Manajemen mutu adalah: Pengertian, prinsip, dan manfaatnya

Apa itu manajemen mutu?

Manajemen mutu adalah tindakan mengawasi berbagai kegiatan dan tugas dalam suatu organisasi untuk memastikan bahwa produk dan layanan yang ditawarkan, serta cara yang digunakan untuk menyediakannya, konsisten. Ini membantu untuk mencapai dan mempertahankan tingkat kualitas yang diinginkan dalam organisasi.

Manajemen mutu

Manajemen mutu terdiri dari empat komponen utama, yang meliputi:

• Perencanaan kualitas – Proses mengidentifikasi standar kualitas yang relevan dengan proyek dan memutuskan bagaimana memenuhinya.
• Peningkatan kualitas – Perubahan yang disengaja dari suatu proses untuk meningkatkan kepercayaan atau keandalan hasil.
• Kontrol kualitas – Upaya berkelanjutan untuk menegakkan integritas dan keandalan proses dalam mencapai hasil.
• Jaminan kualitas – Tindakan sistematis atau terencana yang diperlukan untuk menawarkan keandalan yang cukup sehingga layanan atau produk tertentu akan memenuhi persyaratan yang ditentukan.

Tujuan dari manajemen mutu adalah untuk memastikan bahwa semua pemangku kepentingan organisasi bekerja sama untuk meningkatkan proses, produk, layanan, dan budaya perusahaan untuk mencapai kesuksesan jangka panjang yang berasal dari kepuasan pelanggan.

Proses manajemen mutu melibatkan kumpulan pedoman yang dikembangkan oleh tim untuk memastikan bahwa produk dan layanan yang mereka hasilkan memiliki standar yang tepat atau sesuai untuk tujuan tertentu.

• Proses dimulai ketika organisasi menetapkan target kualitas yang harus dipenuhi dan yang disepakati dengan pelanggan.
• Organisasi kemudian mendefinisikan bagaimana target akan diukur. Dibutuhkan tindakan yang diperlukan untuk mengukur kualitas. Kemudian mengidentifikasi setiap masalah kualitas yang muncul dan memulai perbaikan.
• Langkah terakhir melibatkan pelaporan tingkat keseluruhan kualitas yang dicapai.

Proses tersebut memastikan bahwa produk dan layanan yang dihasilkan oleh tim sesuai dengan harapan pelanggan.

Metode peningkatan mutu

Metode peningkatan mutu terdiri dari tiga komponen yaitu: peningkatan produk, peningkatan proses, dan peningkatan berbasis orang. Ada banyak metode dan teknik manajemen mutu yang dapat digunakan. Mereka termasuk Kaizen, Zero Defect Programs, Six Sigma, Quality Circle, Taguchi Methods, Toyota Production System, Kansei Engineering, TRIZ, BPR, OQRM, ISO, dan pendekatan Top Down & Bottom Up.

Contoh manajemen mutu

Contoh model manajemen mutu yang hebat adalah penerapan sistem Kanban oleh Toyota Corporation. Kanban adalah sistem kontrol inventaris yang dikembangkan oleh Taiichi Ohno untuk menciptakan visibilitas bagi pemasok dan pembeli guna membantu membatasi lonjakan kelebihan inventaris di lini produksi pada titik waktu tertentu. Toyota menggunakan konsep tersebut untuk menjalankan sistem Just-in-Time (JIT), yang membantu menyelaraskan pesanan bahan baku dari pemasok secara langsung dengan jadwal produksi. Jalur perakitan Toyota meningkatkan efisiensi karena perusahaan hanya menerima persediaan yang cukup untuk memenuhi pesanan pelanggan saat diproduksi.

Prinsip manajemen mutu

Ada beberapa prinsip manajemen mutu yang dianut oleh International Standard for Quality Management. Prinsip-prinsip ini digunakan oleh manajemen puncak untuk memandu proses organisasi menuju peningkatan kinerja. Berikut ini merupakan prinsip manajemen mutu:

Fokus pelanggan

Fokus utama dari setiap organisasi harus memenuhi dan melampaui harapan dan kebutuhan pelanggan. Ketika sebuah organisasi dapat memahami kebutuhan pelanggan saat ini dan masa depan dan melayani mereka, itu menghasilkan loyalitas pelanggan, yang pada gilirannya meningkatkan pendapatan. Bisnis juga mampu mengidentifikasi peluang pelanggan baru dan memuaskan mereka. Ketika proses bisnis lebih efisien, kualitas lebih tinggi dan lebih banyak pelanggan yang mendapatkan kepuasan.

Kepemimpinan

Kepemimpinan yang baik menghasilkan keberhasilan organisasi. Kepemimpinan yang hebat membangun kesatuan dan tujuan di antara tenaga kerja dan pemangku kepentingan. Menciptakan budaya perusahaan yang berkembang ,menyediakan lingkungan internal yang memungkinkan karyawan untuk sepenuhnya menyadari potensi mereka dan terlibat aktif dalam mencapai tujuan perusahaan. Pemimpin harus melibatkan karyawan dalam menetapkan tujuan dan sasaran organisasi yang jelas. Ini memotivasi karyawan, yang secara signifikan dapat meningkatkan produktivitas dan loyalitas mereka.

Keterlibatan karyawan

Keterlibatan karyawan adalah prinsip mendasar lainnya. Manajemen melibatkan karyawan dalam menciptakan dan memberikan nilai baik, mereka karyawan full-time, paruh waktu, outsourcing, atau in-house. Sebuah organisasi harus mendorong karyawan untuk terus meningkatkan keterampilan mereka dan menjaga konsistensi. Prinsip ini juga melibatkan pemberdayaan karyawan, melibatkan mereka dalam pengambilan keputusan dan mengakui prestasi mereka. Ketika orang dihargai, mereka bekerja dengan potensi terbaik mereka karena hal itu meningkatkan kepercayaan diri dan motivasi mereka. Ketika karyawan sepenuhnya terlibat, itu membuat mereka merasa diberdayakan dan bertanggung jawab atas tindakan mereka.

Pendekatan Proses

Kinerja organisasi sangat penting menurut prinsip pendekatan proses. Prinsip pendekatan menekankan pada pencapaian efisiensi dan efektivitas dalam proses organisasi. Pendekatan ini memerlukan pemahaman bahwa proses yang baik menghasilkan konsistensi yang lebih baik, aktivitas yang lebih cepat, pengurangan biaya, minimnya pembuangan limbah, dan peningkatan yang berkelanjutan. Sebuah organisasi ditingkatkan ketika pemimpin dapat mengelola dan mengontrol input dan output dari sebuah organisasi, serta proses yang digunakan untuk menghasilkan output.

Peningkatan berkelanjutan

Setiap organisasi harus memiliki tujuan untuk terlibat secara aktif dalam perbaikan berkelanjutan. Bisnis yang terus meningkat mengalami peningkatan kinerja, fleksibilitas organisasi, dan peningkatan kemampuan untuk merangkul peluang baru. Bisnis harus mampu menciptakan proses baru secara terus menerus dan beradaptasi dengan situasi pasar baru.

Pengambilan keputusan berbasis bukti

Bisnis harus mengadopsi pendekatan faktual untuk pengambilan keputusan. Bisnis yang membuat keputusan berdasarkan data yang diverifikasi dan dianalisis memiliki pemahaman yang lebih baik tentang pasar. Mereka mampu melakukan tugas-tugas yang menghasilkan hasil yang diinginkan dan membenarkan keputusan masa lalu mereka. Pengambilan keputusan faktual sangat penting untuk membantu memahami hubungan sebab-akibat dari berbagai hal dan menjelaskan potensi hasil dan konsekuensi yang tidak diinginkan.

Manajemen hubungan

Manajemen hubungan adalah tentang menciptakan hubungan yang saling menguntungkan dengan pemasok dan retail. Berbagai pihak yang berkepentingan dapat mempengaruhi kinerja perusahaan. Organisasi harus mengelola proses rantai pasokan dengan baik dan mempromosikan hubungan antara organisasi dan pemasoknya untuk mengoptimalkan dampaknya terhadap kinerja perusahaan. Ketika sebuah organisasi mengelola hubungannya dengan pihak-pihak yang berkepentingan dengan baik, kemungkinan besar akan tercapai kolaborasi dan kesuksesan bisnis yang berkelanjutan.

Manfaat manajemen mutu

• Manajemen mutu membantu organisasi mencapai konsistensi yang lebih besar dalam tugas dan aktivitas yang terlibat dalam produksi produk dan layanan.
• Manajemen mutu meningkatkan efisiensi dalam proses, mengurangi pemborosan, dan meningkatkan penggunaan waktu dan sumber daya lainnya.
• Manajemen mutu membantu meningkatkan kepuasan pelanggan.
• Manajemen mutu memungkinkan bisnis untuk memasarkan bisnis mereka secara efektif dan mengeksploitasi pasar baru.
• Manajemen mutu memudahkan bisnis untuk mengintegrasikan karyawan baru, dan dengan demikian akan membantu bisnis mengelola pertumbuhan dengan lebih baik.
• Manajemen mutu memungkinkan bisnis untuk terus meningkatkan produk, proses, dan sistem mereka.

Kesimpulan

Manajemen mutu dalam bisnis sangat penting untuk memastikan konsistensi dalam prosesnya, serta dalam produk dan layanannya. Dalam bisnis, kepuasan pelanggan adalah kuncinya. Karena perhatian utama pelanggan adalah kualitas produk atau layanan yang mereka beli, tujuan utama pemasok harus selalu memastikan bahwa apa yang mereka hasilkan memiliki kualitas yang konsisten dan baik.