dengan demikian, mereka akan membutuhkan banyak manajer untuk mengawasi operasi sehari-hari.

Peran dan otoritas yang lebih terdistribusi dan terdefinisi dengan jelas adalah salah satu keuntungan dari struktur tinggi. Akibatnya, memungkinkan untuk kontrol yang lebih tinggi atas bisnis.

Namun, karena harus mengalir melalui banyak lapisan manajerial, komunikasi dan pengambilan keputusan berjalan lambat. Selain itu, pendelegasian ke manajemen yang lebih rendah relatif sedikit di bawah struktur ini, yang mengakibatkan ketidakpuasan kerja dan menurunkan motivasi karyawan.

Struktur datar

Struktur datar adalah kebalikan dari struktur tinggi. Perusahaan memiliki beberapa lapisan manajerial. Dengan demikian, rantai komando dan tingkat hierarki cenderung pendek. Setiap manajer memiliki banyak bawahan (rentang kendali yang luas).

Manajer memberi bawahan lebih banyak wewenang dan mendelegasikan beberapa keputusan kepada mereka. Dengan demikian, mereka lebih terbiasa dan terlatih untuk mengambil keputusan dan mengelola wilayah kerjanya. Demikian pula bawahan memiliki kemandirian untuk melakukan pekerjaan dan mencapai target dengan caranya sendiri.

Struktur yang datar membuka peluang bagi karyawan untuk mengembangkan diri. Mereka mandiri dalam mengelola kehidupan kerja mereka. Demikian pula mereka dapat mengaktualisasikan diri dalam rutinitas pekerjaan sehari-hari. Dan mereka dapat melakukannya tanpa terganggu oleh pengawasan ketat dari manajer.

Keuntungan lainnya adalah pengambilan keputusan yang cepat. Karena melibatkan sedikit lapisan manajerial, manajer dapat mengambil keputusan dengan cepat. Demikian pula, manajer tingkat bawah memiliki lebih banyak otoritas pengambilan keputusan daripada mereka yang berada di bawah struktur tingkat yang lebih tinggi. Akhirnya, ini memungkinkan organisasi lebih fleksibel untuk menanggapi perubahan lingkungan bisnis.

Struktur terpusat

Struktur terpusat memusatkan keputusan pada manajer tingkat atas. Akibatnya, manajer atas memiliki banyak wewenang dan hanya sedikit mendelegasikan kepada manajer yang lebih rendah.

Tingkat sentralisasi tergantung pada faktor-faktor seperti:

• Ukuran organisasi
• Gaya manajemen
• Lingkungan bisnis
• Distribusi geografis operasi
• Manajer kualitas di setiap tingkatan

Struktur terpusat penting untuk pengambilan keputusan yang terkendali. Karena kewenangannya berada di bawah segelintir orang. Selain itu, tanggung jawab pengambilan keputusan didefinisikan dengan jelas.

Meminimalkan inkonsistensi keputusan adalah keuntungan lain. Manajer tingkat bawah hanya perlu melaksanakan apa yang telah diputuskan oleh atasannya.

Namun, jika kualitas kepemimpinan manajer tingkat atas buruk, itu bisa menjadi malapetaka. Kekurangan lainnya adalah motivasi yang rendah. Delegasi yang lebih sedikit berarti lebih sedikit ruang bagi bawahan untuk berpartisipasi dalam membuat keputusan tentang area kerja mereka. Dengan demikian, mereka memiliki lebih sedikit kesempatan untuk mengaktualisasikan diri dan mengembangkan kompetensi.

Struktur terdesentralisasi

Di bawah struktur terdesentralisasi, otoritas didelegasikan sejauh mungkin sepanjang rantai komando. Dengan kata lain, manajer tingkat bawah memiliki lebih banyak kesempatan untuk membuat keputusan. Dan tanggung jawab didistribusikan di seluruh tingkatan. Misalnya, manajer tingkat atas membuat keputusan strategis seperti visi dan rencana strategis perusahaan. Sementara itu, manajer yang lebih rendah mengambil tanggung jawab yang tersisa, seperti keputusan tentang operasi sehari-hari.

Struktur terdesentralisasi memungkinkan pengambilan keputusan yang cepat. Manajer tingkat bawah dapat mengambil tindakan segera ketika masalah muncul, tidak hanya menunggu keputusan dari atasannya. Selain itu, keputusan yang diambil lebih relevan dengan konteks karena dibuat oleh orang yang paling dekat dengan sumber.

Keunggulan lainnya adalah motivasi. Delegasi adalah salah satu cara untuk memberdayakan karyawan dan meningkatkan kepuasan kerja mereka. Bos mempercayai mereka untuk mengambil tindakan yang diperlukan. Ini memungkinkan mereka untuk mengaktualisasikan diri. Hasilnya, mereka termotivasi untuk memberikan yang terbaik.

Namun, struktur terdesentralisasi membawa beberapa risiko. Inkonsistensi keputusan oleh manajer tingkat atas dan manajer tingkat bawah adalah salah satunya. Hal itu dapat menimbulkan masalah, mulai dari ketidakharmonisan hubungan di antara mereka hingga operasional yang terganggu.

Masalah lainnya adalah kualitas keputusan yang buruk. Manajer tingkat bawah mungkin tidak kompeten untuk menjadi pembuat keputusan yang efektif. Mereka mungkin memiliki keahlian di bidang fungsional tetapi tidak dalam pengambilan keputusan.

Struktur divisi

Di bawah struktur divisi, perusahaan mendesain organisasi menjadi beberapa divisi atau unit bisnis strategis. Masing-masing beroperasi secara mandiri dan memiliki struktur lengkap yang terpisah dari kantor pusat.

Biasanya manajemen di kantor pusat memberikan target sebagai pedoman bagi para manajer di unit bisnis. Mereka juga mengawasi dan mengendalikan kinerja setiap unit sementara menyerahkan sisanya kepada manajer unit.

Struktur ini umum untuk perusahaan multinasional. Mereka beroperasi di beberapa negara melalui anak perusahaan. Selain itu, konglomerat atau perusahaan raksasa lainnya juga mengadopsi struktur ini untuk mengelola portofolio bisnisnya. Contohnya adalah The Walt Disney Company, yang mengoperasikan beberapa segmen bisnis seperti resor taman hiburan, televisi, penyiaran, media streaming, produk konsumen, penerbitan, dan operasi internasional.

Struktur divisi memungkinkan perusahaan tumbuh melalui diversifikasi. Mereka dapat mengejar beberapa bisnis. Dan pada saat yang sama, mereka dapat mengelola masing-masing secara efektif melalui struktur ini karena mengurangi masalah koordinasi dan kontrol.

Struktur fungsional

Di bawah struktur fungsional, perusahaan menyusun organisasi menjadi beberapa fungsi bisnis. Pekerjaan di bidang fungsional dikelompokkan ke dalam departemen seperti operasi, pemasaran, keuangan, dan sumber daya manusia – dan dengan demikian, setiap departemen membutuhkan karyawan dengan keterampilan khusus.

Departemen akan sangat bervariasi antar perusahaan. Beberapa mungkin hanya melibatkan keempat jenis di atas. Orang lain dapat menambahkan departemen lain seperti penelitian dan pengembangan, pengadaan, dan teknologi informasi.

Keuntungan dari struktur fungsional adalah spesialisasi. Karyawan bekerja berdasarkan keahlian khusus mereka. Oleh karena itu, memungkinkan produktivitas yang tinggi.

Namun, struktur ini bukan tanpa risiko. Masalah ego dan koordinasi sering muncul. Misalnya, manajer individu lebih mementingkan departemen mereka daripada kepentingan organisasi.

Struktur geografis

Struktur geografis membagi organisasi menjadi kelompok-kelompok berdasarkan lokasinya. Akibatnya, bisnis memiliki sistem dan fungsi pelaporan di banyak lokasi.

Perusahaan besar atau multinasional biasanya mengadopsi struktur ini. Mereka memiliki anak perusahaan atau unit bisnis yang beroperasi di beberapa wilayah berbeda. Kemudian, mereka mengelompokkan unit-unit tersebut sesuai dengan wilayah regional mereka. Misalnya, Coca-Cola membagi wilayah operasinya menjadi beberapa kelompok: Grup Eropa, Timur Tengah, dan Afrika; Grup Amerika Latin; dan Grup Asia Pasifik.

Mengadopsi struktur ini memungkinkan perusahaan untuk lebih adaptif terhadap lingkungan setempat. Manajemen di setiap unit mengelola operasional sehari-hari secara mandiri. Sehingga, mereka dapat mengambil keputusan dengan cepat dan menyusun strategi yang tepat, beradaptasi dengan lingkungan bisnis masing-masing.

Namun, struktur ini mengandung risiko. Misalnya, manajemen kantor pusat dapat kehilangan kendali atas unit bisnis karena masalah koordinasi dan pengawasan. Selain itu, potensi duplikasi sumber daya, pekerjaan, dan fungsi merupakan kelemahan lainnya.

Struktur matriks

Di bawah struktur matriks, sebuah perusahaan diatur berdasarkan hubungan vertikal dan horizontal; itu dapat didasarkan pada unit bisnis, fungsi, proyek, produk, atau wilayah. Oleh karena itu, struktur ini menggabungkan dua atau lebih struktur organisasi dan merupakan struktur yang paling kompleks dan paling sedikit diadopsi.

Misalnya, sebuah perusahaan mungkin menyusun organisasinya berdasarkan fungsi dan proyek bisnis. Perusahaan mengalokasikan sumber daya fisik dan karyawan ke dalam area fungsional dan proyek. Dengan demikian, seorang karyawan akan memiliki dua bos: seorang manajer fungsional dan seorang manajer proyek.

Sejauh mana manajer fungsional dan manajer proyek memiliki kekuasaan, ada tiga kategori struktur matriks: matriks kuat, matriks seimbang, dan matriks lemah. Di bawah matriks yang kuat, manajer proyek memiliki otoritas yang kuat atas sumber daya dan karyawan. Di sisi lain, manajer fungsional memainkan peran lebih besar di bawah matriks yang lemah.

Perusahaan besar dengan beberapa proyek besar biasanya mengadopsi strategi ini. Mereka meluncurkan proyek baru untuk mendukung pertumbuhan jangka panjang – seperti pengembangan produk baru – dengan tetap mempertahankan operasi yang ada.

Selain itu, struktur ini berperan dalam menciptakan sumber daya manusia yang fleksibel. Karyawan terbiasa dengan berbagai peran: staf fungsional dan tim proyek. Terakhir, perusahaan dapat menempatkan mereka ketika ada proyek baru. Dan bagi karyawan, bergabung dengan tim proyek merupakan salah satu cara untuk mengembangkan kompetensi dan mengaktualisasikan diri.

Namun, kompleksitas organisasi dapat menimbulkan masalah. Misalnya, karyawan bingung karena harus menghadapi lebih dari satu atasan dan memainkan beberapa peran. Bos dan tugas mana yang harus didahulukan?

Selain itu, beban kerja karyawan menjadi lebih berat karena harus mengerjakan tugas dan proyek fungsional. Oleh karena itu dapat menimbulkan stress dan demotivasi, apalagi jika tidak dibarengi dengan kompensasi yang memadai.