Bagaimana menjadi komunikator yang efektif

Baik dalam kehidupan pribadi atau profesional Anda, interaksi dengan orang lain dapat membentuk dasar untuk sukses. Untuk membangun hubungan yang kuat, penting untuk menjadi komunikator yang efektif. Komunikasi dapat mencakup keterampilan verbal seperti ucapan dan isyarat nonverbal seperti postur dan ekspresi wajah.

Dalam artikel ini, kita akan membahas mengapa komunikasi yang efektif itu penting dan praktik terbaik untuk menjadi komunikator yang efektif.

Apa itu komunikator yang efektif?

Seorang komunikator yang efektif adalah seseorang yang menyampaikan pesan mereka secara menyeluruh dan menerima dan responsif terhadap masukan orang lain. Mereka yang merupakan komunikator yang kuat berbicara dengan jelas, langsung, menggunakan bahasa yang mudah dipahami. Mereka biasanya tegas dengan perasaan dan sudut pandang mereka, tetapi mereka juga terbuka untuk saran dari orang lain. Saat mendengarkan, komunikator yang efektif melakukan kontak mata dan menggunakan bahasa afirmatif seperti “Saya mendengar Anda” atau “Saya mengerti kekhawatiran Anda.”

Beberapa ciri umum komunikator yang efektif meliputi:

Berkontribusi secara aktif ke tempat kerja mereka: Komunikator yang efektif kemungkinan besar merupakan pusat operasi bisnis. Para profesional ini mengetahui tujuan perusahaan dan mahir berkomunikasi dengan rekan kerja mereka. Mereka juga tahu bagaimana mendengarkan orang lain dan mengambil arahan sesuai kebutuhan.

Dipercaya oleh orang lain: Karena komunikator yang efektif berbicara dengan jujur ​​dan mendengarkan dengan seksama, mereka biasanya menjadi orang pertama yang didatangi orang lain untuk meminta nasihat. Akan lebih mudah untuk berbicara dengan seseorang secara terbuka jika Anda tahu masukan Anda penting.

Mengekspresikan diri mereka secara bebas: Individu dengan keterampilan komunikasi yang efektif memahami pentingnya berterus terang dengan pendapat atau ide mereka. Selama proyek-proyek penting di tempat kerja, misalnya, seorang komunikator yang efektif akan mengatakan ketika mereka berpikir tim mereka memiliki rencana yang solid atau jika ada sesuatu yang perlu disesuaikan. Namun, mereka memastikan untuk tetap tegas dan hormat jika mereka tidak setuju dengan orang lain.

Miliki gaya komunikasi mereka sendiri: Bagian dari menjadi komunikator yang efektif adalah membuat masukan Anda mudah diingat. Misalnya, ketika komunikasi Anda unik, orang lain mungkin lebih mungkin mengingat ide Anda ketika mereka membutuhkan perspektif lain. Gaya komunikasi Anda dapat mencakup infleksi dalam pidato Anda, postur tubuh Anda, termasuk humor atau cerita pribadi atau lainnya.

Dapat membuat topik yang kompleks menjadi sederhana: Saat mengomunikasikan ide-ide yang kompleks, komunikator yang efektif harus tahu bagaimana menguraikan informasi dengan cara yang dapat dipahami oleh kebanyakan orang. Seorang profesor sastra, misalnya, harus bisa menjelaskan puisi untuk kelas mahasiswa yang tidak rutin membaca puisi. Manajer pemasaran dapat menggunakan komunikasi yang efektif untuk menjelaskan pengoptimalan mesin telusur kepada pemangku kepentingan yang tidak terbiasa dengan mengarahkan lalu lintas web.

Mengapa komunikasi yang efektif itu penting?

Komunikasi yang efektif dapat membantu hubungan pribadi dan profesional berfungsi lebih kooperatif dan produktif. Ketika Anda tahu bagaimana membuat poin Anda jelas dan memahami masukan dari orang lain, Anda mungkin akan menjadi bagian yang berharga dari sebuah tim. Tim di tempat kerja yang dapat berbicara dan mendengarkan secara efektif lebih siap untuk mencapai tujuan perusahaan sambil mempertahankan hubungan yang kuat.

Bagaimana menjadi komunikator yang efektif

Menjadi komunikator yang efektif membutuhkan latihan terus menerus. Anda dapat mengembangkan keterampilan komunikasi Anda dengan mengikuti langkah-langkah berikut:

• Ketahui tujuan Anda
• Identifikasi audiens Anda
• Punya rencana
• Dengarkan secara aktif
• Bicaralah dengan jelas
• Gunakan bahasa tubuh yang sesuai
• Mudah didekati

Ketahui tujuan Anda

Ada banyak jenis pidato, antara lain persuasif, informatif, instruktif dan lain-lain. Mengetahui apa yang ingin Anda capai dalam komunikasi dapat membantu Anda merencanakan strategi. Jika Anda berharap untuk menginformasikan audiens Anda, misalnya, Anda dapat memasukkan statistik untuk memberikan kredibilitas pesan Anda. Pidato persuasif dapat mencakup lebih banyak daya tarik emosional untuk membantu audiens Anda mengidentifikasi pesan Anda.

Identifikasi audiens Anda

Penting juga untuk mengetahui kepada siapa Anda mempresentasikan sehingga Anda dapat membuat keputusan yang efektif untuk komunikasi Anda. Misalnya, jika Anda seorang penjual yang menawarkan produk baru ke klien lama, Anda mungkin bisa lebih santai dan humoris daripada jika Anda seorang dokter yang mempresentasikan temuan penelitian di konferensi medis. Banyak faktor yang dapat memengaruhi cara Anda menyusun komunikasi, termasuk usia audiens, status profesional seperti apakah mereka adalah supervisor Anda, apakah Anda berharap untuk menjual sesuatu kepada mereka, dan lain-lain.

Punya rencana

Untuk berkomunikasi dengan cara yang melibatkan audiens Anda, sebaiknya rencanakan masukan Anda terlebih dahulu. Jika Anda seorang perencana kota yang mengajukan ide untuk taman baru, misalnya, Anda harus tahu di mana taman itu akan ditempatkan, bagaimana kota dapat membayarnya, dan poin penting lainnya. Anda juga harus mempertimbangkan kemungkinan keberatan yang mungkin dimiliki audiens Anda dan mempersiapkan tanggapan terlebih dahulu. Sebagai perencana kota yang mengusulkan taman baru, Anda dapat mempertimbangkan apakah warga akan berpikir penggunaan dana lain lebih tepat, dan menemukan cara untuk mengatasi masalah mereka.

Dengarkan secara aktif

Pendengar aktif dapat mengkomunikasikan minat mereka pada apa yang dikatakan pembicara. Ini dapat mencakup mempertahankan postur tegak dan kontak mata dan menjaga gerakan lain seminimal mungkin. Untuk menunjukkan minat, Anda juga harus secara berkala memberi tahu peserta lain bahwa Anda memahami apa yang mereka katakan. Selain konfirmasi verbal, Anda juga dapat mengajukan pertanyaan klarifikasi seperti “Apa yang Anda inginkan terjadi sekarang”, atau “Bagaimana saya dapat membantu Anda dengan rencana Anda?”

Bicaralah dengan jelas

Berbicara dengan jelas mencakup berbagai faktor, seperti nada, volume, dan kecepatan. Pastikan nada bicara Anda sesuai dengan audiens, misalnya, bersikap formal dengan dewan direksi dan santai dengan sekelompok teman. Jika Anda berbicara kepada sekelompok orang di ruangan yang besar, volume yang keras mungkin paling tepat. Selain itu, pastikan Anda berbicara dengan kecepatan yang dapat diikuti oleh pendengar.

Gunakan bahasa tubuh yang sesuai

Apakah Anda sedang duduk atau berdiri, menjaga postur tegak menunjukkan mendengarkan secara aktif. Jika Anda berada dalam kelompok kecil, pertahankan kontak mata agar pembicara tahu bahwa Anda terlibat dalam percakapan. Dalam kelompok ukuran apa pun, pertahankan gangguan seminimal mungkin, seperti hanya melihat ponsel Anda dalam keadaan darurat.

Mudah didekati

Selain melatih keterampilan mereka dalam percakapan, komunikator yang efektif harus memberi kesan bahwa mereka mengundang lebih banyak komunikasi. Di tempat kerja, komunikator yang efektif sangat ingin mendengar masukan rekan kerja mereka dan kemungkinan akan memiliki kebijakan pintu terbuka atau menjadikannya prioritas untuk berkomunikasi dengan orang lain. Ketika individu tahu sudut pandang mereka dihargai dan disambut, mereka seharusnya lebih cenderung mendekati Anda dengan masalah atau ide apa pun.

Apa yang harus dihindari untuk menjadi komunikator yang lebih efektif

Setelah Anda mengetahui komponen dasar menjadi komunikator yang efektif, Anda juga dapat mengetahui apa yang harus dihindari. Berikut adalah beberapa masalah umum yang harus diperhatikan ketika bekerja untuk menjadi komunikator yang lebih efektif:

Terburu-buru atau berjalan lambat: Bagian penting dari komunikasi yang efektif adalah menyajikan informasi Anda dengan cara yang mudah diikuti oleh audiens atau pihak lain. Jika Anda berbicara terlalu lambat, pendengar Anda mungkin menjadi tidak sabar. Pidato yang terburu-buru mungkin tidak memberikan waktu kepada pendengar untuk memproses pesan Anda. Sebaliknya, pertahankan kecepatan yang seimbang sehingga audiens Anda memiliki cukup waktu untuk memproses informasi Anda dan mengajukan pertanyaan atau pernyataan sebagai tanggapan.

Emosi yang tidak terkendali: Ketika Anda berbicara tentang sesuatu yang Anda sukai, mudah untuk membiarkan emosi Anda memengaruhi komunikasi Anda. Sebaiknya hindari menunjukkan kemarahan, kekecewaan, atau orang lain saat Anda berkomunikasi. Ketika Anda dapat mempresentasikan ide-ide Anda secara objektif, akan lebih mudah bagi audiens Anda untuk memikirkan bagaimana masukan Anda berlaku untuk mereka dan bagaimana mereka dapat merespons secara efektif.

Kehilangan fokus: Waktu sangat berharga, dan mendiskusikan masalah di luar topik dapat mengurangi efektivitas komunikasi Anda. Misalnya, jika Anda memulai percakapan dengan tim Anda tentang rencana konstruksi baru, Anda sebaiknya menghindari membahas apa pun yang tidak terkait langsung dengan penyelesaian proyek. Mempertahankan fokus yang solid saat Anda berkomunikasi dapat membantu pendengar Anda memahami harapan Anda atas tindakan mereka setelah diskusi. Saat Anda menjadi pendengar dalam skenario, kehilangan fokus dapat mengomunikasikan kepada pembicara bahwa Anda tidak tertarik dengan apa yang mereka katakan. Untuk membina hubungan yang kuat, pastikan mereka memahami masukan mereka penting dengan mempertahankan kontak mata dan sesekali menanggapi dengan frasa seperti “Saya mengerti maksud Anda” atau “Ya, saya mengerti.”

Inkonsistensi: Agar Anda menjadi komunikator yang efektif, pastikan Anda mempertahankan posisi Anda sekonsisten mungkin. Misalnya, jika Anda seorang supervisor, menjadi konsisten mungkin termasuk berpegang pada gaya manajemen yang sama selama masa jabatan Anda.

Menyela: Komunikator yang efektif dapat membaca situasi untuk mengetahui kapan harus merespons. Penting untuk membiarkan peserta percakapan lain menyampaikan semua pemikiran mereka sebelum Anda menawarkan pemikiran Anda. Ini dapat menunjukkan kepada pihak lain bahwa Anda mempertimbangkan ide-ide mereka dan cara terbaik untuk memenuhi harapan mereka tentang bagaimana melanjutkan setelah diskusi.