3 Trik manajemen waktu yang tidak berhasil

Entrepreneur selalu mencari teknik untuk membantu mereka menjadi lebih produktif. Bahkan, bagian manajemen waktu di Amazon Books mencakup hampir 3.000 judul yang menjanjikan “stress free productivity”, “big result in less time”, dan “an organized, happier life”. Tapi apakah trik mereka memberikan hasil?

“Seringkali tidak” kata Maura Thomas, penulis Personal Productivity Secrets (Wiley, 2012) dan pendiri Regain Your Time, sebuah perusahaan konsultan manajemen alur kerja Austin, Texas. “Banyak trik yang membuat hal-hal yang tidak perlu menjadi rumit”.

Untuk membantu pengusaha membuat sebagian besar hari mereka efektif, Thomas mengungkapkan tiga teknik manajemen waktu yang tidak berhasil dan menawarkan tips tentang apa yang dapat Anda lakukan sebagai gantinya:

1. Bagi tugas dengan tingkat prioritas

Beberapa sistem perencanaan meminta Anda untuk menetapkan A, B dan C, atau prioritas tinggi, sedang dan rendah untuk tugas-tugas Anda. Idenya adalah untuk menstruktur hari Anda sehingga Anda dapat menangani hal yang paling penting pertama kali. Tampaknya memang masuk akal, tetapi Thomas mengatakan itu tidak cukup spesifik.

“Suatu hal ada pada list Anda karena itu penting”, katanya. “Orang-orang cenderung untuk menandai terlalu banyak tugas sebagai prioritas A, dengan suatu cara yang tidak jelas apa yang harus dilakukan pada hari itu. Dan hal-hal yang ditandai B atau C tidak dilihat sampai mereka menyelesaikan A”.

Sebaliknya, Thomas mengatakan Anda harus realistis tentang berapa banyak yang Anda bisa lakukan setiap hari dan memprioritaskan daftar dengan menetapkan tenggat waktu untuk setiap item: “Jika Anda memiliki 90 hal di daftar Anda dan Anda dapat mengatasi tiga hal setiap hari, Anda sekarang tahu bahwa tiga hal pada daftar Anda tidak akan bisa dilakukan selama 30 hari, dan tiga tidak akan selesai selama 29 hari, dan seterusnya”, katanya. “Jika hal ini tidak baik, Anda dapat mempersiapkan diri dengan mempekerjakan tenaga tambahan, membatalkan rencana akhir pekan atau negosiasi ulang tanggal jatuh tempo dengan klien”.

2. Menulis daftar harian yang harus dikerjakan (to-do list)

Banyak ahli manajemen waktu menyarankan menghabiskan 10 menit pertama setiap hari membuat to-do list dari hal-hal yang ingin Anda capai. Thomas mengatakan ini buang-buang waktu.

“Daripada membuat to-do list setiap pagi, lebih baik habiskan 20 sampai 30 menit setiap minggu atau setiap bulan dengan mengosongkan otak Anda, tangkap segala sesuatu yang bisa Anda pikirkan mengenai apayang Anda butuhkan atau ingin lakukan”, katanya.Dengan melakukan hal tersebut, Anda akan menemukan “daftar” pekerjaan yang memiliki prioritas berdasarkan tenggat waktu.

“Anda bisa melihat ke daftar Anda setiap pagi dan menghabiskan menit pertama hari Anda dengan bersikap proaktif”, katanya. Dan ketika ada hal-hal baru muncul, cukup luangkan waktu sebentar untuk memasukkannya ke daftar utama Anda.

3. Menyediakan waktu

Kita semua sudah diberitahukan untuk menyelesaikan sesuatu dengan membuat janji kepada diri kita sendiri, tetapi orang pertama yang akan mengingkarinya adalah diri Anda sendiri, kata Thomas.

“Ketika orang – orang menggunakan jadwal mereka untuk mengelola to-do list, mereka sering menghabiskan lebih banyak waktu dalam menata ulang hal-hal dan menyediakan waktu”, kata Thomas.

Pertama, jangan menggunakan to-do list untuk segala sesuatu, karena Anda akan mengacaukan hari Anda dan jadwal Anda akan kehilangan efektivitasnya. Kedua, jangan menyediakan waktu jauh ke depan, Anda seringkali tidak dapat memprediksi apa yang akan terjadi seminggu dari sekarang. Dan terakhir, jangan menetapkan tugas tertentu.

“Sebaliknya, sebut saja waktu proaktif dan pilih sesuatu yang menurut Anda paling pantas untuk dikerjakan terlebih dahulu”, kata Thomas. “Kadang-kadang kita merasa kreatif dan kadang-kadang kita akan lebih linear. Anda akan dapat mengerjakan sesuatu lebih banyak (dan lebih baik) jika Anda mencocokannya dengan mood Anda”.