Penyusutan adalah: Pengertian dan cara menghitungnya

Berikut adalah dua pernyataan sederhana dan tak terbantahkan:

• Jika penyusutan persediaan besar, keuntungan Anda berkurang.
• Jika penyusutan inventaris dikelola, keuntungan Anda meningkat.

Seperti yang Anda tahu dari pilihan kata, penyusutan inventaris tidak dapat diberantas.

Itu hanya dapat berhasil dikelola dan diturunkan. Mudah-mudahan ke tingkat di bawah rata-rata.

Tetapi 11% dari bisnis ritel melaporkan tingkat penyusutan pada atau di atas 3%. Itu tiga kali lipat dari tingkat penyusutan rata-rata industri sebesar 1%. Jadi, dengan uang yang dipertaruhkan, jelas merupakan kepentingan terbaik perusahaan Anda untuk mengidentifikasi dan mencegah penyusutan.

Tapi apa itu penyusutan? Apa yang menyebabkan penyusutan, dan angka seperti apa, di seluruh industri, yang kita lihat sehubungan dengan penyusutan di ritel? Dan akhirnya, bagaimana saya bisa mendapatkan kontrol penyusutan?

Jawaban Anda ada di bawah.

Penyusutan Persediaan Dicatat Ketika…

Penyusutan inventaris dicatat ketika Anda ingin merekonsiliasi inventaris duduk Anda dengan catatan inventaris Anda. Jika Anda menemukan lebih sedikit di rak Anda daripada yang mencerminkan akuntansi Anda telah terjual, Anda mengalami penyusutan. Sebelum Anda menentukan penyusutan persediaan, penting bagi Anda untuk memahami rumus rata-rata persediaan.

Apa itu Penyusutan Persediaan?

Penyusutan persediaan adalah ketika Anda memiliki persediaan lebih sedikit dari yang seharusnya. Sesuatu menyebabkan barang hilang sebelum titik penjualan. Dan penyusutan inventaris bukan hanya masalah ritel. Ini mempengaruhi setiap tahap rantai pasokan dari titik pembuatan. Dan itu mempengaruhi rasio perputaran persediaan setiap bisnis dan tingkat penjualan. Karena inventaris itu tidak diserahkan atau dijual.

Cara Menghitung Penyusutan Persediaan

Jika Anda mengalami penyusutan, ada kabar baik: Penyusutan tidak dapat dihindari. Setiap bisnis akan menjalankan beberapa tingkat penyusutan persediaan. Anda hanya perlu perhitungan penyusutan untuk mengungkapnya dan ada lebih banyak kabar baik: Anda dapat menurunkannya.

Berikut rumus penyusutan untuk menghitung penyusutan persediaan:

Tingkat Penyusutan = (Inventaris Tercatat – Inventaris Aktual) / Inventaris Tercatat

Kami akan menggunakan bar anggur sebagai contoh. Katakanlah sebuah bar anggur mengambil inventaris bar dan menghitung 71 botol anggur dan mereka tidak menjual satu pun dari botol itu. Jika mereka mencatat menerima 72 botol anggur dari pemasok mereka, perhitungan penyusutan akan terlihat seperti ini:

Tingkat Penyusutan = (72 – 71) / 72

Tingkat Penyusutan = 0,014 atau 1,4%

1,4% dari penjualan bar anggur dari botol anggur ini hilang. Sejujurnya, 1,4% tidak terlalu buruk. Ini benar-benar rata-rata dan berbicara dengan jumlah standar industri kontrol penyusutan.

Penyusutan di restoran

Di dapur restoran, penyusutan mengacu pada perbedaan antara jumlah makanan yang Anda peroleh dari pemasok dan jumlah makanan yang Anda jual ke pelanggan.

Penyusutan restoran mencerminkan tiga hal:

• Efisiensi dapur. Dapur yang membakar steik, persiapan yang salah, atau berkontribusi pada limbah meningkatkan penyusutan.
• Jumlah stok mati yang kedaluwarsa. Pesanan pembelian yang tidak akurat bahwa penyimpanan stok dengan inventaris yang tidak terpakai akan meningkatkan penyusutan.
• Kualitas persediaan mentah dari pemasok. Jika beberapa bagian dari persediaan mentah tidak dapat digunakan, itu dipangkas dan dihitung sebagai penyusutan. Semakin banyak bahan yang tidak dapat digunakan dipangkas dan dibuang, semakin tinggi susutnya.

Penyusutan di pabrik

Kembali ke anggur kami. Bayangkan sebuah kebun anggur kecil seluas 5 hektar yang menghasilkan 600 kotak anggur dari panen ini. Mereka adalah produsennya. Mereka memiliki kontrak dengan pedagang grosir anggur yang membeli setiap kotak yang tersedia untuk didistribusikan ke toko anggur eceran, bar, dan restoran. Tapi kebun anggur hanya memiliki 598 kotak anggur untuk dijual ke pedagang grosir. Proses pembotolan, pelabelan, pengepakan, penyimpanan, dan pengiriman anggur menyebabkan 2 kotak—24 botol—hilang. Penyusutan.

Penyusutan di vendor

598 kotak anggur itu dimuat ke truk, dibawa ke gudang grosir, dan dibongkar. Pedagang grosir menyimpannya, memindainya, menginventarisasinya, menjualnya, dan mengirimkannya ke ratusan pengecer individu. Namun selama proses itu, mereka telah kehilangan 5 kasus. Itu 60 botol. Penyusutan lagi.

Penyusutan dalam ritel & perhotelan

Dan akhirnya, sebuah bar anggur berukuran sedang menerima kiriman 6 kotak dari grosir. Itu 72 botol. Mereka menaruh anggur di ruang bawah tanah mereka, membuka kotak pertama, dan mulai menjualnya kepada para tamu. Di beberapa titik bar anggur mengambil inventaris minuman dan menemukan bahwa mereka telah menjual 40 botol dan memiliki 31 botol tersisa. Itu hanya 71 botol. Ke mana yang lain pergi? Penyusutan.

Anjak penyusutan persediaan

Semua orang tahu penyusutan itu ada. Mereka sering tidak mengetahui jumlah penyusutannya—yang merupakan sesuatu yang dibantu oleh perangkat lunak manajemen inventaris dan perkiraan inventaris—tetapi mereka tahu bahwa mereka kehilangan produk. Jadi mereka menyesuaikan harga mereka untuk memperhitungkannya.

Pedagang grosir membayar sedikit lebih banyak untuk 598 kasing mereka. Bar anggur membayar sedikit lebih banyak untuk 6 kasus mereka. Karena mengimbangi biaya penyusutan persediaan dimasukkan ke dalam harga. Kenaikan harga itu pada akhirnya diasumsikan oleh orang terakhir dalam rantai: pelanggan eceran.

Jika Anda dapat memperkuat kontrol penyusutan Anda, baik penyusutan eceran atau penyusutan di sisi grosir dan vendor, Anda akan menciptakan dua peluang menghasilkan uang:

• Anda dapat menurunkan harga dan berpotensi menjual lebih banyak dari biasanya
• Anda dapat menjaga harga tetap sama dan menjual apa yang seharusnya Anda jual tanpa penyusutan tinggi seperti itu

Tetapi untuk menurunkannya, Anda harus mengidentifikasinya. Jadi, inilah penyebab umum penyusutan ritel.

Penyebab penyusutan ritel

Apa saja penyebab penyusutan ritel? Ada 6 alasan utama penyusutan persediaan.

Pencurian

Pencurian mempengaruhi penyusutan persediaan dalam salah satu dari dua cara. Entah seseorang eksternal melakukannya dan itu disebut pengutilan atau pencurian eksternal, atau seseorang internal melakukannya dan itu disebut pencurian karyawan atau pencurian internal.

Sebagai catatan, apa yang dikenal sebagai “pengecualian POS” berkontribusi pada pencurian internal dan sangat relevan dengan industri perhotelan. Karena sistem POS begitu terintegrasi ke dalam penjualan bar atau restoran, karyawan memiliki kemampuan untuk menggunakannya secara halus dan untuk keuntungan mereka sendiri. Itu berarti menggunakan harga usang, menerapkan diskon, atau menjadi kreatif dengan bagaimana segala sesuatunya dijalankan.

Kadaluwarsa

Yang ini cukup jelas, tetapi jika produk yang mudah rusak tidak digunakan pada tanggal kedaluwarsa, mereka berkontribusi pada penyusutan inventaris. Dalam contoh kami, bar anggur tidak dapat menjual setengah kotak anggur terakhir sebelum tanggal kedaluwarsa 3 tahun. 6 botol itu, yang hilang ditelan waktu, adalah susut.

Limbah dan pembusukan memiliki dampak yang jauh lebih besar pada industri jasa makanan dan penjual makanan eceran. Ketika berhadapan dengan produk yang bertahan dalam hitungan hari, pembusukan bisa menjadi penyebab signifikan penyusutan ritel.

Kerusakan

Jika salah satu botol anggur jatuh dan pecah, itu berarti kehilangan barang dagangan. Ini akan meningkatkan jumlah penyusutan. Demikian juga, dan tidak harus menjadi barang yang mudah rusak, jika ada produk yang rusak di luar titik penjualan kembali, itu akan meningkatkan persentase penyusutan Anda. Pengembalian dan penukaran berkontribusi pada penyusutan berbasis kerusakan secara substansial, terutama sebagai salah satu penyebab penyusutan ritel di lingkungan ritel tradisional non-perhotelan.

Kesalahan manusia

Menuangkan 6 ons anggur alih-alih menuangkan anggur standar adalah kesalahan manusia yang dapat bertambah seiring waktu untuk meningkatkan jumlah penyusutan. Dalam industri makanan dan minuman, hal yang sama berlaku untuk setiap pengukuran dan porsi yang dilakukan oleh orang-orang.

Dari perspektif penyusutan ritel, pikirkan untuk menelepon item yang salah. Dan dari perspektif produsen atau vendor, pikirkan memuat kasus yang salah ke palet atau mencampur produk yang berbeda dalam penyimpanan.

Kesalahan administrasi dan dokumen

Ketika kebun anggur menjual kotak anggur, vendor atau pedagang grosir menerima dan menjual anggur di pasar online. Kemudian bar anggur tingkat eceran menerima dan menjual anggur. Ada banyak penerimaan dan penjualan. Dan banyak ruang untuk kesalahan.

Jika bar anggur dalam contoh kami memasukkan 10 botol anggur per kotak, bukan 12, mereka akan mencatat 60 botol dalam inventaris mereka, bukan 72. Di sana, itu 12 botol anggur yang tidak akan diperhitungkan. POS akan menjual delapan puluh enam anggur itu dengan 60 botol dan 12 botol itu tidak akan dijual. Itu kerugian besar.

Kesalahan klerikal seperti ini juga menyebabkan pemesanan prematur dan, pada akhirnya, persediaan duduk yang menghabiskan ruang rak. Jenis penyusutan ini sangat sulit dipecahkan karena rencana serangan apa pun didasarkan pada informasi yang salah. Untungnya otomatisasi telah membuat kami cukup jauh dalam menangani kedua masalah ini dan kami akan membahasnya sedikit. Menghitung KPI inventaris secara akurat seperti inventaris rata-rata, hari inventaris, dan biaya penyimpanan inventaris semuanya dapat diotomatisasi.

Penipuan penjual

Penipuan vendor juga dikenal sebagai penipuan pemasok atau penipuan grosir. Ini sesederhana orang atau entitas yang menjual produk Anda tidak memberikan jumlah yang dijanjikan. Ada risiko nyata dari hal ini karena pesanan bertambah besar. Bar anggur yang memesan 6 kotak anggur tidak memiliki masalah dalam memverifikasi bahwa 6 kotak telah dikirim.

Tetapi lebih sulit bagi pedagang grosir untuk menghitung 598 kotak anggur yang mereka dapatkan dari kebun anggur. Dan terlebih lagi untuk bisnis yang menerima ribuan item. Jika tidak realistis untuk dihitung, tidak realistis untuk memverifikasi bahwa Anda mendapatkan jumlah yang tepat.

Vendor juga dapat mengirimkan produk yang berbeda dari yang telah disepakati sebelumnya. Jika, misalnya, anggur Grand Cru dipesan tetapi vendor memenuhi pesanan dengan Premier Cru dari vintage yang sama. Sangat mudah bagi vendor untuk mengklaim itu adalah kesalahan, dan mereka masih bisa melempar dadu tanpa ada yang memperhatikan atau cukup peduli untuk melakukan sesuatu tentang hal itu.

Di atas kurang umum. Paling sering penipuan vendor mengambil keuntungan dari banyaknya pemesanan komersial dan skim sedikit dari atas dengan mempersingkat jumlah yang dikirimkan.

Statistik Penyusutan

Menurut statistik penyusutan dari Survei Keamanan Ritel Nasional 2019, penyusutan inventaris menyumbang 1,38% dari semua “penjualan” ritel. Itu hampir 48 miliar dolar. Untuk memberi Anda beberapa perspektif, seluruh industri anggur memiliki nilai pasar 70,5 miliar dolar. “Industri penyusutan” hampir 70% dari itu. Ada puluhan miliar dolar yang harus diperoleh kembali.

Berapa persentase penyusutan yang disebabkan oleh pencurian?

Pada tahun 2017, NRSS melaporkan bahwa pencurian eksternal atau pengutilan pelanggan bertanggung jawab atas 37,5% penyusutan ritel. Dan 33,2% dari penyusutan ritel disebabkan oleh karyawan atau pencurian internal. Itu berarti pencurian menyumbang sekitar 0,98% dari semua penjualan ritel dan total hampir 34 miliar dolar.

Untuk melihat statistik penyusutan NRSS dari sudut lain, jumlah dolar rata-rata yang hilang per karyawan yang tidak jujur ​​pada tahun 2019 adalah $1.264.10. Alasan lain untuk mengetahui cara mempekerjakan staf bar yang cocok dengan budaya tempat kerja Anda. Sementara rata-rata jumlah dolar yang hilang per insiden pengutilan adalah $546,67.

“Terima kasih, statistik penyusutan yang sangat menarik. Tapi apa tujuan bisnis saya?” Anda bertanya. Dalam dunia penyusutan persediaan ada tingkat yang dapat diterima dan tingkat yang tidak dapat diterima. Inilah yang harus Anda tuju.

Berapa tingkat penyusutan persediaan yang dapat diterima?

NRSS melaporkan bahwa pada tahun 2018, tingkat penyusutan persediaan rata-rata adalah 1,38% di semua sektor ritel. Meskipun itu rata-rata, itu masih cukup tinggi karena sama-sama menimbang bahkan tingkat penyusutan inventaris tertinggi. Seperti yang ada di atau di atas 3%, yang mencakup hampir 11% dari bisnis ritel.

Cara yang lebih baik untuk melihat tingkat penyusutan inventaris ritel yang dapat diterima adalah median 2018 penyusutan yang dilaporkan. Median adalah titik di mana setengah angka di atas dan setengah di bawah. Itu membuatnya menjadi nomor yang lebih representatif. Tingkat penyusutan rata-rata untuk 2018 adalah 1,00%. Jika Anda berada di sisi pendek dari itu, Anda melakukannya dengan baik. Tingkat penyusutan persediaan yang dapat diterima adalah kurang dari 1%.

Cara mencegah penyusutan: Mengontrol penyusutan di ritel

Kami berbicara dengan semua orang yang kami kenal yang menjalankan bisnis dan peduli dengan cara menghentikan penyusutan. Berikut adalah 5 tema paling umum yang kami dapatkan saat mengontrol penyusutan. Ingat, penyusutan bukanlah bentuk pengurangan persediaan yang baik.

Keamanan

Pelacakan item seperti tag noda tinta di toko pakaian atau pemindai magnetik di toko elektronik sangat membantu dalam mencegah dan menangkap pencurian internal dan eksternal.

Memperoleh atau meningkatkan sistem keamanan video juga akan sangat membantu—terutama jika pemasangan tinta atau tag magnet pada item tidak masuk akal. Mungkin seseorang mengambil uang tunai dari laci atau sebotol minuman keras dari belakang bar.

Tentu saja, mempekerjakan karyawan pencegahan kerugian juga akan berhasil. Tapi itu sedikit kemewahan. Jika Anda dapat membenarkan (apakah Anda akan membayar mereka lebih dari penyusutan yang mereka cegah?) dan membayar gaji untuk karyawan yang secara khusus peduli dengan penghentian penyusutan, maka bagus.

Level Par

Mempelajari cara menyetel level par dan kami rumus titik pemesanan ulang adalah cara menghentikan penyusutan dengan mengurangi pemborosan dan pembusukan. Tingkat par adalah jumlah inventaris yang Anda perlukan tersedia antara menerima pengiriman untuk memastikan Anda memenuhi permintaan pelanggan. Jika Anda menetapkan tingkat par yang tepat, Anda tidak akan memiliki inventaris yang sedang berjalan menuju tanggal kedaluwarsanya. Dan itu juga berarti Anda akan mengosongkan lebih banyak ruang rak untuk produk lain yang lebih menguntungkan.

Melatih karyawan

Ketika staf beroperasi sejajar dengan prosedur operasi standar, itu menurunkan penyusutan secara signifikan. Artinya keuntungan naik. Latih staf Anda tentang saluran inventaris Anda, peran mereka di dalamnya, dan cara bekerja secara efisien. Seringkali itu berarti mengajari mereka untuk berinteraksi dengan perangkat lunak manajemen inventaris dan rekomendasi serta analisis perangkat lunak itu.

Mengambil inventaris

Setiap kali Anda mengambil inventaris adalah kesempatan untuk mendeteksi perbedaan inventaris. Dan itu benar-benar semua penyusutan inventaris. Cara mencegah penyusutan adalah latihan seberapa sering Anda melakukan inventarisasi. Mengambil inventaris seminggu sekali sangat ideal. Sebulan sekali dapat diterima. Lebih lama dari itu, Anda menetapkan diri Anda berada di pihak yang kalah dari masalah penyusutan. Namun, di dunia yang sempurna, inventaris Anda abadi. Setiap kali produk diperoleh atau dijual, inventaris Anda diperbarui secara real time.

Anda memerlukan perangkat lunak manajemen inventaris untuk itu.

Mengotomatiskan inventaris dan pelaporan

Jika Anda memiliki kesalahan dalam penghitungan inventaris saat mengambil inventaris secara manual, itu mengacaukan tingkat penyusutan Anda. Untuk mengambil tindakan apa pun pada penyusutan, Anda memerlukan informasi yang akurat. Semuanya dimulai dengan melakukan inventarisasi secara akurat.

Satu-satunya cara untuk memastikan itu terjadi adalah dengan mengotomatiskannya.

Jika Anda memiliki kesalahan dalam catatan akuntansi, metode penetapan biaya persediaan, pembayaran, atau faktur, itu akan menjadi tingkat penyusutan yang tidak akurat. Di antara masalah lainnya. Mengotomatiskan inventaris dan pelaporan Anda adalah jawabannya. Tidak peduli apa industri Anda, ada banyak solusi perangkat lunak untuk bisnis Anda. Apakah semua produk Anda dijual dalam jumlah besar dengan MOQ (apa artinya MOQ?) di tempat atau tidak, otomatisasi dapat membantu.