Sistem manajemen inventaris

Metode apa yang Anda gunakan untuk manajemen persediaan? Apakah Anda memiliki manajemen inventaris dan sistem pengendalian inventaris?

Jika Anda tidak memiliki jawaban atas pertanyaan-pertanyaan ini, Anda tidak membuat keputusan yang paling tepat untuk inventaris Anda. Ini berarti Anda menghabiskan lebih banyak untuk penyimpanan dan menghasilkan lebih sedikit keuntungan.

Mengadopsi metode manajemen inventaris baru dapat membantu Anda menghilangkan pemborosan dan fokus pada pengembangan bisnis Anda. Bagian dari proses manajemen persediaan adalah memahami bagaimana menghitung persediaan akhir.

Kami dapat membantu Anda memahami cara mengelola inventaris Anda, beberapa alat terbaik untuk digunakan, dan manfaat yang dapat Anda harapkan. Ini adalah bagian penting dari panduan pengendalian inventaris kami.

Apa itu manajemen inventaris?

Manajemen inventaris adalah proses mengurangi biaya manajemen inventaris dan mengoptimalkan kemampuan Anda untuk memenuhi permintaan pelanggan. Hal ini dapat dilakukan dengan menggunakan berbagai metode manajemen persediaan seperti mengurangi stok mati (lihat arti stok mati) atau menghitung titik pemesanan ulang yang optimal menggunakan rumus titik pemesanan ulang.

Bagian terpenting dari manajemen inventaris ini adalah memerlukan fokus khusus pada pelacakan inventaris. Anda dapat mengambil inventaris secara manual atau Anda dapat berinvestasi dalam sistem manajemen inventaris.

Definisi sistem manajemen inventaris

Sistem manajemen persediaan adalah sistem yang mengelola setiap aspek persediaan perusahaan. Ini termasuk pembelian, pengiriman, pelacakan, penyimpanan, perputaran persediaan, dan pemesanan ulang. Jenis perangkat lunak manajemen inventaris all-in-one ini dapat diintegrasikan ke dalam sistem POS Anda untuk memberikan penghitungan inventaris terus-menerus.

Tujuan dari manajemen inventaris

Tujuan utama dari manajemen persediaan adalah untuk mencapai keseimbangan antara investasi persediaan dan layanan pelanggan. Ini berarti Anda harus berinvestasi sesedikit mungkin dalam inventaris sambil tetap dapat memenuhi permintaan pelanggan untuk produk Anda.

Model persediaan tepat waktu (JIT) adalah contoh yang bagus dari keyakinan dalam tindakan ini. Di JIT, tidak ada produk tambahan yang disimpan di gudang bisnis. Sebaliknya, semua barang dan bahan yang diperlukan dikirim hanya sesuai kebutuhan untuk memenuhi pesanan pelanggan. Ini menghilangkan semua biaya overhead berlebih dan merampingkan rantai pasokan.

Proses manajemen inventaris

Manajemen inventaris memerlukan pembuatan dan mengikuti serangkaian proses sederhana. Setelah ditetapkan, proses ini membatasi kemungkinan pengelolaan inventaris Anda secara tidak benar dan harus ditemukan di resume manajer gudang mana pun. Sebelum membangun rencana Anda, Anda harus terlebih dahulu memahami langkah-langkah yang dilalui inventaris.

Langkah-langkah dalam proses manajemen inventaris

Ada delapan langkah proses manajemen inventaris di mana semua rencana inventaris dibangun. Berikut langkah-langkah tersebut.

• Produk dikirim ke fasilitas Anda. Ini adalah titik di mana barang pertama kali masuk ke inventaris Anda.
• Produk diperiksa, disortir, dan disimpan. Anda dapat memilih untuk menggunakan cross docking, dropshipping, atau strategi lain untuk ini, apa pun yang paling sesuai untuk ruang penyimpanan Anda.
• Tingkat persediaan dipantau. Ini bisa melalui inventaris fisik, penghitungan siklus inventaris, atau perangkat lunak inventaris perpetual.
• Pesanan pelanggan ditempatkan. Pelanggan dapat melakukan pembelian secara langsung atau melalui etalase digital Anda.
• Pesanan pelanggan disetujui. Ini kemungkinan merupakan proses otomatis dalam sistem POS Anda. Jika Anda berpartisipasi dalam dropshipping, ini akan menjadi titik di mana Anda meneruskan pesanan ke pemasok Anda.
• Produk diambil dari stok. Barang-barang ini ditemukan dengan nomor SKU, dikemas, dan dikirim atau dikirimkan langsung ke pelanggan.
• Tingkat inventaris diperbarui. Program inventaris perpetual akan secara otomatis mengubah tingkat stok Anda. Anda juga dapat mencatat setiap penjualan secara manual atau menemukan perubahan saat Anda melakukan inventaris fisik.
• Tingkat stok memicu pemesanan ulang. Menghitung titik pemesanan ulang untuk setiap produk yang Anda jual dapat mengoptimalkan langkah ini dan mendapatkan barang yang Anda butuhkan untuk memenuhi permintaan. Ini adalah komponen utama dari model persediaan just in time.

Tentukan alur proses manajemen inventaris

Delapan langkah ini dapat dilakukan dengan lebih efisien dengan alur proses inventaris yang dikelola dengan baik. Setiap langkah dapat dioptimalkan dengan melacak dan meninjau setiap langkah. Anda dapat menghilangkan pemborosan, menemukan kekurangan, dan mengalokasikan kembali sumber daya ke langkah apa pun yang membutuhkannya untuk meningkatkan keuntungan dan membatasi biaya Anda.

Buat peta proses manajemen inventaris

Peta proses inventaris adalah diagram alur yang menunjukkan setiap langkah dalam program inventaris Anda. Meskipun kedelapan langkah tersebut cukup standar, ada banyak variabel yang khusus untuk bisnis Anda. Dengan memetakan semua langkah dan opsi, Anda selalu dapat bersiap untuk setiap perubahan dalam penawaran atau permintaan.

Misalnya, jika pesanan masuk dan Anda kehabisan stok, Anda perlu tahu apa yang harus dilakukan. Peta proses inventaris Anda harus menyertakan metode pilihan bisnis Anda untuk menangani situasi ini. Ini mungkin menempatkan backorder atau pengembalian dana pelanggan. Anda bahkan dapat memasukkan di peta Anda bahwa Anda melakukan keduanya tergantung pada nilai itemnya.

Apa langkah pertama manajemen inventaris?

Langkah pertama dalam manajemen persediaan adalah melakukan perencanaan dan peramalan permintaan. Pada langkah ini Anda melihat tren permintaan pelanggan dan data penjualan untuk menentukan berapa banyak setiap produk yang Anda perlukan untuk memenuhi permintaan pelanggan di masa depan. Tanpa langkah ini, Anda hanya akan membeli inventaris tanpa mengetahui apakah Anda dapat menjualnya atau apakah Anda sudah memesan cukup banyak.

Metode manajemen inventaris

Metode manajemen inventaris, atau teknik manajemen inventaris, adalah alat yang dapat Anda gunakan untuk melacak inventaris Anda dengan lebih baik. Ini menjalankan keseluruhan dari memesan produk hingga metode pengiriman dan masing-masing menawarkan manfaat unik jika dilakukan dengan benar. Mengelola tingkat inventaris Anda adalah yang terpenting dalam mencapai keuntungan maksimal dan memastikan Anda dapat memenuhi pesanan pelanggan Anda.

Jelaskan berbagai teknik manajemen inventaris

Empat perangkat utama manajemen persediaan adalah analisis persediaan ABC, jumlah pesanan ekonomis (EOQ), persediaan pengaman, dan titik pemesanan ulang. Perangkat ini adalah cara untuk memastikan pasokan barang Anda cukup untuk memenuhi permintaan pelanggan. Mereka menawarkan keuntungan mereka sendiri berdasarkan bisnis yang Anda operasikan. Berikut panduan singkat tentang masing-masing.

Analisis ABC mengevaluasi nilai semua barang dalam inventaris Anda. Ini memungkinkan Anda untuk mengalokasikan kembali sumber daya dan menempatkan upaya Anda di belakang item terbaik Anda. EOQ adalah model persediaan yang menentukan jumlah pesanan yang ideal untuk meminimalkan biaya penyimpanan. Buffer stock adalah persediaan barang tambahan yang Anda simpan jika permintaan meningkat dengan cepat. Titik pemesanan ulang adalah titik tepat bahwa Anda harus memesan ulang produk untuk memenuhi permintaan tanpa menyimpan lebih banyak barang dari yang diperlukan.

Metode kanban manajemen inventaris

Metode kanban manajemen persediaan adalah sistem penjadwalan persediaan yang menjaga tingkat persediaan minimal. Itu dibangun di sekitar “tempat sampah” yang memisahkan bahan yang digunakan dalam produksi. Ini adalah komponen utama dari model just in time, atau lean manufacturing. Ini hanya memungkinkan Anda untuk menyimpan persediaan yang cukup untuk memenuhi pesanan aktif. Setiap kali pesanan baru ditempatkan, Anda kemudian menerima pengiriman komponen yang diperlukan untuk mengisinya.

Berikut adalah contoh cara kerja metode kanban. Katakanlah Anda mengoperasikan pabrik pengepakan daging. Di bawah metode kanban, Anda hanya ingin menyimpan daging dan bahan kemasan yang cukup untuk memenuhi kebutuhan pemenuhan pesanan Anda (lihat arti pemenuhan pesanan). Jadi, ketika pesanan baru untuk 500 pon daging sapi masuk, Anda menggunakan daging dan persediaan yang ada terlebih dahulu. Setelah “tempat sampah” bahan ini digunakan, Anda memesan dengan pemasok Anda untuk menyelesaikan pengisian pesanan. Ini diulang sesuai kebutuhan setiap kali pesanan diterima.

Metode pelacakan inventaris

Salah satu hal terpenting yang perlu Anda lakukan untuk mengontrol dan mengelola inventaris Anda adalah melacak setiap produk individual.

Berikut adalah cara paling umum untuk melacak inventaris:

• Hitungan fisik bulanan. Menghitung inventaris Anda secara manual adalah cara terlama dan paling memakan waktu untuk melacak inventaris. Anda perlu menutup semua operasi dan membentuk tim yang berjalan melalui gudang Anda untuk menghitung semua inventaris. Informasi ini dilacak baik menggunakan alat khusus atau dalam spreadsheet excel. Meskipun metode ini adalah tempat yang baik untuk memulai, metode ini bisa menjadi terlalu membebani seiring bertambahnya inventaris Anda.
• Jumlah siklus persediaan. Penghitungan siklus seperti penghitungan fisik miniatur inventaris. Alih-alih menghitung secara manual semua produk Anda setiap bulan, Anda hanya menghitung yang paling berharga setiap beberapa hari. Ini memungkinkan Anda untuk mengawasi produk yang paling penting bagi bisnis Anda dan memungkinkan Anda bertindak lebih cepat setiap kali ada masalah. Ini juga memungkinkan Anda menghitung inventaris tanpa harus menghentikan operasi. Namun, Anda tidak akan mengetahui tingkat inventaris Anda secara keseluruhan, sehingga harus dipasangkan dengan metode pelacakan inventaris lain untuk dampak maksimal.
• Menggunakan perangkat lunak manajemen persediaan perpetual. Cara terbaik untuk melacak inventaris Anda adalah dengan berinvestasi dalam sistem manajemen inventaris abadi. Perangkat lunak ini secara otomatis memperbarui setiap kali produk tiba, dijual, atau dianggap hilang atau musnah. Anda akan selalu memiliki jumlah inventaris paling akurat yang Anda inginkan dan dapat membantu Anda menyesuaikan arah dan memenuhi permintaan pelanggan sebelum masalah apa pun tiba. Ada label harga terlampir, jadi satu-satunya kelemahan sebenarnya adalah biaya tambahan.

Audit internal proses manajemen inventaris

Mengelola persediaan membutuhkan melakukan audit persediaan proses manajemen secara teratur. Baik bulanan atau mingguan, Anda perlu mengawasi proses inventaris Anda. Anomali atau upaya yang sia-sia dapat ditangkap dengan cepat dan kerugian apa pun dapat dikurangi. Hal ini dapat dicapai dengan melakukan penilaian manajemen persediaan.

Penilaian manajemen inventaris

Penilaian manajemen inventaris adalah evaluasi efisiensi dan praktik dalam alur proses inventaris Anda. Ada alat di pasar yang dapat Anda gunakan untuk ini dan beberapa perangkat lunak manajemen inventaris memilikinya. Jika tidak, Anda dapat mengevaluasi proses Anda dengan menggunakan penghitungan inventaris fisik untuk menemukan masalah tingkat stok. Anda juga harus meninjau peta proses Anda untuk memastikan semua variabel diperhitungkan dan proses diikuti.

Cara meningkatkan proses manajemen inventaris

Ada banyak cara untuk meningkatkan manajemen inventaris dan memaksimalkan inventaris Anda.

Berikut adalah beberapa opsi:

• Berkoordinasi dengan pemasok. Semakin baik hubungan yang Anda miliki dengan pemasok Anda, semakin baik manajemen inventaris Anda. Jika Anda mengomunikasikan perubahan permintaan dan kebutuhan produk secara teratur, mereka dapat memastikan Anda selalu dipasok.
• Pekerjakan manajer pengendalian inventaris. Orang yang berdedikasi untuk mengelola inventaris akan selalu lebih baik daripada seseorang dengan banyak tanggung jawab. Orang ini dapat tetap mengetahui masalah pasokan dan bereaksi lebih cepat daripada yang Anda bisa. Manajemen persediaan adalah faktor utama dalam menciptakan gaji manajer persediaan dan deskripsi pekerjaan.
• Lacak waktu tunggu produk. Pemesanan ulang produk dapat diatur waktunya dengan baik jika Anda mengetahui waktu tunggu yang diharapkan (lihat definisi waktu tunggu). Ini juga akan membantu Anda menghindari masalah dalam memenuhi permintaan pelanggan.
• Beli perangkat lunak manajemen inventaris. Semakin besar inventaris Anda, semakin sulit untuk melacak secara manual. Perangkat lunak manajemen inventaris adalah pilihan yang bagus untuk menurunkan beban kerja Anda dan meningkatkan keuntungan.