Perbedaan efektif dan efisien

Apa perbedaan efektif dan efisien? Ini adalah dua kata kunci yang populer digunakan oleh CEO dan VP Penjualan dalam mencatat perjalanan organisasi mereka. Namun, istilah ini juga sering disalahgunakan dan disalahartikan, tidak hanya dalam kamus bisnis tetapi juga untuk pemakaian sehari-hari. Untuk semua maksud dan tujuan, mari kita mulai dengan mendefinisikan efisiensi dan efektif secara umum, meminjam dari KBBI (Kamus Besar Bahasa Indonesia):

efisien/efi·si·en/ /éfisién/ a 1 tepat atau sesuai untuk mengerjakan (menghasilkan) sesuatu (dengan tidak membuang-buang waktu, tenaga, biaya); 2 mampu menjalankan tugas dengan tepat dan cermat; berdaya guna; bertepat guna; sangkil;

efektif/efek·tif/ /éféktif/ a 1 ada efeknya (akibatnya, pengaruhnya, kesannya); 2 manjur atau mujarab (tentang obat); 3 dapat membawa hasil; berhasil guna (tentang usaha, tindakan); mangkus; 4 mulai berlaku (tentang undang-undang, peraturan);

Dengan kata lain, efisiensi mengacu pada melakukan sesuatu dengan cara yang benar. Secara ilmiah, ini didefinisikan sebagai rasio output terhadap input dan berfokus pada mendapatkan output maksimum dengan sumber daya minimum. Efektivitas, di sisi lain, mengacu pada melakukan hal yang benar. Dan hal ini dapat diukur secara konstan, jika output aktual sesuai dengan output yang diinginkan.

Karena efisiensi adalah tentang memusatkan perhatian pada proses, pentingnya ‘sarana’ dalam melakukan sesuatu, sedangkan efektivitas berfokus pada pencapaian tujuan ‘akhir’.

Efisiensi berkaitan dengan keadaan atau status saat ini atau ‘status quo’. Jika Anda menambahkan atau menghilangkan sumber daya apapun mungkin akan mengganggu keadaan efisiensi saat ini. Sedangkan efektivitas, lebih kepada memenuhi tujuan akhir dan oleh karena itu, Anda harus mempertimbangkan variabel yang mungkin berubah di masa depan agar dapat sukses.

Agar efisien seiring waktu, disiplin dan ketelitian diperlukan. Dan hal ini dapat membuat sistem Anda menjadi tidak fleksibel. Efektivitas, di sisi lain, menjaga strategi jangka panjang dan karenanya lebih mudah beradaptasi dengan lingkungan yang terus berubah.

Karena efisiensi adalah tentang melakukan sesuatu dengan benar, maka memiliki tuntutan yang tinggi terhadap dokumentasi dan pengulangan langkah yang sama. Melakukan hal yang sama lagi dan lagi dengan cara yang sama tentu akan mengecilkan inovasi. Di sisi lain, efektivitas mendorong inovasi karena menuntut orang untuk berpikir bagaimana cara agar mereka dapat memenuhi tujuan yang diinginkan.

Pada saat awal produksi massal, efisiensi merupakan indikator kinerja terpenting bagi organisasi manapun. Namun, dengan banyaknya persaingan, maka konsumen memiliki peningkatan dalam jumlah pilihan produk dan jasa, sehingga efektivitas sebuah organisasi dipertanyakan. Agar bisa menjadi organisasi yang sukses, perlu ada keseimbangan antara efektivitas dan efisiensi.

Cara lain untuk mengilustrasikan efisiensi vs efektif dapat di lihat pada kolom 2×2 di bawah ini. Dengan mengikuti diagram di bawah ini, CEO dan manajer penjualan dapat menemukan keseimbangan yang optimal antara efektif dan efisien.

Perusahaan biasanya berusaha untuk meningkatkan dan meningkatkan efisiensi operasi dan proses penjualan mereka. Bagaimanapun, ketika bekerja dengan sumber daya terbatas, mereka lebih memilih memaksimalkan penggunaan masing-masing sumber daya ini, mulai dari anggaran dan teknologi hingga waktu dan tenaga penjualan. Namun, dengan mengejar efisiensi dengan segala cara (ironi yang dimaksud), beberapa perusahaan ini kehilangan kesempatan berharga untuk berhenti sejenak dan melihat keefektifan keseluruhan organisasi mereka dari perspektif gambar yang besar.

Tujuan utuk setiap perusahaan adalah mengejar kotak kanan atas – mengejar tujuan yang benar dan efisien, dengan memanfaatkan kemajuan teknologi, tidak membuang-buang waktu, dan memiliki keselarasan dan kolaborasi yang lebih baik antara karyawan.

Contoh perbedaan efektif dan efisiensi dalam penjualan:

Perhatikan perbedaan antara efektivitas aktivitas dan efisiensi aktivitas di antara tenaga penjualan Anda. Setiap tim penjualan memiliki tujuan harian, mingguan, bulanan dan kuartal yang jika tercapai, mewakili keefektifan peran mereka. Jika perwakilan Anda ditugaskan untuk membuat 70 panggilan setiap hari, dan mereka dengan mudah meraih target mereka, itu artinya mereka efektif dalam pekerjaan mereka. Beberapa bahkan mungkin menargetkan jumlah panggilan yang lebih tinggi dengan melakukan 80 atau 90 panggilan setiap hari. Tapi bagaimana jika panggilan telepon tersebut hanya menghasilkan beberapa panggilan yang terhubung?

Di situlah rasio efisiensi aktivitas masuk. Manajer penjualan memiliki laporan yang dapat melacak berapa banyak panggilan yang terhubung dan berapa yang tidak, berapa banyak panggilan terhubung yang mengarah pada demo produk dan berapa banyak demo produk yang mengarah ke transaksi. Ini semua menjadi indikator yang sangat kuat untuk menentukan apakah tenaga penjual mereka efektif dan efisien dalam menjalankan tugas mereka.

Dan di situlah letak kuncinya – apakah lebih penting bagi organisasi Anda untuk mengejar efektivitas atau efisiensi? Jika Anda mencoba tumbuh dengan agresif dan memiliki sumber daya yang cukup, maka mengoptimalkan efektivitas merupakan cara terbaik. Namun, jika perusahaan memiliki sumber daya yang sangat terbatas untuk digunakan, mungkin mereka akan lebih tertarik untuk menjalankan operasional mereka dengan efisien guna memaksimalkan kemampuan. Menemukan titik keseimbangan antara efektif dan efisien adalah tujuan akhir bagi semua perusahaan.