Sistem Informasi Akuntansi adalah: Pengertian dan bagaimana cara kerjanya

Sistem informasi akuntansi (SIA) adalah alat penting yang digunakan perusahaan untuk memantau keuangan mereka dan membuat keputusan untuk kesehatan perusahaan secara keseluruhan. Memahami berbagai fungsi SIA merupakan langkah penting dalam menentukan fungsionalitas apa yang dibutuhkan perusahaan untuk SIA. Pemahaman ini juga dapat membantu Anda tumbuh sebagai seorang profesional di bidang akuntansi.

Pada artikel ini, kita membahas apa itu sistem informasi akuntansi, mengapa bisnis menggunakan satu dan enam komponen yang membentuk SIA.

Apa yang dimaksud dengan sistem informasi akuntansi?

Sistem informasi akuntansi adalah sistem yang digunakan bisnis untuk mengumpulkan, menyimpan, memproses, dan melaporkan data keuangan dan akuntansi yang digunakan oleh akuntan, manajer, chief financial officer (CFO), analis bisnis, manajer, auditor, regulator, agen pajak, dan konsultan. Ini melacak semua aktivitas akuntansi dan bisnis, menggabungkan praktik akuntansi tradisional, seperti Prinsip Akuntansi yang Diterima Secara Umum (GAAP) dengan sumber daya teknologi informasi modern.

Mengapa bisnis menggunakan SIA?

SIA memastikan tingkat akurasi tertinggi dengan transaksi keuangan dan pencatatan perusahaan. Ini juga memungkinkan karyawan tertentu untuk mengakses informasi yang mereka butuhkan sambil membatasi informasi sensitif kepada orang lain dan melindungi keamanan keseluruhan data perusahaan. SIA meningkatkan kemampuan perusahaan untuk mendeteksi penipuan dan membantu memastikan bahwa keuangannya berjalan lancar. SIA yang dirancang dengan baik memungkinkan setiap orang di dalam perusahaan untuk mengakses sistem yang sama dan mengambil informasi yang sama.

Fungsi SIA

Ada tiga fungsi dasar SIA:

• Pengumpulan dan penyimpanan data keuangan yang efisien dan efektif: SIA dapat mengumpulkan data transaksi dari dokumen sumber, mencatat transaksi dalam jurnal, dan memposting ke buku besar.
• Menyediakan informasi untuk pengambilan keputusan: SIA dapat menghasilkan laporan manajerial dan laporan keuangan untuk manajer, chief financial officer (CFO) dan pembuat keputusan kunci lainnya.
• Menempatkan kontrol: SIA dapat menempatkan kontrol untuk merekam dan memproses data secara akurat.

Komponen SIA

Sistem informasi akuntansi terdiri dari enam bagian yang membuatnya tetap berjalan secara efisien dan lancar:

Orang

Ini termasuk siapa saja yang menggunakan sistem informasi. Ini dapat mencakup akuntan, manajer, CFO dan eksekutif C-suite lainnya, analis keuangan dan auditor. SIA membantu departemen yang berbeda bekerja sama secara efektif. Misalnya, untuk merampingkan operasi, manajemen dapat menetapkan sasaran penjualan, yang kemudian dapat memberi tahu staf tentang jumlah inventaris yang tersedia untuk memenuhi sasaran tersebut. Tenaga penjualan dapat memasukkan pesanan pelanggan mereka ke dalam SIA, yang memperingatkan akuntansi untuk mengirim faktur, memberi tahu karyawan gudang untuk mengemas pesanan dan departemen pengiriman untuk mengirimkannya.

Departemen akuntansi menerima pemberitahuan tentang piutang baru dan tim layanan pelanggan dapat melacak pengiriman tersebut. SIA dapat membuat laporan penjualan dari manajemen, menunjukkan kepada mereka total penjualan, inventaris, pengiriman, dan biaya produksi. Konsultan dapat menggunakan informasi AIS untuk menganalisis data biaya, data penjualan, dan pendapatan. Auditor dapat menggunakan data tersebut untuk menilai pengendalian internal perusahaan, situasi keuangan dan kepatuhan akuntansi.

Prosedur dan instruksi

SIA menggunakan prosedur dan instruksi untuk mengatur bagaimana perusahaan mengumpulkan, menyimpan, memproses, dan mendistribusikan informasi keuangan, membantu karyawan menyelesaikan pelatihan tentang prosedur ini. Metode ini manual dan otomatis dan dapat berasal dari sumber internal seperti karyawan atau sumber eksternal seperti pesanan online yang dilakukan oleh pelanggan. Prosedur dan instruksi yang dikodekan ke dalam perangkat lunak SIA dan diimplementasikan dengan karyawan melalui pelatihan dan dokumentasi paling efektif jika para profesional mengikutinya secara konsisten.

Data SIA

Untuk pencatatan dan pelaporan yang nyaman, SIA sering memiliki struktur database yang menyimpan informasi di satu lokasi pusat. Strukturnya, seperti bahasa kueri terstruktur (SQL) Microsoft, memungkinkan data di AIS diurutkan dan diambil untuk pelaporan. SIA menyimpan informasi apa pun yang relevan dengan praktik bisnis organisasi yang dapat memengaruhi keuangannya.

Setiap data bisnis yang mempengaruhi keuangan perusahaan masuk ke SIA. Meskipun data dapat bervariasi tergantung pada bisnis, biasanya mencakup:

• Data inventaris
• Informasi pajak
• Periksa register
• Jurnal umum
• Laporan tagihan pelanggan
• Pesanan penjualan
• permintaan pembelian
• Faktur vendor
• Laporan analisis penjualan
• Informasi penggajian
• Informasi ketepatan waktu

Data yang tidak masuk ke SIA mencakup hal-hal seperti manual, memo, dan korespondensi. Meskipun hal-hal ini dapat dikaitkan dengan keuangan perusahaan, mereka tidak dianggap sebagai bagian dari pencatatan keuangan.

Perangkat lunak SIA

SIA memiliki komponen perangkat lunak yang penting untuk menyimpan, mengambil, memproses, dan menganalisis data keuangan perusahaan. Meskipun SIA dulunya merupakan sistem berbasis manual, perusahaan saat ini menggunakan program perangkat lunak yang disesuaikan untuk memenuhi kebutuhan setiap bisnis. Untuk perusahaan publik, struktur SIA sampai batas tertentu ditentukan oleh peraturan Sarbanes-Oxley Act.

Infrastruktur IT

Infrastruktur IT mengacu pada perangkat keras yang digunakan untuk mengoperasikan SIA dan mencakup hal-hal seperti komputer, server, router, dan komponen lain yang sudah dimiliki sebagian besar bisnis. Infrastruktur IT yang dioptimalkan memerlukan kompatibilitas dengan perangkat lunak yang dipilih untuk SIA dan kemampuan untuk berjalan secara efisien untuk perangkat lunak lain yang mungkin digunakan perusahaan. Infrastruktur juga mencakup rencana darurat untuk hal-hal seperti pemadaman listrik, kegagalan perangkat keras, dan hal lain yang dapat memengaruhi kemampuan sistem untuk berjalan seperti yang dirancang.

Kontrol internal

Kontrol internal mengacu pada langkah-langkah keamanan yang digunakan untuk melindungi data yang disimpan dalam SIA. Kontrol internal mencakup semuanya, mulai dari kata sandi hingga metode verifikasi biometrik hingga metode enkripsi. Ini menyaring data sensitif untuk karyawan tanpa akses terverifikasi sambil tetap membuat informasi tersedia bagi mereka yang memiliki akses penuh. Kontrol internal merupakan komponen penting dari SIA, karena SIA biasanya berisi informasi karyawan dan pelanggan yang sensitif seperti kartu kredit dan nomor Jaminan Sosial dan data keuangan perusahaan.