4 Langkah untuk meningkatkan kualitas pada bisnis Anda

Dunia bisnis penuh dengan orang-orang ahli yang berkualitas dan juga program-program berkualitas, tetapi bagi sebuah bisnis kecil hingga menengah, sebuah program ekstensif yang membutuhkan keahlian tinggi bukanlah sebuah solusi terbaik.

Sebaliknya, yang dibutuhkan adalah kembali ke dasar, sebuah pendekatan yang masuk akal untuk menciptakan sebuah kualitas. Hal ini dapat dituangkan dalam empat langkah berikut:

Dokumentasikan semua proses bisnis Anda

Untuk meningkatkan kualitas padabisnis kecil hingga menengah, proses-proses yang terjadi dalam organisasi harus konsisten setiap waktunya. Hal ini hanya dapat dilakukan jika Anda telah mendokumentasikan semua proses bisnis Anda dan memastikan bahwa semuanya berjalan sesuai dengan apa yang sudah Anda dokumentasikan. Mendokumentasikan sebuah proses bisnis bukanlah pekerjaan yang menyenangkan, namun untuk meningkatkan kualitas pada bisnis Anda, hal ini harus dilakukan.

Mengidentifikasi hal-hal yang dapat meningkatkan kualitas

Manajemen dan karyawan harus bersama-sama menghadapi permasalahan kualitas sebagai sebuah kesempatan agar menjadi lebih baik. Manajemen harus sangat berhati-hati dalam membahas hal ini agar tidak ada satu orang pun yang merasa disudutkan atau disalahkan.

Tidak ada perusahaan yang mau mencari masalah kualitas yang ada pada proses bisnis mereka. Namun, perusahaan harus melihat hal ini sebagai sebuah issue positif yang memang terjadi. Mereka tidak boleh menutup mata dan menyembunyikan masalah tersebut. Perusahaan terlalu sering melakukan hal tersebut dan menghukum orang – orang yang mencoba mengangkat masalah ini, sehingga pada akhirnya tidak ada satu orang pun yang berani mengangkat issue tersebut.

Perusahaan seharusnya memberikan penghargaan bagi orang-orang yang berhasil mengidentifikasi masalah kualitas ini, dan bukannya malah menghukum mereka.

Perbaiki masalah untuk pelanggan

Kesalahan memang dapat terjadi. Kebanyakan orang dapat memahaminya. Masalahnya adalah bagaimana cara Anda menanganinya ketika masalah tersebut terjadi. Menanganinya dengan buruk, maka Anda akan beresiko untuk kehilangan pelanggan. Menanganinya dengan baik, maka pelanggan akan merasa dilayani dengan baik dan meningkatkan kesetiaan mereka terhadap bisnis Anda. Kuncinya adalah menerima tanggung jawab penuh dan memastikan bahwa Anda memperlakukan pelanggan Anda dengan sangat baik.

Ketika sebuah masalah terjadi, maka memecahkan masalah tersebut harus selalu menjadi prioritas utama bagi Anda.

Pastikan bahwa masalah tersebut tidak terjadi lagi

Setelah mengeksekusi tiga langkah di atas, kebanyakan perusahaan akan menganggap bahwa masalah tersebut sudah selesai. Mereka menganggap bahwa mereka telah berhasil membuat pelanggan senang.

Memang masalah utama yang dihadapi sudah berhasil dipecahkan, tetapi dengan melakukan pendekatan tersebut Anda akan kehilangan kesempatan untuk mencegah agar kejadian yang sudah terjadi tidak terulang kembali. Sangat penting untuk bertanya kepada diri Anda sendiri “Apa yang menyebabkan terjadinya masalah ini, dan apa yang harus kita lakukan untuk mencegah agar kejadian ini tidak kembali terjadi?” Ketika Anda sudah berhasil menjawab pertanyaan tersebut, Anda dapat memperbaiki proses bisnis Anda.

Inilah mengapa mendokumentasikan proses merupakan langkah pertama untuk meningkatkan kualitas. Ketika ada sebuah masalah dalam sebuah proses bisnis yang teridentifikasi, maka perbaikan tersebut akan dapat dengan mudah dilakukan pada seluruh bagian organisasi, jika setiap orang melakukan hal yang sama.

Mengikuti aturan ini memang terdengar sangat mudah, namun hal ini membutuhkan sebuah kedisiplinan yang tinggi dan eksekusi yang tepat. Dengan melakukan ini, maka perusahaan Anda akan menjadi semakin lebih baik.