Gap analysis adalah: Pengertian dan cara implementasinya

Ketika tren dan dinamika baru muncul, perusahaan harus beradaptasi dengan standar yang berubah ini. Namun, untuk memahami apa yang Anda lewatkan, Anda harus melakukan gap analysis sesegera mungkin.

Perkembangan baru adalah bagian dari budaya kerja yang berkembang. Namun, apa yang paling cocok untuk alur kerja yang lebih baik perlu diketahui tepat waktu. Tetapi hambatan utama adalah bahwa kita hanya memiliki sedikit pengetahuan tentang hal-hal yang perlu kita fokuskan. Artikel ini akan memandu Anda melalui dasar-dasar gap analysis dan langkah-langkah yang diperlukan untuk melakukannya.

Apa itu gap analysis?

Gap analysis adalah proses di mana organisasi dapat menilai dan membandingkan kinerja aktual dengan hasil yang diinginkan. Ini menyediakan cara untuk mengidentifikasi peluang yang hilang, praktik organisasi, dan teknologi untuk membantu mencapai tujuan bisnis.

Perusahaan dapat memiliki gagasan yang jelas tentang di mana mereka berdiri dan seberapa relevan mereka di pasar saat ini. Dengan bantuan gap analysis, organisasi juga dapat melacak dan menilai kinerja individu dan mengidentifikasi faktor-faktor yang mempengaruhi produktivitas.

Secara keseluruhan, gap analysis membantu Anda dalam mengidentifikasi dan menjembatani kesenjangan yang menghambat pertumbuhan organisasi. Ini adalah langkah penting yang akan membantu para pemimpin dalam merancang rencana aksi dan mengatasi kelemahan organisasi apa pun.

Langkah penting gap analysis

Keberhasilan pelaksanaan proses gap analysis memerlukan beberapa langkah penting berikut. Langkah-langkah umumnya akan terlihat seperti ini:

Mengidentifikasi kesenjangan

Langkah pertama adalah menyoroti kesenjangan dan kelemahan yang dihadapi organisasi. Anda dapat melakukannya dengan melakukan survei dan mencari tahu di mana kekurangan Anda. Ini akan memberi Anda gambaran yang jelas tentang area fokus dan karenanya merencanakan analisis yang sesuai.

Garis besar tujuan dan target organisasi

Langkah kedua adalah menguraikan tujuan dan target yang ingin dicapai dalam jangka panjang. Pastikan bahwa tujuan dapat dicapai, rasional, dan spesifik. Ini akan memungkinkan Anda untuk memprioritaskan tujuan utama dan bekerja untuk mencapainya dengan benar.

Ukur kinerja keseluruhan

Mengukur kinerja kerja Anda saat ini akan membantu Anda dalam menilai kesenjangan dalam angkatan kerja. Ini akan memungkinkan Anda merumuskan data yang tepat tentang faktor-faktor penting yang mempengaruhi hasil keseluruhan organisasi.

Analisis data kinerja

Langkah selanjutnya adalah menganalisis data secara efektif dan menyusunnya berdasarkan kebutuhan organisasi Anda. Kumpulan data yang baik akan memberi tahu Anda faktor mana yang berkontribusi terhadap penurunan kinerja. Analisis reguler dari data tersebut akan membantu Anda dalam memprediksi dan memecahkan komplikasi di masa depan sebelum terjadi.

Patokan kinerja yang Anda Inginkan

Berdasarkan data yang dikumpulkan, Anda akan dapat menentukan area perbaikan. Data juga akan memungkinkan Anda untuk menetapkan tolok ukur tertentu yang harus dicapai oleh organisasi. Ini bertujuan untuk memastikan bahwa sasaran kinerja Anda saat ini cukup fleksibel untuk bersaing dengan standar pasar.

5 Cara untuk menerapkan proses gap analysis

Meskipun proses gap analysis digunakan untuk berbagai segmen organisasi, fokus utama kami adalah pada kinerja karyawan dan bagaimana hal itu dapat ditingkatkan dari waktu ke waktu.

Memahami masalah

Satu dasar untuk memecahkan masalah apa pun adalah memahami akar penyebabnya. Jika Anda tidak memahami akar masalahnya, Anda akan membuat banyak keputusan buruk dan rencana tindakan yang tidak perlu sebelum Anda menemukan solusi. Anda perlu menjembatani kesenjangan yang menghambat kinerja keseluruhan tenaga kerja.

Namun, dengan gap analysis, Anda dapat menangani masalah dengan segera. Dengan bantuan proses ini, Anda dapat:

• Cari tahu area yang menjadi perhatian
• Identifikasi peluang yang terlewatkan
• Memahami kendala yang terkait dengan tujuan yang tidak dapat dicapai

Anda perlu memastikan bahwa manajemen mendukung Anda selama proses tersebut. Agar proses ini berhasil, tim kepemimpinan harus berada di halaman yang sama. Dalam jangka panjang, tepat tentang apa yang ingin Anda capai saat memecahkan masalah.

Membayangkan masa depan

Upaya Anda dalam menerapkan proses gap analysis akan mengharuskan Anda memiliki tujuan jangka panjang dan tujuan akhir. Mengakui tingkat kinerja Anda saat ini dapat menjadi prediksi yang kuat tentang apa yang akan terjadi di masa depan.

Bayangkan sebuah skenario di mana tim pemasaran Anda melakukan pekerjaan mereka dengan sangat baik. Namun, dengan perubahan dan kemajuan setiap hari, akan ada kesenjangan tertentu dalam keterampilan dan teknologi. Itulah mengapa sangat penting untuk mengawasi secara teratur apa lagi yang dapat Anda lakukan untuk berinovasi sebagai perusahaan. Ini akan menunjukkan dengan tepat area yang perlu Anda kerjakan dan mengalihkan fokus untuk meningkatkannya.

Dengan gap analysis, Anda akan dapat:

• Secara progresif beradaptasi dengan perubahan
• Bekerja pada pengembangan tenaga kerja yang akan siap untuk masa depan
• Kumpulkan data dan kerjakan untuk mengambil rencana tindakan yang akurat

Ini akan memungkinkan transisi yang mulus dari budaya organisasi yang akan siap di masa depan. Selain itu, ini akan memberikan tampilan yang didukung data tentang di mana perusahaan Anda akan berada di masa depan.

Dokumentasikan kesenjangan

Prosesnya akan tetap tidak lengkap sampai Anda mendokumentasikan semua kekurangan dan perkembangannya. Anda perlu melakukan perincian rinci dan deskriptif dari area yang perlu diperhatikan. Ini akan membantu Anda dalam memprioritaskan ketika berhadapan dengan banyak celah.

Selain itu, dokumentasi yang baik akan membantu Anda dalam:

• Memperoleh fakta dan informasi penting tentang celah tertentu
• Menjadi inovatif saat menghadapi kekurangan apapun
• Mengevaluasi proses dan melakukan perbaikan

Jangka waktu gap analysis, bersama dengan dokumentasi kesenjangan yang akurat, sangat penting. Ini akan memberi Anda waktu yang cukup untuk memahami kesenjangan dan melaksanakan rencana tindakan yang tepat.

Kerjakan rencana tindakan yang diperlukan

Setelah melakukan gap analysis, Anda akan mengetahui area perbaikan. Tetapi prosesnya tidak berakhir di situ. Anda perlu menindaklanjuti masalah dan mendiskusikan solusi yang mungkin.

Untuk melakukan itu, Anda perlu melakukan sesi brainstorming dengan manajemen dan manajer organisasi. Diskusikan kemungkinan solusi terbaik yang akan membantu meningkatkan kinerja tenaga kerja dalam jangka panjang. Ingatlah anggaran dan biaya keseluruhan yang harus ditanggung organisasi. Selain itu, cobalah untuk menerapkannya agar setiap karyawan memahami dan memudahkan mereka untuk menavigasi perubahan baru.

Ini akan memudahkan manajemen untuk mengisi kesenjangan kinerja dan mencapai hasil yang diinginkan.

Menggunakan teknik yang tepat

Analisis kesenjangan dapat membantu Anda dalam membandingkan keadaan Anda saat ini dengan yang sebelumnya. Hal ini memungkinkan Anda untuk menemukan kekurangan dan bekerja untuk memperbaikinya.

Tapi itu tidak bisa dicapai hanya dengan beberapa sesi brainstorming. Beberapa metode dan teknik tertentu akan membantu Anda dalam menerapkannya dengan sukses. Beberapa teknik yang dapat Anda gunakan adalah:

• Analisis SWOT
• Mckinsey 7s
• Nadler-Tushman’s Congruence Model

Berkomunikasi sebanyak yang Anda bisa dan selesaikan pertanyaan terkait apa pun. Tetapi sebelum menggunakannya, Anda perlu memastikan bahwa setiap orang memiliki pemahaman yang jelas tentang mereka. Tanpa pengetahuan sebelumnya, itu akan membingungkan bagi tenaga kerja, dan Anda tidak akan mencapai hasil yang diinginkan.

Kesimpulan

Proses gap analysis membutuhkan tindakan cepat yang akan menentukan masa depan tempat kerja. Anda harus teliti dengan strategi Anda dan melaksanakannya agar bermanfaat bagi organisasi dalam jangka panjang. Ingatlah untuk bersikap transparan dan selalu perbarui semua orang tentang semua perkembangan.