Buku besar adalah: Pengertian, fungsi, dan formatnya

Memelihara buku besar adalah bagian penting dari pembukuan bisnis. Buku besar, juga dikenal sebagai “buku entri terakhir”, adalah catatan transaksi keuangan perusahaan. Mereka terdaftar sebagai debit atau kredit, yang dikenal sebagai sistem entri ganda dan divalidasi oleh neraca percobaan.

Akuntan, manajer perusahaan, analis, investor, dan pemangku kepentingan lainnya menggunakan buku besar untuk menilai kinerja keuangan perusahaan. Pada artikel ini, kita membahas apa itu buku besar, komponen dan struktur halamannya serta bagaimana memasukkan data terkait berdasarkan akun keuangan.

Tujuan dari buku besar

Sebuah buku besar berfungsi sebagai dasar untuk sistem pencatatan keuangan perusahaan untuk siklus akuntansi. Ini adalah catatan semua akun perusahaan, yang jumlahnya bisa mencapai ratusan, dan transaksi di dalamnya. Transaksi, disebut sebagai “entri jurnal,” diposting baik sebagai debit atau kredit dan totalnya harus seimbang. Menyeimbangkan anggaran melibatkan pengurangan total debit dari total kredit.

Buku besar adalah bagian dari sistem akuntansi entri ganda. Mereka mengikuti persamaan: Kewajiban + ekuitas = aset.

Misalnya, jika sebuah perusahaan melakukan penjualan, pendapatan dan saldo kasnya meningkat dengan jumlah yang sama. Jika meminjam uang, saldo kas dan kewajiban meningkat secara merata.

Orang yang mengelola buku besar, biasanya seorang akuntan, membandingkan debit dan kredit perusahaan dengan neraca percobaan. Neraca saldo mencantumkan setiap akun buku besar bersama dengan saldonya. Hal ini memudahkan akuntan untuk menemukan kesalahan dan melakukan penyesuaian. Tujuannya adalah anggaran berimbang dengan kredit dan debit sama satu sama lain.

Buku besar dapat menguntungkan bisnis dengan:

• Menyediakan catatan yang akurat dari semua transaksi
• Melaporkan pendapatan dan pengeluaran secara real-time untuk tetap berada di atas pengeluaran
• Mengatur pengeluaran dan pendapatan di satu tempat untuk pengajuan pajak yang lebih mudah
• Mengumpulkan informasi penting untuk dokumentasi keuangan

Bagaimana cara kerja buku besar?

Pada akhir periode tertentu (seperti bulan, kuartal atau tahun), seorang akuntan akan memisahkan data transaksi berdasarkan jenisnya. Data tersebut berasal dari jurnal yang mencatat transaksi harian. Akuntan menutup akun-akun tersebut dan merangkumnya dalam buku besar.

Dalam beberapa kasus, ada terlalu banyak transaksi dalam satu akun untuk dicantumkan dalam buku besar, sehingga transaksi tersebut dapat disimpan dalam buku besar pembantu. Akun-akun tersebut diringkas dan dicatat sebagai akun kontrol dalam buku besar. Akun yang dapat menjadi akun kontrol termasuk piutang, persediaan, peralatan dan hutang.

Akhirnya, akuntan menghasilkan neraca saldo dan memeriksa kesalahannya. Jika saldo debit dan kredit tidak cocok, akuntan harus menentukan apa yang hilang atau salah perhitungan. Saldo disesuaikan ketika kesalahan ditemukan dan entri ditambahkan. Neraca saldo yang disesuaikan kemudian digunakan untuk menghasilkan laporan keuangan.

Komponen buku besar

Sebuah buku besar memiliki empat komponen utama:

• Entri jurnal: Informasi tentang setiap entri jurnal yang diposting ke akun dan tanggal entri.
• Description: Deskripsi singkat tentang transaksi.
• Kolom debit dan kredit: Setiap entri jurnal diposting sebagai debit atau kredit.
• Saldo: Saldo berjalan disimpan untuk setiap akun. Pada akhir periode akuntansi, saldo akhir dihitung.

Kategori akun buku besar umum

Buku besar umum menggunakan lima jenis akun atau kategori di mana bisnis mengklasifikasikan transaksinya. Setiap kategori dapat dibagi menjadi subledgers, yang mencakup rincian seperti jumlah kas di tangan, piutang dan hutang.

Aset

Aset adalah sumber daya yang dapat digunakan perusahaan untuk menghasilkan pendapatan.

Akun aset dapat mencakup:

• Uang tunai
• Hak cipta
• Peralatan
• Inventaris
• Investasi
• Paten
• Properti
• Merek Dagang

Bisnis dapat mengkategorikan aset berdasarkan penggunaan jangka pendek atau jangka panjangnya. Aset jangka pendek termasuk kas, piutang dan biaya dibayar di muka karena perusahaan mengharapkan untuk mengkonsumsi aset tersebut dalam waktu satu tahun. Aset jangka panjang termasuk tanah, bangunan, komputer dan perangkat lunak karena entitas berharap untuk menggunakan aset tersebut untuk tahun-tahun mendatang.

Bisnis juga akan membedakan antara aset berwujud dan tidak berwujud. Aset berwujud, seperti tanah dan peralatan, masing-masing memiliki nilai, asalkan merupakan pembelian bisnis. Aset tidak berwujud, seperti lisensi, hak cipta, dan paten, mungkin hanya memiliki nilai jika merupakan pembelian bisnis atau diakuisisi oleh pemilik bisnis.

Kewajiban

Kewajiban adalah kewajiban keuangan yang mengikat secara hukum satu perusahaan berutang kepada bisnis atau orang lain. Bisnis meningkatkan kewajiban mereka untuk mendanai operasi sehari-hari. Untuk menyelesaikan kewajiban, bisnis harus membayar tunai atau mentransfer aset ke perusahaan atau individu lain.

Akun kewajiban meliputi:

• Pinjaman bank
• Sewa
• Hipotek
• Daftar gaji
• Pajak

Ekuitas

Dalam konteks buku besar, ekuitas adalah perbedaan antara total aset dan kewajiban. Ini adalah jumlah bersih yang ditemukan dengan mengurangkan jumlah uang yang telah diinvestasikan pemilik bisnis dalam bisnis dari total pendapatan mereka. Misalnya, jika sebuah perusahaan menjual semua asetnya dengan uang tunai untuk melunasi kewajiban, sisa uang tunai adalah ekuitas.

Akun ekuitas meliputi:

• Saham biasa
• Ekuitas pemilik
• Pendapatan yang disimpan
• Saham treasury

Pendapatan

Pendapatan berasal dari penjualan produk atau layanan perusahaan. Ini dapat mewakili peningkatan asetnya atau penurunan kewajibannya.

Akun pendapatan meliputi:

• Pendapatan bunga
• Royalti
• Penjualan
• Biaya layanan

Biaya

Pengeluaran membantu menghasilkan pendapatan. Misalnya, sewa gedung atau biaya utilitas setiap bulannya. Beban juga terkait dengan aset. Secara khusus, biaya juga dapat berbentuk depresiasi aset, yang dihitung bisnis dari waktu ke waktu.

Akun beban meliputi:

• Periklanan
• Menyewa
• Gaji

Posting buku besar

Akun buku besar umum diposting ke neraca atau laporan laba rugi. Akun neraca bersifat permanen dan terbawa dari satu periode ke periode berikutnya. Mereka termasuk:

• Aktiva
• Ekuitas
• Kewajiban

Akun laporan laba rugi bersifat sementara dan ditutup pada akhir setiap bulan. Mereka termasuk:

• Pengeluaran
• Pendapatan

Format halaman buku besar

Untuk setiap halaman buku besar, harus ada kolom terpisah untuk debit dan kredit. Debit biasanya di sisi kiri halaman dengan kredit di sebelah kanan.

• Debit mewakili kenaikan aset atau beban perusahaan atau penurunan kewajiban atau ekuitas perusahaan itu.
• Kredit mewakili peningkatan kewajiban atau ekuitas perusahaan atau penurunan aset atau beban perusahaan itu.

Pos-pos yang tercantum di bawah kolom debet juga harus tercermin dalam kolom kredit sehingga buku besar akan seimbang.

Akuntan dapat melacak transaksi akun dengan memasukkan tanggal, deskripsi, dan total saldo untuk transaksi pada setiap halaman buku besar. Halaman yang diatur dengan cara ini seperti buku cek. Juga, akun buku besar umum mungkin memiliki nomor akun pengidentifikasi unik yang mungkin berupa kode tiga digit atau kompleks yang mengidentifikasi departemen dan anak perusahaan.

Format halaman buku besar biasanya terlihat seperti ini:

Account: Name of account
Account No. ###
Date	Explanation		Ref. No		Debit	Credit	Balance
Account: Cash
Account No. RTO34374355
Date		Explanation		Ref. No	Debit	Credit	Balance
3/1/2019		Starting Balance					$102,000
3/4/2019		TY1				$2,000	$104,000
3/9/2021		TY2			$500		$103,500
3/10/2021		TY3			$250	$3,000	$106,250
3/14/2021		GH1			$750	$1,000	$106,500
3/17/2021		GH2				$7,000	$113,500