6 Metode pelatihan manajemen waktu

Manajemen waktu adalah komponen penting dari keseluruhan produktivitas Anda di tempat kerja. Mengetahui bagaimana mengatur waktu Anda di tempat kerja dapat mengurangi stres, meningkatkan output dan meningkatkan kemampuan Anda untuk berfungsi secara efektif. Berinvestasi dalam pelatihan manajemen waktu dapat membantu Anda mempelajari aspek-aspek fundamental agar berhasil mengelola waktu Anda dan meningkatkan kemampuan Anda untuk menyelesaikan lebih banyak pekerjaan setiap hari.

Pada artikel ini, kami membahas pentingnya manajemen waktu dan metode serta tips pelatihan manajemen waktu terbaik yang dapat Anda terapkan hari ini.

Apa itu manajemen waktu?

Manajemen waktu adalah kemampuan untuk merencanakan dan menyelesaikan aktivitas dan tugas Anda secara tepat waktu dan produktif. Ketika Anda ahli dalam manajemen waktu, Anda dapat secara efektif memutuskan berapa banyak waktu yang dihabiskan untuk setiap tugas sehingga Anda dapat menyelesaikan lebih banyak setiap hari. Semakin baik Anda dalam manajemen waktu, semakin efisien Anda dalam bekerja.

Mengapa manajemen waktu itu penting?

Manajemen waktu adalah keterampilan yang dapat meningkatkan banyak aspek kehidupan kerja Anda. Ini dapat membantu Anda menjadi lebih efektif dan efisien dengan memungkinkan Anda menyelesaikan lebih banyak tugas dalam waktu yang lebih singkat. Manfaat tambahan dari mempelajari dan menggabungkan keterampilan manajemen waktu ke dalam kehidupan kerja Anda meliputi:

• Peningkatan produktivitas
• Mengurangi stres
• Reputasi profesional yang ditingkatkan
• Peningkatan kemampuan untuk fokus untuk jangka waktu yang lebih lama
• Peningkatan kemampuan membuat keputusan
• Lebih banyak waktu luang
• Tingkat disiplin diri yang lebih tinggi
• Lebih banyak peluang untuk pertumbuhan dan kemajuan profesional

Praktik terbaik manajemen waktu

Meskipun pada awalnya mungkin sulit untuk menerapkan praktik-praktik ini, semakin banyak Anda mengerjakannya, semakin mudah jadinya dan semakin banyak yang akan Anda selesaikan setiap hari. Berikut adalah enam praktik terbaik yang dapat Anda gunakan untuk meningkatkan manajemen waktu Anda secara efektif di tempat kerja:

Lacak waktu yang dihabiskan untuk setiap tugas

Memanfaatkan waktu sebaik-baiknya dimulai dengan memahami bagaimana Anda menghabiskan waktu setiap hari. Catat berapa banyak waktu yang Anda habiskan untuk setiap tugas dan berapa banyak waktu yang Anda habiskan untuk hal-hal yang tidak meningkatkan produktivitas Anda di tempat kerja. Setelah seminggu melacak waktu Anda, dapatkan ide bagus tentang area yang perlu Anda kerjakan dan bagaimana meningkatkan manajemen waktu Anda secara keseluruhan.

Buat daftar tugas untuk setiap hari

Membuat rencana terstruktur untuk setiap hari dapat membantu Anda lebih memahami apa yang perlu dicapai dan langkah-langkah yang dapat ditindaklanjuti yang dapat Anda ambil untuk menyelesaikan tugas Anda. Mulailah setiap hari dengan membuat daftar tugas yang menguraikan tugas yang harus Anda selesaikan dan tindakan yang harus Anda lakukan untuk menyelesaikannya.

Identifikasi tujuan Anda dan patuhi itu

Mengidentifikasi tujuan kerja Anda, baik besar maupun kecil, dapat memberi Anda pemahaman yang jelas tentang di mana Anda harus memfokuskan waktu Anda setiap hari. Misalnya, jika tujuan Anda adalah untuk menyelesaikan sebuah proyek pada akhir minggu, tulislah tujuan keseluruhan dan tujuan yang lebih kecil yang akan mengarah pada penyelesaian proyek tepat waktu.

Selesaikan tugas yang paling penting terlebih dahulu

Saat membuat daftar tugas Anda, pertimbangkan untuk memberi peringkat tugas dari yang paling penting hingga yang paling tidak penting. Kerjakan tugas yang paling penting, seperti tugas yang memiliki tenggat waktu terdekat. Proses ini dapat membantu Anda memfokuskan waktu secara lebih efektif untuk memastikan Anda memiliki cukup waktu untuk menyelesaikan tugas paling penting tepat waktu dan dengan kualitas tinggi.

Delegasikan ketika Anda bisa

Mendelegasikan tugas yang tidak mengharuskan Anda untuk menyelesaikannya dan yang akan memakan waktu berharga dapat meningkatkan manajemen waktu Anda secara signifikan. Misalnya, jika Anda memerlukan spreadsheet yang akan dibuat untuk menyelesaikan sebuah proyek, dan Anda tahu orang lain di tim Anda jauh lebih efisien dan mampu membuat spreadsheet, memberikan tugas ini kepada mereka dapat memungkinkan Anda untuk fokus pada tugas yang lebih penting.

Istirahat sejenak

Beristirahat sejenak sepanjang hari kerja Anda dapat membantu Anda tetap termotivasi dan memberi otak Anda istirahat yang dibutuhkan untuk terus produktif. Coba atur timer selama 30 menit dan bekerja sampai timer Anda berbunyi. Kemudian, beri diri Anda istirahat lima menit untuk meregangkan kaki dan minum air. Melakukan ini secara konsisten sepanjang hari terbukti jauh lebih efektif daripada bekerja keras untuk waktu yang lama hanya untuk menemukan diri Anda terlalu lelah atau tidak termotivasi untuk menyelesaikan hari secara produktif.

Cara terbaik untuk melatih manajemen waktu

Ada beberapa metode di mana manajer dapat membantu karyawan mereka mempelajari keterampilan manajemen waktu yang efektif. Anda sebagai karyawan dapat melatih diri Anda dalam manajemen waktu agar lebih produktif di tempat kerja. Berikut ini adalah beberapa cara untuk melatih karyawan Anda atau diri Anda sendiri tentang cara mengatur waktu dengan lebih baik di tempat kerja.

Ajarkan teknik prioritas karyawan Anda

Mampu memprioritaskan tugas adalah komponen utama dari manajemen waktu yang efektif. Anda dapat membantu karyawan Anda lebih memahami tugas mana yang harus mereka prioritaskan dengan menerapkan teknik dan alat yang membantu mereka menentukan prioritas tugas. Misalnya, Anda dapat menggunakan program yang memungkinkan Anda menetapkan tugas kepada karyawan dan menunjukkan tingkat prioritas untuk setiap tugas.

Latih karyawan yang membutuhkan bantuan manajemen waktu

Nilai kemampuan manajemen waktu karyawan Anda dan identifikasi mereka yang mungkin membutuhkan bantuan ekstra. Pertimbangkan untuk menjadwalkan satu-satu waktu dengan karyawan tersebut untuk menawarkan panduan lebih lanjut dan menjawab pertanyaan. Anda juga dapat mengatur program mentor antara karyawan yang unggul dalam manajemen waktu dan keterampilan lain yang diperlukan untuk membantu melatih mereka yang membutuhkan bantuan tambahan.

Model keterampilan manajemen waktu yang efektif

Karyawan Anda sering kali mempelajari praktik yang baik dan cara bekerja di tempat kerja dengan mengamati pemimpin mereka. Dengan secara teratur menunjukkan keterampilan manajemen waktu yang efektif, Anda memberikan contoh tentang apa yang diharapkan dari pekerja Anda. Sebagai seorang karyawan, Anda dapat mencari cara untuk meningkatkan manajemen waktu Anda kepada pemimpin Anda. Temukan satu manajer yang menunjukkan manajemen waktu yang efektif dan tingkat produktivitas yang tinggi dan cobalah untuk menerapkan strategi mereka ke dalam hari kerja Anda sendiri.

Mendorong kursus pelatihan manajemen waktu

Ada beberapa kursus pelatihan manajemen waktu yang tersedia, dan banyak di antaranya online dan terjangkau atau gratis. Sebagai manajer, Anda dapat mendorong karyawan Anda untuk mengambil bagian dalam kursus pelatihan manajemen waktu dan menawarkan mereka beberapa saran untuk kursus terbaik yang tersedia. Sebagai karyawan, investasikan beberapa jam setiap minggu dalam kursus pelatihan manajemen waktu yang paling sesuai dengan kebutuhan Anda.

Tips pelatihan manajemen waktu

Baik manajer maupun karyawan dapat memperoleh manfaat ketika keterampilan manajemen waktu yang efektif diterapkan di tempat kerja. Apakah Anda seorang majikan atau karyawan, tips berikut dapat membantu Anda meningkatkan manajemen waktu di tempat kerja dan meningkatkan produktivitas.

• Tetapkan harapan yang jelas untuk apa yang perlu diselesaikan setiap hari.
• Terapkan garis waktu untuk setiap proyek dan patuhi itu.
• Gunakan audit waktu untuk melihat di mana waktu karyawan Anda paling banyak digunakan.
• Tentukan apakah alat perencanaan proyek saat ini membantu manajemen waktu.
• Tetapkan waktu tertentu saat Anda tidak tersedia untuk rapat.
• Batasi gangguan.
• Hadiahi diri Anda atau karyawan yang memenuhi target kerja mereka setiap minggu.