4 Kesalahan meeting yang membuang waktu Anda

Setelah menghadiri sebuah meeting besar, partisipan akan mendapatkan energi yang baru, sebuah daftar pekerjaan yang harus diselesaikan dengan jelas dan mendapatkan pengarahan yang baru. Namun jika Anda menghabiskan waktu pada meeting yang berantakan, para peserta pasti akan berpikir bahwa meeting tersebut tidak layak untuk diharidi karena hanya membuang waktu saja.

Kabar baiknya adalah setiap elemen pada sebuah meeting yang sukses dapat diperkirakan terlebih dahulu. Tanpa hal tersebut, kesalahan akan terjadi dan membuat meeting Anda menjadi berantakan. Berikut ini merupakan empat kesalahan meeting yang umumnya terjadi dan bagaimana cara menghindarinya.

Kurangnya perencanaan

Meeting yang baik jarang sekali terjadi secara tanpa adanya persiapan. Hal itu terjadi karena hasil dari sebuah perencanaan. Pastikan bahwa Anda mendefinisikan semua tujuan atau goal dari meeting tersebut dan siapkan sebuah agenda yang detil. Ruang untuk sebuah diskusi yang terjadi secara spontan merupakan hal yang baik. Tetapi dengan memiliki agenda akan membantu Anda meraih tujuan dengan waktu yang sudah Anda tentukan.

Berikutnya, sediakan waktu untuk mengatur tempat duduk dan material pendukung seperti powerpoint dan berkas meeting. Buatlah sebuah daftar apa saja yang kira-kira dibutuhkan dalam meeting tersebut dan review kembali sebelum meeting dimulai.

Ketika pembicara sedang melakukan presentasi, mintalah mereka untuk membuat catatan tentang meeting tersebut beberapa hari kemudian. Dengan melakukan hal ini acara meeting Anda akan berjalan sesuai dengan agenda dan kemungkinan untuk terjadinya penyimpangan pokok pembahasan menjadi sangat kecil.

Absennya fasilitator

Jika tidak ada orang yang mengatur jalannya meeting, maka kemungkinan besar meeting tersebut akan keluar dari jalur dan hal tersebut akan menghabiskan waktu Anda saja.

Untuk menghindari hal ini, tunjuklah seorang pemimpin yang memiliki kemampuan untuk mengartikulasi ide pada saat meeting, mengurangi pembicaraan yang berada diluar pokok pembahasan, membantu membangun sebuah diskusi yang positif dan melakukan follow up terhadap aktivitas meeting.

Gagalnya mengantisipasi reaksi negatif

Seringkali dalam meeting, pasti ada topik kontroversial yang harus dibicarakan. Untuk menghindari reaksi yang negatif dari partisipan, Anda harus mampu untuk mengatur satu per satu dari setiap peserta meeting yang mungkin akan memberikan respon negatif terhadap topik tersebut.

Walaupun Anda berada pada halaman yang sama, namun akan lebih baik jika Anda mengantisipasi hal tersebut dan mempersiapkan segala sesuatu seperti pertanyaan dan opini yang mungkin akan diutarakan pada meeting tersebut atau meeting Anda akan berantakan.

Tidak ada follow up

Bahkan sebuah meeting yang baik tidak akan bermakna jika tidak ada satu orang pun yang mencatat atau melakukan follow up terhadap tugas yang sudah dibicarakan. Untuk mengatasi hal ini, berikan waktu kepada notulen untuk melakukan pencatatan dan minta mereka untuk mengirimkan rangkuman meeting tersebut kepada semua partisipan yang hadir pada meeting.

Ketika notulen sedang melakukan pencatatan, maka fasilitator harus tetap menjalankan agenda meeting yang sudah ditentukan, dan menyelesaikan pokok pembahasan yang harus dibicarakan. Di akhir meeting, semua tugas yang harus dikerjakan beserta dengan deadlinenya harus sudah di delegasikan kepada yang bertanggung jawab.

Terakhir, Anda harus menyadari bahwa setiap meeting yang baik terkadang dapat keluar dari jalurnya. Namun dengan melakukan panduan ini, maka Anda dapat menghindari kemungkinan-kemungkinan buruk yang dapat terjadi.