Apa itu struktur perincian kerja?

Struktur rincian kerja dapat meningkatkan efisiensi dan organisasi dalam tim manajemen proyek. Metode ini, yang membagi langkah-langkah proses menjadi tugas-tugas yang lebih kecil dan lebih mudah dikelola, dapat membantu tim mencapai tujuannya dan meningkatkan kepuasan kerja. Memahami cara membuat struktur rincian kerja yang efektif dapat membantu Anda berhasil jika Anda bekerja dalam struktur tim atau ingin meningkatkan keterampilan manajemen proyek Anda.

Dalam artikel ini, kita membahas apa itu struktur rincian kerja, tingkat struktur rincian kerja, dan mengapa itu penting; berikan dua contoh; dan daftar langkah-langkah yang dapat Anda gunakan untuk membuatnya untuk organisasi Anda.

Apa itu struktur rincian kerja?

Struktur rincian kerja (WBS) adalah representasi visual dari langkah-langkah yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas. Bagian atas diagram mewakili produk akhir, jadi tujuan dari struktur ini adalah untuk mendekonstruksi produk menjadi fase dan langkah yang berbeda. Inisiatif ini membantu meningkatkan kejelasan seluruh proses. Ada dua jenis utama WBS: berbasis pengiriman dan berbasis fase. WBS berbasis kiriman berfokus pada kiriman proyek, atau hasil akhir, sementara WBS berbasis fase berfokus pada fase atau level diagram yang berbeda.

Apa saja 4 tingkat struktur rincian kerja?

WBS adalah diagram hierarki, artinya setiap level memiliki tingkat kepentingan yang ditentukan. Berikut adalah empat tingkat yang berbeda dari struktur rincian kerja:

• Tingkat atas: Ini adalah produk akhir atau hasil yang ingin dicapai oleh tim dan menyatakan pandangan atau tujuan akhir suatu proyek. Tim dapat memilih untuk menetapkan ini sebagai judul proyek.
• Akun kontrol: Ini adalah langkah di bawah tingkat atas WBS dan merupakan fase proyek yang berisi tugas utama dan hasil utama. Ini juga dapat mencakup aspek besar dari sebuah proyek, seperti peralatan, dan berisi beberapa tugas terbesar dari sebuah proyek sebelum mencapai hasil akhir.
• Paket kerja: Ini adalah tugas yang diselesaikan tim proyek untuk maju ke akun kontrol, dan tim manajemen proyek menempatkan level ini di bawah fase akun kontrol. Tahap paket kerja biasanya mencakup tugas-tugas kecil yang dapat dikelola.
• Aktivitas: Aktivitas adalah tugas dan subtugas yang diselesaikan tim ketika bertujuan untuk maju ke fase paket kerja. Ini adalah tugas terkecil dari sebuah proyek, dan dengan demikian, tim menempatkan tahap ini di akhir diagram meskipun level ini berisi tugas pertama yang akan dikerjakan tim saat memulai sebuah proyek.

Mengapa struktur rincian kerja penting dalam manajemen proyek?

Diagram WBS penting dalam manajemen proyek karena mereka merencanakan perangkat yang digunakan manajer proyek dan produk untuk mendekonstruksi proses produksi mereka menjadi komponen yang dapat dikelola. Jenis model ilustratif ini membantu menguraikan langkah-langkah yang diperlukan untuk membuat produk. Manajer proyek dan produk sering menggunakan diagram WBS sebagai langkah pertama dalam siklus hidup manajemen proyek. Misalnya, mereka mungkin membuat WBS sebelum bagan, model, atau peta lainnya berfungsi sebagai pedoman awal.

Contoh struktur rincian kerja

Berikut adalah dua contoh struktur rincian kerja yang efektif:

Contoh 1

Sepeda Steve, sebuah perusahaan manufaktur sepeda, membuat WBS untuk menyoroti proses terbaik untuk menghasilkan sepeda yang efektif. Tingkat teratas dari WBS ini adalah produk akhir, atau sepeda yang telah selesai. Level kedua, atau akun kontrol, terdiri dari komponen utama sepeda, seperti rangka, roda, dan rem. Tingkat ketiga, atau tingkat paket kerja, mencakup tugas atau komponen yang diperlukan untuk membuat tugas akun kontrol, yang mencakup stang, kursi, dan roda depan dan belakang.

Fase terakhir adalah level aktivitas. Fase ini mencakup langkah-langkah yang diselesaikan tim Steve untuk maju ke tingkat paket pekerjaan. Fase aktivitasnya meliputi pengembangan produk, penelitian dan pengujian. Pada fase ini, yang merupakan awal dari siklus hidup produksi, tim Steve menguji berbagai bagian sepeda dan meneliti desain sepeda populer untuk menentukan apa yang mungkin disukai pelanggan.

Contoh 2

Rebecca’s Landscaping Co. menciptakan WBS untuk mengilustrasikan bagaimana ia menginginkan karyawan baru untuk melakukan pekerjaan halaman yang berkualitas untuk kliennya. Fase tingkat atas mencakup halaman yang telah selesai, dan tingkat akun kontrol mencakup tugas-tugas yang diselesaikan oleh pekerja pemeliharaan untuk menyelesaikan pekerjaan halaman, seperti memotong rumput, menanam bunga, dan memangkas pohon. Fase paket pekerjaan mencakup peralatan yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas tingkat sebelumnya, seperti mesin pemotong rumput atau gunting.

Fase aktivitas menampilkan perencanaan dan penelitian yang dilakukan oleh karyawan pemeliharaan di perusahaan Rebecca sebelum mengunjungi klien. Ini termasuk mewawancarai klien untuk menentukan apa yang ingin mereka capai. Karyawan juga dapat menanyakan tentang jenis tanaman yang dimiliki klien di properti mereka sehingga mereka dapat membuat rencana perawatan yang efektif.

Cara membuat struktur rincian kerja

Berikut adalah empat langkah yang dapat Anda ikuti untuk membuat struktur rincian kerja yang efektif:

Tentukan proyek dan tujuannya

Langkah pertama untuk membuat WBS yang efektif adalah menentukan proyek yang ingin Anda dan tim Anda capai. Ini mungkin memerlukan daftar produk yang ingin Anda kembangkan dan beri nama. Setelah mencapai ini, Anda dapat menyatakan tujuan dan sasaran Anda untuk proyek tersebut. Pertimbangkan untuk bertanya pada diri sendiri tentang tugas-tugas yang penting untuk menghasilkan hasil akhir. Strategi lain untuk mendefinisikan proyek dan tujuannya adalah menjelaskan proyek secara verbal kepada anggota tim untuk memvisualisasikan proses produksi.

Buat daftar fase proyek

Setelah Anda melakukan perencanaan awal, Anda dapat membuat daftar fase proyek utama. Tentukan tahapan umum yang dapat digunakan tim Anda untuk menghasilkan produk akhir. Misalnya, jika Anda ingin membuat mobil yang hemat bahan bakar, Anda dapat secara luas mendefinisikan langkah-langkah secara hierarkis sebagai mobil jadi, membuat bagian-bagian yang terdiri dari mobil itu, mengumpulkan peralatan yang diperlukan untuk memproduksi mobil dan penelitian serta perencanaan. Setelah Anda memiliki fase umum, Anda dapat membaginya menjadi tugas yang lebih mudah dikelola.

Tentukan kiriman Anda

Langkah selanjutnya dalam menciptakan WBS yang efektif adalah mendefinisikan kiriman Anda. Cobalah untuk merujuk setiap tahap dan tentukan apa yang dapat diberikan atau dihasilkan tim Anda dari setiap langkah. Tahap ini melibatkan ringkasan yang lebih menyeluruh dari setiap proses sehingga Anda memasukkan setiap tugas dan hasil yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek. Tahap ini sebagian besar berfokus pada pengembangan akun kontrol dan fase paket kerja WBS Anda.

Tetapkan tugas kepada anggota tim

Setelah Anda membagi produk jadi Anda ke dalam tugas, sub-tugas dan kiriman, WBS Anda selesai. Sekarang Anda dapat menetapkan tugas ke anggota tim atau grup individu sehingga mereka dapat memulai proyek. Penting untuk memastikan bahwa Anda menyediakan sumber daya yang dibutuhkan tim Anda untuk menjalankan proyek, karena WBS bergantung pada ketersediaan peralatan yang tepat. Selain itu, sering kali membantu untuk meninjau kembali dan merevisi WBS Anda seiring kemajuan proses produksi karena faktor eksternal mungkin memerlukan kemampuan beradaptasi dari karyawan Anda.

Tips untuk membuat struktur rincian kerja yang efektif

Berikut adalah beberapa tips yang dapat Anda pertimbangkan saat membuat struktur rincian kerja yang sukses:

Gunakan templat

Meskipun Anda dapat membuat WBS tulisan tangan, mungkin bermanfaat untuk menggunakan template atau perangkat lunak desain untuk membuat diagram Anda. Templat dapat membantu Anda membuat WBS yang jelas yang dapat dipahami oleh setiap anggota tim karena pemrogram telah menyesuaikan perangkat lunak khusus untuk membuat bagan secara efektif. Anda juga dapat mengintegrasikan data atau dokumen terbaru yang Anda gunakan untuk manajemen proyek ke dalam template yang berbeda dengan diagram tulisan tangan yang mungkin lebih sulit untuk direvisi.

Pertimbangkan kata benda alih-alih kata kerja

Tujuan dari WBS adalah untuk menggambarkan kiriman yang bertentangan dengan menggambarkan tindakan yang diperlukan untuk menghasilkan hasil akhir. Menggunakan kata benda dapat membantu meningkatkan kejelasan dan organisasi WBS Anda hanya dengan menyatakan hasil yang diinginkan dari setiap tahap. Anda dapat menggunakan kata kerja saat merinci secara spesifik tugas yang lebih kecil.

Mintalah umpan balik

Saat Anda mengembangkan WBS atau setelah Anda menyelesaikannya, penting untuk meminta umpan balik. Anda dapat meminta manajer produk atau proyek atau anggota tim lainnya untuk meninjaunya dan memberikan saran. Mereka mungkin mengidentifikasi tugas atau hasil yang hilang, atau mereka mungkin menyarankan cara untuk membuat proses lebih efisien yang tidak Anda pertimbangkan sebelumnya.