Cara membuat email profesional

Email adalah salah satu bentuk komunikasi yang paling banyak digunakan baik di dalam maupun di luar tempat kerja. Karena kecepatan dan efisiensinya, kemungkinan besar Anda akan menggunakan email dalam kapasitas tertentu terlepas dari peran atau industri Anda. Anda dapat menulis email profesional karena berbagai alasan. Misalnya, Anda mungkin perlu merangkum rapat penting, bertukar informasi, menyampaikan pembaruan penting, atau mengirim surat perkenalan.

Email yang disusun dengan baik memberi penerima pesan yang ramah, jelas, ringkas, dan dapat ditindaklanjuti. Mempelajari cara menulis email yang memenuhi semua kriteria ini membutuhkan latihan.

Pertimbangkan tip dan praktik terbaik berikut untuk membantu Anda menulis email yang efektif dan profesional: Identifikasi tujuan Anda, pertimbangkan audiens Anda, buat tetap ringkas, periksa email Anda, gunakan etiket yang tepat dan ingat untuk menindaklanjuti.

Enam langkah untuk menulis email profesional

Jika Anda tidak yakin bagaimana memulai email, lima langkah berikut dapat membantu Anda membuat pesan profesional:

Identifikasi tujuan Anda

Sebelum Anda menulis email, tanyakan pada diri Anda apa yang Anda ingin penerima lakukan setelah mereka membacanya. Setelah Anda menentukan tujuan email Anda, Anda dapat memastikan semua yang Anda sertakan dalam pesan Anda mendukung tindakan ini. Misalnya, jika Anda ingin penerima meninjau laporan yang Anda lampirkan, beri tahu mereka apa laporan itu, mengapa Anda membutuhkannya untuk meninjaunya, jenis umpan balik yang Anda butuhkan dan kapan Anda perlu menyelesaikan tugas.

Pertimbangkan audiens Anda

Saat Anda menulis pesan email, pastikan nada Anda cocok dengan audiens Anda. Misalnya, jika Anda mengirim email kepada eksekutif bisnis yang belum pernah Anda temui, jaga agar email tetap rapi dan bebas dari lelucon atau informalitas apa pun. Di sisi lain, jika Anda mengirim email ke kolega yang memiliki hubungan baik dengan Anda, Anda mungkin menggunakan pendekatan yang tidak terlalu formal dan lebih ramah.

Tetap ringkas

Audiens Anda mungkin memiliki sedikit waktu untuk membaca email Anda, jadi buatlah sesingkat mungkin tanpa meninggalkan informasi penting. Cobalah untuk tidak membahas terlalu banyak subjek sekaligus karena hal ini dapat membuat pesan Anda menjadi panjang, menantang untuk dibaca, dan sulit untuk ditindaklanjuti. Saat mengedit email Anda, keluarkan informasi apa pun yang tidak relevan dengan topik yang Anda bahas. Gunakan kalimat pendek dan sederhana dengan menghilangkan kata-kata pengisi dan informasi asing. Ini akan membuat catatan Anda lebih pendek dan lebih mudah dibaca.

Koreksi email Anda

Email bebas kesalahan menunjukkan ketekunan dan profesionalisme. Sebelum Anda mengirim email, luangkan waktu untuk memeriksa kesalahan ejaan, tata bahasa, atau sintaksis. Juga, periksa kembali untuk memastikan Anda telah menyertakan lampiran apa pun yang mungkin telah Anda rujuk dalam pesan Anda. Jika ini adalah email penting bagi pemangku kepentingan kritis, Anda dapat meminta atasan langsung atau kolega tepercaya Anda untuk membacanya sebelum Anda mengirimkannya.

Gunakan etiket yang tepat

Cantumkan salam yang sopan dan penutup dengan suara yang ramah dan sopan. Selain itu, perhatikan penerima dan waktu mereka. Misalnya, kecuali dalam keadaan darurat, hindari mengirim email ke kontak yang menanyakan sesuatu di luar jam kerja atau saat mereka sedang cuti.

Ingatlah untuk menindaklanjuti

Kebanyakan orang menerima beberapa email per hari, sehingga mereka mungkin melewatkan atau lupa untuk membalas pesan Anda. Jika penerima belum membalas dalam dua hari kerja, pertimbangkan untuk menghubungi kembali dengan email tindak lanjut yang ramah.

Format dan struktur email formal

Ada lima elemen yang perlu dipertimbangkan saat memformat email Anda. Berikut adalah uraiannya masing-masing:

Baris subjek

Ini adalah frasa singkat yang merangkum alasan pesan Anda atau tujuan komunikasi Anda. Penting untuk menyertakan baris subjek saat mengirim email profesional sehingga audiens Anda tahu persis apa yang diharapkan dan dapat menemukan pesan dengan mudah jika diperlukan. Sebagai contoh:

“Follow Up: Product Presentation”

Salam

Ini adalah baris pertama email Anda dan biasanya bertindak sebagai salam. Sebagai contoh:

“Hi Mr. Samson,”

Tubuh

Sama seperti isi surat, di sinilah Anda akan membagikan pesan lengkap Anda. Sebagai contoh:

“Thank you for attending the new product presentation this afternoon. I’ve attached a video file of the full recording so you can share it with your team. Please let me know if you have any questions.”

Penutup

Ini adalah baris terakhir email Anda sebelum tanda tangan Anda dan harus mengakhiri pesan Anda. Ini juga tempat Anda dapat mengulangi permintaan apa pun yang Anda buat di badan pesan Anda. Sebagai contoh:

“I look forward to speaking with you on Wednesday. Thanks again!”

Tanda tangan

Tanda tangan adalah tempat Anda mengidentifikasi diri Anda berdasarkan nama, jabatan, dan informasi lain apa pun yang relevan dengan komunikasi Anda. Sebagian besar program email memungkinkan Anda menyetel tanda tangan tetap yang secara otomatis ditambahkan ke akhir setiap email yang Anda kirim.

“Sincerely,
Jillian Jones
Senior Software Engineer
ABC Company, Inc.”

Contoh email profesional

Berikut adalah tiga contoh email profesional:

Email ke kontak baru

Subject Line: UX Research Contract Opportunity

Hello Amal,

I hope this message finds you well. I’m reaching out today because I’m managing an application redesign project here at ABC Company and seeking a skilled UX research contractor to help analyze several sets of usability testing data.

This is a three-month project beginning February 1st, and we estimate it will take roughly 15 hours per week. All work can be completed remotely, but you’re welcome to use our workspace.

Please let me know if you’re interested in this project and we can set up some time to discuss the details further. I look forward to hearing from you.

Sincerely,
Alan Goto
User Experience Director
ABC Company, Inc.

Email ke grup

Subject Line: Marketing Meeting Canceled

Hi team,

The marketing strategy meeting scheduled for this afternoon has been canceled.

I apologize for the late notice, but I know everyone will welcome the extra time back in their day. We will reconvene at our regularly scheduled time next Wednesday.

Thanks,

Gretchen Van Buren
Senior Marketing Manager

Follow-up email

Subject Line: Re: Availability for Introductory Meeting

Hi Elizabeth,

I just wanted to check back in regarding the date for your meeting with Mr. Al-Jamil. Just let me know whether June 5 or June 6 works better for your schedule.

Thank you!

Adam Moore
Executive Assistant
123 Company

Baik Anda memasuki dunia kerja untuk pertama kalinya atau hanya ingin meningkatkan keterampilan komunikasi elektronik Anda, mempelajari cara menulis email profesional adalah keterampilan yang penting. Dengan menggunakan tip dan contoh di atas untuk memandu upaya email Anda, Anda akan menulis pesan yang efektif dalam waktu singkat.