Contoh surat permintaan maaf: Cara menulis dan contohnya

Pada titik tertentu dalam hubungan pribadi dan profesional Anda, konflik akan muncul. Mungkin juga terjadi bahwa Anda salah dalam beberapa waktu ini dan harus menebus kesalahan yang tepat kepada orang-orang yang telah Anda sakiti atau sakiti. Menuliskan mereka surat permintaan maaf yang jujur dan sepenuh hati dapat menjadi cara yang efektif untuk meminta maaf dan memulihkan hubungan.

Dalam artikel ini, kita akan mengetahui cara menggunakan format surat permintaan maaf untuk membuat permintaan maaf yang kredibel dan melihat beberapa contoh surat permintaan maaf yang tulus.

Menggunakan format surat permintaan maaf

Baik dikirim dalam format kertas atau sebagai email, tujuan dari surat permintaan maaf adalah untuk mengakui bahwa Anda melakukan kesalahan, menyampaikan perasaan penyesalan yang tulus atas kejadian tersebut dan meminta penerima surat untuk memaafkan Anda. Menulis surat permintaan maaf mungkin diperlukan di tempat kerja untuk menyelesaikan konflik dengan rekan kerja Anda, memulihkan keharmonisan tim Anda, dan membuat catatan fisik atau digital tentang upaya Anda untuk mengubah situasi. Majikan Anda dan rekan kerja Anda kemungkinan akan menghargai kemampuan Anda untuk merefleksikan diri atas tindakan Anda, mengakui kekurangan Anda, bertanggung jawab atas kesalahan Anda dan menemukan solusi untuk situasi tersebut.

Tidak mudah untuk menulis surat permintaan maaf. Namun, ini adalah keterampilan yang harus Anda kembangkan jika Anda ingin mempertahankan hubungan pribadi dan profesional dan terus berkembang di tempat kerja Anda. Menggunakan format surat permintaan maaf dapat menyederhanakan proses penulisan.

Cara menulis surat permintaan maaf

Untuk menulis surat permintaan maaf yang efektif, Anda harus jelas tentang apa yang ingin Anda katakan dan Anda juga harus menghormati waktu penerima dan mengatakannya dengan cara yang singkat dan lugas. Berikut adalah langkah-langkah format surat permintaan maaf yang dapat Anda perhatikan dalam tulisan Anda:

Akui bahwa Anda melakukan kesalahan

Ini akan membantu untuk memulai surat permintaan maaf dengan mengakui bahwa Anda membuat kesalahan di paragraf pertama. Dengan begitu, penerima surat akan langsung memahami maksud surat Anda. Anda harus menjelaskan dengan tepat apa yang Anda lakukan salah dengan cara yang tulus dan rendah hati dan biarkan penerima tahu bahwa Anda menghubungi mereka secara langsung untuk menebus kesalahan. Inilah cara Anda melakukannya:

“Halo Aarti,

Saya menulis untuk memberi tahu Anda bahwa saya salah membaca instruksi konten dan mengirimi Anda artikel yang salah kemarin. Saya menyadari bahwa kesalahan saya pasti telah menunda proyek dan menempatkan Anda dalam posisi yang ketat dengan klien.”

Buat permintaan maaf yang tulus

Saat menulis surat permintaan maaf, Anda harus menyertakan frasa “Saya minta maaf”. Tulis di paragraf kedua dan jangan mencoba membuat alasan atau memberikan peringatan atas kesalahan Anda. Mencoba memberi diri Anda izin untuk tindakan Anda atau mencoba menyalahkan orang lain tidak akan membuat kesan yang baik. Anda harus mengambil tanggung jawab pribadi dan menyatakan penyesalan atas konsekuensi yang terjadi. Anda mungkin mengatakan:

“Saya minta maaf karena saya sangat tergesa-gesa dan tidak memperhatikan detail yang diperlukan. Saya benar-benar sangat malu membuat situasi ini untuk Anda.”

Jelaskan bagaimana Anda berniat untuk menyelesaikan masalah tersebut

Meskipun meminta maaf atas kesalahan Anda adalah langkah yang baik untuk diambil, itu tidak cukup. Anda juga harus menemukan cara untuk menyelesaikan masalah tersebut. Daripada hanya menyatakan bahwa Anda akan menemukan cara untuk menebus kesalahan, penerima akan lebih menghargainya jika Anda menjelaskan secara spesifik apa yang akan Anda lakukan. Ini menunjukkan bahwa Anda menyadari bahwa Anda berutang kepada mereka dan telah cukup memikirkan untuk memperbaikinya. Inilah yang dapat Anda tulis:

“Saya telah menulis kepada klien dan memberi tahu mereka bahwa kesalahan itu dari pihak saya dan Anda tidak dapat disalahkan. Saya telah memberi tahu mereka bahwa saya akan mengirimkan artikel yang benar besok dan bahwa saya tidak akan membuat kesalahan ini lagi. ”

Minta penerima untuk memaafkan Anda

Anda dapat mengakhiri surat permintaan maaf dengan meminta penerima secara langsung untuk memaafkan Anda. Ini akan membuat mereka tahu bahwa Anda menghargai hubungan timbal balik Anda dan ingin memperbaikinya. Ini memberi penerima kesempatan untuk merespons dan menutup masalah. Anda mungkin menulis:

“Saya harap Anda bisa memaafkan saya dan tidak akan marah lagi kepada saya. Saya tegaskan lagi bahwa saya akan lebih berhati-hati di masa depan dan tidak akan menempatkan Anda dalam situasi seperti itu lagi. Saya akan senang jika kita bisa melupakan kejadian ini.” kami dan terus bekerja sama dengan baik.”

Kirim surat permintaan maaf

Setelah menulis surat permintaan maaf, koreksilah untuk kesalahan ejaan dan kesalahan tata bahasa. Anda kemudian dapat mempertimbangkan situasi dan memutuskan apakah akan lebih baik untuk mengirimkannya melalui email atau melalui pos atau jika Anda harus mengirimkannya kepada penerima secara langsung atau melalui supervisor Anda. Terlepas dari bagaimana Anda mengirimkannya, fakta bahwa Anda memimpin dalam mengubah kurangnya penilaian Anda akan menguntungkan Anda dan, mudah-mudahan, membantu memulihkan hubungan.

Tips menulis surat permintaan maaf

Anda mungkin menemukan tips ini berguna saat menulis surat permintaan maaf:

Menulis dengan tulus

Permintaan maaf Anda harus tulus dan terlihat seperti itu kepada penerima surat. Ini akan membantu untuk berterus terang dan menghindari membuat pernyataan yang terdengar terlalu kaku atau tidak pribadi. Tempatkan diri Anda pada posisi penerima dan coba bayangkan bagaimana Anda ingin seseorang menulis surat serupa kepada Anda. Setelah Anda selesai menulis surat permintaan maaf, bacalah dengan keras untuk memastikannya terdengar asli dan alami.

Bertanggung jawab penuh atas tindakan Anda

Jika Anda adalah orang yang melakukan kesalahan, Anda harus bertanggung jawab penuh atas tindakan Anda dan konsekuensinya. Jangan mencoba menyelamatkan harga diri atau reputasi Anda dengan mencoba mencari alasan untuk memaafkan perilaku Anda atau dengan mencoba mengalihkan kesalahan pada orang lain. Anda juga harus siap untuk membuat perubahan apa pun yang diperlukan, bahkan jika itu melibatkan pengorbanan pribadi.

Jaga agar surat tetap ringkas

Meskipun meminta maaf dengan tulus akan membuat kesan yang baik pada penerima surat, mereka mungkin tidak akan menghargainya jika Anda melakukannya secara berlebihan. Mereka mungkin merasa canggung dan tidak perlu. Selain itu, jika mereka adalah orang-orang yang sibuk, mungkin mereka akan merasa terganggu karena membaca surat permintaan maaf yang terdiri dari beberapa halaman, betapapun tulusnya Anda. Jadi, pertahankan surat Anda satu halaman dan ringkas, tidak lebih dari tiga atau empat paragraf.

Contoh surat permintaan maaf

Berikut adalah beberapa contoh surat permintaan maaf yang mungkin berguna bagi Anda:

Contoh surat permintaan maaf secara langsung

Meghnad yang terhormat,

Saya gagal mengirimi Anda pemberitahuan untuk kumpul-kumpul perusahaan informal pada Jumat malam. Saya mengirim email grup dan baru kemudian saya menemukan bahwa detail kontak Anda tidak ada dalam daftar.

Saya sangat menyesal saya tidak memeriksa daftar sebelum mengirim email grup. Saya yakinkan Anda bahwa itu tidak disengaja dan saya merasa sedih bahwa Anda ditinggalkan karena kekhilafan saya.

Anda adalah anggota penting dari tim kami dan saya ingin Anda tahu bahwa saya menghargai kontribusi yang telah Anda buat sejak Anda bergabung dengan kami. Saya minta maaf karena membuat kesalahan seperti itu dan meyakinkan Anda bahwa saya telah memasukkan detail Anda ke dalam daftar sehingga kesalahan tidak pernah terulang.

Saya harap Anda akan memaafkan saya dan tidak membiarkan kejadian ini merusak hubungan kita.

Semoga bisa bertemu di acara kumpul-kumpul berikutnya.

 

Salam hormat,

Archana

Contoh surat permintaan maaf pihak ketiga

Halo Bu Pangare,

Saya memahami bahwa Anda memesan keyboard dan mouse baru-baru ini dari toko online kami dan ada keterlambatan dalam pengiriman pembelian Anda.

Mohon terima permintaan maaf saya yang tulus atas nama XYZ Electronics. Ada kesalahan database di pihak kami yang membuat pesanan Anda tidak terpenuhi.

Kesalahan sekarang telah teratasi dan Anda dapat mengharapkan untuk menerima produk dalam dua hari ke depan.

Kami akan menjaga agar masalah seperti ini tidak muncul lagi di masa mendatang. Kami benar-benar menghargai pelanggan kami dan sangat berharap Anda terus berbelanja dengan kami.

Jangan ragu untuk menghubungi saya atau tim layanan pelanggan kami jika Anda memiliki masalah lain.

 

Salam Hormat,

Arvind Khambatta,

Pengelola

Elektronik XYZ

Surat permintaan maaf kelompok

Halo Tim,

Dengan ini kami informasikan kepada Anda bahwa pertemuan yang akan kami selenggarakan pada hari Selasa sebenarnya berlangsung pada hari Kamis. Tempatnya juga bukan Ruang Konferensi 14, tetapi Ruang Konferensi 7.

Saya mengerti Anda semua perlu menjadwal ulang rencana Anda dan saya mohon maaf atas ketidaknyamanan ini. Manajemen telah merencanakan acara lain untuk hari Selasa dan kami perlu mengakomodasi itu.

Saya harap Anda akan membuat catatan tentang perubahan dan datang ke pertemuan pada jam 4 sore.

Saya berharap untuk melihat Anda kemudian.

 

Salam hormat,

Kailas Dhokne