Apa itu surat penilaian dan bagaimana cara mendapatkannya

Departemen SDM perusahaan mengeluarkan surat penilaian untuk memberi tahu karyawannya tentang hasil proses penilaian kinerja mereka. Tujuan dari surat-surat ini adalah untuk memberikan gambaran kepada karyawan tentang kinerja mereka pada tahun tertentu dan untuk menyatakan penghargaan atas kerja keras dan prestasi mereka. Menerima satu surat tersebut dapat mendorong dan memotivasi karyawan untuk berbuat lebih baik di masa depan.

Dalam artikel ini, kami menemukan apa itu surat penilaian, apa tujuannya, bagaimana menulis surat yang efektif dan bagaimana menerimanya, dan kami juga akan melihat template dan contoh surat itu.

Apa itu surat penilaian?

Surat penilaian adalah penilaian sistematis atas prestasi kerja seorang karyawan dan pengakuan atas kontribusinya kepada perusahaan dalam jangka waktu tertentu. Selain menyoroti pencapaian, keterampilan, dan pertumbuhan mereka, penilaian kinerja tersebut juga akan mengidentifikasi kekurangan mereka. Perusahaan akan menggunakan data untuk mengeluarkan promosi dan kenaikan gaji dan membenarkan penurunan pangkat. Beberapa perusahaan memiliki departemen SDM yang mengeluarkan surat penilaian setiap tahun, tetapi yang lain mungkin melakukannya setiap tiga bulan atau setengah tahun. Semua karyawan di sebuah perusahaan menerimanya.

Apa tujuan surat penilaian?

Tujuan dari surat penilaian adalah untuk menawarkan evaluasi yang seimbang atas prestasi kerja karyawan pada tahun tertentu. Departemen SDM akan memulai proses penilaian kinerja, dan mereka juga dapat mengeluarkan formulir penilaian kepada karyawan untuk mendapatkan umpan balik tentang kinerja mereka. Departemen SDM dapat menugaskan seorang manajer untuk bertemu dengan setiap karyawan secara individu untuk membahas peningkatan, kemunduran, dan tujuan masa depan mereka, dan untuk memberi tahu mereka tentang harapan perusahaan dari mereka.

Mereka mungkin memberi tahu mereka tentang keterampilan mana yang harus dikembangkan untuk melakukan yang lebih baik di masa depan dan bagaimana menetapkan target kerja yang dapat dicapai. Umpan balik positif semacam itu dapat meningkatkan kepercayaan diri karyawan, meningkatkan moral mereka dan membantu mereka untuk tumbuh secara profesional dan bahkan pribadi.

Bagaimana cara menulis surat penilaian?

Ada berbagai cara untuk menulis surat penilaian, tetapi premis dasarnya tetap sama. Saat menulis surat penilaian, pengusaha diharuskan untuk mengingat tujuan utama, yaitu memberikan umpan balik yang jujur ​​​​tentang kinerja karyawan, untuk meningkatkan moral mereka dan membuat mereka merasa lebih dihargai di perusahaan. Untuk mencapai tujuan tersebut, perusahaan perlu menawarkan saran-saran konstruktif yang dapat diterapkan oleh karyawan untuk ditingkatkan. Kiat-kiat berikut mungkin berguna untuk menulis surat penilaian yang seimbang:

• Sebutkan nama karyawan dan jabatannya.
• Jaga agar nada surat penilaian tetap profesional, sopan, dan optimis.
• Pastikan isi surat penilaian singkat dan jelas.
• Mulailah dengan hal-hal positif dan sebutkan contoh-contoh spesifik di mana karyawan tersebut berkinerja dengan baik.
• Tawarkan kritik yang adil, bijaksana, dan membangun untuk hal-hal negatif.
• Berikan tip spesifik dan berguna tentang bagaimana karyawan dapat memperbaiki kekurangan kinerja mereka dan meningkatkannya.
• Sebutkan rincian gaji karyawan dan jika karyawan telah menerima kenaikan gaji.
• Cantumkan prestasi, penghargaan, dan bonus karyawan pada tahun tertentu.
• Sebutkan jika karyawan tersebut telah menerima promosi jabatan.
• Garis besar apa yang diharapkan perusahaan dari karyawan di masa depan.

Metode surat penilaian

Anda bisa mendapatkan surat penilaian setelah perusahaan Anda menyelesaikan proses penilaian kinerja tahunan, setengah tahunan, atau triwulanan. Anda juga dapat menerimanya dengan memulai proses sendiri setelah berdiskusi dengan manajer Anda. Mari kita lihat kedua metode tersebut:

Metode penilaian kinerja pemberi kerja

Departemen SDM perusahaan Anda mungkin menggunakan metode penilaian yang berbeda untuk mengevaluasi kinerja Anda. Beberapa di antaranya adalah:

• Penilaian kinerja umum: Manajer Anda akan menilai kekuatan dan kelemahan Anda, meninjau laporan kinerja Anda dan mencatat keberhasilan Anda dalam menetapkan dan mencapai tujuan kerja.
• Penilaian kinerja teknologi: Metode penilaian ini melibatkan penilaian kinerja Anda berdasarkan keterampilan teknis khusus yang Anda miliki, keterampilan baru yang mungkin Anda peroleh, dan proyek teknologi yang telah Anda selesaikan.
• Penilaian kinerja penjualan: Perusahaan akan mengevaluasi kinerja penjualan Anda berdasarkan keterampilan penjualan Anda dan jika Anda telah mencapai tujuan keuangan yang ditetapkan perusahaan tahun itu.
• Umpan balik kinerja 360 derajat: Untuk mendapatkan gambaran yang jelas tentang kompetensi profesional Anda, perusahaan akan meminta manajer, anggota tim, rekan kerja, bawahan, dan klien Anda untuk memberikan umpan balik tentang kinerja, karakter, dan kemampuan kepemimpinan Anda.
• Daftar periksa perilaku: Departemen SDM membuat daftar sifat perilaku terkait pekerjaan yang diinginkan yang mereka inginkan dalam diri karyawan perusahaan dan menggunakannya untuk mengevaluasi kinerja Anda. Jika Anda menampilkan sifat yang diinginkan, mereka akan mencentang ‘Ya’ di depannya. Jika tidak, mereka akan mencentang ‘Tidak’ atau membiarkan ruang kosong.
• Skala penilaian: Perusahaan akan mempertimbangkan kinerja dan potensi Anda, dan, berdasarkan ini, menilai Anda dalam skala dari satu hingga 10. Peringkat yang Anda dapatkan akan bergantung pada seberapa teratur Anda bekerja, jika Anda dapat mencapai sasaran target Anda , jika Anda bertanggung jawab atas pekerjaan Anda dan sebagainya.
• Insiden kritis: Jika Anda membayangkan secara positif atau negatif salah satu insiden penting yang terjadi di perusahaan pada tahun tertentu, departemen SDM akan mencatat perilaku Anda dan menggunakannya untuk menilai nilai Anda sebagai karyawan.

Metode penilaian yang dimulai sendiri

Beberapa metode yang diprakarsai sendiri meliputi:

• Kumpulkan detail kinerja pekerjaan Anda: Tinjau kontribusi pekerjaan Anda dan dapatkan laporan yang membuktikannya. Kumpulkan penghargaan terkait pekerjaan, sertifikat, dan pengakuan tertulis yang telah Anda terima. Jika Anda telah menjalani pelatihan keterampilan di tempat kerja, sebutkan bagaimana hal itu bermanfaat bagi Anda secara profesional. Jika Anda menetapkan target kerja, jelaskan apa yang Anda lakukan untuk mencapainya. Jika Anda gagal memenuhi tujuan kerja apa pun, catat juga dan berikan alasan kegagalannya.
• Lakukan evaluasi diri. Setelah mengumpulkan semua data tentang pencapaian dan kegagalan Anda, bandingkanlah. Lakukan penilaian secara keseluruhan. Bagaimana Anda berjalan ketika Anda menghadapi tantangan? Berapa banyak tugas pekerjaan yang dapat Anda tangani sendiri? Berapa banyak yang Anda butuhkan untuk mencari bantuan dari rekan kerja atau manajer Anda? Di area mana yang menurut Anda perlu ditingkatkan, dan apa yang dapat Anda lakukan untuk meningkatkannya? Keterampilan apa yang Anda butuhkan atau kembangkan?
• Rencanakan tujuan masa depan Anda. Setelah Anda menilai kinerja Anda, pertimbangkan di mana Anda ingin membawa karir Anda di masa depan. Apakah Anda bersedia untuk mengambil lebih banyak tanggung jawab pekerjaan dan mengambil peran yang lebih penting? Adalah ide yang bagus untuk memberi tahu manajer Anda tentang rencana Anda dan mendapatkan bantuan mereka dalam meningkatkan karier Anda.
• Dapatkan umpan balik dari manajer Anda. Bagikan data kinerja kerja Anda, laporan evaluasi diri, dan rencana Anda dengan manajer Anda. Minta mereka untuk memberi Anda evaluasi profesional atas kinerja kerja Anda dan terima umpan balik jujur ​​mereka tanpa bersikap defensif. Jika Anda memiliki kekurangan, Anda diharuskan untuk mengetahuinya sebelum Anda dapat mulai melakukan perbaikan.

Format surat penilaian

Surat penilaian yang akan Anda dapatkan dari departemen SDM perusahaan Anda kemungkinan besar dalam format berikut:

Ke,

nama karyawan

Penunjukan Pekerjaan

Nama Perusahaan

Lokasi

Tanggal: Tanggal surat penilaian

 

Dari,

Nama manajer

Penunjukan Pekerjaan

 

Nama Perusahaan

Lokasi

Perihal: Surat penilaian kinerja

 

Bapak/Ibu/Ibu yang terhormat. Nama karyawan,

Kami mengirimkan surat penilaian ini atas nama perusahaan kami. Kami ingin mengucapkan terima kasih atas upaya kerja Anda dan kontribusi besar yang telah Anda berikan terhadap pertumbuhan perusahaan kami.

Anda memiliki catatan kinerja yang sangat baik di tahun 20XX-20XX. Sebagai pengakuan atas hal ini, kami telah memutuskan untuk menawarkan peningkatan remunerasi sebesar Rs. XXXXX. Itu akan efektif mulai awal bulan depan.

Sekali lagi terima kasih atas kontribusi pekerjaan Anda. Kami sangat bangga memiliki Anda di perusahaan ini dan berharap dapat melihat lebih banyak lagi kontribusi positif dari Anda di masa mendatang.

Jangan ragu untuk menghubungi saya atau bertemu saya secara pribadi jika Anda memiliki pertanyaan.

 

Salam,

 

Nama manajer

Pengelola

Nama Perusahaan

 

Contoh surat penilaian

Surat penilaian manajer penjualan

Ke,

Ramkumar Shastri,

Manajer penjualan,

Pakaian Dinshaw,

Ujjain

 

Tanggal: 9 September 2020

Dari:

Shramik Mehta,

Manajer, Departemen SDM,

Pakaian Dinshaw,

Ujjain

Subjek: Penilaian Kinerja

 

Bapak Shastri yang terhormat,

Saya merasa terhormat untuk memberi Anda surat penilaian ini atas nama seluruh tim Dinshaw Garments. Kami ingin mengucapkan terima kasih atas dedikasi dan komitmen Anda terhadap pekerjaan Anda, dan menyampaikan penghargaan kami atas kontribusi besar yang telah Anda berikan terhadap pertumbuhan perusahaan kami.

Menurut evaluasi kami, Anda telah menunjukkan peningkatan yang signifikan dan melampaui target kerja Anda di 2019-2020. Mengingat kinerja bintang Anda, kami telah memutuskan untuk menaikkan remunerasi bulanan Anda sebesar 50%. Kenaikan gaji tersebut berlaku mulai awal bulan depan.

Selain itu, kami juga memberi Anda liburan dengan bayaran penuh selama 15 hari ke tujuan pilihan Anda di India.

Terima kasih atas kerja keras Anda selama ini, dan kami menantikan lebih banyak kontribusi positif dari Anda di tahun-tahun mendatang.

 

Dengan Hormat,

 

Shramik Mehta

 

Pengelola

Pakaian Dinshaw