Cara menggunakan matriks penilaian risiko

Hampir setiap proyek di tempat kerja dikaitkan dengan beberapa tingkat risiko, baik keuangan, budaya, atau fisik. Penilaian risiko dan dampak membantu perusahaan mengukur kemungkinan terjadinya risiko dan menentukan potensi keparahan dampak.

Alat manajemen risiko, seperti matriks penilaian risiko, dapat membantu mengidentifikasi risiko yang terkait dengan proyek dan cara mengatasinya. Dalam artikel ini, kami menjelaskan apa itu matriks penilaian risiko, menjelaskan manfaat menggunakannya, dan menunjukkan cara menggunakannya untuk mengevaluasi potensi risiko pada proyek Anda.

Apa itu matriks penilaian risiko?

Banyak perusahaan menggunakan alat manajemen risiko, seperti matriks penilaian risiko, dalam proses evaluasi risiko untuk menentukan langkah yang tepat dalam keputusan bisnis.

Matriks penilaian risiko dapat berbentuk bagan, di mana Anda memplot tingkat keparahan kemungkinan risiko pada satu sumbu dan kemungkinan kejadian ini terjadi pada sumbu lainnya. Anda juga dapat memformat matriks Anda sebagai tabel dengan mencantumkan potensi risiko Anda dalam baris dan memasukkan informasi probabilitas dan tingkat keparahan sebagai kolom.

Dengan memberikan representasi visual dari data yang kompleks, Anda dapat menggunakan matriks penilaian risiko untuk memfasilitasi dan menyederhanakan proses evaluasi risiko dan membantu Anda membuat keputusan yang lebih tepat terkait dengan bisnis Anda.

Manfaat menggunakan matriks risiko

Ada beberapa manfaat untuk membuat dan menggunakan matriks risiko untuk mengevaluasi proyek, termasuk membantu:

• Identifikasi area untuk mengurangi risiko dengan cepat dan mudah
• Jelaskan risiko spesifik dengan cara yang jelas
• Memprioritaskan dan mengelompokkan hasil acara proyek
• Garis besar sumber daya dasar untuk analisis rinci berikutnya

Cara menggunakan matriks penilaian risiko

Untuk menggunakan matriks penilaian risiko selama proses evaluasi risiko secara efektif, lakukan langkah-langkah berikut:

Identifikasi semua potensi risiko

Langkah pertama dalam proses penilaian risiko adalah mengidentifikasi potensi risiko. Untuk mempertahankan struktur yang mudah dikelola, proses penilaian risiko menawarkan cara untuk memprioritaskan risiko dengan mengevaluasi potensi risiko. Setelah Anda mengidentifikasi semua risiko, langkah selanjutnya adalah mengurutkan risiko dari yang paling berdampak hingga yang paling tidak berdampak.

Urutkan risiko menurut probabilitas dan dampak

Sekarang Anda siap untuk menyortir risiko menurut probabilitas dan dampaknya.

Kemungkinan

Ini menggambarkan kemungkinan terjadinya risiko. Anda dapat menggunakan pendekatan yang berbeda untuk mengurutkan probabilitas risiko. Beberapa perusahaan, misalnya, menetapkan risiko potensial sebagai persentase probabilitas yang berkisar dari 0%—yaitu, tidak ada kemungkinan risiko yang terjadi—hingga 100%, dalam hal ini risikonya pasti. Atau, Anda dapat mengurutkan risiko berdasarkan kategori, seperti:

• Tidak mungkin: Masukkan risiko potensial ke dalam kategori ini jika sangat kecil kemungkinannya untuk terwujud.
• Jarang: Kategori ini untuk risiko yang tidak biasa yang memiliki kemungkinan kecil untuk terwujud.
• Sesekali: Urutkan risiko dalam kategori ini yang memiliki peluang sekitar 50-50 untuk terjadi.
• Kemungkinan: Jika suatu risiko mungkin terjadi, Anda harus menempatkannya dalam kategori ini.
• Pasti: Ini untuk risiko yang akan terjadi. Jika digabungkan dengan dampak tinggi, Anda harus menganggap risiko semacam ini sebagai prioritas, dan segera mengatasinya.

Dampak

Aspek risiko ini menunjukkan seberapa parah dampaknya jika potensi risiko benar-benar terwujud. Dampak dari terwujudnya risiko tertentu dapat mempengaruhi berbagai aspek proyek, dan secara potensial, perusahaan secara keseluruhan. Dalam manajemen proyek, perusahaan sering mengevaluasi dampak risiko berdasarkan efek negatif yang mungkin timbul pada tiga aspek penting:

• Jadwal: Apakah ini akan berdampak negatif pada kerangka waktu pengiriman?
• Biaya: Apakah Anda harus menyesuaikan anggaran?
• Kinerja teknis: Jika risiko terjadi, bagaimana pengaruhnya terhadap kinerja?

Seperti halnya dengan mengevaluasi probabilitas suatu risiko, Anda dapat mengurutkan tingkat keparahan dampak risiko dengan cara berikut:

• Tidak signifikan: Menempatkan risiko yang akan berdampak kecil atau tidak berdampak negatif pada proyek dalam kategori ini.
• Minor: Menempatkan risiko yang mungkin memiliki sedikit dampak negatif pada proyek tetapi tidak akan menyebabkan gangguan besar dalam kategori ini.
• Sedang: Kategori ini untuk risiko yang menimbulkan ancaman sedang terhadap operasi.
• Kritis: Tempatkan risiko yang menimbulkan ancaman signifikan terhadap keberhasilan pelaksanaan proyek dalam kategori ini.
• Catastrophic: Kategori ini untuk risiko yang kemungkinan besar akan membahayakan keseluruhan proyek dan secara signifikan berdampak pada operasi sehari-hari jika terjadi. Risiko-risiko ini adalah prioritas tinggi.

Tentukan peringkat risiko

Selanjutnya, plot risiko menurut probabilitas dan dampaknya pada matriks penilaian risiko. Setelah Anda memplot informasi, Anda akan memiliki representasi visual yang jelas tentang prioritas apa yang harus dimiliki oleh potensi risiko.

Misalnya, risiko yang sangat mungkin terjadi dan akan berdampak sangat negatif pada operasi akan muncul sebagai risiko dengan prioritas tertinggi pada matriks. Di sisi lain, risiko yang tidak mungkin terjadi dan tidak menimbulkan ancaman signifikan jika terjadi akan termasuk dalam risiko dengan prioritas rendah.

Tentukan tindakan pencegahan

Menyusun rencana darurat untuk menangani skenario terburuk. Langkah terakhir dalam proses penilaian risiko ini membantu Anda menentukan bagaimana Anda harus menghadapi risiko tingkat menengah dan tinggi.

Contoh matriks penilaian risiko

Berikut adalah contoh grafik dampak/probabilitas risiko yang terdiri dari berbagai tingkat probabilitas risiko dan dampak risiko:

Probability	Impact
		Low	Medium	High
	Low	Low probability/ low impact	Low probability/ medium impact	Low probability/ high impact
	Medium	Medium probability/ low impact	Medium probability/medium impact	Medium probability/ high impact
	High	High probability/ low impact	High probability/medium impact	High probability/ high impact

 

Empat sudut matriks dampak risiko / probabilitas menunjukkan ekstrem yang biasanya memiliki wawasan yang paling dapat ditindaklanjuti dan mencakup:

• Probabilitas rendah / dampak rendah: Risiko di sudut grafik ini adalah probabilitas rendah dan dampak rendah. Anda tidak perlu memperhatikan risiko tersebut.
• Probabilitas tinggi / dampak rendah: Jenis risiko ini menimbulkan ancaman sedang terhadap operasi. Meskipun Anda harus mencoba meminimalkan kemungkinan terjadinya peristiwa seperti itu, Anda dapat mengelola risiko ini jika dan ketika itu terjadi.
• Probabilitas rendah / dampak tinggi: Jenis peristiwa ini akan berdampak tinggi pada operasi, tetapi kemungkinannya tidak mungkin terwujud. Untuk menghindari risiko tersebut terjadi, Anda harus mengambil semua langkah pencegahan yang mungkin. Anda juga harus menerapkan rencana darurat untuk meminimalkan tingkat keparahan dampak jika risikonya nyata.
• Probabilitas tinggi / dampak tinggi: Risiko dalam kategori ini adalah risiko dengan prioritas tertinggi karena memiliki probabilitas tinggi untuk terjadi dan juga akan memiliki efek negatif yang parah pada operasi. Ini berarti bahwa Anda harus memberikan perhatian paling besar terhadap risiko-risiko ini dan harus mempertimbangkannya dalam proses pengambilan keputusan sehari-hari.

Risiko prioritas menengah dapat berdampak serius pada profitabilitas dan keberhasilan implementasi proyek secara keseluruhan, terjadinya risiko prioritas tinggi tidak hanya berpotensi menandakan akhir proyek, tetapi juga dapat berdampak serius pada organisasi secara keseluruhan.