Bagaimana mengenali jika gaya komunikasi Anda tidak berfungsi (dan memperbaikinya)

Sangat bermanfaat untuk bekerja bersama orang-orang dengan beragam keterampilan dan tipe kepribadian—tetapi apa yang terjadi jika ada kesenjangan komunikasi? Jika departemen Anda melewatkan tenggat waktu, tidak memenuhi harapan, pekerjaan duplikat, pemborosan sumber daya, atau gagal memprioritaskan, maka dengan menyesuaikan gaya komunikasi Anda dapat memperbaiki situasi tersebut. Selain itu, komunikasi yang sehat antar anggota tim juga dapat meningkatkan kepuasan karyawan dan mengurangi pergantian staf. Apa yang dilakukan kebanyakan orang saat miskomunikasi, bermuara pada perbedaan gaya komunikasi — tidak ada mode ekspresi “satu cara cocok untuk semua” yang sesuai dengan setiap kebutuhan, tetapi mungkin ada teknik yang bekerja paling baik berdasarkan keadaan individu.

Inilah yang harus Anda ketahui tentang cara menyesuaikan gaya komunikasi Anda dengan tuntutan situasi.

Apa gaya komunikasi Anda?

Beberapa teori bersaing mencoba untuk menjelaskan bagaimana gaya komunikasi harus diidentifikasi dan dikategorikan. Mark Murphy, CEO Leadership IQ, misalnya, menjelaskan empat gaya komunikasi: analitis, intuitif, fungsional, dan pribadi. Menurut Murphy, pendekatan ini bervariasi tergantung pada ciri kepribadian seseorang. Jika seseorang didorong oleh data, mereka berkomunikasi secara analitis, jika mereka adalah pemikir besar, mereka intuitif. Jika mereka memproses informasi secara linier, mereka adalah komunikator fungsional, dan jika mereka menghargai hubungan emosional, mereka mungkin mengambil pendekatan pribadi.

Tiga rekan berbicara tentang merampingkan operasi bisnis selama pertemuan departemen yang santai. Mereka mengenakan pakaian kasual bisnis dan duduk di meja.

Tetapi ada masalah dengan menyortir setiap orang ke dalam salah satu dari empat kategori—prosesnya mengasumsikan beberapa tingkat absolusi. Pada kenyataannya, sebagian besar karyawan mungkin cocok dengan kombinasi deskripsi ini, atau gaya komunikasi mereka berubah tergantung pada lingkungan.

Banyak faktor yang dapat mempengaruhi cara orang berkomunikasi satu sama lain, termasuk:

• Status sosial ekonomi
• Jabatan / Jabatan Profesional dalam hirarki bisnis
• Budaya perusahaan
• Tujuan dan harapan departemen
• Pengaturan fisik
• Audiens yang dituju
• Kompetisi
• Norma gender
• Metode komunikasi
• Perbedaan neurologis dan fisiologis
• Kebangsaan dan kebudayaan
• Usia
• Agama

Gaya komunikasi juga jauh dari statis—terkadang bagaimana perasaan seseorang pada saat itu menentukan perilakunya. Sekitar jam 4 sore pada hari Jumat, misalnya, jika seorang karyawan menggunakan deskriptor yang singkat dan tidak jelas saat memberikan presentasi, apakah dia seorang komunikator intuitif yang berorientasi pada hasil dan fokus pada gambaran besar—atau dia hanya bergegas keluar dari pintu untuk akhir pekan?

Gaya komunikasi tidak permanen atau digambarkan dengan jelas, itulah sebabnya penting untuk mempelajari cara menyesuaikan pendekatan Anda dengan situasi dan audiens.

6 Tips untuk menyesuaikan gaya komunikasi Anda

Coba metode komunikasi lain

Apakah seorang kolega lebih suka membaca informasi baru melalui email atau mendiskusikannya secara langsung? Ada alasan logis untuk kedua pendekatan—email, misalnya, membuat jejak kertas yang bisa dirujuk nanti, sedangkan percakapan bisa lebih kondusif untuk mencurahkan pendapat dan kolaborasi.

Putuskan apa yang Anda inginkan untuk dicapai oleh pertukaran informasi dan kendaraan mana yang paling sesuai dengan tujuan itu. Juga pertimbangkan pihak-pihak yang terlibat dan jika mereka memiliki preferensi pribadi—seseorang mungkin lebih suka menerima kritik secara langsung atau melalui telepon, misalnya, daripada melalui email, yang mungkin tampak tidak memihak atau tiba-tiba dan menyisakan sedikit ruang untuk diskusi.

Konferensi video mengubah permainan. Inilah cara mengklaim ruang Anda dalam pengaturan virtual.

Ubah frekuensi komunikasi

Tetapkan harapan yang jelas untuk komunikasi rutin dengan tim Anda, baik secara individu maupun dalam pengaturan grup. Dengan memberi tahu rekan kerja sebelumnya dan membuat jadwal rutin, Anda dapat memperkuat rasa kohesi dan memberi setiap orang kesempatan untuk bersiap. Beberapa proyek, seperti sprint teknis, memerlukan check-in harian, sedangkan rapat lainnya, seperti tinjauan kinerja, dapat dilakukan sekali atau dua kali setahun.

Lebih spesifik

Sangat mudah untuk mengatakan bahwa Anda membutuhkan tim Anda untuk menyelesaikan sebuah proyek “sekitar minggu depan”, tetapi cobalah untuk menggunakan panduan yang lebih spesifik untuk menghindari kesalahan langkah. Kekhususan akan memudahkan untuk menjadwalkan waktu Anda dan menjaga proyek agar tidak gagal.

Penting juga untuk memastikan setiap orang menjalankan sistem prioritas yang sama dan memahami tujuan mereka. Saat Anda mengundang orang ke rapat, nyatakan agenda secara eksplisit dan ingatkan semua orang di awal mengapa Anda memanggil mereka bersama.

Ringkaslah ide-ide orang lain

Sebuah permainan klasik “telepon” menunjukkan bagaimana pembicara dan pendengar dapat melakukan percakapan yang sama tetapi pergi dengan penangkapan yang sama sekali berbeda. Untuk memastikan pembicara dan pendengar berada di halaman yang sama, pendengar harus merangkum ide pembicara dengan kata-kata mereka sendiri. Misalnya, coba sesuatu seperti:

“Apa yang baru saja Anda katakan tampaknya sangat penting. Inilah yang saya pahami tentang situasinya: [Sisipkan ringkasan singkat dengan kata-kata Anda sendiri]. Apakah sepertinya kita berada di halaman yang sama, atau apakah saya melewatkan sesuatu?

Jika Anda berada dalam posisi kepemimpinan, sangat penting untuk menawarkan kesempatan itu untuk penambahan atau koreksi, jika tidak, miskomunikasi “telepon” dapat bertahan hanya karena tim Anda ragu-ragu untuk menentang Anda.

Berbagi panggung

Jeda di antara pembicara dapat berbeda-beda di setiap wilayah—misalnya, seseorang dari barat daya mungkin kesulitan memahami kata dengan tepat saat berbicara dengan orang yang tinggal di Manhattan dan berbicara lebih cepat. Kadang-kadang perbedaan halus dalam kecepatan percakapan dapat membesar-besarkan gangguan interpersonal, menyebabkan frustrasi, atau membuat seseorang enggan angkat bicara. Dalam kasus lain, orang mengoceh dengan gugup untuk mengimbangi sikap apatis rekan mereka.

Selama segala bentuk komunikasi verbal, cobalah untuk memastikan orang memiliki kesempatan untuk mengekspresikan ide-ide mereka. Pendekatan yang adil untuk bergiliran dapat membuat semua orang merasa lebih penuh perhatian dan berinvestasi dalam pekerjaan. Ingatlah bahwa beberapa hambatan, seperti penundaan video, dapat mengubah seberapa cepat seseorang dapat merespons.

Evaluasi isyarat sosial

Menurut Deborah Tannen, seorang profesor linguistik di Universitas Georgetown, komunikasi memiliki dua tujuan: mengekspresikan ide dan menegosiasikan hubungan. Dalam Talking from 9 to 5, Tannen menjelaskan, “Melalui cara berbicara, kami memberi sinyal—dan menciptakan—status relatif pembicara dan tingkat hubungan mereka.”

Misalnya, dia menjelaskan, “Jika Anda mengatakan, ‘Duduklah!’, Anda menandakan bahwa Anda memiliki status yang lebih tinggi daripada orang yang Anda tuju, bahwa Anda begitu dekat satu sama lain sehingga Anda dapat membuang semua basa-basi, atau bahwa Anda marah.” Pesan yang sama dapat berarti sesuatu yang sangat berbeda, tergantung pada konteksnya.

Luangkan waktu sejenak untuk mempertimbangkan bagaimana latar belakang unik Anda mempengaruhi cara Anda berkomunikasi, dan bagaimana latar belakang audiens Anda dapat mempengaruhi perilaku mereka. Dengan mengadaptasi pendekatan titik-temu, Anda mungkin dapat mengidentifikasi cara untuk mengasah pesan Anda, mendengarkan dengan lebih efektif, dan berkolaborasi. Isyarat sosial yang halus mengatur nada dan kecepatan semua interaksi kita.

Menjadi pemimpin yang lebih baik dengan belajar bagaimana menjadi guru yang lebih baik.

Cobalah untuk tidak memoralisasikan gaya komunikasi atau menganggapnya pribadi—setiap skenario membutuhkan pendekatan yang unik, dan ada banyak pertimbangan yang dapat menginformasikan bagaimana seseorang mengekspresikan atau memahami informasi. Dengan mengadaptasi proses Anda sesuai kebutuhan, Anda akan lebih mungkin untuk mencapai pemahaman yang lebih baik.