Software ERP dan Akuntansi: Perbedaan utamanya

Bisnis yang bekerja dengan sejumlah besar data keuangan, pelanggan, dan operasional dapat menggunakan perangkat lunak khusus untuk mengelola informasi ini secara lebih efektif. Perencanaan sumber daya perusahaan (ERP) dan aplikasi akuntansi adalah dua jenis perangkat lunak yang diintegrasikan perusahaan untuk menyimpan dan mengakses data, memantau kinerja, dan meningkatkan proses. Kedua jenis alat perangkat lunak menyediakan fitur yang menyederhanakan dan merampingkan proses penting, tetapi ada beberapa perbedaan utama di antara keduanya.

Pada artikel ini, kami mendefinisikan ERP dan perangkat lunak akuntansi, memeriksa perbedaan dan mempertimbangkan manfaat masing-masing.

Apa itu perangkat lunak ERP?

Perangkat lunak ERP adalah jenis perangkat lunak manajemen yang mengumpulkan dan mengatur semua data organisasi. Bisnis menggunakan perangkat lunak ERP untuk mengelola, mengintegrasikan, dan mengotomatisasi operasi harian di seluruh departemen dan tim. Paket ERP memiliki beberapa aplikasi yang digunakan perusahaan untuk memantau dan mengontrol fungsi tertentu, termasuk:

• Proses akuntansi dan keuangan
• Proses penjualan dan pemasaran
• Manajemen Sumber Daya Manusia
• Manajemen proyek
• Manajemen risiko dan kepatuhan
• Manajemen dan operasi rantai pasokan
• Pengadaan

ERP juga menyediakan database umum yang memungkinkan aplikasi terpisah untuk berkomunikasi satu sama lain, memfasilitasi kolaborasi tanpa batas antar departemen. Perusahaan juga dapat menggunakan ERP untuk mempertahankan informasi terkini dan akurat, yang dapat membantu mereka menciptakan operasi yang lebih efisien.

Apa itu software akuntansi?

Software akuntansi adalah jenis program komputer untuk mengelola kegiatan akuntansi. Departemen keuangan, tim akuntansi, dan pemegang buku paling sering menggunakan perangkat lunak akuntansi untuk mengatur, mengamankan, dan mengakses informasi keuangan penting.

Misalnya, akuntan bisnis kecil dapat menggunakan program perangkat lunak untuk melacak anggaran, pengeluaran, dan pendapatan untuk memantau kinerja dan kesehatan keuangan. Banyak program akuntansi sering menyertakan fitur umum, seperti:

• Buku besar umum: Buku besar adalah catatan dari total aktivitas keuangan dan seringkali merupakan elemen utama dari banyak program akuntansi.
• Piutang usaha: Fungsi piutang memungkinkan perusahaan untuk mengatur dan melacak pembayaran masuk dan rekening pelanggan yang belum dibayar.
• Hutang: Fitur hutang dalam perangkat lunak akuntansi membantu bisnis melacak hutang dan pembayaran yang diharapkan perusahaan akan terjadi.
• Fungsi pembukuan: Pembukuan melibatkan catatan semua piutang dan hutang yang dipenuhi, yang dimiliki oleh banyak program perangkat lunak sebagai alat yang tersedia.
• Pelacakan pengeluaran: Program perangkat lunak akuntansi juga dapat menampilkan alat pelacak pengeluaran, yang dapat digunakan perusahaan untuk memantau overhead, utang, dan kewajiban.
• Pelacakan inventaris: Fitur pelacakan inventaris juga merupakan elemen umum dari program akuntansi yang menyediakan alat untuk mengatur, mengkategorikan, dan memantau nomor inventaris.
• Pembuatan faktur: Fitur ini membantu perusahaan membuat dan mengelola faktur dan merupakan alat umum lainnya di berbagai perangkat lunak akuntansi.

Dengan banyak fitur ini, Anda dapat membuat laporan keuangan dasar, seperti laporan laba rugi, laporan laba rugi, dan neraca. Software akuntansi juga dapat menyederhanakan aktivitas pembukuan, membuat tugas-tugas dasar tim Anda menjadi lebih mudah.

Perbedaan antara ERP dan software akuntansi

Pertimbangkan perbedaan utama antara program perangkat lunak akuntansi dan ERP:

Tujuan

Salah satu perbedaan antara ERP dan software akuntansi adalah tujuan masing-masing. Perangkat lunak akuntansi berfokus pada transaksi keuangan sebagai sistem yang terpisah, sehingga fungsinya berpusat pada pengorganisasian dan penerapan strategi keuangan, indikator kinerja utama (KPI), metode arus kas, mitigasi risiko keuangan, dan sistem manajemen utang.

Sebaliknya, ERP berfokus pada semua proses yang dikelola organisasi, menghubungkan komponen keuangan ke semua tim sistem lain yang dikelola dengan perangkat lunak. Dalam hal ini, perangkat lunak ERP lebih cocok untuk melacak, mengevaluasi, dan mengoptimalkan banyak faktor bisnis, termasuk jadwal karyawan, penggajian, hubungan pelanggan, produksi, jaminan kualitas, dan kepatuhan.

Kesesuaian

ERP seringkali dapat menyertakan aplikasi akuntansi dalam rangkaian perangkat lunak yang lebih besar, tetapi mungkin tidak cocok untuk semua organisasi. Usaha kecil hingga menengah mungkin menemukan program perangkat lunak khusus untuk akuntansi dan pembukuan lebih cocok daripada integrasi program ERP skala penuh.

Sebaliknya, organisasi besar yang terdiri dari banyak sistem dan proses mungkin memerlukan konsolidasi operasi keuangan pada satu platform, yang disediakan ERP. Untuk contoh ini, perusahaan sering menemukan sistem ERP lebih cocok untuk memantau dan menskalakan proses di berbagai departemen.

Manfaat menggunakan perangkat lunak ERP

ERP mengintegrasikan data dalam satu platform dan memiliki beberapa keuntungan bagi organisasi yang menggunakannya, antara lain:

Mengurangi biaya IT

ERP biasanya hanya membutuhkan satu tim IT khusus untuk mengelola sistem dan lisensi perangkat lunak. Lingkungan sistem tunggal ini dapat membantu perusahaan mengurangi waktu pelatihan dan persyaratan bagi pengguna. Ini menghasilkan lebih sedikit biaya IT secara keseluruhan, karena karyawan memerlukan pelatihan dalam satu sistem daripada beberapa.

Informasi waktu nyata dan reaksi lebih cepat

Manfaat lain dari sistem ERP adalah perusahaan dapat melakukan perubahan atau update data secara real-time. Ini memberi pengguna akses langsung ke informasi yang paling akurat, memastikan anggota tim memiliki informasi terkini saat menulis laporan dan membuat keputusan yang tepat.

Sebagai contoh, seorang supervisor dalam pembelian dapat memantau jumlah persediaan tanpa harus terlebih dahulu melacak dan mengkonfirmasi data. Dengan update real-time untuk informasi ini, supervisor dapat menentukan waktu yang paling optimal untuk mengisi kembali persediaan.

Kolaborasi yang ditingkatkan

ERP dapat mendorong kolaborasi antar departemen dengan menghilangkan waktu yang dihabiskan tim untuk berbagi dan menjelaskan informasi. Ini karena informasi tersedia segera dalam sistem ERP. Saat tim memulai proyek menggunakan data waktu nyata, manajer dan profesional SDM dapat melacak kemajuan semua anggota staf dan departemen yang terlibat.

Produktivitas dan efisiensi yang lebih besar

Perangkat lunak ERP sering memungkinkan otomatisasi fungsi perusahaan tertentu dan dapat membantu mengurangi waktu dan upaya yang diperlukan untuk menyelesaikan proses tertentu.

Dengan tugas-tugas seperti penggajian, sistem ERP dapat secara otomatis menghitung upah dan mengelola pemotongan untuk tunjangan. Karena ini adalah tugas yang berulang, sering terjadi beberapa kali dalam sebulan, otomatisasi ERP dapat mengurangi waktu yang signifikan yang dapat didedikasikan karyawan untuk tugas prioritas lainnya.

Layanan pelanggan yang lebih baik

Perusahaan juga dapat menggunakan sistem ERP untuk melacak pesanan dan pengiriman untuk memastikan mereka mencapai pelanggan tepat waktu. Misalnya, jika sistem menampilkan peringatan tentang kemungkinan keterlambatan pengiriman, anggota tim dapat mengakses detail pesanan, melacak alasan keterlambatan, dan memberi tahu pelanggan. Tindakan seperti ini dapat mendukung peningkatan layanan pelanggan, yang mengarah ke hubungan bisnis-klien yang lebih baik.

Manfaat menggunakan software akuntansi

Meskipun perangkat lunak akuntansi mungkin menawarkan lebih sedikit dalam hal integrasi dan fungsi, itu mungkin menjadi pilihan yang lebih baik untuk beberapa organisasi, terutama usaha kecil dan menengah. Beberapa keunggulan software akuntansi antara lain:

Biaya rendah

Salah satu keunggulan software akuntansi adalah harganya yang terjangkau. Dibandingkan dengan biaya ERP, perangkat lunak akuntansi seringkali jauh lebih murah. Misalnya, menerapkan sistem ERP untuk teknologi besar atau perusahaan ritel dapat menghabiskan biaya ribuan dolar.

Sebagai perbandingan, perangkat lunak akuntansi tingkat lanjut dapat berkisar dari beberapa dolar per bulan hingga beberapa ratus dolar per bulan, tergantung pada kebutuhan finansial dan operasional.

Kesesuaian yang lebih baik

Sistem ERP adalah platform komprehensif yang menawarkan banyak fungsi yang berguna, tetapi organisasi kecil hingga menengah mungkin tidak memerlukan semua fitur tambahan. Organisasi semacam itu mungkin menemukan bahwa paket layanan perangkat lunak akuntansi yang lebih kecil dan lebih terfokus lebih sesuai dengan kebutuhan dan tujuan mereka.

Selain itu, mereka dapat menikmati kemampuan beradaptasi dari perangkat lunak akuntansi berbasis langganan, yang memungkinkan peningkatan di masa mendatang ke opsi yang lebih maju dengan fungsionalitas yang lebih besar.

Lebih banyak keakraban

Profesional yang secara teratur bekerja dengan perangkat lunak akuntansi mungkin menemukan kesamaan di berbagai program, yang dapat berarti lebih akrab saat menggunakan aplikasi ini. Tidak seperti format khusus perangkat lunak ERP, perangkat lunak akuntansi bisa jadi tidak terlalu rumit untuk dipelajari. Untuk alasan ini, banyak organisasi kecil dan menengah mungkin menemukan perangkat lunak akuntansi dapat lebih sesuai dengan kebutuhan mereka dengan elemen sederhana dan fungsi akrab.

Implementasi lebih cepat

Banyak aplikasi akuntansi yang mudah diintegrasikan, membantu bisnis mengurangi waktu yang diperlukan untuk menyiapkan dan menerapkan aplikasi perangkat lunak untuk praktik manajemen keuangan.

Umumnya, program perangkat lunak untuk akuntansi dan keuangan hanya membutuhkan waktu satu hari untuk diinstal dan diintegrasikan ke dalam sistem bisnis. Program akuntansi yang lebih canggih mungkin memerlukan waktu hingga beberapa minggu untuk diintegrasikan sepenuhnya. Ini jauh lebih sedikit waktu untuk implementasi daripada sistem ERP skala penuh.

Kesederhanaan yang lebih besar

Perangkat lunak akuntansi dapat dengan mudah dipelajari dan digunakan untuk operasi sehari-hari. Seringkali, proses hanya memerlukan entri data, sementara mungkin ada opsi otomatisasi untuk aktivitas seperti mengunggah laporan dan faktur. Kemudahan penggunaan banyak program akuntansi berarti berbagai profesional seringkali mampu mengoperasikan sistem dengan pelatihan minimal.